Ünite 3: Muhasebe Yazılımlarında Parametrelerin Belirlenmesi ve Sistemin Kurulması

Giriş

Bu ünitede, en gelişmiş işletme yönetim sistemi olan ve işletmenin tüm süreçlerini içine alan ERP sistemleri hakkında bilgi verilip bir ERP sisteminin kurulum süreci anlatılacaktır.

EPR Sistemleri ve İşletmelerde EPR Sistemi Entegresyonu

ERP (Enterprise Resource Planning, Kurumsal Kaynak Planlaması), işletmelerde gerçekleştirilen faaliyet süreçlerinde, kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasını sağlayan ve birbiri ile entegre çalışan modüllerden oluşan yönetim sistemlerine verilen genel addır.

ERP sistemleri diğer paket programlar gibi yazılımın kurulması sonrası direkt çalıştırılarak işletilebilecek bir yazılım değildir. Sistemin bir işletmeye tam entegre şekilde kurulabilmesi, işletmelerin kullandıkları modüllerin sayısına ve işletmelerin büyüklüklerine göre yıllar sürebilmektedir.

İşletmelerin ERP sistemine geçiş sürecine başlamadan önce, ERP sisteminin işletmeye getireceği faydalar ve katlanılacak maliyet üzerinde bir karşılaştırma yapması gerekmektedir.

ERP sisteminin;

• İşletme birimleri arasında entegre çalışma ortamının sağlanması
• İşletme içi süreçlerin daha hızlı yürütülmesi ile verimliliğin artırılması
• İşletme içi bölümler arasında kaynakların ortaklaşa, verimli kullanımının sağlanması
• Modüler bir yapıya sahip olması
• İşletme içi aksayan noktaların teşhis edilebilmesi ve bu bölgelere yönelik doğru kararlar verilebilmesi
• Planlamaların daha iyi gerçekleştirilebilmesi
• Verinin bir defa sisteme girilmesi
• İşletme faaliyetlerinin ve işletme içindeki verimliliğin ölçülebilmesi
• İşletmenin tedarikçiler, müşteri, finans kaynakları gibi dış kaynaklar ile güvenli, hızlı ve anlık veri alışverişinin sağlanması
• İşletme içi ve işletme dışı verilerin analiz edilerek faaliyet ve yatırım kararlarının doğru verilebilmesi
• Üst yönetimin ve karar vericilerin bilgiye doğru, zamanında ve kolayca erişim sağlayabilmesi

işletmelere sağladığı katkılardan bazılarıdır.

ERP sürecinin başarıyla tamamlanmasını belirleyen etkenlerin en büyüğü, üst yönetimin sisteme olan inancının ve kararlılığının tam olmasıdır. ERP kurulum sürecinin başarıyla sonuçlanmasında bir diğer önemli etmen doğru ERP sisteminin seçimidir. ERP sistemlerinin, işletmeye entegre edilebilmesi ve işletmeye faydalı olacak şekilde kullanılabilmesinin maliyeti, işletme içi emek ve zaman ayrılmasının yanında, sisteme ödenecek yazılım ve kurulum maliyetlerinden oluşur. Bir işletmenin ERP sistemine geçiş süreci aniden değil, bölümlerin sisteme, işletmenin planladığı sırayla entegrasyonu şeklinde gerçekleştirilmektedir.

ERP sistemleri kurulum sürecinde yaşanabilecek her türlü olumsuz durum, şirket içi çalışanlarda ve yönetim kademesinde sisteme olan inancı olumsuz yönde etkileyebilmektedir. Süreçlerin başarısızlıkla sonuçlanmasındaki en önemli etmenlerin başında, sisteme olan inancın kaybolması gelmektedir. İşletme için seçilecek ERP yazılımında olması gereken bir diğer özellik, yazılımın diğer yazılım ve kaynaklarla veri alışverişi gerçekleştirebilmesidir. Bir ERP sistemi, kendi içinde tüm modülleri ile entegre çalışabilmeli, aynı zamanda dışarıdan sisteme veri alma ve başka sistemlere veri transferi işlemlerini gerçekleştirebilmelidir.

ERP yazılımın seçimindeki bir diğer etmen de yazılıma erişim kanallarının çeşitliliğidir. İşletme için seçilecek ERP yazılımında olması gereken bir diğer özellik, yazılımın diğer yazılım ve kaynaklarla veri alışverişi gerçekleştirebilmesidir. Bir ERP sistemi, kendi içinde tüm modülleri ile entegre çalışabilmeli, aynı zamanda dışarıdan sisteme veri alma ve başka sistemlere veri transferi işlemlerini gerçekleştirebilmelidir.

