Ünite 1: Ön Muhasebe İşlemleri

Giriş

Muhasebe sistemi, çıktı olarak finansal tabloları üreten ve üretilen tablo ve raporları bilgi kullanıcılarına ileten bir bilgi sistemidir. Finansal bilgiler, finansal nitelikleri verilerin kaydedilmesi, sınıflandırılması ve özetlenmesiyle üretilmektedir.

İşletmelerde çok sayıda faaliyetler meydana gelmektedir. Bu faaliyetlerin bir kısmı finansal olmayan işlemler, bir kısmı finansal niteliktedir.

Finansal olmayan işlemler, işletmenin üretim, pazarlama, finans ve insan kaynakları gibi işlevlerini yerine getirirken, finansal olmayan iş eğitimi, müşteri talep ve şikâyetleri vb. finansal olmayan konuları içerir.

Finansal işlemler ise işletmenin işlevlerinin yerine getirilmesi ile ilgili ortaya çıkan parasal nitelikli işlemleri içerir.

Muhasebe sistemi finansal nitelikte olan verileri, sistemin girdisi olarak almaktadır. Bir faaliyet temel muhasebe eşitliği olan “Varlıklar = Borçlar + Sermaye” eşitliğinde değişim oluşturuyorsa bu işlem finansal niteliklidir.

İşletmelerde finansal nitelikli tüm işlemler, belgelendirilerek kayıt altına alınır ve bunlara ilişkin raporlar üretilir. Ön muhasebe, muhasebe işlemlerinin kayıt ve raporlama işlemlerindeki hazırlık aşamasıdır.

Ön Muhasebenin Önemi

Kayıt dışı ekonomiyi, kayıt altına alınmayan finansal nitelikteki işlemler oluşturmaktadır. Finansal nitelikli işlemlerin ise mutlaka belgelendirilmesi gerekmektedir.

Belgelendirme, ortaya çıkan finansal nitelikli olayın, konusu, tarihi, miktarı ve tutarı hakkındaki bilgilerin kaydedilmesidir. Ön muhasebede ise bu belgelerin muhasebe sistemine kaydedilmeye hazır hale getirilmesi gerekmektedir.

Muhasebe, finansal nitelikli işlemleri genel kabul görmüş muhasebe kavram ve ilkelerine göre kaydeden, sınıflandıran, özetleyen, analiz ve yorum yapan bir bilgi sistemidir. Bu bilgi sisteminin birinci işlevi, kaydetme, sınıflandırma ve özetlemedir.

Kaydetme işlemi, finansal nitelikli işlemlerin, öncelikle belgelendirilmesi ve bu belgelerin muhasebe defterlerine kayıt altına alınmasını kapsamaktadır. Kayıt sırasında oluşacak hatalar, sonuçların da yanlış olmasına neden olacaktır.

Sınıflandırma çok sayıda karmaşık bilgilerin, belirli kriterlere göre gruplandırılmasını kapsar. Örneğin nakit para giriş ve çıkışları kasa hesabında, bankalara ilişkin işlemler bankalar veya banka kredileri hesabında gruplandırılır.

Özetleme, kaydedilmiş ve sınıflandırılmış bilgilerin, karar alma faaliyetini gerçekleştirmek için tablolar ve raporların hazırlanmasıdır.

Muhasebenin ikinci işlevi, mali tabloların analizi ve yorumlanmasıdır. Mali tablolarda yer alan kalemlerin ne anlama geldiği, bu kalemler arasında nasıl bir ilişki olduğu araştırılmaktadır. İşletmenin bu verilerin analiz edilerek, kaynak yapısı, karlılığı, karlılığın sürdürülebilirliği vb. konularda yorumlar üretilmektedir. Bu sayede kararların alınması, mali tabloların analiz ve yorumlanmasına bağlıdır. Şekil 1.1’de muhasebe bilgi akış sürecindeki işlemler yer almaktadır.

