Ünite 3: Stoklar, Satınalma ve Borç İşlemlerinin İzlenmesi

Stok Kavramı

Stokları, işletmenin satmak, üretmek veya başka işletme ihtiyaçlarında kullanmak üzere elinde bulundurduğu varlıklar olarak tanımlayabiliriz.

Stoklar: satış noktalarında, fabrika depolarında, imalatın içinde, fason çalışan yerlerde, gümrüklerde, yolda, açık satın alma siparişlerinde, malzeme, mamul, yarı mamul, yedek parça olarak karşımıza çıkabilir.

Stoklar, hammadde (ilk madde) ve malzemeler, yarı mamul veya üretimi tamamlanmış mamuller şeklinde de olabilir. Üretim yapmayan ticaret işletmelerinde ise, alım satıma konu olan ticari mallar ana stok kalemini oluşturur.

İşletmeleri, faaliyet konularına göre üç başlık altında sınıflandırırsak bunlar; Mamul üreten işletmeler, hizmet üreten işletmeler, ticaret işletmeleridir.

Üretim İşletmeleri: Üretim için gerekli işgücü, hammadde, makine, vb. üretim bileşenlerini toplayarak mamul üreten ve satan işletmelere denir. Sanayi veya endüstri işletmeleri olarak da adlandırılır.

Hizmet İşletmeleri: hizmet, talep anında sunulan, üretilen bir sunum veya davranıştır ve soyut bir kavram olduğu için stoklanamaz. Bu yüzden üretim işletmelerindeki gibi ara üretim aşamaları için kullanılan stok hesapları olmaz. Hizmet üretiminde kullanılan madde ve malzemelerin hesapları üretim işletmelerindeki gibidir.

Ticaret İşletmeleri: Fiilen üretim yapmayan ve sadece üretimi tamamlanmış hazır olan malları satın alan ve bunları müşterilere satan işletmelerdir.

Stokların içeriği, türü ve miktarı işletmenin faaliyet konusuna göre belirlenir ve işletme yönetiminin stok yönetim politikasına göre belirlenir.

Stok Hesapları ve İşleyişi

Türkiye’deki muhasebe kayıt sistemi olan Tek Düzen Hesap Planına(THP) göre stoklar, ‘dönen varlıklar’ grubunda yer alır. Dönen varlıklar en çok bir yıl içerisinde paraya çevrilebilecek değerlerdir.

Tekdüzen Hesap Planında(THP) 15 numaralı bölüm, stok hesaplarına ayrılmıştır.

Stok Hesapları

• 150 İlk Madde ve Malzeme
• 151 Yarı Mamuller-Üretim
• 152 Mamuller
• 153 Ticari Malla

150 İlk Madde ve Malzeme Hesabı: İşletmelerin üretimde veya diğer faaliyetlerinde kullanmak üzere aldığı hammadde, yardımcı madde, işletme malzemesi ve diğer malzemelerin izlendiği hesaptır. Örneğin, ekmek üretiminde kullanılan un ilk madde, tuz ve maya yardımcı madde, ekmek üretiminde kullanılan yakıt, makine yağı, temizlik malzemesi, işletme malzemesi olarak adlandırılırken diğer malzemeler de kırtasiye, aydınlatma malzemeleri vb. olarak ‘150 İlk Madde ve Malzeme’ içerisinde yer alır.

151 Yarı Mamuller-Üretim Hesabı: daha tam olarak mamul haline gelmemiş Fakat biraz işlem görmüş ve genel üretim giderlerinden pay almış, üretim aşamasındaki yarı mamullerin izlendiği hesaptır.

152 Mamuller Hesabı: Üretim süreci sonunda elde edilen ve kullanıma hazır hale gelen mamullerin izlendiği hesaptır.

153 Ticari Mallar: Satmak amacıyla alınan ve değişikliğe tabi tutulmadan satışa sunulan malların izlendiği hesaptır.

Mal ve Para Döngüsü: Üretilen veya alınan malın alıcıya ulaşması ve satılması karşılığında da paranım satıcıya geri döndüğü akıma mal ve para döngüsü denir.

