Ünite 4: Organizasyonlarda Sosyal Gruplar ve Takım Çalışması

İnsanlar ve Gruplar

Sosyal bilimciler, kendilerini bir grup olarak algılayan, ortak amaçları olan, birbirleriyle etkileşim içinde bulunan ve aralarında durağan bir ilişki kalıbı olan iki veya daha fazla kişiyi grup olarak tanımlamaktadır.

İnsanların toplumsal yaşamda üye oldukları gruplar çok farklıdır. Gruplar, büyüklükleri, zorunlu veya gönüllü üyelik, üyelerinin birbirleriyle etkileşim biçimleri ve iletişim kalıpları gibi çeşitli boyutlarda farklılık gösterir. Bu grupların her biri, kimi zaman dolaylı, kimi zaman dolaysız olarak, iş ve örgütsel yaşam için anlam taşır.

Örgütsel yaşamdaki grupları başka bakış açılarıyla ele almamıza yardımcı olan birkaç sınıflama daha vardır. Bunlar birincil ve ikincil gruplar, iç-grup ve dış-gruplar resmi ve gayrı-resmi gruplar ile koalisyonlardır.

Birincil grup, birbirine yakın, yoğun bir duygusal bağ paylaşan, sıklıkla birlikte zaman geçiren az sayıda kişiden oluşur; dolayısıyla, uzun süreli, görece kalıcı bir sosyal gruptur. İkincil gruplar ise iş, okul veya destek grubu gibi resmi bir birlikteliği anlatır.

İkincil gruplar, tipik olarak görece kısa sürelidir. Ancak yıllarca yaşayabilen ve zaman içinde birincil gruba dönüşen ikincil gruplar olabilir.

İç-grup ve dış grup kavramları, üyelerinin grupların nasıl algıladığını, daha doğru bir ifadeyle, algısal önyargılarını ele alır. İç-grup bireyin kendini ait hissettiği grubu tanımlarken; dış-grup, bireyin küçük veya aşağı gördüğü, karşı olduğu veya rekabet halinde olduğu grubu ortaya koyar.

Resmi ve gayrı-resmi gruplar ayrımı birçok örgütsel davranış kitabında yer alan en temel sınıflandırmadır. Bu sınıflandırmanın vurgusu üyeliğin zorunluluk veya gönüllülük taşıması üzerinedir. Resmi gruplar, örgütlerin yöneticileri tarafından belli bir örgütsel amacı gerçekleştirmek üzere çeşitli çalışanların bir araya getirildiği veya atandığı gruplardır. Gayrı-resmi gruplar kendiliğinden doğal olarak oluşur; çünkü üyelerinin paylaştığı ortak ilgi alanları, değerleri ve kimlikleri vardır.

Koalisyonlar, özellikle büyük örgütlerde çatışmaları çözmek veya yanlış bulunan yönetim uygulamalarına karşı güçbirliği yaratmak gibi amaçlarla oluşmakta, dolayısıyla örgütlerin yaşamında çoğunlukla etkili varlıklarıyla dikkat çekmektedirler.

Grupların Gelişme Süreci

Grupların gelişme süreci, yaygın bir kabul görmüş olan Beş-Evreli Model ile ele alınır. Bu evreler; oluşma, fırtına, ilke/kural oluşturma, icraat ve dağılmadır.

Oluşma evresinde kişiler, grubun amacı, yapısı, görevi (işlevi), lideri ve kendi bireysel konumlarının ne olacağını tam olarak bilememekte hatta endişe duymaktadırlar.

Fırtına evresinde grup içinde çatışma vardır. Üyeler, her ne kadar bir grubun varlığını kabul etseler de grup tarafından denetime tabi tutulmaya karşı koyarlar; birbirlerini, özellikle de olası lider veya lider adaylarını denerler ve hatta birbirlerine danışmanlık da gösterebilirler.

İlke ve kural oluşturma evresinde yakın ilişkiler gelişir, üyeler kaynaşmaya başlar. Artık “biz” kavramı ve daha sağlam bir grup kimliği oluşmuştur.

İcraat aşamasında, artık kişiler enerjilerini, birbirini tanıma ve anlamaya yöneltmekten çok, yapılması gereken işlere harcamaya başlarlar. Grubun yapısı, işleyişi kabul edilmiş haldedir. Bu aşama grubun olgunluk aşamasıdır. Üyeler arasında işbirliği ve yardım vardır.

