Ünite 2: Performans Yönetim Sisteminin Oluşturulması

Performans Yönetim Sisteminin Oluşturulması

Performans yönetimi sisteminin temelinde, bireysel performansın artırılması ve dolayısıyla örgüt performansının artırılması hedeflenmektedir.

Performans yönetim sisteminin oluşturulmasında öncelikle; kim (sistemin sorumluları), ne zaman (Performans dönemi- dönemleri), nasıl (Performans değerleme yöntemleri), sorularına yanıtlar aranır.

Performans yönetim sisteminin oluşturulmasında üst yönetimin desteği ve önderliği gerekir. Çağdaş performans yönetim sistemi anlayışı temelinde, işletmenin amaçlarına ulaşması için gerekli gelişmenin sağlanması yatar. Bu yönü ile performans yönetim sisteminin stratejik düzeyde ele alnımasın gerekir. Üst yönetimi performans yönetim sisteminin tüm aşamalarına destek vermelidir. Performans yönetim sisteminin geleneksel eğilimine dayanarak ölçme ve değerlendirme ağırlıklı yürütme aşamasına değil, tüm aşamalarına eş düzeyde önem verilmeli ve bir bütün olarak ele alınmalıdır. Performans yönetim sistemi bir kez oluşturulduktan sonra, yürütme aşamasında sistem sürekli izlenir ve olası sorunlar ya da beklenmeyen durumlara göre gerekli düzenlemeler yapılır. Bu şekilde, performans yönetim sisteminin sürekliliği sağlanmalıdır.

Performans Değerlendirmesini Yapacak Kişiler

Çalışanların performans değerlendirmesi geçmişte genellikle yukarıdan aşağı doğru, diğer bir deyişle sadece yöneticilerin astları değerlendirmesi şeklinde yürütülmekteydi. Ancak, özellikle çok yönlü performans değerlendirmesini yapacak kişinin belirlenmesinde doğru yaklaşım çalışanla en çok etkileşimde olan kişi ya da kişilerin dikkate alınmasıdır. Bununla birlikte. Özellikle çok yönlü performans değerlendirmesi yaklaşımlarında iş türü, kültürü çalışanların profesyonellik düzeyi gibi etkenler dikkate alınmalıdır. Performans değerlendirmesini yapacak kişilerin belirlenmesinde yararlanılabilecek yaklaşımlar aşağıdaki gibidir:

• Yöneticiler
• Astlar
• Çalışma arkadaşları
• Çalışanın kendisi
• Müşteriler
• 360 derece değerlendirme

Performans Yönetim Siteminde Zamanlama

Performans yönetim sistemi genellikle bir yıl için planlanır. Bilindiği gibi, işletmeler finansal ve hukuksal bazı sorumluluklarını yerine getirmek için mali yıl esasına göre hareket eder. Mali yıl, işletmelerin bütçeleme faaliyetlerini tamamlayıp, bir sonra ki yıl hazırlanmaları için önemlidir. Performans yönetiminde de genellikle mali yıl temelinde hareket edilir.

Performans Yönetim Sisteminin Unsurları

Performans yönetim sisteminden doğru şekilde yaralanmak için belli unsurların planlanma aşamasında açıkça belirlenmesi gerekir. Bunlar performans kriterleri, performans standartları, performans hedefleri ve değerleme yöntemleridir. Performans yönetim sisteminin unsurları aşağıdaki gibidir.

Performans Kriterleri

Performans değerlemede en zorlu ve hassas konulardan biri, performansta neyin ölçüleceği ve değerlendirileceğidir. Performans kriterleri, işin yapılmasında, diğer bir deyişle bir işin başarısı için önemli olan boyutları ifade eder. Örneğin: Otel işletmelerinde ön büro çalışanı için yararlanılabilecek başlıca performans kriterleri aşağıdaki gibidir:

• Dış Görünüş
• Beden dili
• Ses tonu
• Müşteriye özen gösterme
• Nezaket
• Rehberlik
• Satış becerisi
• Esneklik
• Ortak çalışma
• İletişim
• Yeterlilik
• İş miktarı
• Davranışlar
• Kişisel özellikler.

Performans Hedefleri

İşletmenin temel amaçlarına ulaşabilmesi için ulaşması gereken daha kesin, kısa vadeli ve ölçülebilir sonuçlar ve göstergeler olarak tanımlanabilir. Hedeflere ulaşmak, işletmenin doğru yolda olduğunu gösterir. Performans kavramı da özünde hedeflere ne kadar ulaşıldığının değerlendirilmesine dayanır.

