Ünite 1: İşletmelerde Bilgi Sistemleri

İşletmelerde Bilginin Önemi

İşletme, insan ihtiyaçlarını karşılayacak mal veya hizmetlerin üretilerek emek, sermaye ve doğal kaynakların kar amacıyla bir araya getirildiği sistemli bir şekilde faaliyet gösteren ekonomik kişiliktir. İşletmelerin kurucusu olan bilgi sahibi bu kişilere girişimci denir.

İşletmelerin başarıya ulaşabilmesi için, bulunduğu ortamı etkileyen faktörleri en kısa sürede ve iyi bir şekilde değerlendirmesi gerekmektedir. İşletmecilik ortamını etkileyen bu faktörler özetle aşağıdaki gibi sıralanabilir.

• Sosyo-Politik Gelişmeler
• Küreselleşme
• Teknoloji

Sosyo-Politik Gelişmeler: Günümüz insanlarının artan eğitim düzeyleri, yaşam kaliteleri ve tüketim bilinçleri, işletmelerin de çevreye ve insan haklarına önem vermesini, sosyal duyarlılıklarının yüksek olmasını gerektirmektedir.

Küreselleşme: Günümüzde küreselleşmenin etkisiyle dünya üzerindeki tüm işletmeler ve insanlar, herhangi bir işletmenin rakipleri, tedarikçileri, çalışanları veya müşterileri haline gelmiştir.

Teknoloji: Günümüzde teknolojinin gelişmesiyle üretim, tüketim ve iletişim daha hızlı ve ucuz hale gelmiştir.

Sistem olarak işletme; bütün işletmeler birtakım girdileri istenilen çıktılara dönüştürürken birtakım faaliyetler gerçekleştirir. Bu faaliyetler dizisine “işletme süreci” veya “iş süreci” denir.

İşletmenin Fonksiyonları; Fonksiyonel bir biçimde organize olan işletmeler, birbirleriyle yakın ilişkili faaliyetlerin bir arada toplandığı departmanlardan (veya fonksiyonlardan) oluşur. Günümüz işletmelerindeki başlıca departmanlar (veya fonksiyonlar) aşağıda verilmiştir.

• Satın Alma ve Depolama Departmanı (Fonksiyonu)
• Üretim / Operasyon Departmanı (Fonksiyonu)
• Araştırma-Geliştirme Departmanı (Fonksiyonu)
• Pazarlama-Satış Departmanı (Fonksiyonu)
• İnsan Kaynakları Departmanı (Fonksiyonu)
• Muhasebe – Finansman Departmanı (Fonksiyonu)
• Bilgi Sistemi Departmanı (Fonksiyonu)

Günümüzde bir işletmenin başarısı iş süreçlerinin ve fonksiyonların yürütüldüğü departmanların işletmecilik ortamını etkileyen sosyo-politik gelişmeler, küreselleşme ve teknolojiye uygun tasarımını gerektirmektedir. Bu durum da iyi bir yönetimle sağlanır. Yönetim, planlama, örgütleme, yönlendirme, koordinasyon ve kontrol faaliyetlerinin gerçekleştirildiği bir süreçtir. Yönetim sürecinin başındaki kişi “yönetici” olarak adlandırılır.

İşletmede karar verme; Zihinsel bir süreç sonucunda, çeşitli alternatifler arasından birini seçme sürecine karar verme denir. Karar verme süreci aşağıdaki aşamalardan oluşur.

1. Amacı ve sonucu net bir biçimde belirlemek,
2. Mümkün olan tüm bilgileri toplamak,
3. Mümkün olan tüm alternatifleri oluşturmak,
4. Her bir alternatifin artı ve eksilerini oluşturmak,
5. Karar vermek,
6. Kararı uygulamak.

Kararlar yapısal olmayan, yarı yapısal ve yapısal kararlar şeklinde üç grupta toplanabilir.