(S:50,Şekil 3.1) şekle göre üç birim vardır satıcı, işletme stok, alıcı. Bu üçü arasında ki döngü şu şekildedir: işletme ihtiyacı olan stokları satıcıdan alır ve ihtiyacı olan alıcıya satar. Karşılığında alıcıdan işletmeye para girişi olur. İşletmede satıcıya ödemede bulunur. Alış veriş devam ettikçe döngü döner ve döngü sıklığına bağlı olarak karlılık durumu artar.

Stok Hesaplarının Oluşturulması: Kullanılacak yazılım üzerinde gerekli tanımlamalar yapılmalı, stoklarla ilgili bilgi programa kaydedilmelidir. Bilgisayar ortamında oluşturulan ve stoklara ait özelliklerin belirtildiği sanal stok hesaplarına stok kartı denir.

Stok yönetimi modülünün sağladığı olanaklar ile modülde yapılabilen işlemler şunlardır.

• Stok yönetimi modülümde iş akışı Stok Kartı, Hizmet Kartları, Depo Kartları, Alım İrsaliyeleri, Satış İrsaliyeleri, Depo Transfer İşlemleri, Stok Hareketleri İşlemleri şeklindedir.
• Bu modüle stok kodu dışında çok sayıda firmanın mal kodu da girilebilir.
• Mallar sınırsız birim ile takip edilebilir.
• Stok kartlarına barkot numarası tanımlanır.
• Bu modül ile mamül, yarı mamül, ilk madde, mal, bandrol ve diğer grupların takibi yapılabilir.
• Raporlama ve analizlerde esneklik sunulur.
• Her stok kartında kısa yol vardır.
• Her bir stok kartı için KDV, ÖTV, tevkifat gibi birçok bilgi izlenebilmektedir.
• Her stok kalemi için TL ve yabancı para cinsinden veri girişi yapılabilmektedir.
• Paket ve kampanya tanımı yapılabilir.
• İthalat ve ihracat yapan firmalara da hizmet sunar.
• Sınırsız sayıda depo takibi yapılabilir.
• Detaylı listeler alınabilir.
• Satılan mal maliyeti ve fatura maliyetleri listeleri alınır.

Satın alma yönetimi modülü, İşletmelerin satın alma aşamasında ihtiyaçlarını tespit etme, farklı merkezlerden gelen talepleri değerlendirme, planlama, kaynaklarını verimli kullanma gibi aşamalarda etkili olan bu modülün bazı özellikleri aşağıdadır.

• Aynı yerden alınan farklı fiyat, vade ve iskonto oranlarını gösteren teklifler tek ekranda birleştirilebilir.
• Talepler satın alma biriminde takip edilebilir.
• Dövizli alım işlemlerinde otomatik çekim ya da sabit kur değeri uygulanabilir.
• Tüm stok, hizmet ve sabit kıymet iç talepleri izlenebilir, tek siparişe dönüştürülebilir.
• Farklı fiyat listeleri Türk Lirası ve yabancı para cinsinden izlenebilir.
• Tedarikçi performans durum raporu alınabilir.

Stok (Mal) Hareketleri

Ön muhasebe yazılımlarında gerekli stok tanımlamaları yapılır. Uygun kayıt verileri ve belgeler oluşturulur. Satın alma işlemleri sipariş verme ile başlar, malların teslim alınması ile devam eder, satın alma koşullarına göre borçlanma ve ödeme süreci başlar, depolama işlemleri yürütülür, satış koşullarına göre malların dışarı akışı gerçekleşirken tahsilat işlemleriyle süreç sona erer. Stok döngüsü adımları şunlardır: Sipariş verme, Tesellüm, Borçlanma/ödeme, Depolama, Satış/dağıtım.

Stok Hareketlerini İzlenmesi

Sipariş Verme Aşaması: Satın alma işleminin öncesinde olur. Bu aşamada şunlara dikkat edilir;

• Siparişin hazırlanma süresi,
• Siparişin teslimine kadar yolda geçen süre,
• Sipariş işletmeye ulaşana kadar işletmenin mal/ malzeme ihtiyacı.

