Ünite 3: Performansın Planlaması

Giriş

Bir öncekinden daha hızlı, daha kaliteli, daha ucuz ve daha farklı üretim yaparak, rekabette öne geçmek anacak nitelikli çalışanlar sayesinde mümkündür. Çalışanlar bir işletmeye katma değer sağlayan en önemli kaynaklardır.

Her düzeydeki birey kendi üzerine düşeni en iyi şekilde yaparsa, beklenen performansı gösterirse örgütün stratejik planları gerçekleşmiş olacaktır. Bu da bunu gerçekleştirmeyi kolaylaştıran bir örgüt kültürünü gerektirir.

Bu ünitede uzun dönemli amaç ve stratejilere değindikten sonra, faaliyet planlarına ve performans kriterlerine yer verilmektedir. Faaliyet planları işletmelerin hedeflerine ulaşmaları ve stratejilerini gerçekleştirebilmeleri için hazırladıkları planlardır.

Uzun Dönemli Amaçların ve Stratejilerin Belirlenmesi

Tüm işletmeler birtakım amaçları gerçekleştirmek için kurulmaktadır. İşletmeler bu amaçlarını gerçekleştirmek için misyonunu, vizyonunu, amaçlarını ve hedeflerini doğru olarak belirlemek zorundadırlar. İşletmedeki her çalışan planlanan performansı gösterdiği takdirde işletme hedeflenene amaçlara ulaşabilir. Her ne kadar işletmenin vizyonu, misyonu veya stratejik amaçları üst yönetimi ilgilendiriyor gibi gözükse de, bu amaçlara ulaşılması işletmenin en alt kademesinden, en üst kademesine kadar tüm çalışanların performansına doğru şekilde planlanmasına, yönetilmesine ve gerçekleştirilmesine bağlıdır. Performansın planlanması ilk olarak örgütsel performansın planlanması ile başlar. Örgütsel performansı belirlerken, öncelikle örgütün misyonu, vizyonu, amaçları, hedefleri ve stratejileri belirlenmelidir.

Vizyon

Vizyon, işletmeyle ilgili olarak hayal edilen gelecektir. Yani vizyon işletmelerin gelecekte varmak istedikleri yeri ve bunun hayalini tanımlar. Bu öngörü şirketin tüm faaliyetlerine aynen bir kutup yıldızı gibi yol gösterir.

İşletmeler vizyonlarını oluştururken iki temel yol izleyebilir. İlki, kurucu veya lider tarafından önceden belirlenmiş bir vizyonun diğer örgüt üyeleri ile paylaşılması ve geliştirilmesidir. Diğeri, vizyonun çalışanlarla birlikte geliştirilmesidir. Bu yöntemi başarılı olabilmesi, şirketin en üst düzey yöneticisinin liderlik yeteneğine bağlıdır. Vizyonun çalışanlarla birlikte geliştirilebilmesi için çok sağlıklı bir iletişim ortamının yaratılmış olması ön koşuldur.

Misyon

Misyon, bir işletme veya örgütün kuruluş ve varoluş nedenini açıklayan, temel amaç ve hedeflerini net bir şekilde ortaya koyan bir ifadedir. Vizyon gelecek ile misyon ise şu an ile ilgilidir. İşletmenin kendisini nasıl gördüğü hangi pazarda ve hangi müşteri kitlesi ile ilişkili olacağı, kullanacağı teknolojileri, genel işletme felsefesini ve toplumdaki imajını belirtmek zorundadır.

Misyonun performans planlaması açısından önemi şudur: Örgütsel performans planlanırken uyulacak en genel kural, işletmenin misyonuna uygun olarak performansın planlanmasıdır. İşletme misyonun belirlenmesi ile örgütün tüm çalışanlarının ve tüm bölümlerinin aynı hedef, amaç doğrultusunda çalışmaları, gerekli performansı sağlamaları gerçekleştirilebilir.

Stratejik amaçlar

Stratejik amaçlar, işletmelerin vizyonları doğrultusunda belirli bir süre içerisinde ulaşmayı istediği sonuçlar olarak tanımlanmaktadır. Bu anlamda stratejik amaçlar vizyonu gerçekleştirmenin ilk adımı ve hedeflerin hiyerarşisizinin en tepesidir. İşletmeler stratejik amaçlarını belirlerken karlılık, büyüme ve süreklilik gibi ekonomik amaçların yanında çıkarları ve sosyal paydaşlarının beklentilerini karşılamak gibi amaçlarda belirleyebilmektedir. Karlılık işletmenin bir faaliyet dönemi sonundaki başarısın özetleyen bir denetim aracıdır. İşletme faaliyetlerini bir süreye bağlı olmaksızın devam edeceğini ifade eder. Stratejik amaçlar işletmenin üzerinde odaklanabilmesi ve ulaşılabilmesi için sınırlı sayıda tutulmalıdır.