Muhasebe Süreci

Genel kabul görmüş muhasebe kavram ve ilkelerinden biri işletmenin sürekliliği kavramıdır. Bu kavram gereği işletmenin yaşamının sonsuz olduğu, bir takım plan ve taahhütlerinin devam ettiği varsayılır. İşletmenin sürekli olacağı varsayılsa bile, işletmelerin mevcut durumlarını bilebilmek ve ileriye yönelik kararlar almak gerekecektir. İşletmenin faaliyet dönemi belirli bir zaman aralığına bölünmüştür. Bu zaman dilimi genellikle bir takvim yılı (01 Ocak – 31 Aralık) olabileceği gibi işletmenin bulunduğu sektöre ve duruma göre farklı olabilir.

Muhasebe sürecinde yeni işe başlayan işletmeler ve işine devam eden işletmeler benzer bir süreç izlemektedirler. Muhasebe süreci işine devam eden işletmeler için sırasıyla şu aşamalardan oluşmaktadır:

• Açılış Kaydı
  • Açılış kaydının yevmiye defterine yapılması
  • Açılış kaydının büyük deftere yapılması
• Günlük İşlemler
  • Günlük İşlemlerin belgelendirilmesi
  • Günlük İşlemlerin yevmiye defterine kaydı
  • Günlük işlemlerin büyük deftere aktarımı
  • Geçici (aylık) mizanların hazırlanması
• Genel Geçici Mizanın Hazırlanması
• Dönem Sonu Envanter İşlemleri
  • Muhasebe dışı envanter
  • Muhasebe içi envanter
• Kesin Mizanın Düzenlenmesi
• Mali Tabloların Düzenlenmesi
• Kapanış Kayıtlarının Yapılması

Muhasebe İşlemleri

Muhasebeye konu olan işlemleri, nakit, banka, alacak, borç, stok, yatırımlar , gelir ve gider işlemleri, personelle ve öz sermaye ile ilgili işlemler olarak belirli başlıklar altında toplanabilir.

Muhasebe sisteminde bu tür işlemlere ait finansal nitelikli işlemler, kayıt altına alınır ve dönemsel olarak raporlanır. Ön muhasebede bu işlemler veri hazırlama aşamasında yapılır.

Nakit işlemleri, işletmenin kasasında bulunan nakit, tahsili beklenen çekler, kuponlar, havaleler bu grupta ele alınır. Peşin tahsilatlar kasaya alınırken, peşin ödemeler kasadan yapılır.

Banka işlemleri, işletmeler için iki yönlüdür. Günlük gereksinim fazlası paralar mevduat hesabında tutulurken, finansman gereksinimi için alınan kredi borçları “banka kredileri” adı altında izlenir.

Alacak işlemleri, işletmenin mal ve hizmet satışları, yada yerine getirilen taahhütlerden doğan haklarının izlenmesini sağlar. Alacaklar güvene dayalı olarak senetsiz olabildiği gibi, belirli bir belgeye dayalı olarak, senetli de olabilir.

Borç işlemleri, işletmenin senetli veya senetsiz olarak, mal ve hizmet alımlarından kaynaklanan geri ödemeleri kapsar. Borçlar da alacaklar gibi, senetli veya senetsiz olabilir.

Stok işlemleri, işletmenin satmak için mal veya üretimde kullanmak için, hammadde, mamul, yarı mamul, yedek parça, üretim ve bakım malzemeleri satın alma, satma, depolama, teslim alma, dağıtım vb. işlemleri kapsar.

Yatırım işlemleri, işletme faaliyetlerinin sürdürülmesi amacıyla, bina, makine, demirbaş, taşıt gibi duran varlık alımını veya haklar, araştırma - geliştirme giderleri vb gibi unsurları kapsayabildiği gibi başka bir işletmeye ortak olma amacını güden hisse senedi alım işlemlerini de içerir.

Gelir ve gider işlemleri, işletme faaliyeti sonucunda sermayede artış oluşturan mal ve hizmet satışları ile gelir ve kar işlemlerini, sermayesinde azalış oluşturan gider ve zararları kapsamaktadır.

