Ünite 4: Nakit ve Çek İşlemlerinin İzlenmesi

Nakit Kavramı

İşletmenin finansal yönetiminde nakit yönetimi ön plana çıkar. Likidite; elde bulunan aktiflerin kısa sürede nakde dönüşebilmesine denir. Bir işletmenin en likid değerleri nakit para ve nakit gibi kullanılan varlıklar olan banka mevduatı ve çeklerdir.

Nakit kavramı içerisinde ulusal para ve ülke parasına dönüşebilen yabancı paralarda olabilir. Nakit, Kasa hesabında izlenir. Nakit, bir işletmenin sahip olduğu Türk Lirası ve yabancı para şeklinde hazır değerleri ifade eder. Bunlar işletme kasasında olabileceği gibi banka hesaplarında da olabilir.

Nakit gibi kullanılan başka unsur da sınırlı şekilde borçlanma olanağı sağlayan kredi kartı kullanımıdır. Diğerlerinden farkı, kullandıkça varlıklardaki azalmadan ziyade borçlardaki artış anlamına gelmesidir.

Ödeme Tahsilat Yöntemleri ve Araçları

İşletmeler mal ve hizmet alım satımını ya peşin ya da vadeli yaparlar, ticari işlemleri kolaylaştırmak için ödeme ve tahsilatta değişik araçlar geliştirilmiştir. Bunlar; nakit, banka, kredi kartı, çek ve senettir. Nakit, banka mevduatı ve çekler Tekdüzen Hesap Planında ‘hazır değerler’ hesap planında yer alır.

Nakit Tahsilat ve Ödemeler:

Nakit , ödeme aracı olarak elde hazır bulundurulan, kağıt veya madeni para cinsinden değerlerdir. Nakit kavramı içerisinde yabancı paralar ve bu para cinsinden değer taşıyan menkul kıymetler de yer almaktadır. Nakitte artış olduğunda kasa hesabına ‘borç’ yazılır ve nakitte azalma olduğunda ise hesaba ‘alacak’ yazılır.

Banka Hesaplarının Kullanımı:

İşletmeler ihtiyaçlarından fazla olan parayı ticaret bankalarında açtıkları hesaplarda tutabilirler.

Banka Mevduatı, işletmenin elindeki nakit fazlasını ticari bankalarda açtırdığı hesaplara yatırmasıyla oluşur. Havale, paranın aynı bankanın şubeleri arasındaki transferine denir. Farklı bankalar arasındaki transfere EFT yani elektronik fon transferi denir. İşletmenin bankalardaki vadesiz mevduat hesabı ‘Bankalar’ ana hesabında izlenir.

Kredi Kartı, bankalar ve çıkartmaya yetkili kuruluşların müşterilerine belirli limitler dahlinde açtıkları kredilerle, nakit kullanmadan mal ve hizmet alabilmeleri, nakit kredi çekebilmeleri için verdikleri ödeme aracıdır. Kredi kartı sayesinde alıcıların cebinden alışverişte para çıkmaz. Kart sahibi bankaya borçlanır. Satıcı tarafına satış sonrası kasasına para girmese de banka hesabına girecektir. Tekdüzen hesap planında kredi kartlı satışlar genellikle Diğer Hazır Değerler hesabında izlenir. Satıcı bankadan parasını belirli bir vadede alacaksa, bu alacağın Ticari Alacaklar grubunda Kredi Kartından Alacaklar isimli bir hesapta izlenmesi uygun olur.

Çek İşlemleri:

Çek, Hukuksal olarak bir ödeme aracıdır. Yasal olarak çek vadesiz bir ödeme aracıdır. Çek, bir bankaya hitaben yazılmış ve Türk Ticaret Kanununda (TTK) belirtilen hükümlere göre düzenlenmiş, ödeme emri niteliğindeki kıymetli evraktır. Elinde çek olan bir kişi istediği zaman bankaya gidip nakde dönüştürebilir.

Çek uygulamalarında keşideci, muhatap ve hamil (lehdar)olarak üç taraf bulunur. Keşideci çeki düzenleyen kişi, muhatap çeki borçlu adına ödeyen banka şubesi, hamil ise çeki elinde bulunduran alacaklıdır.

