Ünite 8: Not Alma, Rapor ve Tutanak Hazırlanması

Giriş

Özel güvenlik görevlilerinin yetki ve sorumlulukları arasında üst arama, yakalama, arama, olay yerindeki delilleri koruma, zor kullanma, suça el koyma gibi genel kolluk görevleri de yer almaktadır. Özel güvenlik görevlisi, bu türden görevlerden birini ilgili mevzuat doğrultusunda ifa ettikten sonra ya çalıştığı birimdeki üstlerine ya da her hâlükârda genel zabıtaya müdahale ettikleri konuya ilişkin bilgiyi aktarırken usulüne uygun rapor ya da tutanak düzenlemek durumundadır.

Not Alma Nedir? Nasıl Yapılmalıdır?

İnsan hafızası, unutkanlık ile birlikte anılır. İnsan zamanla gördüğü, karşılaştığı olayları bir yere not etmediği ya da ara ara tekrar etmediği takdirde bilgiyi unutabilmektedir. Özel güvenlik görevlileri de ilgili mevzuat doğrultusunda kamu güvenliğinin sağlanması adına toplum içerisinde (özelde çalıştıkları yerlerde) ortaya çıkacak birçok olaya müdahale etmek durumundadır. Bu olaylar esnasında olayları olabildiğine tanımlayacak şekilde notlar almalı ve bu notları yazıya dönüştürmelidir ki alınan notlar hem özel güvenlik görevlisinin işini doğru yapmasına yardımcı olacaktır hem de bu notlar ile oluşturulacak rapor, tutanak vb. yazıların ortaya konulmasında doğru ve tam bilgi ile genel kolluğun işini kolaylaştıracaktır.

Not Almanın Tanımı ve Amacı

Not Almanın Tanımı

Not alma, görme, koklama, dokunma, duyma ve tat alma organlarımızla hafızamızda algılanan bilgilerin yazılı olarak kayıtlara geçirilmesidir.

Not Almanın Amacı

Not almak, görevli ekibin gözlemlerinin eksiksiz ve tam olarak yazıya geçirilmesini, yerine getirilen görev ve yapılan işlerin zamanının sürekli olarak kaydedilmesini sağlar. Alınan talimatlar, mesajlar ve olaylar, uygun ve etkili bir şekilde kaydedilebilir. En önemlisi de notların delil olarak sunulabilir ve soruşturmaya kaynak teşkil edebilir olmasıdır.

Not Alma Teknikleri

Alınan notlar, olay veya işlerin oluş sırasına göre düzenlenmeli; detaylar atlanmamalıdır. Olumsuzluklar ve alışılmadık durumlar mutlaka not alınmalı, konum ve yer belirten ifadeler kullanılırken sabit bir eşya baz alınmalı, yön ve mesafe mutlaka belirtilmelidir. Not alırken rapor veya tutanak tanziminde olduğu gibi kalemin değiştirilmemesine, silinti ve kazıntı yapılmamasına dikkat edilmelidir. Bütün notlar el yazısıyla alınır. Not alma, inceleme yapılırken veya incelemeden hemen sonra yapılır. Alınan notlar, her görev ve inceleme için şu özellikleri içermelidir: Tarih, göreve başlama zamanı, önemli telsiz mesajları veya tebliğleri, görev sırasında bağlantı kurulan şahısların isimleri, gerektiğinde kroki çizimi, hava durumu, aydınlık ve ışıklandırma durumu, görevin bitiş saati.

Eşkâl Tarifi Nedir? Nelere Dikkat Edilir?

Fiziki kimlik tespitinin ilk amacı, maddi gerçeğin bulunmasını sağlamaktır. Şüpheli ve sanığın doğru biçimde tespit edilmemesi hâlinde maddi gerçeğin ortaya çıkarılması mümkün değildir. Şüphelinin hatalı tespiti, yanlış kişi hakkında dava açılmasına; sanığın doğru tespit edilememesi, suç işlemeyen kişinin mahkûm olmasına neden olacaktır. Fiziki kimliğin tespitinin bir amacı da masumun korunması ilkesini hayata geçirmektir. Masumların korunması ancak, şüpheli ve sanığın kim olduğunun belirlenebilmesiyle mümkün olabilecektir.