Günümüzde işletme alanında yürütülen faaliyetler birbirinden farklı özellikler gösterebilmektedir. Bu nedenle, tek bir ERP yazılımının bir paket program şeklinde tüm işletmeler tarafından satın alınıp direkt kullanılmaya başlanması imkânsızdır. Yazılım firmalarının bu durumu aşabilmek için yaptığı çalışma, yazılımın içinde olan ana modülleri tüm işletmelerde kullanılan ana modüller olarak gerçekleştirmesi, bunun dışında işletmeye veya işletme faaliyet alanlarına özgü bölümleri ERP sisteminin entegrasyonu sürecinde çözmesidir.

Bir yazılım firmasının tamamladığı ERP entegrasyonu sayısı, o firmanın deneyimini gösterir. Firmanın deneyimi, sürecin daha doğru planlanmasını ve süreç içinde yaşanabilecek sorunların kolay aşılabilmesini sağlayacaktır.

ERP Sisteminin Kurulması ve Parametrelerin Belirlenmesi

Teknolojideki gelişmelere bağlı olarak yazılım dünyası da kendini sürekli yenilemektedir. İşletmeler de teknolojideki ve yazılım sektöründeki gelişmeleri iş süreçlerinde kullanmak istemektedir. İşletmeler büyüklüklerine, faaliyet alanlarına ve bütçelerine bağlı olarak bilgi teknolojilerinden farklı seviyelerde faydalanmaktadır. Bir işletme, sadece stok takibini yapabildiği bir programı kendisi için yeterli bulup kullanırken diğer bir işletme tüm iş süreçlerini birbiriyle bir bütün olarak yönetebileceği bir programı kullanmaktadır.

İşletmelerin kullandığı yazılımların gelişim sürecini, gerçekleştirdiği temel işlemler, büyüklük ve çalıştığı ortamlar açısından dört grup altında toplayabiliriz. Bu gruplardan ilkini, satış kayıtlarının girilmesi, stok seviyesinin kontrol edilmesi gibi temel düzeyde iş süreçlerinin yürütüldüğü, birbirinden bağımsız olarak çalışan işletme yazılımları oluşturur. İkinci grup, birinci grup sistemlere göre daha yeni teknolojiler ile yazılmış, birbiri ile entegre çalışabilen modülleri içeren, daha çok küçük ve orta büyüklükte işletmelerin ihtiyaçlarını karşılayabilecek yazılımları içerir. Üçüncü grup yazılımları, işletmelerin tüm faaliyet süreçlerini kapsayabilecek, birbiri ile entegre çalışan modüllerden oluşan bütünleşik ERP sistemleri oluşturur. Son grup ise gerçekleştirdiği işlemler açısından ikinci veya üçüncü grup yazılımların özelliklerini taşımakla birlikte, web ve mobil teknolojiler üzerinden online olarak kullanılabilen yazılımları içerir.

ERP sistemleri kuruldukları işletim sistemine veya sahip oldukları yazılım mimarisine göre ek yazılımlara ihtiyaç duyabilir. Yazılımlar kurulum sürecinde veya çalışması esnasında önceden bilgisayarlarda yüklü olması gereken ön yazılımlar, sistemden sisteme farklılıklar gösterebilir.

Tüm işletme yazılımları, sisteme aldığı verileri saklama ihtiyacı duymaktadır. Verileri sistematik bir biçimde depolayan yazılımlara veritabanı denir. Bilgiye gerekli olduğu zaman, hızlı bir şekilde erişebilmek esastır. Yazılımlarda ilk kullanılan ve günümüzde kullanımı hâlâ devam eden veritabanlarına örnek olarak MS Access verilebilir. Zaman içinde veri yapılarının büyüklüklerinin artması ve veriler üzerinde gerçekleştirilen işlemlerin gelişmesi, yeni veritabanı sistemlerinin doğmasına neden olmuştur. Günümüzde yaygın olarak kullanılan veritabanı yönetim sistemi, ilişkisel veritabanı yönetim sistemleridir. İlişkisel Veritabanı Yönetim Sistemleri (Relational Database Management Systems RDBMS) büyük miktarlardaki verilerin güvenli ve bütünlük içinde tutulabildiği, bilgilere hızlı erişim imkânlarının sağlandığı ve aynı anda birçok yerden erişim sağlanmasına imkân veren programlardır.

Bir muhasebe yazılımının olmazsa olmaz koşullarından biri veritabanına sahip olmasıdır. Program yapısı ne kadar büyürse yazılımın sahip olması gereken veritabanı da o kadar güçlü olmalıdır.

Ülkemizde birçok yazılım firmasının kendi kaynaklarıyla veya yabancı ortaklıklarla geliştirdiği ERP yazılımları vardır. Ülkemizde yaygın olarak kullanılması, demo versiyonunun online olarak elde edilebilmesi, kurulum sürecinin ve kurulum sonrası sistem işletmeni bölümlerinin diğer yazılımların süreçlerini kapsayacak büyüklükte olması nedeniyle LOGO firmasının GO Plus programı, ERP programının kurulum sürecinin anlatılması için örnek olarak seçilmiştir. ERP programları, yazılım firmalarının web sayfaları üzerinden dijital formatta indirilebilir veya basılı dijital kopyalar olarak temin edilebilir. Örnek olarak seçtiğimiz yazılım, firmanın sitesinden indirilmiştir.

