Ünite 5: Satın Alma Yönetimi Modülü

Satın Alma ve Dış Kaynak Kullanımı

Satın alma, bir işletmenin zamanlı ve maliyet etkin bir şekilde işletme amaçlarını başarmak için, gerekli ürünleri ve hizmetleri edinmede üçüncü şahıslarla bağlantıda olma ya da sözleşmeler yapma sürecidir.

Uygun ham madde-malzeme kaynakları doğru zamanda ve doğru fiyatta hazır bulundurulmadıkça işletme planlarının başarılması neredeyse olanaksızdır.

Son yıllarda bazı faktörler, satın almaya ilişkin stratejik bakış açısı geliştirmeyi güçleştirebilmekte ve bu yüzden konuyu daha da önemli hâle dönüştürebilmektedir. Bunlar arasında;

• yükselen fiyatlar ve enflasyonu kontrol etme ihtiyacı,
• daha etkili envanter oluşturmak için yapılan yatırımı kontrol etme ihtiyacı,
• özellikle malzeme maliyetlerinin toplam maliyetler içindeki payının yüksek olduğu yoğun satın alma gerçekleştiren işletmelerde kârlılığa ilişkin satın alma maliyetlerinin öneminin farkında olma,
• bazı temel malzemelerin artan kıtlığı.

Dış kaynak kullanımı, bir işletmenin yapması gereken faaliyetlerin tümünü kendi bünyesinde gerçekleştirmeyip asıl faaliyet alanı dışındaki faaliyetleri, bu konuda uzmanlaşmış olan işletmelere bırakmasıdır.

Tedarik zinciri faaliyetlerinde dış kaynak kullanma, “üçüncü parti lojistik” olarak da adlandırılmaktadır. Tedarik zinciri faaliyetlerinde dış kaynak kullanımı, tam zamanında üretim yapan işletmeler için de uygun bir yöntemdir.

Sipariş karşılama sürecine ilişkin rekabeti güçlendiren satın alma ve dış kaynak kullanımı çabalarını güvence altına almada şu noktalar dikkatli şekilde değerlendirilmelidir:

• Hangi malzemeler, parçalar ve hizmetler satın alınmalı ya da dış kaynaklardan sağlanmalıdır? Bu, “üretme ya da satın alma” kararı olarak adlandırılır.
• Tedarikçiler nasıl seçilecek ve onlarla ne tür bir ilişki biçimi geliştirilecektir? Bu, “tedarik ya da tedarikçi yönetimi” olarak adlandırılır.
• Sipariş miktarı ne olacak, yeni siparişler ne zaman yerinde olacak ve satın alınan ürünlerin ve malzemelerin stok durumu nasıl yönetilecek? Bu, “envanter yönetimi” olarak adlandırılır.

Sipariş karşılama sürecinde gerekli ürün ya da hizmetleri tedarik etmek için bir dış kaynaktan yararlanma kararı şu faktörlerin dikkate alınmasını gerektiren çok yönlü bir karardır:

• Kapasite
• Bilgi birikimi (Know-How)
• Maliyet ve Hacim (Miktar)
• Talep yapısı
• Zaman
• Kalite
• Kontrol
• Yapılabilirlik/Uygulanabilirlik

Satın Almada Tedarikçi Yönetimi

Tedarikçi yönetimi, sipariş karşılama sürecindeki anahtar faaliyetlerden önde gelenidir. Bu çaba, üç alt faaliyetle incelenebilir:

1. Gereksinimlerin Belirlenmesi: Satın alma süreci, gerekli ürün ya da hizmetlerin belirlenmesiyle başlamaktadır. Bu belirleme faaliyetinde aşağıda belirtilen üç önemli konu ele alınmalıdır:
   • Gerekli ürün ya da hizmetlerin işlevsel, fiziksel ve teknik özelliklerinin belirlenmesi,
   • Sipariş karşılama sürecine ilişkin zaman, gönderilerin boyutu ve sayısı, nakliye düzenlemeleri ve teslimat sıklığı gereksinimlerinin belirlenmesi,
   • Kullanılacak tedarikçi kalite sisteminin belirlenmesi ve kalite gereksinimlerinin ürün ya da hizmete uygulanması.
2. Tedarikçilerin Seçimi: Tedarikçi seçimi için olası satın alıcıların dikkat etmesi gereken maddeler şunlardır:
   • Süreç Yeterliliği
   • Kalite Güvencesi
   • Finansal Yetenek
   • Maliyet Yapısı
   • Değer Analizi Çabası
   • Üretim Programlama
   • Bağlantı/Sözleşme Performansı
   • Alternatifli Ortamda Tedarikçi Seçimi
   • Performansa Göre Tedarikçi Seçimi
3. Bağlantı/Sözleşme Yönetimi: Sipariş karşılama sürecinin kalitesini ortaya koyan alıcılar ve tedarikçiler arasında üç temel kategoride toplanabilecek ilişkiden bahsedilebilir:
   • Muayene (Denetim/Kontrol
   • Önleme
   • Ortaklık (Partnerlik)