Bir kişiyi diğerlerinden ayıran en önemli özelliklerden olan fiziki kimlik tespitinde beden ölçüleri, parmak izi, ayak izi vb.den dıştan en belirleyici olanlarının iyi bir gözlemle elde edilmesi işlemi, eşkâl tarifidir. Eşkâl, sözlükte dıştan görünüş, biçim ve kılık şeklinde tanımlanmaktadır. Eşkâl, sanığın belirgin özellikleridir. Bunlar cinsiyeti, yaşı, kilosu, yüz şekli, alın, çene, burun, kulak yapısı, ten rengi, saç ve göz rengi, ırkı, sesi, şivesi, giyinişi ve boyu, el, kol, bacak gibi insanı diğer insanlardan ayıran özellikler ve vücudunda değişmeyen bölgeleridir. Kişiye has ayırt edici özellikleri olan kekeme, zayıf iradeli, vücutta yara izi, alışılmışın dışında saç kesimi, leke, ben, çil gibi izler alışılmışın dışında giyim tarzı, burun, göz tikleri kişinin tanınmasına ve yakalanmasına faydalı olan bilgilerdir.

Eşkâl Biliminin Tarihsel Gelişimi

Selçuklu ve Osmanlı döneminde kentlerin asayiş ve güvenliğinden mesul olan kadılar, güvenliği temin etmek için ikamet yerinden ayrılan, başka yerlere gideceklere belge vermekte ve bu belgeleri bir deftere kaydetmekte idiler. Kriminalistik uzmanı Alphonse Bertillon’un Antropometri ölçüm sistemi, kişilerin fiziksel olgunluğa ulaştıktan sonra fiziksel ölçülerinin sabit kalacağı gerçeği üzerine kuruludur. Antropoloji olarak vücut, özellikle yüz hatları tarif edilerek eşkâl çizimleri oluşturulmuştur. Bundan önceki dönemlerde özellikle antropoloji biliminden yararlanarak antropometri yöntemi ile kişi karakterleri belirtilmeye çalışılmıştır.

Günümüz dünyasında suç işleme yöntemleri ve suçların işleniş şekilleri yönünden asimetrik bir artış ve çeşitlilik gözlemlenmektedir. Suç yöntemlerindeki farklılık ve suçluların suç işleme konusundaki deneyimleri sonuca yönelik alternatif polisiye çözümleri de zorunlu kılmaktadır. Son zamanlarda suçluların olay yerinde iz ve bulgu bırakmama hususundaki bilinçli hareketleri ile kapkaç, gasp, adam kaçırma gibi eşkâlin büyük önem kazandığı suç çeşitlerindeki artış Eşkâl Tespit Sisteminin önemini ortaya koymuştur. Bugün için kriminoloji bilimi, biometri ve bilgisayar desteği de alarak eşkâl tespit programı ve robot resmî çizme sayesinde oldukça önemli bir aşama kat etmiştir.

Eşkâl Tarifinde Nelere Dikkat Edilir?

Şüpheli, eşkâl tarifinde biliniyorsa isim, takma isim (lakap), cinsiyet, boy, kilo, göz rengi, saç rengi, ten rengi, kekemelik, vücutta yara izi, alışılmışın dışında saç kesimi, leke, ben, çil gibi izler, alışılmışın dışında giyim tarzı vb. kalabalık içinde şahsın bulunabilmesi için şahsa has veya onu diğerlerinden ayıracak kolay görülebilir vücut yapısı, yüz yapısı, kafa yapısı, alın, kaş, burun, ağız, çene, dudaklar, kulaklar, eller, ses ve davranış şekilleri gibi bazı özelliklere dikkat etmek gerekir.

