Ünite 3: Muhasebe Bilgi Sistemindeki Veri Akış Diyagramı

Veri Kavramı

Veri, çeşitli küçük parçacıklar, rakamlar harfler, isimler ve özel simgelerin bir araya gelerek oluşturduğu ve günümüzde ses, video, harita belge gibi nesnelerden oluşan bütündür. Örneğin bir tedarikçiye ilişkin adres, telefon numarası, isim ve ürün portföyü gibi bilgilerin hepsi veri olarak nitelendirile bilinir. Bu tip verilere yapısal veriler denmektedir. Ayrıca resim, video ve ses dosyası gibi verilerde multimedya veriler denmektedir. (s:35 Tablo 3.1)

Verinin geleneksel tanımının artık yeni bir gerçeklik yansıtması için genişletilmesi gerekir. Veri tabanları bugün yapılandırılmış verilerin yanı sıra belgeler, harita, fotoğraf, ses ve video parçaları gibi nesneleri saklamak için de kullanılır. Örneğin, satıcının verit abanı müşteri iletişim bilgileri ve bir fotoğraf içerebilir. Ayrıca en son ürün hakkında bir ses kaydı veya video klip içerebilir. Bu tip veriler yapısal olmayan veriler ya da multimedya verileri olarak adlandırılır (s:36 Şekil 2, Şekil 3).

Veri Hiyerarşisi

Bilgisayar ortamındaki muhasebe verileri, mantıksal bir yapı içerisinde organize edilen verilerdir. Bu organizasyonun içerisindeki veri hiyerarşisi küçükten büyüğe doğru şu şekildedir: Veri (Parça Harf-RakamSimge)—Karakter—Veri Alanı—Kayıt—Dosyalama— Veri tabanı. (s:36 Şekil 3.4)

İlk aşamada bilgiler küçük rakamlar ve sayılardan oluşur. İkinci düzeyde tekbir karakter özelliğini tanımlamak için bu harf sayı ve küçük parçalar birleştirilerek karakteri temsil eden bir veriye dönüştürür.

Üçüncü aşamada bir veri alanın (Nitelik, Sütun veya Alan da denmektedir.) oluşturulması için bir kaç karakter birleştirilir ve bir işyeri adresi veya e-mail adresi gibi bir nitelik oluşturulur. (s:37 Şekil 3.5)

Dördüncü aşamada veri alanları eksiksiz bir kayıt oluşturmak için birleştirilir. Örneğin bir müşteriler dosyasındaki bir müşterinin bilgileri gibi.

Veri hiyerarşisinin beşinci düzeyinde ortak kayıtlar bir takım veya dosyayı oluşturur. Bu dosya ilgili kayıtların bir listesini içeren dosyadır. En sonunda tüm bu dosyalar tam bir veri tabanı oluşturur.

Veri Akış Diyagramı

Veri akış diyagram, bir sisteme ait olan girişlerin, süreçlerin, veri akışının ve veri depolarının görsel olarak ifade edilmesidir. (s:38 Şekil 3.6)

Veri akış diyagramındaki girişler, modellenmiş sistemin sınırdaki, bilgi kaynağını ve hedefleri gösteren, dış nesnelerdir. Veri akış hatları, veri akışının yönünü (sisteme giren veya sistemden çıkan veri yönü gibi )gösteren oklarla belirtilmiş hatlardır. Veri akış diyagramındaki daire (Bazı yazarlar bu sembol için yuvarlak köşeli kareleri kullanmayı tercih ederler.) veriyi değiştiren ya da dönüştüren bir sistem gelişi ya da süreci ifade eder. Veri akış diyagramındaki süreçler, malları göndermek, kayıt güncelleme ya da müşteri siparişi alma gibi tanımlayıcı kelimelerle etiketlenmelidir. Sonuç olarak, veri akış diyagramları bir mağaza veya veri deposunu temsil etmek için bir dizi paralel çizgiler ya da açık dikdörtgen kullanılabilir. Eğer veriler kalıcı olarak saklanacaksa bir veri deposu sembolü kullanmak zorunludur.

Sistem denetçileri veri akış diyagramlarını yoğun olarak sistemin mantıksal unsurlarını göstermede kullanılırlar. Fakat bu teknik fiziksel sistemi göstermede kullanılmaz. Başka bir ifade ile veri akış diyagramları hangi mantıksal görevlerin yapıldığını gösterirken, nasıl yapıldığını ve onları kimlerin yaptığını bilmezler. Örneğin; veri akış diyagramı, satış onay işleminin iç kontrol hedefleri ile uyumlu olarak hesap işleminden fiziksel olarak ayrılıp ayrılmadığını göstermez.

