Ünite 8: Standart Reçeteler ve Maliyet Kontrolü

Giriş

İşletmeleri birçok kritere göre gruplandırmamız olasıdır. İşletmeleri en temel ayrım olan üretilen mal ve/veya hizmet çeşidi yönünden gruplandırdığımızda, mal üreten işletmeler, ticaret işletmeleri ve hizmet üreten işletmeler olarak üçe ayırabiliriz. İşletmelerde maliyetlerin belirlenmesi ve kontrolü anlamında, değerlendirilen işletmenin üretim türü önem kazanmakta, kullanılan teknikler de yine bu ayrıma göre detaylanmaktadır. Yiyecek içecek işletmelerinde gıda maddesi üretimi yapan işletmelerin yanında gıda maddeleri ticareti yapan işletmeler de bulunmakta, ancak maliyet analizi ve kontrolüne mutfak hizmetleri açısından bakıldığında hizmet işletmeleri gündeme gelmektedir.

Maliyet Kavramı

Bir mamul veya hizmetin edinilmesi için, o dönem içinde yapılan harcamalarla, daha önceki dönemde yapılan harcamalardan o mamul ve hizmetin edinilmesinde katlanılan fedakârlıkların parasal tutarı maliyet olarak adlandırılır.

Maliyetler işletmenin faaliyet hacmi ile ilişkisine göre; değişken, sabit, karma ve yarı sabit olmak üzere dört ana başlıkta toplanabilir. Değişken maliyetler: Faaliyet hacmindeki değişmelerle doğrudan doğruya ilişkili olan değişken maliyetler faaliyet hacmi ya da üretim düzeyi arttıkça artar, faaliyet hacmi ya da üretim düzeyi sıfır olduğunda sıfır olurlar. Sabit maliyetler: Faaliyet hacmindeki değişmelerden etkilenmeyen maliyetlerdir. Bu maliyetler, faaliyet hacmi ne kadar artarsa artsın faaliyet hacmine bağlı olmayan ve toplam olarak sürekli sabit kalan maliyetlerdir. Sabit maliyetlerin bir kısmı yönetilemeyen (yapısal) maliyetler, bir kısmı ise yönetilen (programlanmış) maliyetlerden oluşur. Karma maliyetler: Yarı değişken maliyet olarak da adlandırılan karma maliyetler, içeriğinde hem sabit hem de değişken maliyet özelliğini barındırırlar. Yarı sabit maliyetler: Kademeli olarak da adlandırabileceğimiz bu maliyetler, faaliyet hacminin belirli aralıklarında ani değişimler gösterirler.

Maliyet Tahmin Fonksiyonu

Maliyet davranışını en iyi şekli ile bir matematiksel fonksiyonda görebiliriz. Bu davranışın matematiksel fonksiyon olarak ifade edilebilmesi için öncelikle davranışı ifade edebilecek bir bağımsız değişkene (hacim ölçüsü) ihtiyacımız olacaktır. Bu değişken belirlendikten sonra, doğrusallık varsayımı altında söz konusu maliyet davranışı;

• TM = Toplam Maliyet
• TSM = Toplam Sabit Maliyet
• b = Birim Değişken Maliyet
• x = Faaliyet Hacmi olmak üzere
• TM = TSM + b (x) şeklinde ifade edilebilir.

Temel Maliyet Bileşenleri

Bir mamulün üretiminde kullanılan temel maliyet bileşenlerini, ilk madde ve malzeme maliyetleri, işçilik maliyetleri ve genel üretim maliyetleri olarak üç bölümde incelenebilir.

İlk madde ve malzeme unsurlarını ilk madde, yardımcı madde ve işletme malzemesi şeklinde sıralayabiliriz.

