Ünite 2: Bilgi Teknolojileri ve Muhasebe Yazılımları

Muhasebe ve Muhasebe Yazılımlarının Önemi, Muhasebe Yazılımlarına Yön Veren Gelişmeler

İşletmelerin varlığının devamı ve gelişmesi yöneticilerin aldıkları kararlara bağlıdır. Yöneticiler işletme içi ve işletme dışı verileri, analizleri ve raporları kullanarak karar alırlar. Yöneticilerin aldıkları kararların sağlıklı olması, şirket içi bilgi akışında, doğru verinin zamanında elde edilebilmesine bağlıdır. Bu ihtiyacın karşılanabilmesi için muhasebe programları zaman içinde işletme içi diğer birimler ile entegre çalışabilecek şekilde geliştirilmiş ve işletme içi tüm birimler ile bütünleşik çalışan ERP sistemlerini oluşturmuştur.

Yazılım alanındaki gelişmeler işletme faaliyetlerinin her alanda iyileşmesini sağlamıştır. Muhasebe açısından bakıldığında bu gelişmelerin en önemlisi, işletmelerde gerçekleştirilen muhasebe işlemlerini çok basitleştirmesi ve kolaylaştırmasıdır. Eskiden defterlerde tutulan veriler günümüzde gelişmiş veri tabanlarında saklanmaktadır. Verilerin dijital olarak saklanması, istenen veriye istenildiği zaman, kolay ve hızlı bir şekilde ulaşılabilmesini sağlamıştır.

Muhasebe yazılımların getirdiği bir diğer fayda muhasebe alanında gerçekleştirilen uzmanlık gerektiren, çok karmaşık ve yapılması uzun zaman gerektiren işlemlerin artık yazılımlar ile çok kolay ve hızlı gerçekleştirilebiliyor olmasıdır.

Muhasebe yazılımları sayesinde verilerinin muhasebe bilgi sistemlerine girişi bir defa yapılmaktadır ve ihtiyaç duyulan her yerde doğrudan kullanılabilmektedir. Her işlem için aynı verinin tekrar tekrar girilmesine ihtiyaç kalmaması, verinin farklı amaçlar için girilmesi sırasında oluşabilecek maddi hataların önüne geçmektedir.

Muhasebe yazılımları işletme yazılımları içinde en önemli çarkı oluşturmaktadır. Bu çark ne kadar büyük ölçekli olursa diğer süreçler ile daha entegre çalışabilmektedir. Çarkların büyüklüğü, yazılımların boyutudur.

Bir yazılımın boyutu sahip olduğu işlem gücü ve gerçekleştirdiği farklı işlem sayısına göre değişir. Yazılımların birbiri ile entegre çalışabilmesi, firmanın ürününü alan bir işletmenin ihtiyaç duyduğu başka bir yazılımı da aynı firmanın ürünlerinden seçmesini teşvik etmektedir. Diğer bir yol ise yazılımın dışarıdan aldığı ve dışarıya sunduğu verilerin genel kabul görmüş veri formatlarında olmasıdır.

Muhasebe Yazılımlarına Yön Veren Gelişmeler

Geçmişten günümüze yazılım dünyasını incelediğimizde zaman içinde, artan bir ivme ile sürekli geliştiğini görürüz. Son yıllarda yazılım dünyasını ve muhasebe yazılımlarını etkileyen en önemli gelişmeler internet ve mobil teknolojilerindeki gelişmeler, web tabanlı yazılımların ortaya çıkması, sanallaştırma ve bulut bilişim yapılarının oluşması ve veri transfer işlemlerinde standartlaşma sağlayan XML ve XBRL yapısının kullanımıdır.

İnternet Teknolojileri ve Mobil Teknolojilerdeki Gelişim

İnternet teknolojilerinde yaşanan hızlı gelişmeler sayesinde günümüzde internet ülkemizdeki her yere yayılmıştır. 2014 yılından önceki senelerde bilgisayar kullanım oranı, internet kullanım oranından biraz fazla iken günümüzde internet kullanım oranı bilgisayar kullanım oranından daha fazladır ve aralarındaki fark giderek açılmaktadır.

Dijital teknolojilerde, internetin gelişme süreci gibi hızlı bir gelişim gösteren diğer bir teknolojik gelişme mobil iletişim teknolojilerinde gerçekleşmiştir. Yapılan araştırmalarda ülkemizdeki ortalama cep telefonu kullanım ömrünün 2 yıl olduğu belirlenmiştir. Bu süre birçok teknolojik cihazın kullanım ömründen çok kısadır. Cep telefonu ömrünün bu kadar kısa olması teknolojisindeki hızlı gelişimden kaynaklanmaktadır.