Mantıksal ve Fiziksel Veri Akış Diyagramları: Veri akış diyagramları mantıksal ve fiziksel olmak üzere ikiye ayrılır. Mantıksal veri akış diyagramı sistemin süreçlerini, veri depolarını, sürecin içine ve dışına gerçekleşen veri akışını gösteren bir sistemin grafiksel temsilidir. Fiziksel veri akışı ise sistemin nasıl uygulandığını gösterir. Veri akış diyagramlar, sistemin mantıklı, bir modelini fiziksel taahhütlerden bağımsız inşa etmesine yardım eder. (s:39 Tablo 3.2)

Veri Akış Diyagramının İlkeleri

Veri akış diyagramının genel ilkesi, bir sistemin alt sistemlere ayrılabilir olması ve böylece alt sistemlerinde daha alt düzeyde sistemlere ayrılacak olmasıdır.

Her bir alt sistem kendisindeki verinin işleme tabi tutulduğunu veya bir faaliyet alanını gösterir. En düşük düzeydeki işlemler ise artık ayrıştırılamaz.

Bir sürecin giriş ve çıkışı olduğu gibi bir sisteminde giriş ve çıkışları olmalıdır. Veri, çevreden sisteme girer; veri, sistemin içinde süreçlerin arasında akar ve veri, sistemden çıktı olarak üretilir.

Veri Akış Diyagramı Çizimi için Kullanılan Yöntemler

Aşağıdaki kurallar veri akış diyagramlarını daha iyi oluşturma, anlaşılır yapma ve basit hataları göz ardı etme şansı sağlar:

• Yüksek seviyeli şemalarda detaylardan kaçınılmalıdır.
• Her mantıksal veri şeması beş ile yedi arasında işlem dairesi kapsar.
• Değişik veri akışları değişik isimlerde olmalıdır.
• Bütün veri stokundan veya veri stokundan bir akış olmalıdır.
• Bir dosya geçici olsa bile bunu veri akış diyagramının içinde bulundurmak genellikle istenen bir durumdur.
• Var olan sistemin veri işlemini yapan personel veya departmanlar sınıflandırılmalıdır.
• Sistem bilgilerinin son alıcılarının çoğunun sınıflandırılması gerekir.

Muhasebe Bilgi Sitemi

Günümüzde evrimsel bir süreci yaşamakta olan muhasebe, geleneksel olarak yaptığı işletme eylemlerini kayıtlama, sınıflama, özetleme ve raporlama işlevlerini de korumaktadır. Muhasebenin bu işlevinin temelinde muhasebe, işletme içindeki ve dışındaki kişilere gereksinim duydukları bilgilerin sağlanması amaçlanmaktadır. Bu amacı yerine getirmeye yöneltilmiş muhasebe işlevi, ham veriyi finansal bilgiye dönüştüren bir grup bileşenden oluşan gerçek anlamda bir bileşendir. (s:42 Şekil 3.8)

Bilgisayar teknolojilerinin gelişmesi tüm sistemleri etkilediği gibi muhasebe bilgi sistemini de etkisi altına almıştır Fakat bu sistemlerin temel yapılarında hiçbir değişiklik olmamaktadır. Sistemler arasındaki farklılığı ortaya çıkaran sistemdeki bilgi işlem faaliyetleri ve kullanılan teknolojilerdir. Genel olarak muhasebe bilgi sisteminin unsurları şunlardır (s:42 Şekil 3.9):

• Kullanıcılar
• Veri kaynakları
• Veri toplama
• Veri işleme
• Veri tabanı yönetimi
• Bilgi üretimi
• Geribildirim.

Kullanıcılar: Dış kullanıcı ve iç kullanıcı olarak ikiye ayrılırlar. Dış kullanıcılar; alacaklılar, hissedarlar, potansiyel yatırımcılar, düzenleyici kurumlar, vergi daireleri, tedarikçiler ve müşterilerden oluşmaktadır. İç kullanıcılar ise yönetici ve personelden oluşmaktadırlar.

