Ünite 7: Ziyafet Yönetimi

Giriş

Ziyafet, Fransızca “Banquet” olan kelime Türkçe karşılığı “Banket” olarak otel yönetiminde kullanılan resmi ve özel yemekli organizasyonlardır. Geçmişte 14-15 sıra yemeklerden oluşan ziyafetler, günümüzde en az üç sıra ve en çok altı sıradan oluşan kişilere özgü olarak hazırlanmış özel yiyecek ve içecek organizasyonları şeklinde yürütülmektedir. Bu özel yiyecek-içecek organizasyonları; kongre ve seminer yemekleri, kokteyl partileri, düğün ve nişan yemekleri, danslı akşam yemekleri, balolar, moda gösterileri, basın toplantıları ve sergiler gibi aktivitelerden oluşmaktadır.

Ziyafetin Otel İşletmeleri İçindeki Yeri Ve Önemi

Ziyafetlerin organizasyonu ve yönetimi, büyük otellerde yiyecek-içecek müdürlüğüne bağlı olarak ziyafet müdürünün sorumluluğunda yürütülmektedir. Ziyafet organizasyonu, servis personeli kadar mutfak personelinin kalitesi de önemlidir. Ziyafet menülerinde yer alan yemeklerin lezzetli ve sunumun başarılı olabilmesi için, özel bir mutfak ekibine ihtiyaç vardır.

Ziyafet Personeli

Büyük otellerde, ziyafet organizasyonlarında özel olarak eğitilmiş ziyafet personeli çalışmaktadır. Düzenli olarak ziyafet vermeyen oteller ise dışarıdan ekstra personele eğitim vererek çalıştırmaktadır. Bazı otellerde ziyafet organizasyonları satış ve pazarlama müdürlüğüne bağlı olarak yürütülmektedir. Bu tür örgütlenmelerde, pazarlama müdürlüğü müşteri ile ilk iletişimi sağladıktan sonra, ziyafetle ilgili gerekli görüşmeleri yaparak, otel ile müşteri arasında bir ziyafet sözleşmesi imzalayarak müşteriyi ziyafet müdürü ile tanıştırmaktadır. Türkiye’deki otel işletmelerinde ziyafetlerin pazarlanması ve yönetimi, ziyafet müdürü tarafından yürütülmektedir.

Ziyafet Müdürü

Büyük otellerde ziyafetlerin yönetiminden sorumlu, ziyafet organizasyonu ile ilgili bilgileri diğer birimlere ileten üst düzeyde bir yöneticidir. Bir ziyafet müdüründe bulunması gereken özellikler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Neşeli ve sempatik sahip olmak,
• Fiziki görünüşü düzgün ve iyi giyimli olmak,
• Nezaket ve görgü kuralları konusunda bilgili olmak,
• Diplomasının kurallarından anlamak,
• Detaylar konusunda dikkatli olmak,
• Telaşlanmamak ve sabırlı olmak,
• Yazılı ve sözlü iletişimde başarılı olmak,
• Değişikliklere uyum sağlayabilmek,
• Yaratıcı olmak.

Ziyafet müdürünün görev ve sorumlulukları:

• Yiyecek-içecek müdürlüğü tarafından belirlenen kurallar doğrultusunda ziyafetlerin satışını ve organizasyonunu gerçekleştirmek,
• Yiyecek-içecek müdürünün vereceği görevleri yerine getirmek,
• Ziyafetlerin organizasyonu ile ilgili bölüm müdürleriyle iyi ilişkiler kurmak,
• Kendisine bağlı donanım, araç-gereç ve malzemelere sahip olmak,
• Ziyafet maliyetleri belirlemek ve kontrolünü yapmak,
• Yiyecek-içecek müdürü ve mutfak şefi ile birlikte ziyafet menüleri hazırlamak,
• Ziyafet bölümünde çalışan personeli, yiyecekiçecek müdürü ve personel müdürüyle işbirliği yaparak işe almak,
• Ziyafet bölümünde çalışan personelin terfi, puan ve izin günlerini belirlemek,
• Müşterilerin ziyafetle ilgili özel isteklerini, açıklamak,
• Ekibine; ziyafet menüsü, servis, içki bilgisi ve müşteri ilişkileri konusunda eğitim vermek.
• Ziyafet ile ilgili ödemeleri muhasebe bölümüne iletmek,
• Ziyafet salonlarını, masaların yerleştirilmesini, yemek ve içki büfelerini kontrol etmek,
• Ziyafet menüleriyle ilgili satın alınan yiyecek, içecek ve malzemeleri kontrol etmek,
• Ekibinin çalışmalarını kontrol etmek,
• Ziyafetlerde kullanılan araç-gereç, tabak, bardak, çatal, kaşık ve bıçak gibi malzemelerin kontrolünü yapmak,
• Ziyafet organizasyonlarında güvenlikle ilgili toplantılara katılarak, ziyafetlerin güvenliği ile ilgili her türlü önlemi almak,
• Bölümünde hijyen kuralları oluşturarak, uygulanmasını sağlamak,
• Bölümüyle ilgili gelişmeleri takip etmek; yiyecek-içecek fuarlarına katılarak bu konuda gelişen teknolojileri takip etmek,
• Belirli aralıklarla, ekibiyle toplantılar yaparak onların görüşünü almak,
• Ziyafetlerin tanıtımında ve satışların attırılması için pazarlama müdürlüğü ile işbirliği yapmak,
• Çalışmaları konusunda belirli aralıklarla rapor hazırlayarak, yiyecek-içecek müdürüne sunmak şeklinde sıralanabilir.

Sekreter

Ziyafet müdürüne bağlı olarak çalışan sekreter ziyafetle ilgili yazışmaları yürütür. Haberleşme Formlarını hazırlayıp ilgili bölüm müdürlerine gönderir ve sonuçlarını takip eder. Ziyafet müdürünün randevularını organize eder; telefonlarını bağlar ve her türlü yazışmaların dosyalama işleminden sorumludur.

Ziyafet Servis Şefi

Ziyafet müdürüne karşı sorumlu olan ziyafet servis şefi ziyafetlerde yeterli düzeyde servis personeli olmadığı durumlarda, dışarıdan ekstra servis personeli temin eden üst düzey elemandır. Ziyafet servis şefi olabilmek için bazı özelliklere sahip olmak gerekmektedir. Bu özellikler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• İyi bir mutfak ve servis bilgisine sahip olmak,
• Çalıştığı otelin prensipleri ve çalışma kurallarını bilmek,
• Giyimi ve davranışlarıyla personele örnek olmak,
• İnsan psikolojisinden anlamak, insanları motive etmesini ve yönetmesini bilmek,
• En az iki yabancı dil bilmek,
• Güler yüzlü, sakin ve otoriter olmak,
• Kuvvetli bir belleğe ve isabetli kararlar alabilen yeteneğe sahip olmak.

Ziyafet Servis Şefinin Görevleri:

• Ziyafet bölümünde çalışan servis eleman haftalık görevlerini ve iş programlarını yapmak,
• Servise başlamadan, küçük bir toplantı (meeting) yaparak ziyafet menüsü ve servisi hakkında bilgi vermek.
• Servis personelinin genel görüntüsü, kıyafeti ve temizliğini (saç, el, tırnak gibi) kontrol etmek,
• Ziyafet servis personelinin senelik izin ve terfi programlarını hazırlayarak, ziyafet müdürünün onayına sunmak,
• Ziyafete gelen konukları güler yüzle karşılamak ve uğurlamak,
• Ziyafeti yönetmek ve akışını kontrol etmek,
• Ziyafet sırasında aksayan ve eksik kalan işlerin tamamlanmasına yardımcı olmak,
• Bölümünde bulunan araç-gereçlerin ve malzemelerin eksiksiz ve kusursuz olarak çalışmasını sağlamak,
• Bölümünde kullanılan malzemelerin hijyenik ve temiz olmasını sağlamak,
• Servis sırasında konukların yemeklerle ilgili memnuniyetlerini gözlemlemek,
• Bölümüyle ilgili, sarf malzemelerin stok kontrolünü yapmak, gerektiğinde sipariş vermek,
• Ziyafet öncesi ve sonrası yapılacak işleri belirlemek ve kontrolünü yapmak,
• Üstlerine çalışmalar hakkında bilgi vermek; gerektiğinde rapor hazırlamak.

