Ünite 7: Raporlama Sistemi

Raporlamaya Duyulan İhtiyaç

İşletmenin paydaşları işletmelerde iyileştirme yapmak için işletmeler üzerinde bazı kararlar vermektedirler. Bu kararları verebilmeleri için ihtiyaç duydukları bilgiler muhasebe bilgi sistemleri tarafından üretilir. Üretilen bu bilgiler ise işletme paydaşlarına çeşitli raporlarla aktarılır. Teknolojik gelişmelerin de etkisiyle günümüz bilgi sistemleri hem işletme içine hem de işletme dışına bilgi akışı sağlayabilmektedir. Kurumsal Kaynak Planlaması sistemleri işletmelerde bütünleşik bir yapı oluşturarak doğru güvenilir ve anlaşılabilir tam bilginin üretilip raporlanmasını sağlar.

KKP Sistemleri İle Raporlama Sistemleri İlişkisi

Kurumsal Kaynak Planlaması (KKP) sistemleri işletme içerisinde mevcut finansal ve finansal olmayan tüm bilgilerin bütünleştirilmesini sağlayan bir bilgisayar yazılımıdır. Bu yazılım işletmeye gelişmiş raporlama teknikleri sunarak aşağıdaki olanakları işletmelere sunar:

• Yerel network veya web arayüzleri aracılığıyla internet üzerinden sınırsız raporlama yapılması.
• SQL komutları ile raporlamada yüksek performans sağlama.
• HTML, XML, XBRL, Excel, Staroffice, txt formatlarında raporlama yapabilme
• Planlama, organizasyon, yürütme, kontrol, satın alma, depolama, üretim, satış, lojistik, muhasebe, finans, insan kaynakları vb. fonksiyonlardaki bütün iş süreçlerinin eş zamanlı ve entegre çalışması ve bunlarla ilgili online bilgi çekme ve rapor hazırlama.

Büyük Defter Sistemi (BDS) / Finansal Raporlama Sistemi (FRS)

Büyük Defter Sistemi (BDS) ve Finansal Raporlama Sistemi (FRS) muhasebe bilgi sistemlerinin alt sistemleridir.

Büyük defter sistemi; işletmenin tüm varlık, yabancı kaynak, öz kaynak, gelir, gider, maliyet unsurlarındaki değişmelerin izlendiği yerdir.

Büyük defter sistemi; işletmenin varlık ve kaynaklarının dağılımını gösterir finansal durum tablosu, gelir tablosu, satışların maliyeti tablosu, nakit akım tablosu, fon akım tablosu, öz kaynak değişim tablosu, kâr dağıtım tablosu ve yasal olarak hazırlanması gereken diğer tablolar gibi tüm finansal raporların hazırlanabilmesi için gereken bilgiyi üretecek varlık, kaynak, gelir, gider, maliyet ve nazım hesapları bünyesinde bulundurması gerekmektedir.

Büyük defter sisteminde işletmenin mali karakterli tüm işlemlerinin izlenebilmesi için yeterli sayı ve detayda hesap açılmalıdır. Bu sistemin amaca uygun olarak çalışması, işlem süreçleme sistemi ile etkileşimine bağlı olacaktır. S:122 Şekil 7.1’e göre büyük defter sisteminin işleyişi finans ana verileri modülü, hesap planı, dönemler,işlem türleri, işlem programları ve ilişkili işlemler gibi verilerden oluşmaktadır.

Finansal raporlama sistemi; ilgili verileri büyük defter sisteminden alarak işletme paydaşlarına işletmenin finansal durumu, faaliyet sonuçları ve finansal durumdaki değişmeleri hakkında bilgi sağlar.

Finansal raporlama sistemi kullanılarak hangi finansal tabloların nasıl üretileceği yasal düzenlemelere, Türkiye Muhasebe Standartlarına (TMS) ve işletme sahiplerinin ihtiyaçlarına göre yönetim tarafından belirlenir. Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu muhasebe standartlarında finansal tabloların sahip olması gereken özellikleri ve hazırlanma esnasında dikkat edilmesi gereken hususları belirtmiştir.

Finansal tabloların amacı; geniş bir kullanıcı kitlesinin ekonomik kararlar almalarına yardımcı olan işletmenin finansal durumu, finansal performansı, ve nakit akışları hakkında bilgi sağlamaktır. Bu kapsamda işletmelere:

• Varlıklar
• Borçlar
• Öz kaynaklar
• Gelir ve giderler
• Ortakların ortak olmaları sebebiyle yaptıkları katkılar ve ortaklara yapılan dağıtımlar
• Nakit akışları

gibi bilgileri sunar.