Veri Kaynakları: Hem iç hem de dış kaynaklardan sistemin içerisine gelen finansal işlemlerden oluşan verilerdir. Dış finansal işlemler organizasyonlar için en yaygın veri kaynaklarındandır.

Veri Toplama: Veri toplama bilgi sisteminin ilk operasyonel aşamasıdır. Veriler işletme girmeden önce maddi hatalardan arındırılmış olmalıdır. Bu aşama, pek çok açıdan sistemin en önemli aşamasıdır. Çünkü örgüt içerisinde maddi hatalardan arınmamış güvensiz ve hatalı bilgi üretme riski vardır. Bunun oluşması kullanıcılar tarafından yanlış eylemlere ve hatalı kararlara yol açabilir. Veri toplamada iki temel kural vardır. Bunlar uygunluk ve etkinliktir. Bilgi sistemine sadece uygun veriler çekilmelidir. Etkin bir veri toplama aşamasında sadece bir kez veri toplanır. Bu veriler daha sonra birçok kullanıcı tarafından kullanılabilir.

Veri işleme: Toplanmış veriler bilgi için işlenmeye ihtiyaç duymaktadır. Bu işlemler matematiksel algoritmalar, satış tahminleri veya muhasebe uygulamaları gibi işlemler olabilirler.

Veri Tabanı Yönetimi: Veri tabanı yönetiminde üç temel kural vardır. Bunlar depolama, silme ve geri almadır. Depolama, yeni gelen veriyi veri tabanına aktarmaktır. Geri alma, veri tabanındaki bir veriyi kullanmak için tekrar çağırmaktır. Silme, veri tabanındaki eski veya gereksiz veriyi tamamen kaldırmaktır.

Bilgi Üretimi: Düzenleme, biçimlendirme ve kullanıcılara bilgi sunma işlemidir. Faydalı bilginin aşağıdaki beş temel özelliği vardır:

Uygunluk: Bir rapor veya belgenin içeriği bir amaca hizmet etmelidir.

Güncellik: Bilgi karar alma eyleminden daha eski olmalıdır.

Doğruluk: Bilgi materyalleri hatalardan arındırılmış olmalıdırlar.

Bütünlük: Karar almak veya görev için ulaşılan bilginin hiçbir parçası eksik olmamalıdır.

Özetleme: Bilgi sistemi, kullanıcının ihtiyacına göre gruplandırılmış, düzgün ve kısa bilgi sunmalıdır.

Geri Bildirim: Bir verinin kaynağı olan sisteme geri gönderiliş şeklidir. Geri bildirim iç geri bildirim ve dış geri bildirim olarak ikiye ayrılır.

Muhasebe Bilgi Sisteminde Veri Akış Diyagramı

Muhasebe bilgi sistemi tarafından üretilen bilginin karar vericiler için en iyi şekilde ve süratle kullanılabilmesi için ihtiyaca uygun, anlaşılabilir, güvenilir, eksiksiz, objektif, karşılaştırılabilir ve zamanında düzenlenmiş olması gerekmektedir. Bu bilginin olmaması yönetimin bütün işlevlerinde aksaklıklar meydana getirecektir. Özellikle yönetimin ilk işlevi ve diğer işlevlere alt yapı oluşturan planlamanın yapılmasını olanaksız hâle getirmektedir. Dolayısıyla muhasebe bilgi sistemi, yönetimin karar almasını önemli ölçüde etkileyen ve yönlendiren bir özelliğe sahip olduğu söylenebilir. (s:44 Şekil 3.10)
Muhasebe bilgi sisteminde veri akışı; girdi, işlem ve çıktı aşamalarından oluşmaktadır

Girdi aşaması işletmenin faaliyet göstermesi sonucu ortaya çıkan ticari evrakların muhasebe fişlerine dönüşmesini göstermektedir. Bir başka deyişle dış kaynaklardan toplanan verilerin sistemin süreçlerine dahil etme olayıdır. İşlem aşamasında ise girilen ticari evrakların oluşturduğu muhasebe fişleri sistem tarafından otomatik olarak yevmiye defterine ve büyük defterine işlenmektedir.

Son olarak çıktı aşamasında ise, gerek işletme içi varlıklar gerekse de işletme dışı varlıklar için ihtiyaç duyulan mali ve ticari raporlar ortaya çıkarılmaktadır. Bu aşamada işletmelerin devlete göstermek ve ödemek zorunda oldukları bir takım vergi, resim, harç gibi ödeneklerin listesi de alınabilir.