Ziyafet Servis Elemanı

Servis elemanı stajını yapmış ve büyük otellerde yiyecekiçecek bölümünde servis eleman yardımcısı olarak çalışmış tercihen “Turizm ve Otelcilik Meslek Lisesi”ni bitirmiş elemandır. Ziyafet servis elemanı aşağıdaki görevleri yerine getirmekle yükümlüdür:

• Ziyafet müdürü ve servis şefinin belirlemiş olduğu ilke, standart ve kurallar doğrultusunda çalışmak,
• Çalışmış olduğu bölümün servise hazırlanmasında ve servisinden sorumlu olmak,
• Ekip çalışmasına yatkın olmak, Konukları güler yüzle karşılamak; onlara hızlı ve servis yapmak,
• Ziyafet menülerini çok iyi tanımak; yemeklerin nasıl hazırlandığı ve sunuşu hakkında bilgi sahibi olmak, Konuklardan gelen özel istekleri şefine aktarmak,
• Çalışma arkadaşlarıyla iyi ilişkiler kurmak,
• Giyimi ve davranışlarıyla yardımcılarına örnek olmak,
• Nezaket ve görgü kurallarını bilmek,
• Servis şefi tarafından yapılan eğitim toplantılarına katılmak,
• Mesleği ile ilgili kendini geliştirmek.

Ziyafet Servis Eleman Yardımcınsın Görevleri:

• Ziyafet müdürü ve servis şefinin belirlemiş olduğu ilke, standart ve kurallar doğrultusunda çalışmak,
• İnsan ilişkileri ve insan psikolojisi konusunda bilgi sahibi olmak,
• Üstlerinin verdiği görevleri yerine getirmek,
• Ziyafet öncesi ve sonrasında servis ofisinin temizliğini yapmak,
• Servis ofisinde yapılan; tabakların, bardakların, çatal, kaşık ve bıçakların kurulanması ve yerlerine yerleştirilmesinden sorumlu olmak,
• Servis sırsında kirli malzemeleri bulaşıkhaneye götürmek, kirli masa örtüleri ve peçeteleri çamaşırhaneye götürmek,
• Servis sırasında küllükleri değiştirmek,
• Servis öncesi toplantılara katılmak; kendisini sürekli olarak geliştirmek.

Ziyafet İçecek Servis Şefi:

Ziyafetlerde servis edilen, tüm alkollü ve alkolsüz içkilerin servisinden sorumlu bir elemandır.

Ziyafet Ekstra Servis Personeli:

Büyük şehirlerde yer alan büyük otellerde ekstra olarak çalışan servis elemanıdır. Ekstra servis personeli iş başı yapmadan önce; çalıştığı otelin ilke, standart ve çalışma kuralları konusunda eğitim verilmelidir. Ziyafet sonrası temizliğe yardımcı olup, ücret alarak otelden ayrılırlar.

Taşıyıcılar (Hamallar):

Ziyafetlerde masa ve sandalyelerin taşınması ve yerleştirilmesi işlemini yapan elemanlardır.

Ziyafet Çeşitleri

Ziyafetler; otellerin restoran, bar, kafe ve lobi alanlar dışında kalan, resmi ve özel organizasyonlardan oluşmaktadır. Otellerde konuklara verilen ziyafet çeşitleri aşağıda belirtilen şekilde sıralanabilir.