Hedefler ve Stratejiler

Hedefler daha kesin ve ölçülebilir özellikte olmalıdır. Yukarıdan aşağıya doğru stratejik hedefler, taktik hedefler ve operasyonel hedefler belirlenmelidir. Stratejik hedefler işletmenin bütünü ile ilgili olup onun yaşamına devam ettirmesi ve rekabet üstünlüğü sağlaması için beklediği sonuçları ve gelecekte neye ulaşmayı hedeflediğini belirten genel kapsamlı açıklamalardır. Taktik hedefler işletme içindeki bölüm ve birimlerin stratejik birimlerle uyumlu olmasıdır. Örgütsel hiyerarşinin alt kısımları ve birimleride stratejik ve taktik hedeflerle uyumlu, onları gerçekleştirmeye yardımcı olacak, genellikle kısa vadeli kendi hedeflerini belirlerler. Bunlarada operasyonel hedefler adı verilir.

Belirtilen tüm bu hedeflerin başarıya ulaşması için beş özelliği taşıması gerekmektedir. Bunlar; Belirgin, ölçülebilir, ulaşılabilir, gerçekçi, zaman sınırlı şeklinde sayılabilir.

Amaç ve hedefler belirlendikten sonra işletmenin izleyeceği yola en genel anlamıyla strateji denmektedir. İşletmenin performansını stratejik olarak planlaması ve gereken yerlerde taktikler uygulaması işletmenin amaçlarına ulaşmasında yardımcı olmaktadır.

Faaliyet Planlarının Hazırlanması

Faaliyet planları işletmelerin hedeflerine ulaşmaları ve stratejilerini gerçekleştirebilmeleri için hazırladıkları planlardır. Plan sonuç planlama ise süreçtir. Planlama yaparken bağzı ilkelere uymak gerekir. Bu ilkeler şunlardır:

• Gerçekçi kaynak kullanımı
• Yürürlükteki kanunlara uygunluk
• Örgütün strateji ve politikalarına uygunluk
• Esneklik
• Doğru zamanlama
• Uygulanabilirlik
• Uygun maliyet

İşletmeler planlama sürecinde oluşturdukları vizyon ve misyonu belirledikleri amaçları, hedefleri ve stratejileri gerçekleştirmek için faaliyet planları hazırlamak zorundadırlar. İyi bir plan anlaşılır, açık, kesin, mantıklı ve değişen koşullara uyabilecek esnekliğe sahip olmalıdır. Optimal bir sürede hazırlanmalı ve uygun süre içinde geçerli olmalıdır. Faaliyet planları sürekli ve tek kullanımlık planlar olmak üzere ikiye ayrılır.

Sürekli Planlar

Sürekli planlar işletmelerde devamlı ve tekrarlayan faaliyetlere ışık tutması ve rehberlik etmesi için hazırlanan planlardır. Sürekli planlar özel durumlar için değil, benzer durumlarda uygulanabilecek, politikalar, prosedür ve kurallardır.

Politika, işletmeyi amaçlarına yönlendirecek strateji ve faaliyetlere uyumlu ve genellikle değişmeyen durumlarla ilgili olarak alınması gereken kararlar ile gerçekleştirilmesi gereken faaliyetlere rehberlik eden, çalışanı iki sınır arasında takdir hakkı veren bir yol olarak tanımlanabilir. İşletme içinde çeşitli fonksiyonlarla ilgili politikalar düzenlenebilir. Bunların başlıcaları: Satış politikaları, finansman politikaları, üretim politikaları ve personel politikalarıdır.

Prosedürler, politikaların uygulanmasına yardımcı olan, nasıl uygulanacağını gösteren, politikanın bir uzantısı veya görüntüsü olarak tanımlanabilmektedir. Prosedürlerle işlerin yapılması düzene konulur, çeşitli iş ve görevlerin nasıl yürütülmesi gerektiği de açıklanır. Prosedürler koordinasyonu kolaylaştıran ve diğer yönetim faaliyetlerine yardımcı olan araçlardır.