Personel işlemleri, işletmenin işe aldığı iş görenlerin, özlük haklarının takibi, çalışma zamanının tespiti, ücret bordrosunun ve yasal bildirimlerin düzenlenmesini kapsayan vb. işlemlerden oluşmaktadır.

Öz sermaye işlemleri, gerek tek kişi, gerek ortaklı işletmelerin, öz kaynaklarının izlenmesi ve dengeli bir yapıda tutmaya çalışan işlemleri kapsamaktadır. Öz kaynak yapısı, kar amacı güden ticari işletmeler ve kar amacı gütmeyen işletmelerin büyüme ve gelişmeleri için oldukça önemlidir.

Muhasebede Kullanılan Belgeler

Vergi Usul Kanunu ön muhasebe işlemleri açısından önem taşıyan belgeleri tanımlamıştır. Bunlar; fatura, irsaliye, perakende satış belgesi, gider pusulası, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu ve ücret bordrosudur.

Fatura Vergi Usul Kanunu’nda (VUK); “satılan emtia veya yapılan iş karşılığında müşterinin borçlandığı meblağı göstermek üzere emtiayı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari vesika” olarak tanımlanmıştır. VUK’a göre faturada aşağıdaki unsurlar bulunmalıdır;

• Faturanın düzenleme tarihi, seri ve sıra numarası,
• Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticari unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve vergi hesap numarası,
• Müşterinin adı, ticari unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası
• Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı,
• Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası.

Şekil 1.2’de faturanın şekli görülmektedir. VUK’da ayrıca faturanın şekli ve esaslarını ayrıca belirlemiştir.

Fatura, bir satış işleminin gerçekleştiğini gösteren bir belgedir. Fatura üzerinde, işletmenin kaşe ve imzası sol üst köşede ise faturanın açık olduğu yani bedelinin henüz tahsil edilmediğini gösterir. Fatura üzerinde kaşe ve imza alt kısımlarında ise kapalı olduğu, bedelinin ödendiği anlamına gelir.

Sevk irsaliyesi, Şekil 1.3’te görülmektedir. VUK’da; “… taşınan veya taşıttırılan mallar için düzenlenmesi şart” olan belge olarak tanımlanmaktadır. Kısaca bir malın işletmenin bir başka birimine sevk olduğunu veya satılmak üzere müşteriye gönderim sırasında düzenlenen belgedir.

İrsaliyeli fatura Şekil 1.4’te görülmektedir. VUK’da , irsaliyeli fatura düzenleyen işletmeler taşıma sırasında ayrıca sevk irsaliyesi düzenlemeyecekleri belirtilmiştir. Kısaca fatura ve sevk irsaliyesini birleştiren bir belge olup ve en az üç nüsha düzenlenmelidir.

Perakende satış vesikaları, VUK’da “birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenlerle defter tutmak mecburiyetinde olan çiftçilerin fatura vermek mecburiyetinde olmadıkları satışları ve yaptıkları işlerin bedelleri karşılığında düzenledikleri vesikalar” olarak tanımlanmıştır. Perakende satış vesikaları, perakende satış fişleri, makinalı kasaların kayıt ruloları, giriş ve yolcu taşıma biletleri, ödeme kaydedici cihazlarla verilen belgelerdir.

Gider pusulası, şekil 1.5’te görülmektedir. VUK’da, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, defter tutmak mecburiyetinde olan esnaf ve çiftçilerin, defter tutma zorunda olmayan kişilerden yaptırdıkları iş ve onlardan satın aldıkları mallar için düzenlenen fatura yerine geçen belge olarak tanımlanmıştır.

Müstahsil makbuzu şekil 1.6’da görülmektedir. Birinci ve ikinci sınıf tüccarların ve defter tutmak zorunda olan çiftçilerin, belge düzenleme yükümlülüğü ve defter tutma yükümlülüğü olmayan çiftçilerden aldıkları ürünler için düzenlenen fatura yerine geçen belgeye müstahsil makbuzu denir.

