Ünite 4: Perakendecilik ve İnsan Kaynakları Yönetimi

İnsan Kaynakları Yönetimi ve İşletmeler İçin Önemi

İnsan kaynakları yönetimi, bugün ve uzak gelecekte örgüte rekabet avantajı sağlayacak insan kaynaklarının elde edilmesiyle, elde tutulmasıyla, örgütsel ve bireysel performansın artırılmasıyla ilgili politikaların ve stratejilerin oluşturulmasını, programların hazırlanmasını ve uygulanmasını içeren bir disiplindir. Bu çerçeve içinde yer alan faaliyetlerin tümü işletmenin kısa, orta ve uzun vadeli amaçlarını gerçekleştirmesini, çalışanların ihtiyaçlarının ve beklentilerinin karşılanmasını ve aynı zamanda işletmenin sosyal sorumluluklarının yerine getirilmesini sağlayacak şekilde planlanmalı, örgütlenmeli, yönlendirilmeli, koordine ve kontrol edilmelidir. Bunun yanı sıra insan kaynakları yönetimi çerçevesinde örgütte insan odaklı bir kültür geliştirilmelidir.

Perakende Mağazalarda İnsan Kaynakları Yönetimini Gerektiren Özel Nedenler

Perakende mağazalarda insan kaynakları yönetimine önem vermesini gerektiren özellikler şunlardır:

• Emek yoğun olması: Üretim işletmelerinde işler yapılırken insanlardan önce genellikle sermaye donanımları (makineler, bilgisayar sistemleri, robotlar vb.) kullanılır. Fakat diğer hizmet işletmelerinde olduğu gibi perakendecilik alanı emek yoğundur.
• Çalışma saatlerinin uzun olması: Çoğu perakende mağazası müşterilerinin isteklerini ve ihtiyaçlarını karşılayabilmek için uzun saatler, hafta sonları, arife günleri ve bazı tatil günleri açıktır.
• Yarı zamanlı personel istihdam etme zorunluluğunun bulunması: Yoğun dönemlere ve uzun çalışma saatlerine uyarlanabilmek için mağazalar bir ya da iki vardiya halinde çalışan tam zamanlı personeli yarı zamanlı personelle tamamlamak/desteklemek zorundadır.
• Toplam giderlerin içinde en büyük payın işçilik giderlerine ait olması: Perakendeciler genellikle dar marjlarda faaliyet gösterdikleri için giderlerini kontrol etmek zorundadırlar. Bu zorunluluk nedeniyle çoğu perakendeci niteliksiz ya da yarı nitelikli personele düşük ücretler ödeme ve deneyimsiz kişileri işe alma yolunu seçer. Düşük ücretli ve deneyimsiz personel kullanmak yüksek devir hızına, devamsızlıkların artmasına ve yetersiz performansa neden olur. Deneyimsizlik ve motivasyon yokluğu, personelin çoğunun genellikle doğrudan müşteriyle yüz yüze iletişimde ve etkileşimde bulunması nedeniyle sıkıntı yaratır.
• İşin personel üzerindeki stresi artırıcı özellik taşıması: Perakende mağazalarda çalışanların her an tetikte olmalarının gerekmesi, her türlü müşteriye aynı kalitede hizmet sunma zorunluluğunun bulunması, hizmetin satışla sonlandırılması ihtiyacının ve müşteri problemlerinin tümünü çözme gereğinin bulunması yoğun stres yaratmaktadır.
• Farklılık yönetiminin önem kazanması: Farklılaşma ırk, cinsiyet, renk, yaş, değerler ve kültürel normlar gibi özellikler içerir. Farklılık yönetimi iki temel hususa dikkat edilmesini gerektirir.
  1. Personel cinsiyetlerine, etnik kökenlerine ve diğer farklılık yaratan özelliklerine bakılmaksızın doğru ve açık bir şekilde işe alınmalı, terfi ettirilmeli, ödüllendirilmeli ve işten çıkarılmalıdır.
  2. Giderek artan bir şekilde farklılaşan toplumlarda iş yerleri bu tür farklılıkları yansıtmak zorundadır.
• Dikkate alınması gereken çeşitli yasal düzenlemelerin bulunması: Perakende işletmelerinin kurulma ve işleyiş aşamasında dikkate almaları gereken çok sayıda yasal düzenlemenin yanı sıra istihdama ve insan kaynakları yönetimine ilişkin olarak uymaları gereken çeşitli yasal düzenlemeler vardır.