Kurallar eylemlere ışık tutan çok açık ve ayrıntılı belirlemelerdir. Takdir yetkisi tanımazlar, bununla birlikte yöntemlerle yakından ilişkilidir. İşletmeler kuralları belirlerken birtakım konulara dikkat etmelidir. Bunlar şu şekilde sıralanabilir:

• Kurallar doğrudan ya da dolaylı olarak örgütsel etkinliğe katkı yapmalıdır.
• Kurallarda devamlılık esastır.
• Kurallar açık ve kesin bir şekilde ifade edilmelidir.
• Kurallar yazılı hale getirilmelidir.

Tek Kullanımlık Planlar

Gelecekte büyük olasılıkla tekrarlanmayan amaç ve hedeflere ulaşmak için hazırlanan planlara tek kullanımlık planlar adı verilir. Tek kullanımlık planlar programlar, projeler ve bütçelerdir.

Programlar, tamamlanması birkaç yıl alabilecek, ancak tek bir amaç veya hedefe yönelik veya tek seferlik önemli bir işle ilgili kapsamlı ve karmaşıklık derecesi yüksek olabilen planlardır. Programlar ana ve alt programlar olarak sınıflandırılabilir. Programlar oluşturulurken politikalar, yöntemler ve bütçelerden yararlanılır.

Projeler işletmenin tek bir amaç ve hedefine yönelik hazırlanan ama programa göre daha dar kapsam ve daha düşük karmaşıklık derecesinde olan planlardır. Genel bir programın gerçekleştirilebilmesi için projeler oluşturulur. Projeleri oluştururken doğru yöneticileri veya uzmanları projenin başına getirmek sonuçtaki başarıyı önemli ölçüde etkileyecektir.

Bütçe, beklenen sonuçların rakamlarla ifade edildiği belgelerdir. Bütçeler esnek olmalı, sık sık gözden geçirilmeli ve gerektiğinde düzeltmeler yapılmalıdır. İşletmelerde hazırlanan başlıca bütçe türleri şunlardır:

Satış bütçesi, reklam bütçesi, üretim bütçesi, ham madde bütçesi, maliyet bütçesi ve nakit bütçesi.

Performans Kriterlerinin ve Standartlarının Saptanması

Performans kriterlerinin saptanması
Performans kriterleri gösterilen performansların hangi kritere göre başarılı ya da başarısız sayılacağı kriterlerin doğru tespit edilmesi ile yakından ilgilidir. Performans kriterleri işletmenin her bölümü için ayrı ayrı belirlenmekte, bu doğrultuda bölümler değerlendirilebilmektedir. Performans kriterleri belirlenirken farklı kriterler kullanılabilir. Bunlar Kişilik özelliklerine, davranışlara, yetkilere, çıktılara ve sonuçlara dayalı kriterlerdir.

Kişilik özelliklerine dayalı kriterler doğruluk, dürüstlük, güvenirlik, nezaket, zekâ, hız, ataklık, dayanaklılık, temizlik ve düzenlilik gibi dış görünüm gibi özellikleri kapsar.
Davranışlara dayalı kriterler, inisiyatif sahibi olma, ortak çalışma, takım ruhunu hissetme, İşbirliği yapma, dostça yada insancıl davranma gibi soyut unsurlarla ilgili olabilirler. Davranışlara dayalı kriterlerin belirlenmesi performansın artmasına yardımcı olmaktadır.

Yetkinliklere dayalı kriterler, personelin bilgisini, becerisini ve davranışlarını içeren sergilenebilir özelliklerini tanımlar.

Çıktılara dayalı kriterler gerçekleştirilen etkinlikleri genellikle miktarı ya da ne kadar az girdi ile ne kadar çok çıktı üretildiği üzerinde durur. Sonuçlara dayalı kriterler, çıktının örgütsel amaçlara ve stratejilere uygunluğunu esas alır. Sonuçlara dayalı kriterler performans yönetiminde tercih edilmekte ve kullanılmaktadır.

Performans Kriterleri Saptanırken Dikkat Edilmesi Gereken Konular

Performans kriterleri saptanırken aşağıdaki konulara dikkat edilmesi gerekir.

