Ünite 3: Örgütlerde İnsan Kaynakları Planlaması

Giriş

Plan, bugünden gelecekte nereye ulaşmak istendiğinin ve nelerin gerçekleştirilmek istendiğinin kararlaştırılmasıdır. İşletme yönetimi açısından planlama, yönetim işinin ilk ve en önemli adımıdır. İşletmenin amacı doğrultusunda doğru insanın, doğru yerde, doğru zamanda bulunmasını sağlamak insan kaynakları yönetiminin önde gelen amacıdır. Bu amacı gerçekleştirmede en önemli rol insan kaynakları planlamasınındır.

Planlama Kavramı

Planlama sürekli değişkenlik gösteren çevremizde kendileri de zamanla değişecek olan amaç ve geleceğe dönük hedefler ile bunlara ulaşma yollarını, seçeneklerini de gözeterek belirleme sanatıdır. Amacı gerçekleştirmek için en iyi hareket şeklini seçme ve geliştirme niteliği taşıyan bilinçli bir süreçtir. Planlama aşağıdaki sorulara cevap arama çabasıdır:

• Ne yapılacak?
• Ne zaman yapılacak?
• Nasıl yapılacak?
• Nerede yapılacak?
• Hangi maliyetle yapılacak?
• Hangi sürede yapılacak?

Planlamanın bir takım özellikleri vardır:

1. Planlama bir seçim ve tercih sürecidir.
2. Planlama bir karar sürecidir.
3. Planlama geleceğe dönüktür.
4. Planlama kapsamlı ve devamlı bir faaliyettir.
5. Planlama faaliyeti üç alan üzerine odaklanır: a) işletmenin sahip olduğu kaynaklar, b) iş sürecinin yapısı ve önemi, c) kısmen teknolojik, ticari, finansal ve diğer koşullara bağlı olan geleceğe ilişkin eğilimler.

İnsan kaynakları planları da işletme planı çerçevesinde hazırlanır.

İnsan Kaynakları Planlaması Kavramı

Bu kavramın temel bakış açısı, kurumsal kaynak planlamasının insan kaynağı boyutunu, personel hareketinin planlanmasını, yükseltimin planlanmasını, işe alma ve emekliliklerin planlanmasını hatta eğitim planlamasını kapsamaktadır. İnsan kaynakları planlaması bir örgütün gelecekteki personel ihtiyacını tahmin etme ve ihtiyaç duyulan personelin tam sayısını ve tipini gösterecek programların planlanması sürecidir.

İşletmenin amaçları doğrultusunda doğru insanın, doğru yerde, doğru zamanda bulunmasını sağlamak insan kaynakları yönetiminin önde gelen amacıdır. İnsan kaynakları planlaması insan kaynakları yönetiminin merkezini oluşturur. Etkin bir insan kaynakları planlaması örgütün başarısının temel taşıdır. İnsan kaynakları planlaması insanlar, işler, zaman ve para bileşenleri üzerine kurulmuş dinamik ve devamlı bir süreçtir.

İnsan Kaynakları Planlamanın Süresi

Örgütsel planlar genellikle kısa (0-2 yıl), orta (2-5 yıl) ya da uzun (5 yıldan fazla) dönemli olarak sınıflandırılır. İnsan kaynakları planları da örgütsel planlara paralel olarak hazırlanmalıdır. İdeal olanı bir örgütün her zaman grubuna göre plan hazırlamasıdır.

İnsan Kaynakları Planlamada İnsan Kaynakları Bölümü Personelinin Rolü

Geleneksel insan kaynakları planları insan kaynakları bölümleri tarafından başlatılır ve yönetilir. Fakat, insan kaynakları planlama için tüm bölümlerden bilgiye ihtiyaç vardır. Planlamanın her adımı insan kaynakları personelinin ve örgütteki diğer bölüm yöneticilerinin ortak çabasıyla gerçekleşir. İnsan kaynakları personelinin öncelikli rolü süreci koordine etme, gözlemleme ve sentezlemedir. İnsan kaynakları personeli, bölüm yöneticileri tarafından takip edilen tabloların oluşturulmasını sağlar. Bölüm yöneticileri kendi insan kaynakları ihtiyaçlarını belirleyerek bu bilginin insan kaynakları personeline ulaşmasını sağlar. İnsan kaynakları bölümüne gelen bilgi yığınının maksimum etkinliğe ulaşması insan kaynakları personelinin yoğun çabasıyla gerçekleşir.