Satın almanın sadece ihtiyaç duyulan üretim faktörlerinin bedeli ödenerek satın alınması şeklindeki tanımdan daha geniş bir şekilde tanımlanmasına ihtiyaç vardır. Buna göre bu tanım, “işletmelerin üretim faaliyetlerini yürütmeleri için ihtiyaç duydukları her türlü üretim faktörünü doğru zamanda, doğru miktarda, doğru kaynaktan ve doğru kalitede temin etmesi” şeklinde olmalıdır. Bu şekilde satın alma faaliyetine farklı yönetsel işlevleri yükleyerek ve de satın almayı aşarak “tedarik” kavramına ulaşılacaktır.

Tedarik Zinciri Yönetimi

Bir işletme için tedarik zinciri, ham madde ve malzemenin tedarik edilip ürün ve hizmetlerin üretilmesinden, müşteriye ulaştırılmasına kadar bir uçtan diğer uca bütün faaliyetleri içeren bir süreçtir. Amaç, daha çok işletmenin üretim kapasitesinin artırılması, pazar duyarlılığının geliştirilmesi ve tüketici ile tedarik işlerini üstlenenler arasında ilişkilerin iyileştirilmesi ile işletmenin sürdürülebilir rekabet avantajı elde edebilmesini sağlamaktır.

Tedarik zincirinin ilk halkasını ham madde temini, son halkasını ürünün müşteriye teslimi oluşturmaktadır.

Tedarik Zinciri Yönetimi (TZY), tedarik zincirinin ve bu zincir içinde yer alan tüm işletmelerin uzun vadeli performanslarını artırmak amacıyla, zincir üzerindeki işletmelere ait işletme fonksiyonlarının ve planlarının, tüm işletmeleri kapsayacak şekilde sistematik ve stratejik koordinasyonu ya da müşteri ve diğer paydaşlar için değer yaratan ürün, hizmet ve bilgi sağlamak amacıyla ilk tedarikçiden son kullanıcıya kadar olan kilit süreçlerin birleştirilmesi olarak tanımlanabilir.

Tedarik zinciri yönetimi sistemi; işletmenin dışındaki tedarik işlerini sağlayanların yönetilmesi ve bunların etkin çalışması için işletmenin içsel kaynaklarını bütünsel biçimde ele alan temel bir işletme sistemidir.

TZY uygulamalarında temel amaç, işletmenin üretim kapasitesinin artırılması, pazardaki değişimlere karşı duyarlılığının geliştirilmesi ve müşteri ile tedarik işlerini üstlenenler arasında ilişkilerin iyileştirilmesi yoluyla işletmenin çalışmasının uzun dönemli örgütsel hedeflerle koordineli hâle getirilmesidir.

Bir tedarik zinciri;

• ara ürün sağlayıcı,
• üretici,
• dağıtıcı,
• perakendeci
• alıcı

olmak üzere beş ana bileşeni içeren bir ağ olup operasyonel düzeyde bu ağ malzeme akışı, bilgi akışı ve finansal akış olmak üzere üç unsura destek vermektedir.

TZY, tedarikçiden tedarikçiye, üreticiden müşteriye uzanan süreçler boyunca iş yapma şekillerinde köklü değişiklikler yaratmıştır. Bu tür değişimler sonucunda süreçlerde aşağıdaki iyileşmeler gerçekleşmektedir:

• Araştırma ve geliştirme fonksiyonları pazarlama grubuyla sürekli koordinasyon içerisinde çalışabilmektedir.
• Tedarikçi ve müşteri, bilgi teknolojilerinin bir arada çalıştığı bir ortamda iletişim kurmanın, veri aktarımı ve paylaşımının etkin yollarını geliştirebilmektedir.
• Tedarik zinciri, kaynakları çok daha verimli paylaşabilmektedir.
• Satış ve satın alma fonksiyonları birbiriyle çatışan yapılar olmaktan çıkıp değer katan ve ortak çalışan yapılara dönüşmektedir.