En son gelişimsel evre olan dağılmada artık dikkatler, faaliyetleri toparlayıp bitirmek üzerine yoğunlaşmıştır. Üst düzeyde başarıyla iş görme artık bir numaralı öncelik değildir. Bu aşamada üyelerin değişik tepkileri olabilir. Çok yorgun olan kimileri, rehavete kapılıp yapılan/bitirilen işlerin keyfini sürmekte iken; kimileri de grubun “sonunun geldiğine üzülmekte, arkadaşlıkların kaybedileceği duygusuyla depresif bir ruh hali içinde olmaktadır.

Gruplarda Yapı ve Yansımaları

Grup yapısı, basitçe, grubun bir araya getirilme biçimidir. Bu yapı, hem grubun performansını, hem de üye davranışlarının çoğunu açıklar ve öngörmemizi sağlar. Grupların birbirinden farklılaştığı en temel iki yapısal özellik grup büyüklüğü ve çeşitliliğidir.

Grup Büyüklüğü

Bir grubun büyüklüğü, grubun amaçlarına ulaşmak için beraberce çalışan tam-zamanlı üyelerin sayısıyla ölçülür. Gruplar için tek ve ideal bir büyüklük olmamakla birlikte, örgütlerde yer alan gruplar çoğunlukla 3-20 kişiden oluşur.

Üye Çeşitliliği

Bir grubun üyeleri çeşitli yönleriyle birbirine çok benzeyebilir veya birbirinden çok farklı bireysel özellikler taşıyabilir. Eğer grubun üyeleri birbiriyle ırk, cinsiyet, yaş, eğitim-öğrenim durumu ve kıdem gibi özellikler itibariyle benzeşiyorsa homojen grup, benzeşemiyorsa heterojen grup olarak nitelendirilir.

Grup Normları

Gruplarda üyeler, zaman içinde üzerinde ortaklaşa oluşturulan, davranış beklentileri içine girerler. Bunlar, grup normlarıdır. Bu davranış kurallarını, yazıya dökülmeyen yönetmelikler olarak da görmek mümkündür.

Grupta normların nasıl geliştiğine bakacak olursak, dört yolla geliştiğini söyleyebiliriz:

1. Amirler veya iş arkadaşlarının açık ifadeleriyle
2. Grubun tarihinde yer alan kritik olaylar yüzünden
3. Öncül davranışlarla
4. Geçmiş durumlardan taşınan davranışlarla

Grupta Roller

Bir grupta rol kavramı, kimin hangi tür işleri üstleneceği konusundaki ortak beklentileri anlatır. Liderlik rolü de dahil olmak üzere roller, resmi olarak verilebileceği gibi, üyeler tarafından gayrı-resmi bir şekilde gönüllü olarak üstlenilebilir veya oluşturulabilir. Gruplarda üstlenilen roller, üç gruba ayrılmaktadır: göreve yönelik roller, ilişkilere yönelik roller ve bireysel rollerdir.

Statü

Bir gruba üye olmanın en önemli ödüllerinden biri, o grubun bir parçası olmanın kişiye getirdiği statüdür. Belli bir grubun statüsü yüksekse, o gruba üye olmak isteyen çok kişi bulunacaktır. Statüsü düşük bir grupta ise, üyelerin memnuniyet ve güdülenme düzeylerinin düşük olması beklenebilecek bir durumdur.

Grupta Kenetlenmişlik

Grupta kenetlenmişlik, grupların kritik bir özelliğidir. Üyelerinin grubun bir parçası olarak kalma isteğinin derecesini anlatır. Grup kaynaşması olarak da adlandırılan bu grup özelliği, mutlak değil, görece bir özelliktir.

Grup Süreçleri

Grup süreçleri başlığı altında ele alınacak dört önemli grup süreci; sosyal hızlandırma, sosyal kaytarma, grup düşüncesi ve uçlara kaymadır.

Sosyal Hızlandırma

Sosyal hızlandırma, başkalarının varlığının bireyin performansı üzerinde yarattığı etkidir. Bir iş yaparken etrafımızda başkalarının bulunması genelde bizi canlandırmakta ve gayretlendirmektedir. Çoğunlukla bunun nedeni başkalarının bizi değerlendirmekte olduğuna yönelik inanç veya histir.

