Ünite1: Muhasebe Bilgi Sistemi

Bilgi İşleme

Bilgi işlemenin gelişimine ve bilgisayarların ortaya çıkışına tarihsel perspektiften bakıldığında bilinen bir araç olan abaküsle bu süreci başlatabiliriz Bugün bile ilkokullarda öğrencilerin aritmetiksel işlemler yapmada kullandıkları abaküs, bundan binlerce yıl önce Çinliler tarafından kullanılmıştır. Birtakım durumları, sayılarla göstermek ise yine bilgi işlemenin temelini oluşturmaktadır.

Veri ve Bilgi Kavramları

Veri kavramı, çeşitli durumların, gözlemlerin veya oluşumların her türlü gösterimidir. Bu gösterimler, nümerik veya alfabetik karakterler ya da semboller olabileceği gibi, çeşitli biçimlerdeki grafik çizimler ve diğer tür grafik gösterimler şeklinde de olabilir. Ancak tüm bu gösterimlerin yani verilerin temel özelliği, ham olmaları; diğer bir deyişle işlenmemiş durumda olmalarıdır. Nasıl bir ham madde belirli bir işlem veya işlemler sonucunda ürüne dönüşmekteyse ham veriler de derlenerek işleme sokulur, işlenir ve karar vericilere bilgi olarak iletilir.

Bilgi İşleme ve Sistem

Bilgi işleme kısaca, veriyi bilgiye dönüştürme süreci veya veriyi kullanılabilir ve anlamlı kılan her türlü eylem olarak tanımlanabilir. Bilgi işleme sürecinde, işlevsel ögeler sırasal biçimde bir araya gelerek amaca yönelik sonuçları üretir. Bu, elle olsun veya bilgisayarla olsun girdilerin oluşturulması, eyletimi (manipulation) ve çıktı işlemlerinin elde edilmesi demektir ve bilgi işlemenin temel sürecini oluşturur.. Bu durumda, bilgi işlemeyi “sistem” yaklaşımı içinde ele alabiliriz. Fizik ve biyoloji bilimlerinde, modern teknolojide, sosyal bilimlerde sistemlerle ilgili birçok tanım yapılmaktadır. Ancak, daha özgül (spesifik) ve daha uygun bir sistem kavramı, bilgi işlemede ve bilgisayar teknolojisinde kullanılmakta olup, sistemin ulaşılması istenen ortak amaca uygun olarak, girdileri kabul ederek çıktılar üreten ve birbiriyle ilişkili bileşenlerden oluşan bir süreç olduğu vurgulanmaktadır.

Bilgi İşleme Sisteminin Evreleri

Bilgi işleme sistemi süreç olarak toptan ele alındığında bu sürecin; verilerin derlenmesi, sınıflandırılması, sıralanması, hesaplanması, karşılaştırılması, özetlenmesi, saklanması ve raporlar biçiminde kullanıcı ve karar vericilere iletilmesi evrelerini içerdiğini görmekteyiz.

Örneğin verilerin bilgisayarın okuyabileceği bir biçime veya bir başka kişinin kullanabileceği duruma getirilmesi “kayıtlama”dır. Öte yandan, işlenecek kalemlerin özelliklerine göre gruplandırılarak “sınıflandırılması” ve “sıralanması” gerekmektedir.

İşleme işlevinde; bu verilerin “hesaplanması”, “karşılaştırılması”, “özetlenmesi” ve “saklanması” gerçekleştirilecektir.

Çıktı işlevinde ise bilgiler genellikle “rapor” biçiminde kullanıcı ve karar vericilere “iletilecek” ve “çoğaltılacaktır”.

Bilgi Teknolojileri Ortamında Bilgi İşleme

Bu süreç, bir sistem işleyişini gerektirmektedir ve bu sistem, çeşitli biçimlerde oluşturulabilir. Günümüzde veri, bilgisayar teknolojisine dayalı olarak işlenmekte ve elde edilen bilgi çıktısı aynı teknolojiyle kontrol edilmekte, saklanmakta ve yeni uygulamalarda kullanılmaktadır.

Bilgi Teknolojisi (BT) Nedir?

Bilgiyi yaratmaya, değiştirmeye, saklamaya, kullanmaya, çoğaltmaya, paylaştırmaya, geliştirmeye, bütünleşik ve etkileşimli hâle getirmeye yönelik karmaşık yapının tümü, bilgisayar temelinde işlev gören Bilgi Teknolojilerini oluşturmaktadır.