Çay ve Kahve Ziyafetleri: Küçük gruplardan oluşan toplantılarda, üyeler kendi konularını görüşürken, çay ve kahve gibi sıcak içecekler ile kola, fanta, gazoz ve meyve suyu gibi soğuk içeceklerin servisinin yapıldığı, grubun isteğine bağlı olarak kuru ve yaş pata ile çeşitli çörek ve börekler de ikram edilen ziyafetlerdir.

Açık Büfe Ziyafetler: Ayakta düzenlenen bu ziyafetler soğuk yemekler, sıcak yemekler, tatlı ve meyveden oluşan, salonların ortasına ya da kenarlarına hazırlanan, konukların sıraya geçerek, açık büfeden seçtikleri yemekleri, salonda bulunan masalarda eş ve dostlarıyla sohbet ederek yenilmesini amaçlayan ekonomik organizasyonlardır. Bu arada servis elemanları salonda dolaşarak, tepsi ile konuklara içki ikram etmektedirler.

Amerikan Usulü Ziyafetler: Bu ziyafetler kongre, nişan, düğün seminer, sempozyum gibi toplantıların aralarında ya da bitiminde verilen öğle-akşam yemekleri şeklindeki ziyafetlerdir.

Kokteyl Usulü Ziyafetler: Açılış ve tanıtım amaçlı toplantılarda konuklara içki ve hafif yiyecekler ikram edilen kısa süreli ve daha düşük maliyetli ziyafetlerdir.

Protokol Usulü Ziyafetler: Devlet büyüklerinin (Cumhurbaşkanı ve Bakanlar) yabancı konuklar için düzenlediği ziyafetlerdir.

Ziyafet Kabulü (Ziyafet Sözleşmesi)

Ziyafet düzenlemek isteyen müşteriler, otellerde yiyecekiçecek müdürüne bağlı olarak çalışan ziyafet müdürü ile bir görüşme yapmaktadır. Ziyafet müdürü, ziyafet kabulüne yardımcı olmak üzere önceden bir hazırlık yapmaktadır. Bu hazırlıklar; fiyatlarının da önceden belirlendiği ziyafet kokteylleri ve ziyafet yemeklerinin menüleri ile ziyafet salonlarının krokileri, kapasiteleri ve masa şekillerinden oluşmaktadır. Ziyafet sözleşmesinde aşağıdaki maddeler yer almaktadır:

• Ziyafet sahibinin adı, soyadı açık adresi ve telefon numarası,
• Ziyafet bir şirkete ait ise, fatura bilgileri,
• Ziyafetin türü (nişan, düğün ve kutlama gibi),
• Ziyafetin tarihi, günü ve saati,
• Ziyafetin başlangıç ve bitiş saati,
• Ziyafet menüsü ve kişi başı fiyat, İçki servis ve ödeme şekli,
• Ziyafet salonun adı ve masa düzeni,
• Oturma planı,
• Orkestra, müzik ve mikrofon, mum çiçek gibi özel istekler,
• Konuşmalar yapılacaksa, sıra ve zamanı,
• Konuklarla ilgili özel bilgiler (vejetaryen, sakatat yemez, alkolü içki içmez gibi),

Ziyafetlerde Ön Hazırlık Çalışmaları (mise-en place)

Ziyafet sözleşmesi ziyafet müdürü ve ziyafet sahibi tarafından imzalandıktan sonra, fotokopi ile çoğaltılarak ilgili bölümlere gönderilir. Ziyafet emrini alan; restoran, mutfak, bar ve kat hizmetlerinin sorumluları kendi bölümleri için iş planları hazırlayarak, kimlerin görev alacağını ve hangi işlerin yapılacağını belirleyerek, kendi bölümleriyle ilgili olarak çalışma hazırlıkları başlatır.

Ziyafetin Organizasyonu

Ziyafet sözleşmesini imzalamasından sonra organizasyon işlemine başlanır.