Tedarik zinciri tedarikçilerden, ana sanayiden, distribütörlerden ve tüketicilerden oluşan dört temel elemanı içerir. Tedarik zincirinin her bir elemanı, diğerleri ile bilgi paylaşmayla ve uyumlu çalışmayla yükümlüdür.

Üretimden satışa giden süreçte tedarik zincirinin yapısını oluşturmak için alınması gereken kararlar dört ana başlık altında toplanabilir:

• Kaynak temin etme sırasında alınacak kararlar
• Üretim sırasında alınacak kararlar
• Stokla ilgili alınacak kararlar
• Taşıma ile ilgili alınacak kararlar

Tedarik Zinciri Yönetiminin Süreçleri

Tedarik zinciri yönetiminin sekiz temel süreci vardır:

• Müşteri İlişkileri Yönetimi (MİY): MİY süreci, müşterilerle ilişkilerin nasıl geliştirilebileceğini ve sürdürülebilir kılınabileceğini ele alan bir süreçtir.
• Müşteri Hizmet Yönetimi: Müşteri hizmet yönetimi işletmenin müşteri ile yüz yüze olduğu süreçtir.
• Talep Yönetimi: Bu süreçte, talep tahmini, bu tahminle üretim, satın alma ve dağıtımı uyumlaştırmanın yanında, faaliyetlerin durduğu beklenmedik durumlara dönük alternatif planlar geliştirme ve bu planları yönetmekle de ilgilenilir.
• Sipariş İşleme: Etkin bir sipariş işleme süreci de işletmenin imalat, lojistik ve pazarlama planlarını bütünleştirmesini gerektirir.
• İmalat Akış Yönetimi: Ürünleri üretmek ve hedef pazara en iyi hizmet edecek şekilde gerekli olan imalat esnekliğini tesis etmekle ilgilidir.
• Ürün Geliştirme ve Ticarileştirme: Yeni ürünleri hızla geliştirip etkin bir yolla ve zamanında pazara sunmak işletme başarısının en önemli bileşenidir.
• İadelerin Yönetimi: Etkin bir iade yönetimi tedarik zinciri yönetiminin önemli bir sürecidir.

Tedarik Zinciri Yönetiminde Alıcı Tedarikçi İlişkileri

Etkili bir tedarikçi zinciri yönetimi için tedarikçi ile ortaklık, müşteri ve tedarikçi arasında bir “kazan-kazan” ilişkisi sağlayacak biçimde oluşturulmalıdır. Şu başlıklarda ayrıştırılabilir:

• Tedarikçi ilişkileri aşağıda sunulan başlıklarda karakterize edilebilirsatın alınmaktadır.
• Anlaşmalarda Daha Ayrıcalıklı Olmaya Dayalı İlişki
• Daha Az (Ama İyi) Tedarikçiyle İlişki
• Alıcı ve Satıcı Arasındaki Yüksek Miktarlı (Hacimli) Mübadelelere Dayanan İlişki
• Daha Düşük Fiyatlarla Ortaklık
• Tedarikçi Kaynakta Kaliteye Dayalı İlişki
• Tedarikçi Merkezli Tasarıma Dayalı İlişki
• Küçük Partiler Hâlinde Sık Teslimata Dayalı İlişki
• Daha Az Külfetle Sipariş İletmeye Dayalı İlişki
• Tüketim Noktasında Teslimata Dayalı İlişki
• Karşılıklı Açıklığa Dayanan İlişki

Tedarik Zinciri Yönetiminde Kullanılan Bilgi Teknolojileri

Bilgi Teknolojisi (BT), özellikle tedarik zincirindeki firmaların geleneksel sınırlarını kapsayan teknolojiler kullanıldığında tedarik zincirinin entegrasyonunu kolaylaştırabilmektedir.

TZY sistemi içinde kullanılan bilgi teknolojileri şu şekilde sıralanabilir:

• Kurumsal Kaynak Planlaması (ERPEnterprise Resource Planning)
• Ürün Veri Yönetimi (PDM-Product Data Management
• Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM-Customer Relationship Management)
• Bilgisayar Destekli Tasarım (CAD-Computer Aided Design Systems)
• Tedarik Zinciri Planlama Sistemi (SCPSupply Chain Planning System)
• Depo Yönetim Sistemleri (WMS-Warehouse Management Systems)
• İmalat Uygulama Sistemleri (MESManufacturing Execution Systems)
• Ulaştırma Yönetim Sistemi (TMSTransportation Management Systems)
• Coğrafi Bilgi Sistemleri (Geographic Information Systems)
• Radyo Frekans Sistemleri (RF-Radio Frequency Systems)
• Tedarik Zinciri Olay Yönetimi (SCEM-Supply Chain Event Management)
• Barkodlama Teknolojisi (Bar Coding Technology)
• İnternet ve Elektronik Ticaret Teknolojileri