Mobil cihazlar, birçok özelliği barındıran sistemler hâline geldikçe hayatımızda olmazsa olmaz bir yer elde etmiştir. 2017 rakamlarına göre ülkemizde aktif cep telefonu abone sayısının 76 milyonu geçtiği, akıllı telefon bulunan ev oranının %97.8 düzeyine geldiği görülmektedir. Ülkemizde mobil teknolojilere hızlı bir entegrasyon olması mobil sektöründe hizmet veren firmaların da daha çok rekabet etmesine neden olmuştur. Bu rekabet, mobil teknolojileri kullanmaya gelişmiş ülkelere göre daha geç başlamamıza rağmen şu anda onlarla aynı seviyeye, bazı yönlerden ise daha iyi duruma gelmemizi sağlamıştır.

Yazılım ve Yazılım Sektöründeki Gelişmeler

Bilgisayar dilinde hazırlanıp elektronik cihazların birbirleri ile etkileşimini ve verilen işlemleri yapmasını sağlayan komutlar dizisine yazılım denir. Yazılımlar işletim sistemi yazılımları, uygulama yazılımları ve çevirici yazılımlar olarak üçe ayrılır. Çevirici yazılımlar, makine dilinin daha etkin kullanılabilmesi için oluşturulmuş yazılımlardır. C, C#, C++, Java, Net, Php bunlara örnek olarak verilebilir.

Önceleri doğrudan kurulduğu bilgisayar üzerinde çalışan yazılımlar, zamanla intranet (şirket içi ağ) yapısı üzerinde kullanılabilen ağ tabanlı yazılımlara, internet ve mobil teknolojilerindeki gelişmelere paralel olarak internet bağlantıhızlarındaki artış ve yaygın erişim imkânının sağlanması ile de web ve mobil tabanlı yazılımlara dönüşmüştür.

Web Tabanlı Yazılımlar

İnternet üzerinden, online olarak erişim sağlanarak kullanılan yazılımlara web tabanlı yazılımlar denir. Web tabanlı yazılımları elde etmenin iki yöntemi vardır. Bunlardan biri On-Premise olarak adlandırılan yazılımın satın alınması, lokal sistemin üzerinde kurulumu ve çalıştırılması yöntemi, diğeri ise On-Demand olarak adlandırılan lokal sunucu üzerinde değil uzak lokasyonda, servis sağlayıcıların sistemi üzerinde yazılımın barındırılması ve kullanımıdır.

Her iki yapı diğerine göre avantajlı özellikler içermekle birlikte bilgi teknolojilerindeki hızlı gelişme ve internete her yerden hızlı erişim imkânının yaygınlaşması göz önüne alındığında gelecekte On-Demand sistemlerin giderek daha yaygınlaşacağı kesindir. On-Demand sistemlerin giderek gelişmesi bilgi teknolojilerindeki sanallaştırma teknolojilerinin gelişmesi sayesinde olmuştur. Sanallaştırma teknolojileri sayesinde sadece yazılımların servis olarak sağlanmasının yanında bilgi ve teknolojinin de servis olarak paylaşılmasını amaçlayan bulut bilişim kavramı ortaya çıkmıştır.

Sanallaştırma

Sanallaştırma basit olarak işletim sistemleri, depolama sistemleri ya da ağ yapılarında bir fiziksel kaynağın sanal olarak bölümlere ayrılması ve birden fazla kaynak olarak kullanılabilmesi temeline dayanır.

Sanallaştırma çalışmaları yazılım ve donanım üzerinde sanallaştırma olarak iki bölüme ayrılır.

Yazılım üzerine sanallaştırma, işletim sistemlerinin programlar gibi başka bir işletim sistemi üzerinde çalışabilmesi sayesinde sağlanır. Yazılım sanallaştırmalarında ülkemizde en yaygın kullanılan yazılımlara Vmware, Virtual PC, VirtualBox ve Parallels örnek olarak verilebilir.

Donanım üzerinde sanallaştırma işlemi, yazılım üzerine sanallaştırmadan farklı olarak fiziksel donanım üzerine kurulan yazılımlar ile bir donanımın sanal olarak bölümlere ayrılıp farklı fiziksel donanımlar gibi çalıştırılmasıdır.