Türk Ticaret Kanunu’na göre hazırlanması gereken zorunlu finansal tablolar için Türkiye Muhasebe Standartları’ndaki düzenlemeler esas alınmaktadır. Finansal tablolar dışında sunulan raporlar ve tablolar TMS’lerin kapsamı dışındadır.

Finansal tablo hazırlanma esasları; Muhasebenin temel varsayımları, tahakkuk esası ve işletmenin sürekliliği olarak belirlenmiştir. Tahakkuk esasına göre finansal tablolar tahakkuk esasına göre hazırlanacağı varsayılmıştır. İşletmenin sürekliliği esasına göre tablolar, işletmenin devamlılığı ve öngörülebilir bir gelecekte faaliyetlerini sürdüreceği düşünülerek hesaplanır.

Finansal tabloların kullanıcılara faydalı olabilmesi için gereken niteliksel özellikler şunlardır:

Anlaşılabilirlik: Finansal tablolardaki bilgiler, asgari derecede muhasebe bilgisine sahip kişilerin anlayabileceği şekilde raporlanmalıdır.

İhtiyaca uygunluk: Finansal tablolarda yer alan bilgiler, kullanıcıların karar vermeleri esnasında ihtiyaç duyacakları bilgiler olmalıdır. Bir bilginin yanlış veya eksik açıklanması kullanıcının kararını değiştiriyorsa o bilgi önemli bilgidir. Önemlilik ilkesi, ihtiyaca uygunluğu destekler.

Güvenilirlik: Bilginin güvenli olması için hatasız ve tarafsız olması, işlem ve olayları gerçeğe uygun şekilde temsil etmesi ve kullanıcıların kararlarına dayanak olması gerekir.

Karşılaştırılabilirlik: Kullanıcıların işletmenin finansal durumundaki değişiklikleri takip edebilmeleri için finansal tablolar gerek kendi içinde, gerek sektör içinde karşılaştırılabilir olmalıdır. Bu karşılaştırma, işletmenin kendisini geçmiş dönemleriyle kıyaslamasına ve aynı dönemde diğer işletmelerle kıyaslamasına olanak sağlamalıdır.

Yönetim Raporlama Sistemi

Yönetim raporlama sistemi muhasebe bilgi sisteminin bir alt sistemidir. İşletme yönetimi için gerekli raporları üretir. Kurumsal Kaynak Planlaması’ndaki yönetim raporlama sistemi kararlarda kullanılacak bilginin en faydalı formatta sistemden çekilmesini sağlar.

Yönetim bilgi sistemi ise, bir örgütün yönetiminde kullanılan bilgilerin doğru olarak işlenmesini ve doğru olarak zamanında gerekli yerlere iletilmesini sağlayan bir sistemdir.

Yönetim raporlama sistemini etkileyen faktörler; yönetim raporların sayısı, kapsamı veya türü yasalarca belirlenmiş değildir. Fakat bir yönetsel raporun etkili ve faydalı olabilmesi için belirli nitelikleri taşıması gerekmektedir. Bunlar:

Uygunluk: Raporda sunulan bilgiler yönetimin doğru kararlar almasını sağlar nitelikte olmalıdır.

Özetleme: Bilgi alt yönetimden üst yönetime gidildikçe daha özetlenmiş hale gelmelidir.

İstisnalara dikkat çekmek: Doğru kararlar verilmesi açısından raporlarda kontrol altında olmayan veya kontrolden çıkma ihtimali bulunanlar açıkça belirtilmelidir.

Doğruluk: Maddi hatalı bilgiler yöneticinin yanlış karar vermesine ve rapora olan güvenin azalmasına sebep olacağından bu hatalardan kaçınılmalıdır.

Tamlık: Karar sürecinde ihtiyaç duyulan tüm bilgiler raporda yer almalıdır.

Zamanlılık : Raporlardaki bilgi ait olduğu zaman diliminin sonuçlarını yansıtmalıdır.

Kısalık: Raporlar okuyucuların anlayacağı bir biçimde kodlamalar kullanılarak kısaltılmalıdır.

Esneklik: Yönetici raporlara müdahele ederek bazı değişiklikler yapabilmelidir.

Aşağıdaki gelişmeler yönetim raporlarının sayısı ve içeriğini değiştirmektedir:

Küresel işletme çevresi: Bir işletme eğer küresel boyutta çalışıyorsa bu işletmenin raporlama sistemi de buna göre gereken ihtiyaçları karşılamalı ve küresel rekabet için gereken niteliksel özellikleri içinde barındırmalıdır.

Yalın üretim: İşletmeler rekabette avantaj sağlamak için maliyet yönetim stratejilerinde dış kaynak kullanımını da göz önünde bulundurmaktadırlar. Bu manada yalın üretim işletmeler için önem gittikçe kazanmaktadır.