İnternet Tabanlı Tedarik Zinciri Yönetimi

Yeni bilgi teknolojileri ve internetin gelişmesi ile TZY yeniden keşfedilmiş ve e-tedarik, e-lojistik, e-ticaret, gerçek zamanlı talep tahmini, stok yönetimi, zincir üzerinde internet tabanlı izleme gibi kolaylaştırıcı uygulamalar, işletmeleri bu teknolojiye yönlendirmede önemli rol oynamıştır.

Tedarik zinciri entegrasyonunun hedeflerine ulaşmasında internetin kullanılmasına “e-işletme” denir.

İnternet tabanlı TZY, ham maddenin tedarikinden, üretimin gerçekleştirilmesi ve müşterilere sunulmasına kadar geçen süreçte birbirlerinden bağımsız olan işletmelerin iletişimlerinin ve iş birliğinin artmasıyla bütünleşik bir yapı kazanmasında önemli bir role sahip olmaktadır.

Tedarik zincirinin bütünleştirilmesinin yeniden tanımlanmasında internetten yararlanan işletmeler, etkinliğin artırılmasında önemli artışlar sağlayacak ve çok önemli rekabet avantajlarına ulaşacaktır. Etkin tasarlanmış dağıtım sistemlerine sahip olan işletmeler, tedarik zincirinin yönetiminde internetten yararlanmaları sonucunda rekabet avantajı kazanılmasında önemli fırsatlara sahip olacaktır.

İnternet temelli e-ticaret geleneksel sistemlere oranla son derece düşük maliyetlerle gerçekleştirilebilmektedir. Böylece küçük ve orta ölçekli işletmelerin büyük işletmelerle arzuladıkları elektronik bağlantıyı gerçekleştirmesine olanak tanımaktadır.

İnternet tabanlı TZY işletmelere sağladığı yararlar:

• Tedarikçi işletmelerde çalışanlarla herhangi bir iletişim kurmadan, internette sunulan müşteri kataloglarından satın alacağı ürünleri seçme ve sipariş verme,
• Yükleme ve ulaştırma zamanlarının programlanması,
• Zincir üzerindeki işletmelerin ham madde, malzeme ve/veya nihai ürünleri kara yolu, demir yolu ve hava yolu ile taşıyan tır, tren ve araçların izlenmesini sağlama,
• Teslimatın gecikmesi, stok kontrolü, teslimat ya da sipariş zamanlarının değiştirilmesi gibi nedenlerle ortaya çıkan problemler hakkında müşteriler veya alıcılarla anında temas kurma fırsatı verme ya da bu durumun işletmenin veri tabanında görülmesini sağlama,
• 24 saat içinde kamu ya da özel lojistik işletmelerinde yükleme ve boşaltma programı hazırlamaya imkân verme,
• Dünya çapında 7 gün/24 saat müşteri hizmetleri sunulmasına ve müşterilerle doğrudan iletişim kurulmasına imkân verme,
• İşletmelerin uluslararası pazarlara açılmasına ve bu müşterilerden sipariş alınmasına imkân verme,
• Sipariş veren işletmelere verdikleri siparişlerin durumunu kendi işletmelerinden kontrol etme imkânı sağlama,
• Sipariş için üretilen ürünlerdeki konfigürasyon değişikliğini alıcılara anında haber verme olanağı sunma,
• Ödemelerini elektronik ortamda yapma, hesaplarını ve borçlarını kontrol etme fırsatı verme,
• İşletme lojistiği çerçevesinde dağıtımı yapılacak ve/veya toplanacak ürünleri en etkin bir şekilde programlamaya olanak tanıma,
• Piyasa koşullarına göre anlık depolama için rezervasyonları yapabilme,
• Problemlerinin daha hızlı ve etkin bir şekilde çözüme ulaştırılmasını sağlama
• Müşterilere daha etkin bir şekilde hizmet verilmesini sağlama

İşletmeler, internet tabanlı TZY sistemini işletmenin çeşitli faaliyetlerinde etkin bir şekilde kullanabilmektedir:

• Sipariş Verme ve Satın Alma
• Stok Yönetimi
• İşletme Lojistiği
• Müşteri İlişkileri ve Hizmetleri

Tedarik Zinciri Yönetimi ve ERP İlişkisi

Kurumsal Kaynak Planlamasına (ERP), işletmenin bütün fonksiyonlarının bütünleşik olarak çalışabilmesine olanak sağlayan, kritik kaynakların yönetilmesini ve analiz edilmesini sağlayan bir bilgi sistemidir.