• Masa ve Sandalyelerin Yerleştirilmesi
• Örtülerin Açılması
• Menü Kartı ve İsimliklerinin Yerleştirilmesi
• Çiçek ve Şamdanların Yerleştirilmesi
• Posta Dağıtımı (servis elemanları arasında iş bölümü)

Ziyafet Salonlarında Müşteri Sayısı Belirlenirken Dikkat Edilecek Konular:

• Ziyafet salonunun konumu; ziyafet mutfağı ile salon arasındaki mesafenin uzaklığı,
• Mutfak ile servis personelinin eğitimi, iş tecrübesi ve kalitesi,
• Mutfakta kullanılan ziyafet ekipmanlarının, araç ve gereçlerinin yeterli düzeyde olması,
• Ziyafet menüsünde yer alan yemeklerin çeşidi ve sunuş kalitesi.

Müşterilerin Karşılanması

Müşteriler, ziyafet salonu kapısında, ziyafet sahibi ve sahibesi tarafından karşılanır. Ziyafet bir resmi ya da özel kuruluş tarafından düzenlenmiş ise, karşılama görevi kuruluşun üst düzey yetkilileri tarafından yapılır. Devlet büyüklerini ve saygın kişileri, karşılamak ve içeriye kadar birlikte yürümek, protokol gereği yapılması gereken bir zorunluluktur.

Ziyafet Servisi

• Resmi ziyafetlerde servis, şerefine verilen kişiden başlar.
• Düğün ve nişan gibi ziyafetlerde servis, gelin ve damattan başlar.
• Veda, karşılama gibi ziyafetlerde servis, veda eden, karşılanan kişiden başlar.
• Özel ziyafetlerde servis; makam, rütbe ve kariyer bakımından yüksek olan kişiden başlar.
• Aile ziyafetlerinde servis, aile büyüklerinden başlar.

Yemeklerin Servisi

Servis, ziyafet servis şefinin işareti ile başlar; şeref konuğuna ilk servis yapıldıktan sonra, tüm salonun servisinin aynı anda başlaması ve aynı anda tamamlanması istenilir. Amerikan usulü tabak servisinde, servis edilen tabaklar, müşterilerin sağ tarafından saat yelkovanı istikametinde servis elemanı tarafından servis edilerek tamamlanır. On kişilik yuvarlak masaların yer aldığı masa düzeni servisin rahat ve kolay olması açısından en ideal masa düzenidir.

Şarapların Servisi

Ziyafetlerde şarap servisi sırası şöyledir: Beyaz şarap, pembe şarap, kırmızı şarap köpüklü şarap. Şarapların ısısı ve servisin aynı anda başlayıp tamamlanması önemlidir.

Ziyafet Menüsü

Ziyafet menüsü ziyafetin özelliğine göre düzenlenmelidir. Resmi ziyafetlerde yabancı konuklara, o ülkenin milli mutfağında yer alan, özgün yemekler içeren menü hazırlanmalıdır.

Ziyafet Menüsü Hazırlanırken Dikkat Edilecek Konular:

• Ziyafet menüsünün fiyatı belirlenirken, menüyü oluşturan yemeklerin içine konulan malzemelerin maliyetleri dikkate alınmalıdır.
• Menü mümkün olduğu kadar, mevsimlik sebze ve meyvelerden oluşmalıdır.
• Menüde yer alan yemeklerin uyumuna dikkat edilmelidir.
• Bulunması ve satın alınması güç olan malzemelerden kaçınılmalıdır.
• Benzer yiyeceklerin tekrarından kaçınılmalıdır.
• Yağlı ve ağır yemekler arka arkaya gelmemelidir.
• Menüyü oluşturan yemeklerin pişirme tarzı değişik olmalıdır.
• Yazın hazırlanan menüler, kış menülerine göre daha hafif olmalıdır.
• Menü hazırlarken dengeli beslenme kuralına özen gösterilmeli ve günlük kalori ihtiyacı dikkate alınmalıdır.
• Menü hazırlanırken, mutfaktaki ekipmanlar ve araç-gereçler göz önünde bulundurulmalıdır.
• Garnitürler ana yemeklerin kalitesine uygun olmalıdır.