İlk maddeler; mamulün içerisine giren ve bir mamulün özünü oluşturan, üzerinde emek ve üretim işlemleri yoluyla değişiklikler yapılabilmesine olanak sağlayan nesnelerdir. Yardımcı maddeler; mamulün içerisine girmesine karşılık mamulün özünü veya temel yapısını oluşturmayan, bir birim mamul içinde ne kadar kullanıldığını saptamanın teknik olarak çok zor olduğu veya bunu doğru olarak saptamanın, yarattığı faydanın üzerinde olduğu maddelerdir. İşletme malzemeleri mamulün üretilmesi sürecinde yararlanılan, ancak mamulün içerisine katılmayan, işletme faaliyetlerinin yürütülebilmesi ve üretimin sürdürülebilmesi amacıyla kullanılan, ilk madde ve yardımcı maddeler dışındaki tüm unsurlardır. Mamulün üretimi amacıyla kullanılarak tüketilen her türlü madde ve malzemenin parasal ifadesinin, üretim maliyetleri içinde, ilk madde ve malzeme gideri olarak açıklanması gerekir. Madde ve malzeme giderlerinin içine satın alma dışında nakliye, sigorta, taşıma ve komisyon maliyetlerinin girmesi söz konusudur. Bu maliyetler, mamullerle ilişkisi açısından sınıflandırıldığında; direkt ilk madde ve malzeme giderleri ve endirekt ilk madde ve malzeme giderleri olmak üzere iki ana başlıkta toplanabilir. Bir mamulle doğrudan ilişkilendirilebilen ilk madde ve malzeme giderlerine direkt ilk madde ve malzeme gideri denir. Bir mamulle dolaylı olarak ilişkilendirilebilen yardımcı ilk madde ve işletme malzemesi giderine endirekt madde ve malzeme gideri denir. Endirekt ilk madde ve malzeme giderleri üretim sürecinde kullanılmış fakat bir mamule doğrudan aktarılamayan madde ve malzeme giderleridir.

İşçilik maliyeti kavramı, “bir mamulün ya da hizmetin üretilmesinde kullanılan ya da bu üretime yardımcı olan emeğin parasal tutarını” ifade eder. İşçilik maliyetleri sınıflandırılırken öncelikle üretim faaliyetleri ile ilişkisine göre “üretim faaliyetleri ile ilgili işçilik giderleri” ve “üretim dışı faaliyetlerle ilgili işçilik maliyetleri” olarak iki bölümde incelenmektedir. Üretim faaliyetleri ile ilgili işçilik maliyetlerini direkt işçilik maliyetleri ve endirekt işçilik maliyetleri olmak üzere iki bölümde inceleyebiliriz. Direkt işçilik maliyeti, “üretilen mamullere doğrudan doğruya yüklenebilen ve mamulün temel yapısını oluşturan, ilk madde ve malzemenin biçimini, yapısını ve niteliğini değiştiren maliyetlerdir” şeklinde tanımlanmaktadır. Endirekt işçilik maliyeti, “mamullerin üretiminde kullanılan, direkt işçilik dışında kalan ve bu mamullere doğrudan yüklenmeleri olanaksız olan işçilik maliyetleridir”. Endirekt işçilik maliyetleri; “yardımcı işçilik maliyetleri” ve “yönetim işçilik maliyetleri” olmak üzere ikiye ayrılır. Üretim Dışı Faaliyetler ile İlgili İşçilik Maliyetleri, üretim maliyetleri ve dolayısıyla birim üretim maliyeti ile ilişkilendirilmeyip dönem sonunda işletme kârından düşülmektedir. İşçilik maliyetlerinin temeli ve özü ücrettir. Ücret; kök ve eklerden oluşur. Kök Ücret, “işçiye çalışmanın karşılığı yapılan ödemeleri” temsil eder. Ek ücret ise; “mevzuat ve sözleşmeler gereği ya da isteğe bağlı olarak, kök ücrete yapılan ilaveler” den oluşur.

Üretimde kullanılan kaynaklar iki veya daha fazla mamul tarafından birlikte kullanıldığında ve bu kaynağın faydası bu mamuller tarafından paylaşıldığında, kaynağın maliyeti genel maliyet olarak ifade edilir. Bunlardan üretimle ilgili olanlara genel üretim maliyetleri adı verilir. Direkt ilk madde malzeme maliyeti dışındaki tüm malzeme maliyetleri ve direkt işçilik maliyetleri dışında kalan tüm işçilik maliyetleri genel üretim gideridir.

Maliyet Kontrolü

Maliyet kontrolü, gerçekleşen maliyetler ile gerçekleşmesi gereken maliyetleri karşılaştırarak işletmenin şeffaflaşmasını sağlamayı ve karlılığın arttırılmasına yönelik gerekli önlemleri almak üzere işletme yönetimine sunmayı amaçlamaktadır. lerin kontrolü; maliyet türleri açısından, maliyet merkezleri açısından maliyet taşıyıcıları açısından yapılabilir. Maliyet kontrolünde kullanılan araç ise temelde bütçeler olmaktadır. Yiyecek – içecek işletmelerinde kontrol sürecinin aşamaları; satın alma kontrolü, tesellüm kontrolü, depolama ve dağıtım kontrolü, üretim kontrolü, gelir kontrolü şeklindedir.