İnsan Kaynakları Yönetimi İşlevleri

İnsan kaynakları yönetimi işlevleri, insan kaynakları planlaması, iş analizi (bağlı olarak iş tanımlarının ve iş gereklerinin hazırlanması), işe alma ve yerleştirme, kariyer planlama ve gelişme, ödüllendirme, ücretlendirme, performans değerlendirme, kariyer planlama ve geliştirme, çalışanların motivasyonu ve ödül yönetimi, işgören sağlığı ve iş güvenliği, endüstriyel ilişkiler gibi çok geniş alana yayılmaktadır.

İşe Alma

İşe alma işlevi, personel bulma ve personel seçme başlıkları altında iki temel aşama olarak incelenir.

Personel Bulma

Personel bulma daha çok, doldurulacak pozisyon için potansiyel personeli belirleme sürecidir. Bu aşamada iki temel sorunun cevaplanması gerekmektedir:

1. Adaylar hangi ölçütlere göre aranacak?
2. İstenen niteliklere sahip bu adaylar nerelerden bulunacak?

Adayların hangi ölçütlere göre aranacağını insan kaynakları planlaması ile iş analizi sonucunda hazırlanan iş tanımları ve iş gerekleri belirler. İnsan kaynakları planlaması, değişen iç ve dış koşulları dikkate alarak örgütün bütünsel amacını gerçekleştirme doğrultusunda gerekli sayıda ve nitelikte insanı doğru zamanlarda, gerek duyulan işler için hazır bulundurmayı amaçlar.

İş tanımları ve iş gerekleri, iş analizi sonucunda elde edilen veriler doğrultusunda hazırlanır. Bu nedenle öncelikle iş analizi çalışmasının yapılması gerekir. İş analizi, mağazada yer alan her bir işin ayrı ayrı niteliğini, niceliğini, gereklerini, sorumluluklarını ve çalışma koşullarını bilimsel yöntemlerle inceleyen ve veri toplayan bir tekniktir. İş tanımı, personelin o işi etken bir biçimde yerine getirmesi için bireysel olarak bilmesi gereken bilgileri kapsar. İş gereği, mağazada söz konusu işi yapacak kişide bulunması gereken formel öğrenim, deneyim, beceri gibi nitelikleri belirten ve iş analizi sonucunda elde edilen veriler doğrultusunda hazırlanan bir çizelge veya yazılı belgedir.

İstenen nitelikteki adaylara ulaşmak için iki tip kaynak kullanılır. Bunlar;

• İç kaynaklar ve
• Dış kaynaklardır.

İç kaynaklar, mağazada halen çalışmakta olan personel ile bu personelin önerecekleri kişilerden oluşur. Dış kaynaklar ise;

• Gönüllü müracaat edenler,
• İş bulma kurumları,
• Eğitim kurumları,
• Rakipler,
• Eski personel ve
• İlanlar yoluyla işletmeye yapılan başvurulardır.

Gönüllü müracaat edenler; işletmeye bizzat gelerek ya da mektupla, faksla, elektronik postayla veya işletmenin web sitesi yoluyla başvurarak kendi istekleriyle iş arayan kişilerdir. Genellikle memuriyete ve satışa ilişkin pozisyonlar için uygun bir kaynaktır.

Resmi veya özel iş ve işçi bulma kurumları ve engelli kişilerin rehabilitasyon enstitüleri gibi kuruluşlar, hem iş arayanlara hem de personel arayanlara aracılık ederler. Ülkemizde İş Kurumu (İŞKUR), iş arayanlara ve işverenlere açık kamu istihdam hizmeti sunmaktadır. İŞKUR ayrıca İşsizlik Sigortası Sistemi’nin yürütülmesi, yeniden işe yerleştirme kapsamında danışmanlık yapma (İş ve meslek danışmanlığı, iş kulübü danışmanlığı, sosyal danışmanlık, işe yerleştirme, ve yeni bölgeye taşınma konularında destek) ve eğitim desteği sağlama (istihdam garantili meslek eğitimi, kendi işini kuracaklara yönelik meslek eğitimi gibi), toplum yararına çalışma programı kapsamında kısa süreli iş eğitimleri verme (çevre koruma ve düzenleme, ağaçlandırma, park düzenleme, erozyon önleme, afet sonrası çalışmalar vb. konularda) hizmetler sunmaktadır.