Genel olarak bakıldığında hedefler şu özellikleri taşımalıdır:

• Belirgin,
• Ölçülebilir,
• Ulaşılabilir
• Gerçekçi
• Zaman sınırlı

Performans Standartları

Performans standartları, bir işin ne kadar iyi yerine getirilmesi gerektiğini tanımlayan yazılı ifadelerdir. Performans standartları için aşağıdaki konulara dikkat edilmelidir:

• Performans beklentileri
• Kabul edilebilir hata payı
• Beklenen Performansın hangi koşullarda sağlanacağı

Performans Değerleme Yöntemleri

Performans değerleme, performans yönetiminin önemli bir boyutudur. Performans değerleme çalışanın kariyer planlamasından, motivasyonuna ve ücretlendirilmesine kadar pek çok önemli başlıca dayanaklarından biridir. Bu nedenle objektif, adil, açık bir performans değerlendirme yaklaşımı son derece önemlidir.

Performans değerlendirme yönteminin seçiminde şu soruların yanıtlanması ile karar verilebilir:

• İş ölçülebilir mi?
• Takım işi mi bireysel iş mi?
• İşi tek kişi mi yapıyor, başka kişilerle birlikte mi yapıyor?
• Çalışanı kim değerlendiriyor?
• İşin örgüt hiyerarşisindeki yeri ve sorumluluğu nedir?

Bu sorular göz önünde bulundurularak aşağıdaki yöntemlerden biri kullanılabilir

• Kişilerarası Karşılaştırmaya Dayalı Yöntemler
• Ortak Performans Standartlarına ve Kriterlerine Göre Yöntemler

Kişiler Arası Karşılaştırmaya Dayalı Yöntemler
Bu yaklaşım, çalışanların birbirleriyle karşılaştırılarak performanslarının göreceli karşılaştırmasına dayanır. Kişilerarası karşılaştırmaya dayalı yöntemler daha çok geleneksel değerlendirme anlayışına dayalıdır ve yaygın şekilde kullanılmaktadır. Kişiler Arası Karşılaştırmaya Dayalı Yöntemler: Basit Sıralama, Zorunlu Dağılım ve İkili Karşılaştırma yöntemleridir.

Basit Sıralama Yöntemi
En eski ve sık kullanılan yöntemlerden biridir. Bu yöntemde çalışanlar, önceden belirlenen belirli standartlara ya da belirli ölçeğe göre sıralanmaz. Basit sıralama, genellikle çalışanın ilk amiri tarafından yapılır. Çalışanlar birbirleri ile karşılaştırılarak performansına göre en iyi ve en kötü arasında sıralanır.

Zorunlu Dağılım
Basit sıralama yönteminin gelişmiş halidir. Basit sırlamada çalışanlar sırlanırken, aralarındaki farklılığın derecesi belli değildir. Zorunlu dağılımda ise çalışanlar, önceden belirlenmiş performans düzeylerine göre belirli gruplara dağıtılır.

İkili Karşılaştırma
Bu yöntemde çalışanların her biri sırayla diğer çalışanlarla karşılaştırılır. İkili karşılaştırma ikili karşılaştırma, belirli performans kriteri ya da toplam performans değerlendirmesi için uygulanabilir. Çalışanların hepsi iki şekilde karşılaştırıldığından daha güvenilir sonuç elde etmek mümkündür. İkili karşılaştırma yöntemi matris üzerinde ya da çalışanların adlarının kartlara yazılarak karşılaştırılması ile gerçekleştirilebilir.

Ortak Performans Kriter ve Standartlarına Dayalı Yöntemler

Ortak performansa dayalı değerleme yöntemlerinde, çalışanlar birbirleriyle karşılaştırılmadan kendi iş tanımının görev ve sorumlulukları açısından değerlendirilir. Ortak performans kriter ve standartlarına dayalı yöntemler: Derecelendirme Yöntemi, kritik olaylar yöntemi, kontrol listesi yöntemi, davranış temeline dayalı ölçekler, standartlara dayalı yöntemdir.

Derecelendirme Yöntemi
Performans değerlemede bilinen ilk yöntemlerden biri olan bu yöntem, bazı kaynaklarda grafik değerlendirme yöntemi olarak da adlandırılmaktadır. Derecelendirme yönteminde standart değerlendirme formu ve ölçek kullanılır. Bu yöntemde başlıca çalışanın yaptığı işin niteliği ile kişilik özelliklerini de yansıtan tutum ve davranışlarına yönelik performans kriterlerine göre değerlendirme yapılır. Bu tür değerlendirmelerde sıkça kullanılan performans ifadeleri arasında iş bilgisi, iş miktarı, iş planlama, sağduyu, önyargılı tutum gibi ifadeler yer alır. Bu yönü ile derecelendirme yöntemi, işletmenin tüm çalışanlarına uygulanabilen, objektif değerlendiren yöntemlerinden biridir.