İnsan Kaynakları Planlaması Süreci

İnsan kaynakları planlamasının temel amacı, gereken sayıda ve nitelikte insan kaynağının, istenen zamanda ve yerde hazır bulundurma uğraşına veri sağlamaktır. Bir işletmede şu anda ve gelecekte çalışacak personelin sayısı kadar niteliği de önemlidir. Bu nitelikler cinsiyet, yaş, eğitim, yabancı dil, deneyim, fiziksel ve düşünsel özelliklerdir. Etkili bir insan kaynağı planlamasının yapılması karar sürecinde kullanılabilecek bilginin miktar ve kalitesine bağlıdır. Bu ise mevcut bilgilerin ayrıntılı olarak incelenmesini ve geçerli bilgilere gelecekte nasıl ulaşılacağının düşünülmesini gerektirir. Bu bilginin toplanması ve saklanması ise kesinlikle ana faaliyetlerden biri olmalıdır. Bu bilgilerin düzenlenmiş bir insan kaynakları bilgi sisteminden gelmesi, güvenilir olması ve kullanıma hazır biçimde işlenmiş olması gerekmektedir.

İnsan kaynakları planlaması çalışmalarını üç temel aşamada açıklamak mümkündür: insan kaynağı arzının tahmini, insan kaynağı ihtiyacının saptanması ve arz ve ihtiyacın karşılaştırılarak planın hazırlanması.

Planlanan süre içinde işletmede meydana gelecek insan kaynağı hareketlerini tahmin edebilmek için öncelikle stratejik planlara bakılır. Stratejik planlar, dış çevredeki değişiklikler ile işletmenin hedeflerini uyumlaştıran uzun vadeli planlardır. İşletmenin gelecekte öngördüğü yatırımları, Pazar payı, sektördeki konumu, ürün çeşitlemesi, teknoloji düzeyi, rakip firmalarla bağlantıları, büyüme ve gelişme derecesi, müşteri profili ve ürünlerin kalite düzeyi gibi konular stratejik planın içeriğini oluşturur. İşletmelerin gelecekteki insan kaynağı talebini belirleyen faktörler işletme dışı ve işletme içi faktörler olarak gruplanır:

İşletme dışı faktörler, ekonomik değişiklikler, sosyal, politik ve yasal değişiklikler, teknolojik gelişmeler ve rekabet koşullarındaki değişikliklerdir.

İçsel faktörler ise işletmenin aldığı stratejik kararlar, bütçe, faaliyet hacmi ve gelecekte işletmenin satış ve üretiminin durumudur.

İnsan Kaynağı Arzının Tahmini: İnsan kaynağı arzı, işletmede çalışanların sayı ve nitelik olarak yapısıdır. Bu aşamada elimizdeki insan kaynağı incelenir. İnsan kaynağı arzının bulunmasındaki amaç, planlanan dönemde tahmin edilen insan kaynağı hareketlerinin işletmede mevcut insan kaynağı ile karşılanıp karşılanmayacağını belirlemektir. Bunun için örgüt şemaları, insan kaynağı envanteri, personel devir oranı ve devamsızlık oranı gibi araçlar kullanılır.

1. Örgüt Şeması: işletmede çalışanların pozisyonları yetki ve sorumlulukları ve yükselme olanaklarını içerir. Planlamacı gerekirse işe örgüt şeması çıkararak başlamalıdır.
2. İnsan Kaynağı Envanteri: Mevcut personeli birtakım kriterlere göre irdeleyerek insan kaynağının profilini ortaya çıkarır.
   1. İnsan kaynağı beceri envanteri: işletme içinde, işi ve statüsü ne olursa olsun, tüm çalışanlar için ayrı dosyalar tutulur. Bu dosyalarda personelin şimdiye kadar çalıştığı işler, eğitim ve yabancı dil durumu, katıldığı kurs ve seminerler, aldığı disiplin cezaları ve ödüller, fiziksel ve düşünsel nitelikleri, yaşı, cinsiyeti, kıdemi gibi bilgiler ayrıntılı olarak verilir.
   2. İnsan kaynağı genel envanteri: Toplam personelin bir bütün olarak kendi içinde belli ölçütlere göre değerlendirilmesidir. Bu çalışmada bireysel değerleme yapılmaz.
3. Personel Devir Oranı: Belli bir dönemde çeşitli nedenlerle (ölüm, iş kazası, emeklilik, işten ayrılma, işten atılma vb.) işletmeden ayrılan personelin sayısını yüzde olarak gösterir. Genellikle bir yıllık dönemler için hesaplanır.
4. Devamsızlık Oranı: İzin ve yıllık tatiller dışında işe gelmesi programlanmış olan personelin işe gelmeme durumudur. Devamsızlık işletmeler açısından önemli iş kayıplarına yol açar. Bu durum daha fazla personel ile çalışma zorunluluğu yaratır.