Eğitim kurumları; en iyi ve en geniş kaynaklardan biridir. Özellikle operasyon düzeyindeki personel için mükemmel bir kaynaktır.

Rakipler ve diğer kanal üyeleri; işletme içinde coğrafi ya da ticari alana ilişkin koşullar nedeniyle terfi ettirecek kimsenin bulunmadığı durumlarda orta ve üst düzey pozisyonlar için daha uygun bir kaynaktır.

Eski personel: Uygun bir pozisyon açıldığında eski personel tekrar işe alınabilir.

Bunların yanı sıra Gazete, mesleki dergi, radyo, TV ve internet reklamları ve ilanları potansiyel personel sağlamada etkin medyalardır.

Personel Seçme

Personel seçme sürecinin aşamaları şunlardır:

• Adayın işletmeye gelmesi ve kabul edilmesi: Personel seçme sürecinin ilk aşaması adayın işletmeye gelmesi ve kabul edilmesidir.
• İlk eleme görüşmesinin yapılması: Bu görüşme süresi oldukça kısa tutulur. Ön görüşme ile gözle görülür bir şekilde işin gereklerine uymayan adayların elenmesi amaçlanır.
• Başvuru formunun doldurulması: Başvuru formu, aday hakkında kimlik, eğitim durumu ve iş geçmişi gibi ön bilgileri elde etmek amacıyla kullanılan bir araçtır.
• Sınav yapılması: Adayların istenen nitelikte olup olmadıklarını anlamaya yarayacak birtakım seçme yöntemleri vardır. Sınav yönteminde yazılı, sözlü, hem yazılı hem sözlü ya da uygulamalı sınav yapılabilir.
• Testlerin uygulanması: Testler, iş için ihtiyaç duyulduğunda inanılan kişisel özelliklerin ölçülmesini sağlar. Personel seçiminde testler, adayın yapabileceklerini ya da yapamayacaklarını saptamaya yardım eden mükemmel araçlardır.
• Görüşme (Mülakat) yapılması: Bu yöntem, adayla tanışma, onun yeteneklerini, dış görünüşünü, genel kişiliğini ve davranışlarını gözlemleme fırsatı yaratır.
• Adayın deneyim ve eğitim durumunun araştırılması: Genellikle adayın iş deneyimine sahip olması istenir. Özellikle yönetimsel pozisyonlar dolduracağı ve terfi için aday seçileceği zaman, adayların deneyimli olmaları daha da önem kazanır. Deneyimin yanında adayların mevcut pozisyon için gerekli eğitime sahip olup olmadıklarını da belgelemeleri istenir.
• Adayın fiziksel incelenmesinin yapılması: Fiziksel inceleme (sağlık kontrolü) yapılmasındaki amaç, işin gerektirdiği faaliyetleri en iyi şekilde ve aksatmadan yapabilmek için adayın fiziksel olarak uygun olup olmadığını belirlemektir.
• Son değerlendirme yapıldıktan sonra iş teklifinin yapılması: Tüm aşamaları geçmiş bir aday, işe alınmaya hak kazanmıştır. Aslında seçim karşılıklı karar vermeyi gerektirir. İşletme, seçtiği adaya/adaylara iş teklifi yapma ve diğerlerini geri çevirme kararını verir.

Eğitim ve Geliştirme

Genel olarak eğitim, insanların dünyaya geldikleri andan itibaren başlayan ve yaşamları boyunca devam eden bir bilgilendirme ya da öğrenme sürecidir. Geleneksel olarak iş yerinde eğitim, personelin mevcut işindeki performansını geliştirmeye yöneliktir. Geliştirme ise, personeli örgütteki diğer konumlara hazırlamaya yardımcı olur ve görev değiştirmeleri için gerekli olan ancak henüz bulunmayan becerileri artırır.

İşe Alıştırma Eğitimi

İşe alıştırma süreci yeni personeli karşılamaya hazırlanmakla başlar. Bunun için personel hakkındaki bilgiler gözden geçirilir, yapacağı işin tanımı incelenir, çalışacağı ortam hazırlanır. Bir sonraki aşamada yeni personel iş yerine ilk gelişinde görevlendirilen bir kişi tarafından karşılanır; varsa ev, ulaşım durumu, avans vb. gibi ihtiyaçlarının karşılanmasına yardımcı olunur. Yeni personele çalışacağı işle ve bölümüyle ilgili ayrıntılı bilgi verilir. Daha sonra iş yeri gezdirilir ve iş arkadaşlarıyla tanıştırılır. İşyerinin özellikleri, uygulanan kurallar, işletmeye ait genel bilgiler, personele sağlanan çeşitli olanaklar ve hizmetler açıklanır.