Bilgisayarla Bilgi İşlemenin temel bileşenleri aşağıdaki içeriğe sahiptir:

Girdi › Veri, bilgi için gerekli olan ögeler, örgütsel kaynaklar.

İşleme › Girdileri, çıktılara dönüştüren ve bilgisayar donanımını, yazılımını, personelini, veri tabanını ve yordamlarını kullanan bilgi teknolojisi

Çıktı › İşlemsel bilgi sistemlerince yerine getirilen işlemler

• Yönetim bilgi sistemlerince, yönetim için yapılan yönetim raporları
• Karar destek sistemlerince sağlanan yönetsel karar desteği
• Programlanmış karar sistemlerince sağlanan özdevimli, programlanmış karar alma

Geri Bildirim ve Kontrol › Optimum yeterliliği ve etkinliği sağlamak için izleme ve düzeltme bilgi sistemini temel alan bilgi kaynak yönetim işlevi

Saklama › Her işlem adımında ve karar desteğinde sistemin gereksindiği veri ve bilgiyi uygun yöntemlerle saklama ve koruma

BT ortamında BBİ’ yi girdi, işleme, çıktı, saklama ve kontrol temel işlevlerini, bilgisayar donanımını, yazılımını ve personelini kullanarak yerine getiren bir bilgi işleme sistemi olarak görmek önemlidir. Burada önemli bir nokta işletim sistemine ilişkindir. Çünkü bir bilgisayarın yazılım düzeyinde özünü işletim sistemi oluşturur. İşletim sistemi, ana işlem birimindeki işlemleri denetleyen programlar bütünüdür. Bilgisayarların kullanımıyla birlikte işletmelerde ortaya çıkan önemli değişimlerden biri de örgütsel yapının bu olguya göre yeniden tasarlanması gereğidir.

Muhasebe Bilgi Sistemi (MBS)

MBS, karar alıcıların gereksindiği muhasebe verisini toplayan, saklayan ve işleyerek raporlayan bir bilgi sistemdir. MBS, yönetim tarafından içsel olarak kullanılan veya yatırımcılar, kredi verenler ve vergi otoriteleri gibi diğer üçüncü tarafların kullandığı dışsal raporları üretir.

1966 yılında muhasebede sistem yaklaşımı, Amerikan Muhasebe Birliği’nin yayınladığı kuramsal bir çalışmada ortaya konan bir “muhasebe bildirisi” (ASOBAT- A Statement of Basic Accounting Theory) ile temellendirilmiş ve burada muhasebenin özünde bir bilgi sistemi olduğu kabul edilmiştir.

Muhasebede bilgi sistemi yaklaşımı, bize muhasebenin defter tutmaktan çok daha geniş bir içerik taşıdığını anlatmaktadır. Bir bilgi sistemi olarak muhasebe; defter tutmayı da içererek, denetim çalışmalarını, muhasebe organizasyonunu, tahminlerin hazırlanıp geliştirilmesini, vergi çalışmalarını, bilgisayar uygulamalarını, analizleri içine almakta, yorum yapmada ve karar almada önemli ölçüde destek sağlamaktadır.

Yönetim Bilgi Sistemi (YBS) ve Muhasebe Bilgi Sistemi (MBS) İlişkisi

YBS ve MBS ilişkisini ele almadan önce, yönetim muhasebesi ve finansal muhasebe kavramları üzerinde kısaca durmak yararlı olacaktır.

Finansal muhasebe; işletmenin, üçüncü şahıslar olarak adlandırılan diğer işletmelerle ve/veya diğer kişilerle olan ticari kaynaklı ilişkilerini izlemeye yoğunlaşmıştır. “Genel muhasebe” olarak da adlandırılan finansal muhasebe, bu ilişkiler içinde ortaya çıkan borçların, alacakların, nakit giriş ve çıkışlarının hesaplar olarak kayıtlanmasını ve sonuçlarının saptanmasını üstlenir.

Genel amaçlı finansal raporların yararlı olabilmesi için;

• Yatırım ve kredi kararlarına yardımcı,
• Nakit akış bilgisi sağlayan,
• İşletmenin kaynakları ve alacaklarındaki değişmeler ile bunların niteliği hakkında bilgi sağlayan bir içeriğe sahip olması gerekir.