İşletme organizasyonu içerisinde önemli kararlar yöneticiler tarafından verilir. Yöneticiler bulundukları kademeler itibariyle üst düzey, orta düzey ve alt (işlemsel) düzey yöneticiler olarak sınıflandırılırlar. İşletme organizasyonunun farklı seviyelerinde farklı kararlar verilirken farklı bilgilere başvurulmaktadır. (Sayfa: 7, Şekil 1.2)

Üst düzey yöneticiler genel olarak işletmenin uzun dönem geleceği üzerine (yapısal olmayan) odaklanır. Orta düzey yöneticiler genel olarak üst düzey yöneticilerin kararlarının hayata geçirilmesine (yarı yapısal) odaklanır. İşlemsel (alt) düzey yöneticiler genel olarak işletmenin günlük, normal faaliyetlerine (yapısal) odaklanır.

İşletmelerde Bilgi Sistemleri

Sistem; Veri, belirli bir olayı tanımlayan ham durumdaki gerçekler veya biçimlerdir.

Bilgi, bir bütünlük içerisinde, bir anlam ifade edecek ve fayda sağlayacak şekilde biçimlendirilmiş veya biçimlendirilmemiş verilerdir.

Sistem , belirli bir veya birden çok amacı gerçekleştirmek için, uyumlu bir biçimde bir araya gelmiş veya getirilmiş, birbirleriyle etkileşen işlevsel parçaların oluşturduğu bir bütündür. Bir sistemin başlıca temel özellikleri şunlardır:

• Bütün sistemler önceden belirlenmiş en az bir amacı yerine getirmek için oluşturulmuştur.
• Bütün sistemler en az iki parçadan oluşur.
• Bütün sistemler girdi (input), süreç, çıktı (output) mekanizmasına sahiptir.
• Sistemi oluşturan her bir parçanın kendisine özgü bir işlevi vardır.
• Bütün sistemler, sistemi oluşturan hiçbir parça için geçerli olmayan, ancak parçaların oluşturduğu bütün için geçerli olan özel niteliklere sahiptir.

Sistemler oluşumuna göre “doğal sistemler” ve “yapay sistemler” olmak üzere iki temel gruba ayrılır.

Bilgi Sistemi; Bilgi sistemi (BS), herhangi bir organizasyonda karar vermede ihtiyaç duyulan bilgiyi sağlamak amacıyla oluşturulan sistemlerdir.

Bilgi sisteminin özellikleri şu şekilde sıralanabilir:

• Bilgi sistemleri gereken bilgiyi, gerek duyan kişilere, gerektiği zamanda, gerektiği miktarda ve gerektiği şekilde sağlamak amacıyla oluşturulur.
• Bilgi sistemleri insanoğlu tarafından oluşturulmuş yapay sistemlerdir.
• Bilgi sistemleri mekanik ve/veya bilgisayar destekli işlevsel parçalardan oluşur.

İşletmelerde kullanılan bilgi sistemleri; günümüzde işletmelerde kullanılan bilgi sistemleri aşağıdaki altı temel unsuru içermektedir.

• Donanım; işlemci, ekran, klavye, yazıcı, tarayıcı gibi alet ve cihazlar ile disk, bunların hafıza kartları gibi yan parçalarının geneline verilen isimdir.
• Yazılım; bilgisayar temelli cihazların kendilerine verilen görevleri gerçekleştirebilmeleri için gerekli programların genel ismidir. Yazılımlar sistem yazılımları ve uygulama yazılımları olarak ikiye ayrılır.
• İletişim ağı; bilgi sistemini oluşturan cihazlar› birbirlerine bağlayan ve bilginin transferine imkan veren yapının genel adıdır.
• Veri tabanı; ihtiyaç duyulduğunda kullanılacak organize veri topluluğudur.
• Süreçler; Arzu edilen çıktıyı elde etmek için sistemi oluşturan donanım, yazılım, iletişim ağı ve veri tabanının nasıl kombine edileceğini açıklayan talimatlardır.
• İnsan; Bilgi sisteminin diğer unsurlarını çalıştıran, kullanan, yöneten veya çıktısını alan kişidir.

Bu unsurlardan oluşan bilgi sistemleri “işletme organizasyonunu destekleyen bilgi sistemleri” ve “işletme çalışanlarını destekleyen bilgi sistemleri” olarak iki ana grupta toplanabilir.