Yeni ekonomi: Gelişen teknoloji ile birlikte KKP sistemleri interneti kullanarak ERP sistemlerini daha fonksiyonel hale getirmiştir. Yönetim sistemleri ise KKP sistemi ile oluşan verileri stratejik yönetimin amaçları doğrultusunda kullanmaktadır.

Müşteri odaklılık: İşletme; müşterilere sunulan mal ve hizmetler için yaşam süreci analizi yapmalı, bu mal ve hizmetler için hedef maliyetleme yöntemi uygulamalı, müşteri memnuniyetini sağlayacak sistemler kurmalı ve tüm verileri kullanarak müşteri kârlılık analizleri ile rekabette avantaj elde etmeye odaklanmalıdır.

Stratejik yönetim muhasebesi: Gelişmiş ülkelerde daha başarılı bir şekilde uygulanan stratejik yönetim muhasebesi yaklaşımlarında uygulama sonuçları yöneticilere çeşitli yönetim raporları ile iletilmektedir.

Yönetim raporlama sistemince üretilen rapor ve bilgiler yöneticilerin verecekleri; fiyatlama ve vade, mamul üretimini dışarıda yaptırma, yeni bir yatırıma başlama, satış, alış, bir başka işletme ile birleşme, işletmenin tasfiyesi, personel alımı ve çıkarımı vb. kararları vermelerinde kullanılmaktadır.

Dünyanın en büyük KKP iş yazılımı şirketi olan SAP’a ait modüller ve sistemden alınan yönetsel raporlar şu şekildedir:

Finansal Muhasebe (Financial Accounting-FI): Diğer tüm SAP modülleri ile eş zamanlı entegrasyona sahip bu uygulamanın fonksiyonel uygulama alanları; genel muhasebe, satıcılar muhasebesi, müşteriler muhasebesi, sabit kıymetler muhasebesi, konsolidasyon, özel defterler, bütçe yönetimi ve seyahat masrafları yönetimidir.

Maliyet Muhasebesi ve Kontrol (Controlling-CO): Genel Gider Kontrolü, Ürün Maliyetlendirme ve Kârlılık Analizi bu modülün en önemli bileşenleridir.

Nakit Yönetimi (Treasury) ve Elektronik Bankacılık (EBanking): Nakit yönetimi modülünde işletmeye ait likit değerler ile kısa dönemli alacak ve borçlar bir zaman cetveli üzerinde raporlanır. E-bankacılık uygulaması ile işletmeler bankadaki hesap özetlerini SAP sistemine otomatik işleme imkanı bulur.

Üretim Planlama (Product Planning-PP): Üretim kaynaklarının etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasını, üretim ve planlama süreçlerinin sağlıklı ve koordineli biçimde yürütülmesini sağlar.

Malzeme Yönetimi (Material Management-MM): Bir işletmenin malzeme ihtiyaç planlaması, satın alma, stok yönetimi, lojistik ve fatura yönetimi süreçlerini kapsar.

Satış ve Dağıtım (Sales and Distribution-SD): Satış ve dağıtımla ilgili yapılan tüm işlemler ve sonuçları ile ilgili raporlar bu sistemden alınabilmektedir.

Kalite Yönetimi (Quality Management-QM): Temel olarak kalite planlama, kalite kontrol ve kalite denetimi işlevlerini içerir.

Depo Yönetimi (Warehouse Management-WM): Mal girişinden mal çıkışına kadar depodaki tüm süreçler bu modül ile gerçekleştirilir.

Bakım-Onarım (Plant Maintanence-PM): Bu modül işletmelerde bakım ve onarım işlemlerinin kayıt altına alınmasını, takip edilmesini, planlamasını ve maliyetlerinin kontrol edilmesini kapsar.

Müşteri Servisi (Customer Service-CS): İşletmenin müşterilerine verdiği bakım ve onarım hizmetlerinin kayıt altına alınmasını ve planlamasını sağlamaktadır.

Proje Yönetimi (Project System-PS): Yatırım projeleri, pazarlama projeleri, satış ve dağıtım projeleri, bakımonarım projeleri gibi çeşitli projelerin yürütülmesi için tüm iş ve işlemlerin yapılmasını ve ilgili raporların alınmasını bu modül sağlar.

İnsan Kaynakları Yönetimi (Human Capital ManagementHCM): Bir personelin işe alınmasından itibaren personel ile ilişkili olabilecek tüm süreçlerini içerir.

KKP sistemleri tek bir veri tabanına bağlı çalıştığı için bu sistemlerde yöneticiler standart rapor formatlarının yanı sıra kendi raporlarını da tasarlayıp sistemden alabilirler.