Serbest meslek makbuzu, şekil 1.7’de görülmektedir. Serbest meslek faaliyetleri için düzenledikleri belge olup iki nüsha düzenlenir ve müşteri bu makbuzu almak zorundadır.

Ücret bordrosu işverenlerin her ay ödedikleri ücret için düzenledikleri belgedir. VUK’da ücret bordrosunda, olması gereken bilgiler belirtilmiştir.

VUK’da işletmelerin kullanabilecekleri, taşıma irsaliyeleri, yolcu listeleri, günlük müşteri listeleri vb. diğer belgelere de yer verilmiştir.

Ön muhasebede kullanılan bazı belgelere, Türk Ticaret Kanunu’da (TTK) yer verilmiştir. Bu belgeler çek, bono ve poliçedir.

Çek bir bankaya hitaben yazılmış ve üzerinde belirtilen tutarın ödenmesini emreden kambiyo senedidir. Çeki düzenleyene keşideci, alacaklı tarafa lehtar denir. Çeklerde vade yoktur. Ancak ülkemizde vadeli senet gibi işlem görmektedir.

Emre muharrer olarak adlandırılan bono, borçlu tarafından düzenlenen belirli bir vadede ödeme yükümlülüğüdür.

Poliçe keşideci (düzenleyen) tarafından borçluya gönderilen, borçlunun kabul ederek imzaladığı ve lehtara (alacaklı) gönderdiği kambiyo senedidir.

Muhasebe sisteminde VUK ve TTK dışında bir çok düzenlemeler gereği bir takım beyannamelere ve muhasebe fişleri de kullanılmaktadır.

Muhtasar beyanname Gelir Vergisi kanunu gereği, işletmelerin kaynağında ücret, kira vb. diğer iratlardan kestikleri gelir vergisini bir sonraki ayın yirmi üçüne kadar bildirdikleri beyannamedir.

Katma Değer Vergisi (KDV) beyannamesi, işletmelerin kendi faaliyetleri ile ilgili bir ay boyunca ödedikleri (İndirilecek KDV) ile tahsil ettikleri (Hesaplanan KDV), katma değer vergisini bir sonraki ayın yirmi beşine kadar beyan ederler. Eğer tahsil ettikleri katma değer vergisi fazla ise bu fazla tutarı ödemekle yükümlüdürler. Tersi durumda ise fazla ödedikleri katma değer vergisini bir sonraki aya devrederler (Devreden KDV).

Muhasebe fişleri, muhasebe kayıtlarının kolaylaştıran, belli işlemleri topluca girilmesini sağlayan fişlerdir. Bilgisayar uygulamaları ile bu kolaylıklar dijital ortama aktarılmıştır. Belgeler bu fişler aracılığıyla biriktirilmekte, toplu bir şekilde bu fişler yevmiye defterine aktarılmaktadır.

Muhasebe fişleri, kasa işlemleri ile ilgili fişler ve diğer işlemlerle ilgili mahsup fişi olmak üzere ikiye ayrılır. Kasa hesabının artışlar (tahsilatlar) borcuna, azalışlar (tediyeler) ise alacağına yazılır. Eğer finansal işlemler kasayı ilgilendirmiyorsa mahsup fişi kullanılır.

Tahsil fişi, borçlu hesabın kasa olduğu, alacaklı hesapların yazıldığı fiştir. Şekil 1.8’de tahsil fişi görülmektedir.

Tediye fişi, alacaklı hesabın kasa olduğu, borçlu hesapların yazıldığı ödemeleri gösteren fiştir. Şekil 1.9’da görülmektedir.

Mahsup fişi borçlu ve alacaklı hesapların yazıldığı fiş olup şekil 1.10’da görülmektedir.

Ön muhasebe faaliyetlerinde, Sosyal Güvenlik Kurumu ile sosyal güvenlik mevzuatı gereği işletmelere bir takım yükümlülükler getirmiştir. Çalışanların işe girişinden ayrılmalarına kadar, bir takım bildirimler, sigorta primlerinin hesaplandığı bildirgeler gibi vb. belgeler de kullanılır.