Hizmet İçi Eğitim

Hizmet içi eğitim, mağaza personelinin bilgi, beceri ve yetenek düzeylerini işlerinin gerekleriyle eşitlemek amacıyla yapılır. Personel eğitimiyle öğrenme süresinin kısaltılması, iş veriminin artırılması, personelde örgüte karşı bağlılık ve olumlu tutum yaratılması, gözetimin azaltılması ve buna bağlı olarak iş birliğinin artması, hata oranının azalması ve öz denetimin geliştirilmesi amaçlanır. Ayrıca eğitim sonucunda personel tatmininin artması beklenir. Bu yolla devamsızlıkların azaltılması, devir oranının düşürülmesi, kazaların ve çatışmaların ortadan kaldırılması sağlanır.

Performans Değerlendirmesi

Personelin performansını iyileştirebilmek ve geliştirebilmek için öncelikle personeli tanımak, potansiyelini araştırmak, başarılı ve başarısız personeli birbirinden ayırmak gerekir. Performans değerlendirme süreci performans planlamasıyla başlar. Performansın izlenmesi, desteklenmesi, yönlendirilmesiyle devam eder. Performansın ölçülmesi ve değerlendirilmesi, personele geribildirim verilmesi, performansın iyileştirilmesi, geliştirilmesi ve mükemmel performansın ödüllendirilmesiyle son bulur.

Ücret Yönetimi

Mal ve hizmet üretimine doğrudan ya da dolaylı olarak katkıda bulunan tüm düşünsel ve fiziksel emek, karşılık olarak ücrete hak kazanır.

Ücret yönetimi, stratejik bir bakış açısıyla tasarlanması ve yürütülmesi gereken temel bir insan kaynakları işlevidir. İşverenler, ücretin hesaplanmasında ve ödenmesinde;

• Doğrudan iş gücü piyasası verilerinden yararlanabileceği gibi,
• Zaman temeline ve
• Performansa dayalı ücret sistemlerinden birini kullanabilirler.

Doğrudan iş gücü piyasasına dayalı ücret sistemi nde organizasyondaki işlerin tümü için doğrudan piyasa ücret düzeyleri kullanılır.

Zaman temeline dayalı ücret sistemi en eski, hem işverenler hem de personel tarafından anlaşılması ve uygulanması en kolay ücret sistemidir. Bu sistemde ücret ölçüsü zamandır.

Performansa dayalı ücret sistemleri, ücret düzeylerini çeşitli performans düzeylerine göre, çeşitli şekillerde düzenler. Performans düzeyleri için;

• Bireysel,
• Grup ya da
• Örgütsel performans düzeyi esas alınabilir.

Bu tür sistemlerde aşağıdaki seçenekler kullanılabilir:

• Prim: Personelin bireysel olarak ya da grup içinde yapmış olduğu işi ödüllendirmek için ödenen ek ücrettir. Prim özellikle sürümü yavaş, en pahalı veya en kârlı olan bazı ürünlerin ya da ürün gruplarının satılmasını teşvik için ödenir.
• Bonus: Personelin performansının değerlendirilmesine dayandırılan ilave bir ücret ödülüdür.
• İkramiye: Asıl ücrete ek olarak bazı nedenlerle (yılbaşı, evlenme, bayram, iş yerinin kuruluş yıl dönümü, işletmenin kazandığı büyük başarı vb) verilen ücrettir.
• Komisyon: Personelin işveren yararına sağladığı çıkarların değeri üzerinden yüzde miktarıyla ödenen karşılıktır.
• Kârdan pay verme: Genellikle hizmet sözleşmesiyle çalışan personelin, işletmenin belirli bir döneminde elde edeceği kârından belirli oranlarda pay almasını sağlar.
• Hisse sahipliği: Personelin kâr payı yerine işletmenin hisseleriyle ödüllendirilmesidir.

Ücret dışında personele ürünleri indirimli olarak satın alma, sağlık ve emeklilik sigortası olanağı, çocuk bakımı hizmeti, para sıkıntısına düşmesi durumunda düşük faizli kredi gibi bazı ek olanaklar da sunulabilir.