• Performans değerlendirme sürecinde ölçülen şeyin mutlaka örgütün misyonuna ve stratejik amaçlarına paralel olarak hazırlanmış amaçlarla ve hedeflerle ilgili olması gerekir.
• Performans değerlendirmesinde birden fazla kriter kullanılmalıdır.
• Kriterlerin saptanmasında personelin görüşleri ve eleştirileri dikkate alınmalıdır.
• Kriterler gözlemlenebilmeli ve objektif olarak ölçülebilmelidir.
• Performans kriterleri güvenilir olmalıdır.
• Personelin performansını kontrol edilemeyen faktörlerden arındırarak değerlendirmeyi mümkün kılmalıdır.
• Bir örgütün etkili olması için insanların örgüte girmeye ve orada kalmaya ikna edilmeleri sağlanmalıdır.

Performans Standartlarının Saptanması

Performans standartları işin nasıl ve ne kadar yerine getirilmesi gerektiğini gösteren yazılı kurallar dizisidir. Bu standartlar oluşturulurken farklı yöntemler uygulanabilmektedir: Bunlardan ilk olanı üst yönetim ve performans yöneticisi tarafından belirlenen standartların çalışanlarla paylaşılması ile gerçekleşmektedir. Diğer yöntem ise performans standartlarının çalışanlar ile birlikte geliştirilmesidir. Performans standartları yazıldıktan sonra, aşağıdaki ilkelere uygun olup olmadığına göre kontrol edilmeleri gerekir.

• Organizasyonel amaçlarla tutarlı olmalıdır.
• Gerçekçi olmalıdır.
• Spesifik olmalıdır.
• Ölçülebilir verilere, gözlemlere veya kanıtlanabilir bilgilere dayandırılmalıdır.
• İddialı olmalıdır.
• Açık ve anlaşılabilir olmalıdır.
• Dinamik olmalıdır.

Performans standartları dört alt grupta incelenebilir. Bunlar, miktar standartları, kalite standartları, zaman standartları ve maliye standartlarıdır.

Miktar standartları, çıktıkların ya da sonuçların kontrolüne kolaylık getiren sayısal kurallar koyar. Miktar standartları belirlenirken önemli olan nokta standartların miktarının ne çok az nede çok fazla konumlanmaması, optimum noktanın bulunmasıdır.

Kalite standartları, ürün ya da hizmet planlarından çıkarılan ölçülerdir. Kalite ürün ya da hizmetin sahip olduğu niteliktir. İşletmeler kalite standartlarını belirlerken müşterilerinin ürün ya da hizmetten sağladıkları faydayı öz önünde bulundurması gerekmektedir.

Zaman standartları bir işin standart performansla tamamlanması gereken zamanı ya da nitelikli bir personelin verilen işi tamamlama süresini gösteren ölçüdür. Zaman standartları belirlenirken optimum zaman bulunmalı, zaman standartları ona göre konumlandırılmalıdır.

Maliyet standartlarının saptanmasında iki yaklaşım vardır. Bunlardan birincisi, tahmini maliyetler ikincisi ise standart maliyetlerdir. Tahmini maliyetler geçmiş dönemlerin sonuçlarını, gelecekteki olası gelişmelere göre istatistiki bir takım hesaplara bağlı olarak tahmin edilmesidir. Standart maliyet ise bilimsel ve teknik temellere dayanılarak hesaplanan ve belirli koşullar altında gerçekleşmesi beklenen maliyetlerdir.

Performans Standartları Saptanırken Dikkat Edilmesi Gereken Konular

Standartları belirlerken dikkat edilmesi gereken konuları aşağıdaki gibi sıralamak mümkündür.

• Performans Standartları belirlenirken amaç sadece değerlendirme olmamalıdır.
• Performans standartları örgütün misyonuna, vizyonuna, hedef ve amaçlarına uygun olarak belirlenmelidir.
• Performans standartları belirlenirken optimum seviye belirlenmelidir.
• Her işletme kendi performans standartlarını geliştirmelidir.
• Performans standartlarının saptanmasında personelinde görüşleri alınmalıdır.
• Performans standartları saptanırken çalışanların motivasyonunu pozitif olarak etkileyecek bireysel amaçlar ve hedefler içinde bireyselleştirilmelidir.
• Performans miktarı ve kalitesi ile müşterilerin isteklerini ve ihtiyaçlarını karşılaması gerekmektedir.
• Standartlar saptandıktan sonra çalışanlara doğru olarak iletilmelidir.
• Performans standartları saptanırken değerlendirmede dikkate alınacak toleranslar belirlenmelidir.