Çek karneleri bankalardan verilir, firmanın ya da kişinin mevduat hesaplarında yeterli bakiye bulundurması gerekir, çek düzenlenirken uyulması gereken esaslar vardır.

Ciro, çeki elinde bulunduran tarafından, çeki devralana çek bedelini tahsil, çeki ödeyecek bankaya da ödeme sorumluluğunun verilmesidir. Ciro yapana ciranta denir.

Muhasebe işlemlerinde iki tip çek vardır; alınan çekler, verilen çekler. Alınan çekler, İşletmenin müşterilerinden aldığı ve üzerinde alacak hakkının bulunduğu çeklerdir. Verilen çekler, bunlara borç çekleri veya firma çekleri de denir, işletmenin borcuna karşılık düzenlediği çeklerdir.

Senet İşlemleri:

Senet, Hukuksal olarak bir ödeme aracıdır, istenildiği anda bankaya gidilerek paraya dönüştürülemez çünkü senette vade vardır. Vadesinden önce senet tahsil edilmek istenirse üzerine işleyecek faizden vazgeçilir. Bu işleme piyasada senet kırdırma işlemi denir. Senetler, vadeli alışverişte kullanılır ve tahsili beklenen müşteri senetleri ‘ticari alacaklar’ hesap grubunda izlenmektedir.

Nakit ve Benzerlerinin Önemi

İşletme sermayesinde likite önemli bir yere sahiptir. İşletme sermayesi para ve benzeri varlıklar (bankalar, çekler), menkul değerler, alacaklar ve stoklar gibi varlıkların toplamından oluşur. Kısaca çalışma sermayesi veya işletme sermayesi döner varlıkların toplamından oluşur. Net çalışma sermayesi dönen varlıklar ile kısa vadeli borçlar arasındaki fark olarak hesaplanır.

Nakit İşlemleri ve Belge Akışı

Satış işlemi veya satın alma işleminde (S:84,Şekil 4.2) ‘de gösterildiği gibi süreç; taleple başlar, teklifin hazırlanması ile devam eder, sipariş verilmesi, irsaliye, fatura ve muhasebe fişinin kesilmesi ile son bulur.

I.Satış Talebi, alıcı tarafından istenen ürünler ve miktarları işletmeye elektronik ileti olarak gönderilir. Satıcı firmanın kullandığı yazılımın ekranında ileti görünür. Böylece alıcılar isteklerini kolayca iletmiş olurlar.

II. Satış Teklifi, işletmeye gelen satın alma talebine olumlu veya olumsuz cevap verilebilir. Üretim departmanı ile iletişime geçilerek cevap verilir. İşletme ekranına düşen satış teklifini sorumlu kişi ekranındaki satış teklifleri listesine tıklayarak görebilir. Satış siparişi tuşuna tıklayarak siparişi oluşturur.

III. Satış Siparişi, yazılımda Satış Yönetimi/Listeler/Satış Siparişleri listesinden görüntülenebilir. Satış siparişi, işletmenin satmayı kabul ettiği siparişlerdir. Bundan sonraki aşamada ‘Satış İrsaliyesi Oluştur’ tuşlanarak irsaliye oluşturulur.

IV. Satış İrsaliyesi, Malın işletmeden çıktığı malın taşınması sırasında taşıtta bulunması gereken belgedir. Satış irsaliyeleri, Stok Yönetimi/Hareketler/Satış İrsaliyeleri adresinde bulunur.

V. Satış Faturası, Satılan hizmet veya mal için düzenlenen ticari evraktır. Satış faturalarına Fatura Modülü/Mal Satış Faturaları adresinden ulaşılabilir. Faturanın tamamı ödenecekse Tahsilat Makbuzları Finans Yönetim/ Hareketler/Cari Hareketler/Tahsilat Makbuzları adresinden bulunabilir. Kasadaki son duruma ilişkin bakiye sorgulaması istendiğinde: Finans Yönetim/Kasa Kartları Tanımları/Kasa Kartları Listesi/ adreslerine gitmek gerekir. Alıcı taraf banka havalesi veya EFT ile para gönderirse: Finans Yönetim/Hareketler/Cari Hareketler/Gelen Havale adresinden giriş yapılabilir.

Alıcı kredi kartıyla işlem yaptığında Finans Yönetimi/Hareketler/kredi Kartları/Kredi Kartları Tahsilat Fişi adresinden giriş yapılabilir.