Bulut Bilişim

Sistemin amacı, kullandığımız programların eskisi gibi kişisel bilgisayarımızın üzerine kurulması yerine, web üzerinden erişim ile kullanılabilir bir yapının sağlanmasıdır. Yazılımların web üzerinden çalıştırılması, sabit bir bilgisayara bağlı kalmamızı ortadan kaldırmakta, yazılımın satın alınması, güncellenmesi giderlerini düşürmektedir.

Teknolojik gelişmelere bağlı olarak geliştirilen her yazılım eskisine göre daha fazla işlemci gücü ve alana ihtiyaç duymaktadır. Bu durum, her yeni yazılımın çalışması için eskisinden daha güçlü bilgisayarlar gereksinimi oluşturmaktadır. Bu durumu en iyi, ilk bilgisayar yazılım ve donanımlarına baktığımızda anlarız. Önceden hayalini kuramadığımız veri boyutları, günümüzde kâğıt kadar ince olan ve çok küçük boyutlardaki cihazlarda saklanabilir hâle geldi. Önce CD’ler daha sonra DVD, blue ray ve flash diskler yaşantımıza girdi. Bilgisayarın gücünde sürekli büyüme yaşanmasına paralel olarak kullanılan programlar da sürekli gelişti.

Bulut bilişimdeki ilerlemeler, web üzerinden çalışacak yazılımların işletim sistemleri seviyesine kadar gelişmesini sağlamıştır.

Bulut bilişimde üç temel model üzerinden hizmet sunulmaktadır. Bunlar IaaS (Infrastructure As a Service Altyapı Olarak Servis), PaaS (Platform As a Service Platform Olarak Servis) ve SaaS’dır (Software As a Service-Yazılım Olarak Servis). Üç temel modelin çalışma prensibi, bulut bilişimin temelini oluşturan hizmeti kiralama yoluyla sunma şeklindedir.

Biçimsel Diller ve Raporlama Sistemleri

Günümüzde ışık hızında veri transferi sağlayan fiber optik teknolojisi evlerimize kadar girmiş durumdadır. Ağ yapısına bağlı her sistem, başka bir sistemle veri alışverişini gerçekleştirebilmektedir. Birbirinden çok farklı formatların var olması, oluşturulan veri dosyalarının her kesim tarafından anlamlı hâle dönüştürülmesinin önüne geçmektedir.

Günlük hayatta kullandığımız bilgisayarlardaki işletim sistemleri bile (Windows, Linux ve Mac OS vb.) yapısal olarak birbirinden çok farklı çalışmaktadır. Her sistemin, kendi içerisindeki işleyiş yapısının farklı olmasından dolayı, bu sistemler tarafından oluşturulan bir verinin başka bir sistem tarafından anlaşılabilmesi çoğu durumda mümkün olmamaktadır. Veri aktarım sürecinde yaşanan bu sorun, verilerin her kesim tarafından kolayca anlaşılabileceği, standartlar ve kurallar ile belirlenmiş sınırları olan bir düzenlemenin yapılması gereksinimini ortaya çıkarmış, bu gereksinimler sonucu her kesim tarafından kabul görmüş biçimsel dil yapıları oluşturulmuştur.

Biçimsel Dillerin Gelişimi ve XML Yapısı

Biçimsel dil (Markup Language) yapıları, bir verinin belli bir yapıda tanımlanması için kullanılan özel yapılar olarak tanımlanır. Biçimsel dil yapıları içerik ve bu içeriği tanımlayıcı biçimlerden oluşur. İçerik, dokümanda yer alan bilgiye karşılık gelmektedir. Finansal veriler, haberler, mesajlar içeriğe örnek olarak verilebilir. Biçimler ise dokümanların içinde yer alan bilgilerin belli formatta tanımlanması için kullanılan karakter ve sembollerin dizilimiyle oluşur.

Gelen verinin hatalı bir yapıda oluşturulması, elde edilen sonucun bozuk oluşmasına veya görüntülenememesine neden olmaktadır. Günlük hayatta bağlandığımız bazı sayfaların hatalı gözükmesinin nedeni budur. Zamanın getirdiği yenilenme etkisi html yapısının da değişmesini, güçlenmesini sağlamıştır.

Html yapısı gibi veri transfer işlemlerinde yaygın olarak kullanılan ve standart bir yapı hâline gelen diğer bir biçimsel dil Genişletilebilir İşaretleme Dili (eXtensible Markup Language, XML) yapısıdır. XML yapısal olarak HTML’ye benzer bir yapıya sahip olmakta beraber sahip olduğu genişletilebilirlik (Extensible) özelliği ile HTML’den ayrılmaktadır. XML elemanları kendi tanımları içinde nitelik ifadeleri de alabilmektedir. Bu nitelik bilgileri XML elemanlarında ek bilgiler göstermek için kullanılır. Örneğin ifadesinde memo elemanı ayrıca bir “date” nitelik elemanı almıştır.