Tedarik Zinciri Yönetiminin kurumlara adapte edilmesinden önce gerekli bir ön hazırlık olarak da görülebilir. Bu çerçevede hangi müşteriye ait siparişin hangi dağıtım merkezinden karşılanması ya da hangi fabrikada üretilmesinin gerektiği, tüm fabrikaların malzeme ve ihtiyaçlarının karşılanmasının uygun olacağı, fabrikaların elinde bulunan makine, malzeme, iş gücü, enerji, bilgi ve diğer üretim ve dağıtım kaynaklarının nasıl eşgüdümlü ve ortaklaşa kullanılabileceğini düzenler.

Günümüzde işletmelerde ERP sistemleri ile desteklenen ve sürece dayalı bir organizasyon yapısını temsil eden yeni bir yaklaşım öne çıkmıştır. Bu anlamda bir organizasyonda söz konusu beş temel süreçten bahsedilebilir:

• süreç geliştirme
• tesislerin hazırlanması
• satış
• siparişi karşılama
• hizmet

ERP uygulamalarının aşağıdaki hususları sağlamasına bağlı olarak tedarik zinciri yönetimi etkinliğinin artırılması olanaklı olabilecektir:

• Örgütsel stratejilere uygun bir işletme yönetimi,
• Örgütsel kaynakların etkin ve verimli kullanımı,
• İşletmeye bağlı fabrikalar arasında malzeme, işçilik, makine-teçhizat, bilgi gibi üretim ve dağıtım kaynaklarının ortaklaşa ve verimli kullanımı,
• İş süreçlerinde iyileşme (stoklarda azalma),
• Fonksiyonel iş süreçleri (birimleri) arasında eşgüdüm,
• Operasyonel kararlarda iyileşme ve veriye kolay erişim,
• BT altyapısının tek sistem altında toplanması sonucu yönetimde yalınlaşma,
• İş sistemlerini basitleştirme vestandardizasyon,
• Üretim maliyetlerinde azalma,
• Ürün teslim süresinde kısalma,
• Arka planda yürütülen işlemlerin otomasyonu,
• Müşteri ve tedarikçilerle olan iletişimi güçlendirme,
• Ürün ve süreç yeniliklerine müşteri katkısının artması,
• Etkin bir e-ticaret altyapısı kurulmasıdır.

ERP Ortamında Satın Alma İşlemleri Süreci

ERP sistemi uygulamaları işletmelerin satın alma süreçlerini önemli ölçüde değiştirmiştir. İşlemler tamamen elektronik ortamda yürütülür hâle gelmiştir. Stoklar otomatik olarak kontrol edilebilmekte, tedarikçiler internet üzerinden stok seviyelerini kontrol ederek belli bir stok seviyesinin altına düşen stokları işletmeye gönderebilmektedir.

ERP ortamında satın alma işlemleri süreçleri şu şekildedir:

• Satın Alma İhtiyacının Belirlenmesi: İşletmelerin faaliyet alanlarına bağlı olarak bir işletmede satın alınacaklar, ticari mal, ham madde ve malzeme, işletme malzemesi, sarf malzemeleri, hizmet ve maddi duran varlık olabilir.
• Siparişin Verilmesi: Web ve standart belge kullanımı iş akışını kolaylaştırır. Teklifler fiyat, miktar, nitelik, kalite, teslim takvimi gibi bilgilerin yer aldığı ve tüm tekliflerin birlikte analiz edilebileceği şekilde standartlaştırılır.
• Malların Teslim Alınması: Sözleşmeye göre hazırlanan siparişler işletmeye geldiğinde işletmenin teslim alma birimi tarafından satın alma siparişi ve sevk irsaliyesine göre kontrol edilerek teslim alınır ve sisteme girişleri yapılır.
• Faturaların Onaylanması ve Ödemelerin Yapılması: Satın alınan mallara ilişkin faturalar yasal olarak belli bir süre içerisinde düzenlenerek işletmeye gönderilir. -fatura düzenlenmiş ise işletmeye e-mail yoluyla gelir ve sisteme girişi yapılır.
• Mutabakat: Belli dönemler itibariyle tedarikçi ile mutabakatların yapılması işlemlerin tutarlılığı açısından önem arz etmektedir.