Sosyal Kaytarma

Bireylerin bir grup aktivitesi içindeyken fiziksel veya zihinsel emeklerini geri çekme eğilimine sosyal kaytarma denmektedir.

Grup Düşüncesi

Grup düşüncesi, en iyi kararı almaktan çok grup içi atmosferin olumlu olmasının önem kazandığı durumlarda ortaya çıkar. Grup düşüncesinin temelinde grubun çok yüksek düzeyde kenetlenmiş olması yatmaktadır.

Uçlara Kayma

Grupların her konuda, bireylerin tek başlarına yaptıkları seçimlerin ortalamalarından daha aşırıya kaçması olgusu uçlara kayma olarak nitelendirilmiştir.

Gruplardan Takımlara

Takım, ortak bir amaca adanmış, yüksek kalitede sonuçlar üretmek üzere bir araya gelmiş, birbirini tamamlayan becerilere sahip ve birbirine hesap vermeye hazır kişilerden oluşmuş insan topluluğudur.

Takımda, koordine edilmiş bir çaba vardır. Üyeler, birlikte çalışır ve birbirlerini desteklerler. Böylece olumlu sinerji üretilir. Sinerji, oluşturulmuş bir bütünün, parçalarının toplamından büyük olmasıdır. Daha açık bir ifadeyle, ikiden fazla kişinin bir araya gelerek çalışmaları sonucunda, tek tek çalışmaları halinde oluşturacakları etkilerin toplamından fazlasını elde etme durumu sinerjidir.

Takımların Türleri

Takımların ürün geliştirme, hizmet sunma, müzakerede bulunma, proje koordine etme, tavsiye oluşturma ve karar alma gibi değişik işlevleri olabilir. Bu başlık altında örgütlerde sıklıkla karşımıza çıkabilen dört tür takım ele alınacaktır: sorun çözen takımlar, kendi kendini yöneten görev takımları, işlevler arası takımlar ve sanal takımlardır.

Sorun-Çözen Takımlar

Eskiden kalite kontrol çemberleri olarak adlandırılan bu tür takımlar; kalite, verimlilik ve çalışma ortamını geliştirme yollarını tartışmak üzere, genellikle her hafta birkaç saatliğine toplanan, aynı birimden 5-12 yevmiyeli işçiden oluşmaktadır.

Kendi Kendini Yöneten Görev Takımları

Kendi kendini yöneten görev takımları, büyük ölçüde birbirine bağlı işleri olan ve daha önce amirlerine ait olan birçok sorumluluğu üzerlerine almış olan 10-15 çalışandan oluşmaktadır. Bu tür takımlar başlarında amirleri olmaksızın (kararlarını kendi başlarına alarak) çalışırlar ve tipik olarak bir başka örgütsel birime ve müşteriye ürün ve hizmet sunmayı sağlayacak tam bir iş sürecinin sorumluluğunu taşırlar.

İşlevlerarası Takımlar

Belli bir iş veya görevi yerine getirmek üzere, aynı yönetsel düzeyden fakat kuruluşun farklı birim veya çalışma alanlarından biraraya gelmiş işgörenlerden oluşur. Bu tür takımlar, birbirinden kopuk alanlardan ve birimlerden elemanları bir araya getirerek aralarında ciddi bir bilgi akışı sağlar; bu sayede de örgütlerin gelişmelerine önemli katkılar sağlar.

Sanal Takımlar

Üyeler, geniş-alan bilgisayar ağları, telekonferans yöntemi veya e-posta aracılığıyla birbiriyle işbirliği içinde çalışmaktadırlar. Bilgisayar teknolojisi görüntülü iletişimi de kapsayacak şekilde geliştikçe ve bu tür iletişim kolaylaştıkça sanal takımlar da yaygınlaşmaktadır.

Takım Oluşturma ve Geliştirme

Takım oluşturma ve geliştirme süreci dört evreden oluşmaktadır:

Birinci evre-Çalışma öncesi: Takım kurmaya yönelim varsa, o zaman takımın amaçlarının belirlenmesi ve işin halledilmesi için gereken becerilerin bir dökümü yapılmalıdır. Buna ek olarak, takımın yetkisinin ne olacağı da belirlenmelidir.