Tesellüm İşlemleri: Sipariş edilen mal/malzemelerin işletmeye geldiği aşamadır. Teslim alma aşamasında dikkat edilecek hususlar şunlardır;

• Gelen mallar miktar, tutar kalite yönünden kontrol edilmelidir.
• Faturalar üzerindeki bilgiler kontrol edilmelidir.
• Fatura nüshaları muhasebe ve depo departmanlarına verilerek girişleri sağlanır.

Depolama: Satmak amacıyla teslim alınan malların ya da üretimde kullanılacak malzemelerin veya üretimi tamamlanmış, dağıtımı beklenen malların işletmede uygun koşullarda bir süre tutulduğu aşamadır. Depolama seviyesini belirleyen unsurlar şunlardır;

• Malın dayanıklılığı
• Mala olan talep
• Ambar kapasitesi
• Tedarikçiler ile kurulmuş olan bağ ve teslim süreleri gibi etkenler.

İdeal olan, stokların optimum seviyede olmasıdır.

Stok hareketlerinin muhasebe sistemi içerisinde izlenebilmesi için aralıklı envanter yöntemi ve devamlı envanter yönteminden birisi uygulanır. Aralıklı envanter yönteminde stok maliyeti ve satışların maliyeti ancak belli aralıklarla (aylık, yıllık) yapılacak stok sayım ve değerlemesi sonucunda tespit edilebilir. Sürekli envanter yönteminde ise, kayıt sistemi her stok çıktısında maliyet bilgilerini ayrıntılı şekilde izleme olanağı sağlar. İşletmelerde yaygın kullanılan stok değerleme yöntemleri şunlardır:

• Gerçek Maliyet Yöntemi
• İlk Giren İlk Çıkar Yöntemi (FIFO)
• Son Giren İlk Çıkar Yöntemi(LIFO)
• Ortalama Maliyet Yöntemi

Satış ve Dağıtım: Dağıtım, üretimi tamamlanmış malların müşteri ile buluşması için satış noktasına transfer edilmesi işlemidir. Dağıtım aşamasında fabrikadan çıkmış mamuller, satılmamış, başka bir noktaya transfer olmuştur. Satış, satın alma sürecinden başlayarak malların/mamullerin satışa hazır hale getirilmesi ve bu arada katlanılan tüm giderleri üzerine katkı payı da eklenerek, tüketiciye teslim edilmesi işlemleridir. Fatura kesilip alıcıya gönderildiğinde satış süreci tamamlanmış olur. Stok yönetimi modülünün sağladığı olanaklar ile bu modülde yapılabilen işlemler şöyle sıralanabilir:

• Fatura modülünde tek faturaya birden fazla sipariş ve irsaliye bağlanabilir.
• Tedarikciden gelen faturaların miktar ve ödeme bilgileri önceden tanımlanmış siparişler dikkate alınarak otomatik muhasebeleştirilebilir.
• Tüm satış analizlerinin istenilen bir döviz cinsinden işlem tarihindeki kura göre takibi, satışların her müşteri ve ürün için ayrı ayrı maliyet ve karlılığının hesaplanması sağlanmaktadır.
• Modülde proforma fatura düzenlenebilmektedir.
• Kapalı fatura seçeneği ile tahsil ve tediye makbuzları otomatik olarak oluşturulur.

Yazılım uygulamasında tüm satış faaliyetlerinin yönetimi, satış ve pazarlama departmanlarına sunulan çözümlerle sağlanmaktadır. Bunlardan bazıları aşağıda sıralanmaktadır.

• Satış yönetimi modülü ile müşteriye sunulan hizmetin kalitesi artmakta, karar alma süreçlerinin ve etkin stratejilerin geliştirilmesi mümkün olmaktadır.
• Satış koşullarının oluşturulmasında; müşteri ve ürün gruplarına göre TL ve döviz cinsinden özel sınırsız satış fiyat listeleri tanımlama seçeneği bulunmaktadır.
• Kampanya dönemlerinde geçerli fiyatların xaman aralıklarında uygulanabilmesi ve kampanya dönemlerindeki satışların, satış ve pazarlama departmanı tarafından izlenerek kampanya verimliliğinin analiz edilmesi mümkündür.