Eşkâl tarifine benzer bir de eşya tarifi vardır. Eşya tarifi, bir kişinin kaybettiği veya çaldırdığı eşyasının bulunmasında, eşyasını diğerlerinden ayırmasında ve bulmasında yararlı olmaktadır. Tarif; çeşidi, markayı, modeli, ağırlığı, metal şeklini, kaplamasını ve ayrıca çizik, kırık, isim yazılı olma gibi diğerlerinden ayıran özellikleri de ihtiva etmelidir. Suçta kullanılan veya konusu suç teşkil eden eşya, malzeme, alet hakkında detaylı bilgiler alınmalıdır. Nesnenin cinsi, şekli, markası varsa seri numarası, üzerinde herhangi bir iz varsa belirtilir.

Rapor, Mesleki Rapor Yazma Usulü

Alınan notlardan sonraki aşama, bu olayı raporlama ya da tutanak hazırlama sürecidir. Yazılan yazının nevi (rapor, tutanak vb.) ne olursa olsun önemli olan; olayın açık, net, anlaşılır ve iyi bir şekilde resmî yazıya dönüştürülmesidir. İyi bir yazı yazabilmek için şu on ilkeyi göz önünde bulundurmakta fayda vardır:

• Cümleleri kısa tutunuz.
• Sade yazmayı karmaşık yazmaya tercih ediniz.
• Gereksiz kelimeleri yazınızdan çıkartınız.
• Kelime haznenizi zenginleştiriniz.
• Aktif yapı ve kişisel olmayan ifade kullanınız.
• Tasviri ifadeler kullanınız.
• Okuyucunun deneyim ve bilgileri ile bağlantı kurunuz.
• Konuştuğunuz gibi yazınız.
• Monoton yazmayınız.
• Açık ve maksadı sağlamak için yazınız.

Yazı yazma süreci iki seçenek hâlinde ele alınarak karşılaştırılabilir, yazı kolay bir şekilde hazırlanabilir:

1. Seçenek: Ön hazırlık aşaması, müsveddeyi temize çekme süreci, kontrol etme temize çekilen yazıyı düzeltme süreci ve hazırlanmış yazının son hâlidir.

2. Seçenek: Ön hazırlık aşaması, müsveddeyi yazma, kontrol etme, yazının son hâlidir. Resmî yazılar iletilmek istenen mesajın türüne göre genel olarak 12 grupta incelenebilirler. Bunlar; dilekçe, rapor, tutanak (zabıt), form yazıları, sözleşme, şartname, tezkere, müzekkere, mazbata, genelge, vekâletname ve diğer resmî yazılardır.

Rapor Nedir?

Herhangi bir konu, olay veya sorunla ilgili olarak yapılan araştırma ve incelemenin sonuçlarını belirtmek, varılan sonuçlarla ilgili değerlendirmeyi bildirmek amacıyla yazılan, yapılan bir görevin veya inceleme ve araştırma sonucunda bir sistem içinde ve üst makamlara sunmak üzere hazırlanan yazılara rapor denir. Raporlar, incelenen ve araştırılan herhangi bir konuda çeşitli bilgileri, belli şekil şartlarına göre içeren ve bir değerlendirme ile ilgililere sunan yazılardır.

Rapor Yazma Usulü

Rapor yazma aşamalarını şu şekilde ele almak ve açıklamak mümkündür:

• Verilerin ve/veya fikirlerin toplanıp sentez edilmesi,
• Raporun ana hatlarının (planının) hazırlanması,
• Raporun taslak hâlinde yazılması,
• Rapor taslağının incelenmesi ve geliştirilmesi,
• Rapora son biçiminin verilerek yazılması,
• Raporun kontrolü.

Bütün raporların amacı, ya bilgi vermek ya etkilemek veya kayda geçirmektir. Bu amacı, raporu yazacak olandan başka biri (örneğin yönetici) belirler. Raporun amacı anlaşıldıktan sonra sıra, raporu yazanın amacını yani hangi mesajı vermek istediğini belirlemeye gelir. Bu konudaki birkaç genel amaç şöyle sıralanabilir: •

• Açıklamak,
• Değerlendirmek,
• Betimlemek,
• Ön görmek,
• Gelişmeyi sergilemek,
• Bir konu hakkında ikna etmek,
• Bir faaliyette bulunmaya ikna etmek.