Veri transferlerinin belli kurallar içinde gerçekleştirilmesini sağlayacak standartlaşmayı oluşturmada XML yapısının sağladığı başlıca avantajlar aşağıdaki gibidir;

• Güçlü ve esnek bir yapıya sahiptir.
• Genel kabul görmüş ve standartlaştırılmış kuralları vardır.
• Anlaşılması ve kullanımı basit bir yapıdır.
• Verinin doğru yapıda oluşturulup oluşturulmadığı gözle bile kontrol edilebilir.
• Farklı programlama dilleriyle birlikte çalışabilir.
• Esnek yapısı sayesinde işletmelerin kendi gereksinimleri doğrultusunda düzenlenebilmesine izin verir.
• XML web üzerinden bilgi transferi için uygun bir yapıdadır.
• W3C tarafından desteklenmektedir.
• Tüm dünyada yaygın olarak kullanılmaktadır.

Raporlama Sistemleri

Günümüzde tüm veriler dijital ortamda oluşturulmakta, saklanmakta ve transfer edilmektedir. Dijital ortamda gerçekleşen bu veri akışları ile gereksinim duyulan bilgiye online olarak doğrudan ulaşım sağlanmaktadır. Örneğin yatırımcılar şirketlere ait yıllık raporları online ortamdan elde ederek gerekli analizleri yapabilmekte, bu sayede yatırım yapıp yapmama yönündeki kararlarını etkileyecek bilgiye ulaşabilmektedirler. Yeni Türk Ticaret Kanunu düzenlemelerine göre anonim şirketler, limited şirketler ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler kendine ait bir web sayfası oluşturmak ve Kanun’un 1524. maddesinde yer alan bilgi ve raporları web sayfasında yayınlamak ile yükümlü hâle gelmiştir.

Mevcut Raporlama Sistemlerinin Değerlendirilmesi ve XML Yapısı ile Karşılaştırılması

Günümüzde işletmeler tarafından oluşturulan raporlar içinde excel formatında oluşturulan raporların oranı yüksektir. Bunun nedeni, sahip olduğu hücre yapısı çalışma şeklinin, hücrelerde yer alan bilgiler üzerinde işlemler gerçekleştirmeye imkân sağlamasıdır. Ayrıca sahip olduğu makro program yazımı desteği ile, kendi içinde çalışan programlar gerçekleştirilebilmektedir.

İşletmeler tarafından oluşturulan raporların farklı yapılarda olmasının bir diğer nedeni de kullanılan muhasebe programlarının birbirinden farklı olmasıdır.İşletmeler, kendi bünyelerinde geliştirdiği veya özel yazılım firmalarından satın aldığı muhasebe bilgi sistemlerine sahip olabilir. Yazılımlarda, standart bir yapının olmaması ve genel kabul görmüş bir raporlama formatının olmaması, her yazılımın kendine özgü çıktılar oluşturmasının önünü açmıştır. Çünkü bir dosya içindeki veriler sadece belli bir amaç için üretilmiş olan çıktılardan oluşmaktadır. Bazı durumlarda birçok dosyadan veri çekmemiz ve bunları yine başka bir programa veya dosyaya girerek çalışmalar gerçekleştirmemiz gerekebilir.

Inline XBRL

XBRL yapısının kendi başına bir raporlama aracı olarak kullanılabilmesinin önündeki en büyük engel, elde edilen raporların kişiler tarafından okunurluğunun olmamasıdır. XBRL söz diziminin karmaşık bir yapısı vardır ve içinde yer alan veri sadece bu yapıyı kullanabilecek yazılımlar ile anlamlı hâle getirilmektedir.

Görsel raporlamaların oluşturulması için web teknolojisi kullanılmaktadır. Basit olarak web sayfası ile XBRL biçimsel yapısının birleşimi şeklinde tanımlanabilir. Getirdiği en büyük yenilik, XBRL yapısı sadece bilgisayar programları tarafından okunabilecek bir yapıya sahipken iXBRL yapısının standart tarayıcılar tarafından da görüntülenebilmesidir. Sağladığı bu özellik sayesinde bir pdf raporundan çok farklı bir yönü kalmamıştır. Pdf formatından farkı, pdf okuyucu gibi bir program tarafından değil herhangi bir tarayıcı üzerinden açılabilmesidir.