Finansal muhasebe bilgisinin yatırım ve borç kararlarında kullanılmasında yatırımcılar ve kredi verenler işletmenin şu yönlerini değerlendirirler:

• Kârlılık,
• Likidite,
• Ödeme gücü,
• İstikrar,
• Büyüme kapasitesi

Yönetim muhasebesi; işletme amaçlarını ve faaliyet standartlarını saptamayı, faaliyetin denetimini ve gerekli düzeltmeleri yapmayı sağlayıcı bir araç olarak belirir.

Yönetim muhasebecileri farklı örgütsel görevlere ve işlevlere sahip olabilirler. Ancak işlevleri çoğunlukla iki temel görevi içerir. Bunlar;

• Bilgi sağlamak,
• Karar verme sürecine katılmaktır.

Farklı düzeylerdeki yönetim muhasebecileri

• Planlamadan,
• Değerlendirmeden,
• Kontrolden,
• Muhasebeleştirilebilirliğin oluşturulmasından,
• Dış raporlamadan sorumludurlar.

Bu sorumluluklar;

• Raporlama,
• Açıklama,
• Kaynak yönetimi,
• Bilgi sistemleri geliştirme,
• Yeni teknoloji kullanma,
• Veri ve bilginin kesinliğini doğrulama,
• Örgütün yönetimi işlemlerinin yerine getirilmesiyle karşılanır.

Muhasebe Organizasyonu

Genel anlamıyla organizasyon (örgütleme) belirli bir amacın gerçekleştirilmesi için yapılacak işleri, bu işlerin çalışacak kişiler arasında bölünmesini ve kişiler arasındaki ilişkilerin belirlenmesini içerir. Muhasebenin yapısal organizasyonu da muhasebe işlevleri ile ilgili işlerin belirlenmesi, gruplandırılması, gruplara ayrılan işlerin kademeler ve kadrolar hâlinde düzenlenerek aralarındaki ilişkilerin kurulması ve her kadronun belirli yetkilerle donatılması ile oluşur. Bu yapısal düzenleme, olması gereken ilişkileri belirlediğinden formal (biçimsel) organizasyonu ifade eder ve organizasyon şeması veya örgüt şeması şeklinde ortaya konur.

Muhasebede bilgisayar kullanımı ile örgütlemede yapısal bir değişikliğe yol açılacaktır. Bu yapısal değişiklik bilgi işlem bölümünün daha önce de değindiğimiz bağlanma yeri ve muhasebe personelinin işlevlerindeki değişikliktir.

Burada bilgi işlem bölümünün muhasebe bölümüyle olan ilişkilerinde ortak sorumluluk ilkesi göz ardı edilmemelidir. İşlemlerin hızlı, düzenli ve olabildiğince hatasız yapılabilmesi bu sorumluluk ortaklığının dengeli biçimde yürütülmesine bağlıdır.

Bu durumda dikkat edilecek iki temel nokta ortaya çıkmaktadır. Bunlar;

• İşlemlerin yetki alanları içerisinde ve onay görerek yapılması,
• İşlemlerin kaydında, girdi verilerinin tamlığı ve kesinliği konusundaki muhasebe bölümü sorumluluğunun BT’de yer alan kontrollerle dengelenerek desteklenmesidir.

İşletme Bilgi Sistemleri ve MBS

İşletmeler; Üretim, Pazarlama, Finans, Muhasebe, İnsan Kaynakları, Stok Yönetimi gibi işlevsel birimler oluşturarak amaçlarını gerçekleştirmeye çalışır. Sıraladığımız bu birimlerin işlev görmesi ise her bir birimce; gelir, nakit, satın alma, stok, ücretler, üretim gibi belirli döngülerin uygun biçimde tasarlanarak kullanılmasıyla ve yine bu döngülerin uygun şekilde birbirleriyle ilişkilendirilmesiyle olanaklıdır. Sıraladığımız tüm işletme sistemleri bir biçimde muhasebe ile ilişkilidir ve faaliyetlerinin tümü ya da önemli bir kısmı muhasebe sistemi içinde yer almak durumundadır. Çünkü yönetim, bu işletme sistemlerinin işlevlerinin, amaçlara uygun biçimde gerçekleştiğini anlamak ve bunları karar süreçlerinde kullanmak durumundadır. Bu da bu faaliyetlerin muhasebe bilgi sistemi tarafından uygun biçimde raporlanmasıyla olanaklıdır.