İnsan Kaynağı İhtiyacının Saptanması: Bu saptamada, birinci aşamada planlanan dönemde tahmin edilen insan kaynağı hareketleri ile ikinci aşamada tahmin edilen insan kaynağı arzı karşılaştırılarak insan kaynağı ihtiyacı belirlenir.

İşletmelerin personel ihtiyacı, gerçek, yedek, ek ve yeni personel ihtiyacı olarak belirlenir.

• Gerçek personel ihtiyacı: işletmenin ekonomik amaçlarına ulaşabilmesi için yapılması gereken işi fiilen gerçekleştiren insan kaynağı miktarıdır.
• Yedek personel ihtiyacı: işletmede devamsızlık nedeniyle ortaya çıkan insan kaynağı kaybını karşılamak amacıyla belirlenen personel ihtiyacıdır.
• Ek personel ihtiyacı: Çeşitli nedenlerle personelin işten ayrılmasından kaynaklanan ihtiyaçtır.
• Yeni personel ihtiyacı: Bir işletmede yeni ya da ek yatırımların öngörülmesi, üretim teknolojisinin değişmesi, örgüt yapısının değiştirilmesi, üretim ve satış miktarlarında artış olması gibi faktörlerle doğan ihtiyaçtır.

İnsan kaynağı ihtiyacını tahmin yöntemleri sezgisel ve sayısal olarak ikiye ayrılır.

Sezgisel yöntemler yöneticilerin deneyimlerine dayanan, planlamacılar açısından oldukça basit ve pratik yöntemlerdir. Sezgisel modellere en yaygın örnek delphi tekniğidir. Delphi tekniği insan kaynakları yöneticisinin denetiminde yapılır. İşletmenin her bölümü içinde değişik basamaklarda görev yapan yöneticilere insan kaynağı tahminleri tek tek sorulur. Alınan bu bilgiler, insan kaynakları yöneticisi tarafından değerlendirilir, karşılaştırılır ve insan kaynağı tahminindeki saptamalar belirlenerek aynı yöneticilere yeniden değerlendirme yapmaları için gönderilir. Bölüm içindeki tüm yöneticilerin gelecekteki insan kaynağı ihtiyacı konusunda görüş birliğine varmalarına kadar bu süreç devam eder.

Aşağıdan yukarıya öngörü yönteminde her birim ya da bölüm kendi personel ihtiyacını öngörü eder. Yukarıdan aşağıya öngörüde ise deneyimli üst yöneticiler tarafından yukarıdan aşağıya öngörü yapılır.

Sayısal yöntemler ise tümüyle kantatif tekniklere dayanır.

İndeks hesabı, insan kaynağı ihtiyacının geçmişte elde edilmiş verilere dayanarak üretim, satış miktarı, pazar payı gibi değişkenlere indekslenmesidir. İleriye dönük kestirim yöntemi ise belli varsayımlar altında geçmişteki ihtiyacın, gelecekte de aynı olacağı ilkesine dayanır. Bu iki yöntem insan kaynağı talebini etkileyen faktörleri sabit varsayar. Oysa ekonomik, sosyal, yasal, teknolojik değişiklikler insan kaynağı ihtiyacını doğrudan etkiler. Özellikle uzun süreli insan kaynağı tahminlerinde bu yöntemler planlamacıyı yanlış sonuçlara götürebilir. Bu nedenle insan kaynağı ihtiyacını belirlemede insan kaynağı talebini etkileyen faktörleri dikkate alan sayısal modelleri kullanmak gerekir.

Bu modellerin başlıcaları şöyle sıralanabilir:

• Regresyon-korelasyon modelleri
• Optimizasyon modelleri
• Bireysel benzetim (simülasyon) modelleri
• Globali deterministik benzetim (simülasyon) modelleri

İnsan Kaynakları Arz ve İhtiyacının Karşılaştırılıp Planların Hazırlanması: İnsan kaynakları arz ve gereksiniminin belirlenmesi karşılaştırma yapılmasını ve bunların nasıl dengeleneceği konusunda karar verilmesini gerektirir. İnsan kaynakları arzının gereksinimden az ya da fazla olması durumunda yönetimin vereceği kararlar farklılık gösterecektir. İnsan kaynakları arz ve gereksiniminin karşılaştırılması ve değerlendirilmesi sonucunda eğer varsa yükseltim planları ve kariyer planlarında gerekli değişiklikler yapılır.