İkinci evre-Performans ortamı sağlama: Takımın iş görmesi için gerekli ve uygun kaynakların örgüt yetkililerince sağlanması bu aşamada gerçekleştirilir. Bu kaynaklar maddi, insan kaynakları ve örgütten manevi destektir.

Üçüncü evre-Takımı oluşturma ve biçim verme: Bu aşamada önce kimin takımın üyesi olup kimin olmayacağı belirlenir. Takımın genel misyonu ve amacının üyeler tarafından kabul görmesi sağlanır ve son aşamada örgüt yetkilileri takımın misyonunu ve sorumluluklarını tamamen açıklığa kavuşturur.

Dördüncü evre-Takıma sürekli destek sağlama: Son olarak, takım çalışmaya başladıktan sonra takımın karşısına çıkan sorunları ortadan kaldırmak ve takımın daha iyi performans göstermesini sağlamak için amirlere gereksinim vardır.

Takımları Etkili Kılma

Takımlar; takım performansının karşılığı verilirse, takım liderinin gerçek katkısı görülebilirse, takım misyonunun aciliyeti üyelere iletilebilirse, üyeler takım becerileri üzerine eğitilirse, takım-içi ve takımlar arası işbirliği yapılırsa, takım üyeleri gerek sergiledikleri gerekse potansiyel becerilere dayalı olarak seçilirse etkili olabilirler.

Takım Performansının Karşılığını Verme

Ödeme yaparken hem takımın hem de bireyin ayrışan performansı dikkate alınmalıdır. Hem takım ruhunu korumak, hem de bireysel katkıları dikkate almak en doğru yaklaşım olacaktır; böylece daha adil olunacak ve takımdan çok iyi sonuçlar alınabilecektir.

Takım Liderinin Gerçek Katkısını Görebilme

Takımın içinde çalıştığı ortamda iş yapma biçimi ne kadar katı, mekanik, detaylı tanımlanmış ve fazla teknolojik ise liderin katkısı da o ölçüde sınırlı olacaktır. Bazı üyelerin yeterince donanımlı olmaması veya takım çalışmalarına ayırabilecekleri zamanın kısıtlı olması liderin kolaylıkla aşabileceği zorluklar değildir. Sonuç olarak değerlendirmeye tabi tutulurken liderin hangi koşullar içinde bu rolü üstlendiğine dikkat etmek gerekir.

Takım Misyonunun Aciliyetini İletme

Eğer üyeler, bir takım olarak ayakta kalabilmenin, misyonlarını yerine getirmeye bağlı olduğunu görürlerse, takım çalışmasına oldukça yüksek düzeyde çaba koyacaklardır. Bu çaba da ister istemez yüksek düzeyde performansı olası kılacaktır.

Üyeleri Takım Becerileri Üzerine Eğitme

Başkalarıyla bir takım içinde beraberce çalışmak da ayrı beceriler gerektirir ve bunun için de üyelerin eğitilmesi önem taşır. Ancak, bu becerilerin kazandırılması mutlaka çalışma ortamı dışında ve başkaları tarafından verilen eğitimlerle olmak durumunda değildir. Takım içinde bir araya gelinerek bireysel amaçları belirleme, rol tanımları yapma ve kişilerarası etkileşim süreçlerini anlama çalışmaları ve oyunları oynanabilir.

Takım-içi ve Takımlar-arası İşbirliğine Özendirme

Bazen işbirliğinin sadece takımlar içinde yapılması yeterli olmaz. Bırakın aynı örgütte takımlar arası yardımlaşma gereğini, artık günümüzde şirketler arası işbirlikleri yaygınlaşmaktadır.

Takım Üyelerini Sergiledikleri veya Potansiyel Becerilere Dayalı Olarak Seçme

Üyeleri sadece iş becerilerine bakarak seçmek yeterli değildir. Aday üyelerin başkaları ile uyum içinde çalışmaları diye nitelendirebileceğimiz “geçimli” kişiler olmaları, aranması gereken bir niteliktir. Ayrıca, aday üyelerin geçmişte edindikleri ancak şu ana kadar görülmeyen ve kullanılmayan ikinci bir yabancı dil, alınmış bir proje yönetimi sertifikası gibi özellikleri dikkate alınmalıdır. Bunların yanı sıra aday üyelerin gelişme ve öğrenme potansiyeli de dikkate alınabilir.