Rapor Türleri

Raporlar, yazılış amaçlarına, kullanım yerlerine göre çeşitlilik arz eder. Genel olarak raporları şu şekilde sınıflandırabiliriz: Gelişme (dönem) raporları, veri toplama raporları, teknik raporlar, bilimsel raporlar, iş raporları, değerlendirme raporları, bilirkişi raporları, mesleki raporlar, araştırma (inceleme) raporları ve müfettiş raporları.

Mesleki Rapor Nedir?

Mesleki raporlar, kolluk tarafından kullanılan, en önemli resmî yazı türlerinden biridir. Kolluk görevlerini ifa sırasında; bir olay, bir konu veya şahıs hakkında, yetkili amir veya üst makamlara bilgi vermek için düzenlediği, raporun niteliğine göre, düzenleyen görevlinin görüş ve önerilerinin de yer aldığı, imzalı yazılı belgelere mesleki rapor denir. Raporlar, genelde resmî bir makamın isteği üzerine yazılır. Gerektiğinde her memur yetkili amirine rapor yazabilir. Belirli zamanlarda veya belirli dönemlerde yazılan raporlar vardır. Günlük, her gün, sabah, akşam, nöbet değişimi, haftalık, aylık raporlarının zamanında hazırlanması önemlidir. Görevli memurlar tarafından düzenlenen raporlarda bu hassasiyet göz önünde bulundurulmalıdır. Çünkü TCK’nın 204. maddesinin son fıkrasında “Resmî belgenin, kanun hükmü gereği sahteliği sabit oluncaya kadar geçerli olan belge niteliğinde olması hâlinde, verilecek ceza yarısı oranında artırılır” hükmü yer almaktadır. Görünüşte önemsiz bile olsa her rapor, yazana adli yükümlülükler getiren ve daha önceden hiç düşünülmeyen sonuçlar doğurabilir.

Mesleki Rapor Yazma Usulü

Her raporun bir yazılış amacı olmalıdır. Yazılması ve okunması zaman kaybı olacağından hiçbir amaca hizmet etmeyen rapor yazılmamalıdır. Raporlar yazılım amacına uygun yazılmalıdır. Amacı belirlemek için “Raporu yazan kendine ben ne yazmak istiyorum” diye sormalıdır. Bu sorunun cevabı raporun amacını belirler. Mesleki rapor yazılırken dikkat edilecek hususlar şunlardır:

• Mesleki raporlar düzenlenmeden önce, düzenlenecek raporun konusu tespit edilmelidir.
• Raporların kime hitaben düzenleneceği tespit edilip bu doğrultuda rapor düzenlenmelidir.
• Rapor yazılacak konu, olay veya şahısla ilgili olarak gerekli ve yeterli bilgi toplanmalıdır.
• Toplanan bilgilerin tam, doğru ve gerekli bilgiler olduğundan emin olunmalıdır.
• Rapor, yazılmaya başlamadan önce raporun konusu, amacı ve eldeki mevcut bilgiler doğrultusunda rapor taslağı hazırlanmalı ve belirlenen bu taslak çerçevesinde raporun yazım işlemleri tamamlanmalıdır.

Mesleki Rapor Türleri

Mesleki raporlar yazılış amaçlarına göre çeşitli isimler alırlar. Bu raporlardan başlıcaları; inceleme raporları, araştırma raporları, olay bildirim raporları, değerlendirme raporları, takip-tarassut raporları, ekspertiz raporları, vukuat raporları, devir teslim raporları, özgeçmiş raporları, ön inceleme ve soruşturma raporlarıdır.