Kritik Olaylar Yöntemi
Performans değerleme genellikle altı ay ya da bir yıl gibi belirlenen dönemin sonunda uygulanır. Bu durumda, değerlendirmeyi yapacak olanların daha çok yakın geçmişi dikkate alma eğilimleri ortaya çıkabilmektedir. Bu olumsuzluğu önleyebilmek ve performans değerlendirmesini, belirlenen dönemin tamamını aynı oranda dikkate alarak yapabilmek için geliştirilen yöntemlerden biridir. Kritik olaylar yöntemi, çalışanların iş performansını etkileyen çeşitli kritik davranışları, tutumları, iş yapma yaklaşımları ve becerileri gibi olayların kaydedilmesine dayanır. Çalışanların her biri için iş performansını olumlu ve olumsuz etkileyen olayların tamamının kaydedilmesi ile, daha somut verilere dayandığından, çalışanlarla yapılacak görüşmelerde bu yöntemin kolaylık sağladığı söylenebilir.

Kontrol Listesi
Kontrol listesi, belirli bir işin performansını etkileyen çok sayıda ifade veya soruların yer aldığı listedir. Bu yönüyle kritik olaylar yöntemine benzeyen kontrol listesi yönteminde, çalışanların her bibi aynı sorular ya da ifadeler üzerinden değerlendirilir. Kontrol listesi, bir işin performansını etkileyen önemli konuları içermelidir.

Davranış Temeline Dayalı Ölçekler
Davranış temeline dayalı ölçekler, bir işin başarılı şekilde yerine getirilmesi için geliştirilmiştir. Bu ölçeğe dayalı performans değerlendirilmesi için geliştirilmiştir. Bu ölçeğe dayalı performans değerlemede performans sonuçları değil, işin yapılması sürecinde gösterilen davranışlar temel alınır. Burada, işle ilgili davranışların iyi bir performanstan kaynaklandığı varsayılır. Diğer bir deyişle, iyi bir performans için çalışanın, işini yaparken belrli davranışları göstermesi beklenir. Bunun için işi oluşturan görev ve sorumluluklar için belirli davranış ifadeleri oluşturulur. Ve bunlar derecelendirilir. Davranışlar, istenen davranışlardan istenmeyen davranışlara doğru sıralanarak, her birine değer verilir.

Standartlara Dayalı Yöntem
Standartlara dayalı yöntem, yöneticiler dışında olup genellikle üretim süreçlerinde yer alan çalışanlar için uygun bir yöntemdir. Bu yöntemde, işle ilgili olarak önceden belirlenmiş ve genellikle işin teknik yönüne dayalı standartlar belirlenerek bunlar her bir çalışan açısından değerlendirilir. Standartlar, hedeflerden farklı olarak, çalışanın ortalama performansına dayalı ve sürekli tanımlardır. İşin belirli özelliklerine dayalı olarak standartlar hazırlanır ve tüm çalışanların standartlara uygunluğu açısından performans değerlendirmesi gerçekleştirilir. Bu yönüyle objektif faktörlere dayanır. Ancak farklı işlerin standartları da farklı olacağından çalışanların karşılaştırılması zordur.

Amaçlara Göre Yönetim
Amaçlara göre yönetim, çalışanların önceden belirlenmiş amaçlara ulaşma oranının değerlendirilmesine dayanır. Amaçlara göre yönetimin temelinde bireysel ve örgütsel amaçlar arasında uyum sağlanması vardır. Amaçlara göre yönetim, esas olarak temel bir yönetim yaklaşımı olmakla birlikte, performans değerlendirme yöntemi olarak da kullanılabilmektedir. Bu yaklaşımın temelinde, yöneticilerin ulaşması beklenen amaçların yukarıdan gelen emirlerle değil, yöneticilerin üstleriyle birlikte ortaklaşa belirlemesi bulunmaktadır. Bu şekilde işletme içinde bir amaçlar hiyerarşisinin oluşması sağlanacaktır.

Amaçlara göre yöntem amaçların belirlenmesi ile başlar. Burada yöneticilerle astların birlikte tartışarak amaçları belirlemesi önerilir. Bunun nedeni, yöntemin temel anlayışının yeni bir yöntem anlayışına dayalı çalışma ortamının geliştirilmesidir.