Çek İşlemlerinin Uygulanması

LUCA yazılımında çek ve senet işlemleri ‘Finans Yönetimi’ modülünden yönetilir.

Çek İşlemlerinin Tanımlanması:

Çekleri; alınan çekler, verilen çekler, alacak senetleri ve borç senetleri şeklinde kategorilere ayrılır. Çek veya senetlerin izlendiği ana hesaplar saptanır.

Yazılımda Finansal Yönetim/Çek Senet Kasa Kart Tanımları/ Çek Senet Kasa Kart Kategorileri adresinden kart tanımları yapılabilmektedir.

(S:96,Şekil 4.16) verilen ‘alınan çek’ işlemleri aşağıda verilmiştir:

• Giriş
• İşlem Bordrosu Ciro
• İşlem Bordrosu Teminata Çıkış
• İşlem Bordrosu Tahsilata Çıkış
• İşlem Bordrosu İade Edildi
• İşlem Bordrosu Kayıp
• İşlem Bordrosu Karşılıksız
• İşlem Bordrosu İcraya Verildi
• İşlem Bordrosu Bankadan Tahsil Edildi
• İşlem Bordrosu Kasadan Tahsil Edildi
• İşlem Bordrosu Kasa Transferi
• İşlem Bordrosu Cirodan İade Alındı

Alınan Çeklerin Girişi:

Finansal Yönetim/Çek Senet İşlemleri/Alacak Çekleri/Giriş adresinden ulaşılan ekran yardımıyla, alınan çekleri yazılıma girmek için iki aşamalı bir yol izlenir.

Alınan Çeklerin Tahsilatı:

Yazılımda Finansal Yönetin/Çek Senet İşlemleri/Alacak Çekleri/ İşlem Bordrosu Kasadan Tahsil Edildi kısmından yapılır.

Çek bankaya tahsile verilmişse Finansal Yönetim/Çek senet İşlemleri/Alacak Çekleri/İşlem Bordrosu tahsilata Çıkış adresinden erişilebilir.

Bankaya tahsile verilen çek tahsil edilerek, banka mevduat hesabına yatırıldığında Finansal Yönetim/Çek Senet İşlemleri/Alacak Çekleri/İşlem Bordrosu Bankadan Tahsil Edildi adresinden ulaşılabilir.

Alınan Çeklerin Teminata Verilmesi:

Alınan çek bir bankaya teminat olarak verilip karşılığında da kredi alınırsa Finansal Yönetim/Çek Senet İşlemleri/Alacak Çekleri/İşlem Bordrosu teminata Çıkış adresinden yapılır. Alınan Çeklerin Cirosu: (S:104, Şekil 4.24)’teki ekranda Finansal Yönetim/Çek Senet İşlemleri/Alacak Çekleri/İşlem Bordrosu Ciro adresinden erişilir.

Alınan Çeklerin Transferi:

Çek ve senet işlemlerinde kasalar arası transferde yapılabilir. Bunun için Finansal Yönetim/Çek Senet İşlemleri/Alacak Çekleri/İşlem Bordrosu Kasa Transferi adresinden erişilebilir.

Verilen Çeklerle İlgili İşlemler:

Tekdüzen Hesap planında verilen çekler hesabı adıyla geçen, satıcılara işletmenin banka hesaplarından ödenmek üzere vermiş olduğu çeklere, yazılımda Borç Çekleri ismi verilmiştir. Borç Çekleri kategorisinde (S:107, Şekil 4.27) de görüldüğü üzere, aşağıdaki işlemler yer alır.

• Çıkış
• İşlem Bordrosu İade Alındı
• İşlem Bordrosu Bankadan Ödeme
• İşlem Bordrosu Kasadan Ödeme
• İşlem Bordrosu Karşılıksız
• İşlem Bordrosu Kayıp

Ticari işlemler peşin ve vadeli alımlar ve satışlardan oluşur. İşletme faaliyetlerine devam ederken, ödeme ve satın alma kararlarında nakit güçlüğü çekmemek için, yeterli miktarda nakit ve benzerlerini bulundurmalıdır. Bu bakımdan tahsilat ve ödemelerde vade uyumu önem taşımaktadır.