İşletme organizasyonunu destekleyen bilgi sistemleri; işletme organizasyonunu destekleyen bilgi sistemleri aşağıdaki şekilde üç ana grupta toplanabilir;

• İşletme Organizasyonunun Belli Bölümlerini Destekleyen Bilgi Sistemleri
• İşletme Organizasyonunun Tamamını Destekleyen Bilgi Sistemleri
• Organizasyon Gruplarını Destekleyen Bilgi Sistemleri

İşletme çalışanlarını destekleyen bilgi sistemleri; işletme çalışanlarını destekleyen bilgi sistemleri aşağıdaki şekilde dört grupta toplanabilir.

• Büro Otomasyon Sistemleri –BOS
• İşletme İstihbarat Sistemleri-İİS
• Uzman Sistemler-US
• Gösterge Panelleri- GP

Muhasebe bilgi sistemi; muhasebe, işletme organizasyonunun bir fonksiyonudur. Muhasebe bilgi sistemi ise işletme hakkında karar verme durumunda olan iç ve dış kullanıcıların ihtiyaç duyduğu muhasebe bilgilerini sağlamak amacıyla, birbirleriyle etkileşen işlevsel parçaların oluşturduğu bütündür. Muhasebe bilgi sistemi (MBS)’nin özelliklerini şu şekilde sıralayabiliriz:

• MBS, insanoğlu tarafından oluşturulmuş yapay bir sistemdir.
• MBS, işletmenin muhasebe fonksiyonuna özel bir “Fonksiyonel Alan Bilgi Sistemi”dir.
• MBS’nin amacı işletme içi ve işletme dışı kullanıcılara muhasebe bilgisi üretmektir.
• MBS, mekanik ve/veya bilgisayar destekli işlevsel parçalardan oluşur.
• MBS bir bütün olarak, MBS’nin işlevleri olan finansal bilgileri etkileyen işlemlerden elde edilen bilgileri toplamak, işlemek ve saklamak gibi görevleri yerine getirir.
• MBS, tüm bilgi sistemleri gibi girdi, işleme, çıktı ve saklama aşamalarından oluşan bir süreçtir.

MBS, üç temel alt sistemden oluşmaktadır;

• İşlem Süreçleme Sistemi (İSS)
• Büyük Defter Sistemi (BDS) / Finansal Raporlama Sistemi (FRS)
• Yönetim Raporlama Sistemi (YRS)

İşlem süreçleme sistemi (İSS); MBS’nin alt sistemi olarak İSS, ekonomik olayların, finansal işlemlere dönüştürülmesine, finansal işlemlerin yevmiyeye kaydedilmesine ve elde edilen finansal bilgilerin işletme personeline iletilmesine imkân tanır.

İSS, aşağıdaki üç iş süreç grubundan oluşur;

• Harcama Süreçleri:
  • Satın alma süreci
  • Ödeme süreci
  • İnsan kaynakları süreci
  • Duran varlıklar süreci
• Dönüştürme Süreçleri:
  • Maliyet muhasebesi süreci
  • Üretim süreci
• Hasılat Süreçleri:
  • Satış süreci
  • Satış iadeleri süreci

Büyük defter sistemi (BDS) / Finansal raporlama sistemi (FRS); büyük deftere gelen verilerin çoğunluğu işletmenin gerçekleştirdiği finansal nitelikli işlemlerden elde edilir. Bu veriler büyük defterdeki hesapları güncelleştirmek için BDS tarafından işleme tabi tutulur. FRS, finansal kaynakların durumunu ve kaynaklardaki değişimleri ölçümler ve raporlar.

Yönetim raporlama sistemi (YRS); işletmenin idaresinde ihtiyaç duyulan finansal bilgileri YRS üretir. YRS’nin ürettiği bilgileri kullanarak işletmenin farklı kademelerindeki yöneticiler bir yandan işletmenin rutin faaliyetlerin üstesinden gelir ve faaliyetlerini planlamak ve kontrol etmekle uğraşır.