Maliyet Hesaplama Yöntemleri ve Maliyet Sisteminin Oluşturulması

Maliyet sistemi; maliyetlerin kapsamı, nitelik ve hesaplanış şekliyle ilgili birtakım maliyet hesaplama yöntemlerinin bir arada kullanılması ile oluşur. Diğer bir anlatımla maliyet sistemleri çeşitli maliyet hesaplama yöntemlerinin birleşiminden oluşur. Bu nedenle maliyet sisteminden söz edebilmek için, değişik açılardan gruplandırılan üç grup maliyet yönteminden en az bir yöntemin alınarak harmanlanması gerekmektedir.

Maliyet kapsamına göre maliyet yöntemlerini tam maliyet yöntemi, değişken maliyet yöntemi, normal maliyet yöntemi ve asal maliyet yöntemi (direkt maliyet yöntemi) olarak sıralayabiliriz. Maliyetlerin saptanma zamanına göre maliyet yöntemlerini fiili maliyet yöntemi, tahmini maliyet yöntemi ve standart maliyet yöntemi olarak sıralayabiliriz. Maliyetlerin saptanma şekline göre (üretim biçimine göre) maliyet yöntemlerini sipariş maliyet yöntemi ve safha (evre) maliyet yöntemi olarak sıralayabiliriz.

Standart Maliyetler ve Standart Reçeteler

Standart maliyetlemede, maliyetler, faaliyetten önce geçmiş deneyimler ve üretim verilerine göre bilimsel yöntemlerle saptanmaktadır. Bu yöntemde belirli bir dönemde üretilmesi planlanan ürünün maliyeti, üretim öncesinde hesaplanabilmektedir. Hesaplanan (dönem başı) standart maliyetler ile gerçekleşen (dönem sonu) maliyetler arasındaki farkların ve sapmaların da ortaya konulması gerekmektedir. Bir yiyecek – içecek işletmesinin menüsü özel ürünler yanında genel ürünleri de barındırıyorsa, işletme yönetimi ve piyasa tarafından belirlenen standart maliyetler kullanılabilir. Piyasa tarafından belirlenen standartlar genellikle mevsimsel özelliklere göre hazırlanan (kısa yaşam süreli) menü kalemlerine, işletme yönetimince belirlenen standartlar ise (uzun yaşam süreli) genel menü kalemlerine uygundur.

Yiyecek-içecek işletmelerinde kullanılan standart maliyetler;

• Direkt maliyetlere ilişkin standartlar (Malzeme miktarı ve fiyatı ile işçilik miktarı ve fiyatı standartları),
• Genel üretim giderleri standartlarıdır

Standart Yiyecek Maliyetleri için bir kontrol sistemi oluşturularak standart reçeteler ve standart porsiyon büyüklüğü belirlenmelidir. Standart reçete kullanımı, malzeme miktarının kontrolünü kolaylaştırarak ürünün her seferinde aynı özellikte olmasını sağlar. Porsiyon miktarının standart olması, hazırlanan yiyeceklerin gramaj ve adet olarak, içeceklerin ölçek olarak her seferinde aynı olması anlamındadır. Bir yiyecek işletmesinin mönü oluşturabilecek yemek tarifleri olabilir, ancak üretilecek porsiyon sayısının talep miktarından az ya da çok olması işletme verimliliğini düşürecektir.

Yiyecek-içecek işletmelerinde standart reçetelerin hazırlanma ve uygulama amacı, belli bir yemeğin her zaman nasıl yapılacağı, kullanılacak malzemelerin neler olduğu, hangi miktarlarda kullanılacakları ve porsiyon maliyetinin ne olacağının önceden ortaya konmasıdır. Standart reçeteler, maliyet kontrolünde bu nedenle önem kazanmaktadır. Standart reçeteler, tek bir porsiyon yemekte kullanılan ham madde miktarının az olması, maliyet belirlemenin zorluğu nedeni ile misli şekilde (1020 porsiyon gibi) hazırlanır. Standart reçetede belirlenen malzeme miktarları değişmez.

