Ünite 4: Performansın Ölçülmesi

Performans yönetim sürecinin ilk aşaması performans yönetim sisteminin tasarlanmasıdır. Performans yönetim sürecinin ikinci aşamasında ise tasarlanan sistem hayata geçirilmeye çalışılmaktadır. Bu amaçla önce performans planlama çalışmaları yapılmakta, daha sonra ise sıra performans ölçümüne gelmektedir.

Performans ölçümü işletmelerde performans yönetimi sürecinin en önemli aşamalarından birisidir. Çünkü bir performansın iyi mi yoksa kötü mü olduğu, beklentileri karşılayıp karşılamadığı ancak ölçme sonucu bilinebilir ve ölçülemeyen hiçbir şey de geliştirilemez.

Performans ölçümü kabaca üç aşamalı bir süreçten oluşmaktadır. İlk aşamada performans ölçme sisteminin tasarlanması gerekmektedir. İkinci aşamada ise performansın nasıl ölçüleceği sorusu gündeme gelmektedir. Son aşamada ise performans ölçümü faaliyetinin tasarlandığı biçimde hayata geçirilmesi gerekmektedir.

Performans Ölçme Sisteminin Tasarlanması

Performans ölçme sistemi işletmelerde performans ve ödüllendirme yönetimi sisteminin bir parçasıdır. Pek çok farklı amacın yanı sıra işletmelerde performans ölçümünün en önemli amacı, çalışanlara yönelik ödüllendirme ve ücretlendirme kararlarının verilmesine yardımcı olmaktır. Performans ve ödül yönetimi sisteminin bir alt sistemi olan performans ölçme sistemi ise kendi içinde sistemin tasarlanması, ölçme yöntemine karar verilmesi ve uygulama aşamalarından oluşmaktadır.

Performans ölçme sisteminin tasarlanmasında sorulması gereken ilk soru performansın hangi amaçla ölçüleceğidir. Performans ölçümü sonuçları ne amaçla kullanılacaktır? Bu sorunun cevabı işletmeden işletmeye, departmandan departmana ve işten işe değişiklik gösterecektir.

Çalışanların performansının yüksek tutulması, işletmenin verimliliğinin artırılması, ürün ve hizmet kalitesinin yükseltilmesi gibi amaçları önceleyen bir performans ölçme sisteminin ise gerçek zamanlı ve süreçlere yönelik bir yaklaşım taşıması gerekir.

Performansın ne amaçla ölçüleceği kadar kim tarafından ölçüleceği sorusu da performans ölçme sistemlerinin tasarımında önem taşımaktadır. Performans ölçümü yapacak kişilerin çalışanlar, işletme, iş dünyası ve çalışma hayatı hakkında gerekli bilgilere sahip olmaları, tarafsız bir değerleme yapabilecek kişilik özellikleri taşımaları ve performans ölçümü yapabilecek teknik bilgi birikimine sahip olmaları gerekmektedir.

İş dünyasında değişen beklentiler, sadece performans ölçümünde değil, yetkinliklere dayalı insan kaynakları yönetimi anlayışı çerçevesinde iş analizi, insan kaynakları planlaması, iş değerlemesi, işe alma, eğitim ve geliştirme, ücret ve ödül yönetimi gibi pek çok insan kaynakları yönetimi işlevinin yerine getirilmesinde çalışanların performanslarını yükselten, kendilerini geliştiren, gelecek performanslarını da artıran bazı özelliklerinin dikkate alınmasına yol açmıştır. Bu özelliklere genel olarak yetkinlik adı verilmektedir.

Yetkinlikler genel anlamda insanların yaşamını sürdürebilmeleri için ihtiyaç duydukları muhakeme yapabilme gibi çok temel birtakım bilgi ve becerileri kapsayabilir. İş hayatı açısından ise her bir sektör veya düzeyde çalışan için farklı yetkinlikler öne çıkabilmektedir. Performans ölçme sisteminin tasarlanmasında en önemli aşamalardan birisi de çalışanların performansının ölçülmesinde temel alınacak yetkinliklerin belirlenmesidir.

İşletmelerde performans ölçme sisteminin tasarlanmasında karar verilmesi gereken üçüncü nokta performans ölçümünün zamanlamasıdır. Performans ölçümünün ne zaman yapılacağı konusu çeşitli faktörlere bağlı olarak işletmeden işletmeye veya işten işe farklılık gösterebilir. Bu konuda birinci ayırım noktası performans ölçümlerinin periyodik olup olmayacağının kararlaştırılmasıdır.

Performans ölçümünün periyodik olarak gerçekleştirileceği durumlarda ise bu periyodun ne kadar zamanlık bir süreyi kapsayacağının belirlenmesi gerekir. Çoğu işletme yılda bir kez tekrarlanan performans ölçümü uygulamalarına sahiptir. Kimi kamu kurumlarında birkaç yılda bir yapılan performans ölçümü uygulamalarına rastlanırken, bazı özel sektör işletmeleri yılda iki veya üç kez performans ölçümü yapabilmektedirler.

Performans Ölçme Yöntemleri

İşletmelerde çalışanların performanslarını ölçmek için uygulanan çeşitli yöntemler bulunmaktadır. Farklı performans ölçme yöntemlerinin bulunması işletmelerin kendilerine uygun performans ölçme yöntemini doğru tespit etmelerinin önemini de artırmaktadır. Sıralama yöntemi genellikle amir değerlemesi yaklaşımıyla gerçekleştirilen klasik bir performans ölçme yöntemidir. Çalışanların en iyiden en kötüye doğru sıralanması esasına dayanmaktadır. Üç farklı şekilde gerçekleştirilmektedir. Basit sıralama yöntemi, puan verme yönteminde ve ikili karşılaştırma yöntemidir.