Bilgisayar programlarının kurulabilmesi için öncelikle onaylanmış bir lisans anahtarının alınması gerekmektedir. Lisans anahtarı, satın alınan her programa özgü oluşturulmuş, kendi içinde şifreli karakterler içeren ve programın işletim sistemi üzerine kurulumunun başlatılabilmesi için gerekli olan şifreli kodlardır. Satılan her programa özel olarak oluşturulmaktadır. Her ürünün kendine özel seri numarasının olması, programın aynı seri numarası ile birden fazla sistem üzerine kurulmasını engellemek için yapılmıştır. Ürünü satın alan kullanıcı ürüne ait lisans numarasından sorumlu hâle gelmektedir. Lisans numarasını dağıtması veya birden fazla sistem kurulumu için kullanılması, yasal kullanım sözleşmesi ihlali oluşturmaktadır. Günümüz yazılımları, kurulum sırasında girilen lisans anahtarının geçerliliğini online olarak belli periyotlarla kontrol etmekte ve yasal olmayan kullanımları denetlemektedir. Kurulumunu gerçekleştirdiğimiz program, bilgisayara demo olarak yükleneceği için lisans anahtarı kayıtlı olarak gelmiştir.

ERP sisteminin işletme tarafından kullanılmaya başlatılmasından önce, sistem içindeki modüllere ait parametrelerin tanımlanması ve sistem ayarlarının yapılması gerekmektedir. Parametrelerin belirlenmesi ile programın işleyişi sırasında gerekli olan altyapı verileri oluşturulmaktadır. Firmanın adı, unvanı, adres bilgileri, kullandığı para birimi, raporlama döviz cinsi, veri tabanı dili, çalışma günleri, maliyet türü, stok ile ilgili parametreler, ambar ve maliyet grupları, çalışma dönemi başlangıç ve bitiş tarihleri, sisteme erişim terminallerinin belirlenmesi, kullanıcı bilgileri ve yetkilendirmeler örnek olarak verilebilecek parametrelerin bazılarıdır. İşletme temel bilgilerinin girişinin yapıldığı bu aşamaya Sistem İşletmeni bölümü adı verilir. İstenen veriler sırayla doldurulduktan sonra kurulum aşaması tamamlanmış olur ve program aktif olarak kullanılmaya başlanabilir.

Sistem işletmeni bölümünün kapsamı ERP sisteminin büyüklüğüne göre değişir. Bu nedenle burada her ERP sisteminde olması muhtemel maddeler üzerinde durulacaktır.

Sistem işletmeni bölümü terminal, rol, grup ve kullanıcıların tanımlandığı, yetki ve sınırların belirlendiği, firma bölümleri, dönemleri, ticari ve çalışma bilgileri ile bunlara ait adres, banko kodları, ödeme şekilleri bilgilerinin girildiği bölümdür. Terminaller, firmada ERP sistemine bağlantı kurabilen bilgisayarlardır. Organizasyonel yapı içinde kullanıcılar gerçekleştirdikleri işlere göre farklı gruplar altında toplanabilir (Resim 3.27). Genel olarak gruplandırma, kullanıcıların çalışma bölümlerine, yaptıkları işe ve işte sahip oldukları sorumluluk alanlarına göre gerçekleştirilir. Terminallerde çalışan kullanıcıların tanımlandığı ve kullanıcılara bağlı olduğu grupların atandığı, bölümdür (Resim 3.31).

Sistem üzerinde yapılan tüm işlemlerin kayıt altına alınması, herhangi bir hata veya hatalı işlem gerçekleşmesi durumunda oluşan hatanın hangi işlemde ve ne zaman gerçekleştiğini bulmak için önemlidir. Log sistemleri aynı zamanda kullanıcıların gerçekleştirdiği işlemlerin hangi kullanıcı tarafından ve ne zaman yapıldığını da kaydetmektedir. Özellikle büyük çaplı, çok kullanıcısı olan işletmelerde kullanıcıların ve gerçekleştirilen işlemlerin takip edilmesi önemlidir. Log sistemleri sadece hata takibi için kullanılmamaktadır. Sistem yapılan tüm işlemlerin bize gerçekleşme süresi hakkında bilgi verebilmektedir. Kayıt altına alınan bu verilerin analiz edilmesi ile bir sürecin ne kadar sürdüğü, kimlerin bu işlem için ne kadar çalıştığı gibi bilgiler verebilmektedir. Bu veriler sayesinde bir işlemin gerçekte ne kadar zamanda, kaç kişinin çalışması ile biteceği belirlenebilmektedir. İş süreçlerinin tamamlanma sürelerinin gerçek değerlere uygun verilerden elde ediliyor olması, bundan sonraki süreçler için gerçekleştirilen planların gerçeğe daha yakın yapılmasını sağlamaktadır.