Standart reçetelerin hazırlanmasında dikkat edilmesi gereken unsurlar şunlardır:

• Gramaj: Kullanılacak malzemelerin miktarı.
• İçerik: Yemeğin yapımında hangi malzemelerin kullanıldığı
• Pişirme Tekniği: Yemeğin nasıl ve nerede pişirileceği,
• Sunum: Müşteriye yemeğin hangi şekilde ve hangi garnitürlerle sunulacağı

Standart reçete hazırlık aşamaları şunlardır:

1. İlk olarak personel ile birlikte mönüler belirlenir.
2. Öncelikle düşünülen tarifler için anlaşılabilir kartlar hazırlanmalıdır.
3. Standartlaştırılacak tariflerde tüm detaylar belirlenmelidir.
4. Servis veya porsiyonlama yapacak personele standart porsiyon miktarı açıklanmalıdır.
5. Mönü, hazırlayacak olanlar ile görüşülmeli, bütün detayların anlaşıldığından ve uygulandığından emin olunmalıdır.
6. Bir kontrol listesi hazırlanarak, üretimle ilgili bilgiler not edilmelidir.
7. Ürün verimi açısından deneme çalışmaları doğru programlanmalıdır.
8. Ürün, üretim aşamasında kontrol edilmelidir.
9. Ürünün uygulama aşamasında üretim kayıplarına dikkat edilmelidir.
10. Hedeflenen miktar ve verimde sonuç alana kadar denemelere devam edilmelidir.
11. Standartlaştırma aşamalarındaki gözlem ve sorunlar sıklıkla gözden geçirilmelidir.
12. Oluşturulan reçeteler ve yemek fotoğrafları arşivlenmelidir.
13. Reçete güncellemede hazırlama ve pişirme sürecinin her aşamasında yemeğin görünüş ve miktarı kontrol edilmelidir.

Standart İçecek Maliyetlerinin hesaplanması, maliyet bileşenlerinin az olmasından dolayı daha kolaydır. Satın alma fiyatı aynı kaldığı sürece maliyet ve satış fiyatında değişikliğe gidilmez. İşletmeler içeceklerde maliyet belirlerken, genellikle fireleri de hesaba katarak, 1-2 cl fazlalığı dikkate almaktadırlar.

Genel üretim giderlerini, direkt ilk madde malzeme maliyeti dışındaki tüm malzeme maliyetleri ve direkt işçilik maliyetleri dışında kalan tüm işçilik maliyetleri şeklinde tanımlamıştık. Genel üretim giderleri ile üretilen mamuller arasında doğrudan bir ilgi kurulamaması nedeni ile bunlara ilişkin standartların belirlenmesi malzeme ve işçilik unsurlarını barındıran direkt maliyetlere oranla daha zordur. Genel üretim giderlerinin yıl içerisinde dalgalanmalar göstermesi, düzensiz dağılması nedeni ile mamullere dağıtım anahtarları yardımıyla yüklenmeleri gerekmektedir.

Genel Üretim Gideri Yükleme Oranı = Bütçelenen Yıllık Genel Üretim Gideri / Üretim Birimi

Burada göz önünde bulundurulması gereken önemli bir konu da dağıtım oranının hesaplanmasında verilen üretim birimidir. Eğer işletmede tek bir ürün üretilip satılıyorsa, ya da satılan ürünlerin fiyatları aynı veya birbirine yakınsa bu hesaplama yapılabilecek, farklı fiyatlarda ürün satışı yapılıyorsa bu durumda üretim birimi ya da porsiyon sayısı yerine yıllık satış rakamı dikkate alınmalıdır. Genel üretim maliyetleri için hesaplamalarda yıllık değerler dikkate alınmakla birlikte, özellikle yiyecek ve içecek işletmelerinde bu değerlerin çok sık değişmesi nedeni ile standart maliyetler aylık, hatta haftalık olarak güncellenmelidir.

Standart reçetelerin yararlarını şu şekilde sıralamak olasıdır:

• Mönüdeki yemeklerin maliyetleri doğru olarak belirlenir.
• Personel değişiklikleri yiyecek ve içecek kalitesi ve maliyeti üzerinde fazla etkili olmaz.
• Gereksinim duyulan ürünlerin alımında yol göstererek satın alma işlemlerini kolaylaştırır.
• Başlangıç aşamasında hazırlanmaları zaman almakla birlikte uzun dönemde önemli maliyet avantajı sağlar.
• Yemeklerin tadı, görünümü ve maliyetinde standartlaşma sağlar.
• İş gücü maliyetini azaltır.
• İş planlaması önceden hazırlanmış standartlara göre yapıldığından personele bağımlılık ortadan kalkar.
• İşe alınan personelin eğitiminde ve uyum sorunlarının giderilmesinde yardımcı olur.
• Her zaman standart görünüm ve kalitede sunum sağlar.
• Mönü planlamasında yardımcı olur.
• Etkin maliyet hesaplamalarına olanak sağlaması nedeni ile fiyatlama politikalarına da yardımcı olur.
• Satılan yemek türleri ve porsiyonları maliyetler ve fiyatlar açısından değerleyerek, karar almada işletme yöneticilerine yardımcı olur.