Tutanak Nedir? Tutanak Yazma Usulü

Tutanak, kolluk kuvvetinin görevini yürütürken icra ettiği görevini en iyi şekilde yansıttığı resmî yazılardır. TDK’da “Meclis, kurul, mahkeme vb. yerlerde söylenen sözlerin olduğu gibi yazıya geçirilmesi, belgelenmesi gereken bir durumu tespit edenler tarafından imzalanan belge, zabıt varakası, birçok kimsenin imzaladığı rapor, mazbata” şeklinde tanımlanmaktadır. Yasaların özel bir biçim aramadığı basit bir tutanakta, konu açıkça belirtilir ve tutanağın altı ilgililer tarafından imzalanır; genellikle rastlandığı üzere, bu tür yazının en üst kısmına “tutanak” ibaresi de konulabilir. Buna karşılık, yasalar bazen tutanakların neleri içereceğine ve düzenlenmesine ilişkin hükümler içermektedirler

Tutanaklar, hukukta ön görülen şartlara uygun düzenlendiği takdirde hukuki değer kazanmaktadır. Tutanaklar aksi sabit oluncaya kadar geçerli belgelerdir. Herhangi bir konuyla ilgili olarak söylenen sözleri, yaşanan olayları ve bunların sonuçlarını içeren metinlere tutanak denir. Tutanaklarda söylenenlerin, yaşananların ve bunların sonuçlarının hiç bir yorum ya da görüş içermemesi önemlidir. Tutanaklar resmî ve özel kurumların denetim görevlileri tarafından yasalara, mevzuata aykırı görülen tutum, davranışların ve olayların tespiti hâlinde düzenlenir.

Tutanakların Özellikleri

Tutanakları yazarken olayların anlatımı ve tutanakta eksiklik kalmaması adına genellikle dikkat edilmesi gereken birtakım hususlar vardır. Bunları şu şekilde sıralamak mümkündür:

• Yetkili memurlar tarafından düzenlenmiş olmalıdır.
• Tutanak kâğıdının nerede düzenlendiği, tutanak kâğıdında belli olmalıdır.
• Tutanak kâğıdı onu düzenleyenler ve orada hazır bulunup da tutanak kâğıdında adı geçenler tarafından imza edilmelidir.
• Tutanak kâğıdının düzenlendiği tarih ve saati belli olmalıdır.
• Tutanak kâğıdının düzenlenmesine sebep olan olayın maddî yönlerinin nerede, nasıl ve ne zaman meydana geldiğini belirtmek, ne için düzenlendiğini yazmak gerekir.
• Sanık varsa kimliğini ve hatta kaçtığı takdirde kolaylıkla bulunur düşüncesiyle sanığın eşkâlini, sanık belli değilse kimin olabilme ihtimali olduğunu, tutanak kâğıdı düzenlenirken kimin için düzenlenmişse o kimsenin kimliğini ve gerektiğinde eşkâlini de belirtmek gerekir.
• Görev icrası esnasında suç teşkil eden eşya, suçun ispatına yarayacak ayak ve el izleri, kan lekesi gibi eserler ve izler varsa, bunları da tutanak kâğıdında sayısını, cinsini durumunu, varsa numarasını, markasını, ne hâlde olduğunu göstermek suretiyle belirtmek gerekir.
• Kanunun hükmünü yerine getirmek veya yetkili bir makamdan verilen emri görev sebebiyle yerine getirmek için bir iş yapılmışsa düzenlenecek tutanak kâğıdında verilen emrin hangi makamdan verildiğini tarih ve sayısını, neden ibaret olduğunu ve kanunun hükümlerine uygun olarak hareket edilip edilmediğini de açıklamak gerekir.
• Tutanak kâğıdına daha başka hallerin ve şartların da yazılması gerekebilir. Gerekirse tutanak kâğıdında bu hâllerden de bahsetmeli ve olay aydınlatılmalıdır.

Tutanak Bölümleri Nelerdir?

Tutanaklarda şekil ve bölümleri hukukta tespit edilmiş herhangi bir şarta bağlı olmamakla birlikte, tutanakların daha düzenli ve anlaşılabilir olması ve görevli birimlerde hizmetin gereği olarak düzenlenen tutanaklarda yeknesaklığın sağlanabilmesi için şu bölümlerin yer alması uygun görülmektedir:

Başlık Bölümü

Tutanağın düzenleniş amacına uygun verilen adın yazıldığı bölümdür. Bu bölümde yazılan yazının ne tutanağı olduğu belirlenir. Tutanağın düzenleme amacını ve konusunu belirten isim kâğıdın ortasına tamamı büyük harflerle yazılır. Altı çizilmez.