Kişilerarası karşılaştırmalara dayalı bir başka yöntem de zorunlu dağıtım yöntemidir. Bu yöntemde performans ölçümü yapan kişiden bir birimdeki çalışanların performanslarını en iyi, iyi, orta, kötü ve çok kötü olmak üzere beş farklı kategoride ifade etmesi istenir. Bu yöntemin temel mantığı performans ölçümünü gerçekleştiren kişilerin çalışanların performansını değerlendirirken toptancı puanlamalara gitmelerini önlemektir. Çünkü bazı durumlarda çalışanların performansları ölçümü yapan kişilerin değerlemelerine bağlı olarak iyi, kötü veya orta noktalara yığılabilmektedir. Performans ölçümlerini normal dağılıma zorlamanın bu yığılmayı engelleyebileceği varsayılmaktadır.

Çalışanların performanslarını birbirleriyle değil, iş tanımlarına dayalı ortak kriter ve standartlarla ölçen çeşitli yöntemler geliştirilmiştir. Bunların en yaygın olanları geleneksel ve davranışsal değerleme skalaları, kritik olay yöntemi ve kontrol listesi yöntemidir.

Değerleme skalaları çalışanların belli kriterler doğrultusunda derecelendirilmesini içeren yöntemlerdir. Kendi içinde çok farklı biçimleri bulunsa da genel olarak iki farklı değerleme skalası yöntemi vardır: Geleneksel ve davranışsal. Bu yöntemler hem pratik hem de karşılaştırmaya dayalı yöntemlere göre daha objektif veri ürettikleri için iş dünyasında yaygın olarak kullanılmaktadırlar.

Grafik dereceleme yöntemi olarak da bilinen geleneksel değerleme skalaları yöntemi çalışanların performanslarının iş tanımlarından türetilen çeşitli kriterlere göre ölçülmesi biçiminde uygulanmaktadır. Çok yaygın olarak kullanılan bu yöntemin farklı uygulama biçimleri olsa da hepsinin ortak özelliği çalışanla ilgili farklı kriterler ve bu kriterlere ait farklı dereceler içermesidir.

Davranışsal değerleme skalaları yöntemlerinin en önemli katkısı çalışanlara kendilerinden ne beklendiğine dair net bir hedef koymasıdır. Bu durum çalışanların motivasyonunu artıracaktır. Bu yöntem aynı zamanda etkili bir geribildirim sistemidir.

Kritik olay yöntemi performans ölçümünü yapan kişilerin çalışanların kritik konulardaki veya anlardaki davranışlarını kaydetmeleri şeklinde uygulanmaktadır. Bu davranışlar olumlu olabileceği gibi olumsuz davranışlar da olabilir.

Kontrol listesi yönteminde çalışanların niteliklerine ve işle ilgili davranışlarına yönelik çok sayıda kriterden oluşan bir liste kullanılmaktadır. Kontrol listesi yöntemi kritik olaylar yönteminin bazı eksik yönlerini gidermek üzere geliştirilmiştir.

Bu yöntem de gözleme dayanan bir yöntemdir ancak kritik olay yönteminden farklı olarak performans ölçümünü yapacak kişilerin ne gibi davranışlara odaklanacakları önceden bellidir.

Bireysel performans kriter ve standartlarının kullanıldığı başlıca iki yöntem bulunmaktadır: Standartlar yöntemi ve direkt indeks yöntemidir.

Standartlar yöntemi çalışanların performansının işle ilgili çıktılara bağlı olarak ölçülmesini öngören bir yöntemdir. Bu amaçla çalışanların yaptıkları işlere yönelik iş analizleri sonuçlarına bakılarak her bir çalışan için iş tanımı ve gereklerindeki kriterlere uygun standartlar belirlenir.

Direkt indeks yönteminde standartlar yönteminden farklı olarak kişisel olmayan kriterlere yönelik standartlar kullanılmaktadır. Direkt indeks yönteminin standartlar yönteminden en önemli farkı belli puanlamalara değil doğrudan sayısal standartlara bağlı olarak gerçekleştirilmesidir.

Kişilerarası karşılaştırmalara ve performans kriter ve standartlarına dayalı yaklaşımlar çalışanın performansını geçmişe yönelik olarak ölçen yaklaşımlardır.

Amaçlara göre yönetim çalışanların örgütsel performansa yaptığı-yapacağı katkıları yönetici düzeyinde belirlemeye yönelik bir yöntemdir.

Değerleme merkezleri büyük işletmelerde işe alım süreçlerinde adayların işletme açısından taşıdıkları potansiyelin belirlenmesi amacıyla kullanılan merkezlerdir. İşletmenin günlük işleyişinin dışında konumlandırılan bu merkezlerde uzmanlar tarafından adaylara yönelik çeşitli bilimsel test ve uygulamalar gerçekleştirilmektedir.

Psikoteknik değerleme bireylerin kişilik özellikleri ve iş görme becerileri açısından incelenmeleri ile ilgili bir bilim dalıdır. Birey-iş uyumunun ölçülmesinde kullanılmaktadır. Böylece herhangi bir bireyin belli bir işi yapabilecek beceriye ve kişilik özelliklerine sahip olup olmadığı anlaşılabilmektedir.

Bilgi teknolojilerinin performans ölçümünde kullanılması iki farklı boyutta ele alınmaktadır. Bunlardan birincisi geleneksel performans ölçümü, ikinci boyut ise elektronik performans izleme uygulamalarıdır.