Giriş Bölümü

Meydana gelen olayın; ne olduğu, yeri, tarihi ve saati, olayın kimden, nerede, nasıl öğrenildiği, olay yerine ne ile kiminle ve ne zaman gidildiği, olay yerine ilk gelindiğinde karşılaşılan durumun tespit edilip yazıldığı bölümdür.

Metin Bölümü

Bu bölümde tutanak düzenlenmesine konu olan işlem ve tespitler, olaylar, başlangıç gelişme ve neticeleri ayrıntılı olarak yazılır. Olayın nasıl başlayıp nasıl geliştiği, sebepleri, sanıkların, tanıkların, müştekinin, mağdurun olaydaki rolü, faaliyetleri, olay yerinin özellikleri, olayın birbiriyle ilişkisi gibi bütün teferruatı ile açıklanarak eksik ve noksan bir nokta kalmayacak şekilde yazılır. Daha sonra tutanağa konu olan işlemin yapıldığı yerin tam adresi (semt, sokak, bina, daire) yazılarak tespit edilir. Metin bölümünde olayın taraflarının (sanık, tanık, müşteki) kimlikleri ve kolay anlaşılması bakımından isimlerin önüne suçtaki sıfatları yazılır. Taraftarın iddia ve beyanlarına yer verilir.

Sonuç ve Tarih Bölümü

Bu bölümde; düzenlenen belgenin tutanak olduğu, düzenlendiği yer, taraflara okutulduğu, okuma bilmeyenlere okunduğu, imzadan çekinme varsa sebepleri, doğruluğunun anlaşılması üzerine birlikte imza altına alındığı, tutanağın düzenlendiği tarih ve saat yazılır.

İmza Bölümü

Tutanağı düzenleyen görevli memurlar ile tutanağın düzenlenmesinde hazır bulunan ilgili şahısların imzalarına ayrılan bölümdür. Tutanaklar en az iki görevli tarafından imzalanmalıdır. İmza bölümünde ilk önce isim, ismin baş harfi büyük diğer harfler küçük yazılmalı, soyadı ise büyük harflerle yazılmalıdır. İkinci sıraya unvan, üçüncü sıraya ise varsa rütbe yazılmalıdır. Tutanakların birden fazla sayfadan oluşması durumunda, imza bloku son sayfada açılır. Diğer sayfaların alt kısımları tutanağı imzalayan kişiler tarafından imzalanır veya paraflanır.

Tutanak Türleri

Kolluk tarafından yürütülmekte olan adli ve idari işlemlerle ilgili olarak değişik adlar altında tutanaklar düzenlenmektedir. Tutanaklar soruşturmanın akışı içinde düzenleniş özelliklerine, konularına ve yazılış amaçlarına göre çeşitlilik gösterirler. Düzenleniş amaçlarına göre isimler alırlar. Bunlardan bazıları şöyledir: Şikâyet Tutanağı, İhbar Tutanağı, İfade Tutanağı, Yakalama Tutanağı, Şüpheli İfade Tutanağı, Olay Yeri İnceleme ve Tespit Tutanağı, Görgü ve Tespit Tutanağı, Değer Tespit Tutanağı, Miktar Tespiti (Vezin) Tutanağı, Olay Tutanağı, Arama Tutanağı, Zapt Etme Tutanağı, Teslim Tutanağı, Yer Gösterme Tutanağı, Teşhis Tutanağı, Yüzleştirme Tutanağı, Yangın Tutanağı, Feragat Tutanağı, Suçüstü Tutanağı, Kapatma Tutanağı, Açma Tutanağı.

Görev değişikliğinde üzerine zimmetli demirbaş ve birim teçhizatları, göreve yeni başlayana DEVİR TESLİM TUTANAĞI düzenleyerek teslim edilir. Bazen tutanak düzenleme amacı kelime ile ifade edilmez. Yapılan işlemler çok uzun kelimelerle ifade edilir. Bu durumlarda yalnız “TUTANAK” başlığı kullanılır.