Ünite 5: Proje Maliyet Analizi

Giriş

Rekabetin artmasıyla birlikte yeni ürünlerin geliştirilmesine yönelik olarak projeler önem kazanmıştır. Projelerin öneminden dolayı projelerde kaynakların verimli bir şekilde kullanılması ve değerlendirilmesi gerekmektedir. Proje yöneticileri projelerde değişik yöntemlerle fizibilite çalışmaları ve nakit akımı verilerini kullanarak ticari, ekonomik, maliyet/etkinlik, fayda/maliyet, kurumsal, sosyal ve çevresel analizler yaparlar. Böylece duyarlılık analiz testleri yaparak proje hakkında karar verirler. Proje yöneticilerinin karar vermesi gereken en önemli noktalardan biri de projenin maliyet analizidir. Projeyi gerçekleştirme

maliyeti projenin sonraki işletme maliyeti üzerinde de önemli bir rol oynamaktadır. Dolayısıyla proje maliyet analizi yapılması proje analizi ve değerlendirmenin en önemli konularından biridir.

Analiz, Maliyet, Maliyet Analizi Kavramları

Analiz kavramı, bir konuyu temel parçalarına ayırmak suretiyle, parçaların gerek bütünle ve gerekse kendi aralarındaki ilişkilerinin değişik yöntemlerden yararlanılarak tanımlanması, incelenmesi, yorumlanması ve değerlendirilmesi biçiminde sonuca ulaşma yolu olarak ifade edilebilir.

Maliyet, belirli bir amaca ulaşmak için katlanılan fedekarlıkların parasal ifadesidir. Mamul, mal ve hizmet üretmek ya da satış değeri olan bir şeye sahip olabilmek için katlanılan ölçülebilir fedakarlıkların (varlık ve hizmet tüketimlerinin) parasal karşılığıdır. Maliyet analizi, bir mal veya hizmetin üretim maliyetini, onu oluşturan unsurlara ayırarak her birimin ayrıntılı biçimde incelenmesidir. Bu amaçla çoğu kez istatistiki yöntemler kullanılır. Böylece maliyeti etkileyen faktörlerin niteliği, karşılıklı ilişkiler, zamanla gösterdikleri değişmeler incelenir ve maliyeti düşürmek ya da maliyet artışlarını tespit etmek ve denetlemek için alınması gereken önlemler araştırılır. Genel olarak maliyet tahmini; bir projenin veya hizmetin maliyetlerine ilişkin bir yargı ve değerlendirmedir, ancak maliyet analizinin çıktılarından sadece birisidir. Maliyet analizi süreci, bir projenin veya herhangi bir sistem alternatifinin kavram geliştirme aşamasından, Ar-Ge, kullanım ve kullanımdan çıkarılması da dahil olmak üzere tüm süreçte ortaya çıkabilecek maliyetleri hesaplamaya yönelik geliştirilmiş bir yöntem ve işlemler zinciridir.

Burada dikkat edilmesi gereken nokta; maliyet analizinin, bir mal veya hizmetin üretim maliyetini, onu oluşturan unsurlara ayırarak her birimin ayrıntılı biçimde incelenmesidir. Maliyet analizleri, fiyatlamada, üretim ve satın alma kararlarında, yeni ürün geliştirme ve pazarlama kanallarının belirlenmesinde olduğu gibi projelerle ilgili kararlarda da önemli bir yere sahip olması da dikkat çekici bir unsurdur. Maliyet analizinin aşamaları Tablo 5.1 (syf 92)’de incelenebilir.

Maliyet analizinin temel kavramları şöylece sıralanabilir:

\1. Kaynak planlaması:

• Proje kapsamının belirlenmesi,

• İş dağılım ağacı,

• İş planları hazırlanması.

\2. Maliyet tahmini:

• Faaliyet için kaynak tahmini,

• Proje maliyeti bütçeleme,

• Maliyet temelinin oluşturulması.

\3. Maliyet kontrolü:

• Performans raporları,

• Projede maliyet izleme ve kontrolü.

Proje Maliyetleri

Projeler bütçeden tahsis edilen ödeneklerle planlanıp, yürütüldüğü ve sonuçlandırıldığı için proje faaliyetlerinin gerçekleştirilebilmesi için bir proje bütçesi oluşturulur. Proje bütçesinde yer verilen giderler, proje faaliyetleri ile ilişkilendirilmelidir. Proje maliyeti, bir yatırım projesi için önceden ve olanaklı olduğu kadar gerçekçi bir yaklaşımla hesaplanması gereken yapılacak toplam sabit yatırım (maddi ve maddi olmayan duran varlık) tutarıdır. Projenin maliyet boyutu, projeler arasında seçim yapma kriteri, proje yatırımı için daha gerçekçi bütçe öngörülerinin yapılmasını, bütçe geliştirme ve izlenmesine ilişkin araçları, sözleşme kapsamında yürütülecek bir projedeki nakit akışını da içerir. Proje maliyeti (toplam proje tutarı), projenin özelliğine ve yatırımın yapıldığı sektöre göre farklılık göstermektedir. Proje maliyetleri, Ar-Ge, test ve değerlendirme maliyetleri, üretim ve yatırım maliyetleri, işletme ve idame maliyetleri ile elden çıkarma maliyetleridir. Burada önemli olan nokta ise; proje yöneticisinin proje hazırlık aşamasından başlayarak her aşamada o aşamanın gerektirdiği gerçekçi bir yaklaşımla proje maliyetini saptaması ve değerlendirmesi gerektiğidir.

Proje Maliyet Analizine Duyulan Gereksinim

“Kaynakların yatırımına yönelik herhangi bir tasarının analiz edilebilen ve değerlendirilebilen en küçük bağımsız birimi” olarak tanımlanan proje kavramı ekonominin temel soruları olan “ne üretilecek, hangi maliyetle üretilecek, yatırım nasıl finanse edilecek, yatırımın-üretimin getirisi ne olacak” sorularına verilecek cevaplar setinin ekonomik, teknik ve mali incelemeler gerektiren temel analizidir.

Bir projenin maliyet analizi ve kontrolüne duyulan gereksinim ve bu nedenle kullanılan yöntemler, projenin türüne, proje yöneticisinin veya sahibinin görüşüne bağlıdır. Projenin toplam maliyeti ve üretilecek mal ve hizmetlerin maliyeti hakkında bilgi edinme isteği nedeniyle proje maliyet analizi yapılmasına gereksinim vardır.

Projede değerlendirme yapabilmek için işletmenin üretim için tüketeceği kaynaklar (girdiler) ile üreteceği mal ve hizmetlerin (çıktılar) ölçülmesi ve ortak bir temelde karşılaştırılması gerekir. Bu nedenle proje analizinin temel aşamalarından biri de projenin ortaya çıkaracağı maliyet ve yararların fiziksel ölçümüdür. Daha sonra fiziksel olarak ölçülen girdiler ile çıktıların parasal olarak ifade edilmesi ve nakit akışlarının oluşturulması gerekir. Kuramsal olarak elde edilen çıktıların girdilerden büyük olması durumunda proje kabul edilir. Bu karşılaştırmalar girişimci veya yatırımcı açısından yapıldığında değerlendirmeler projenin girdi ve çıktılarına atıfla gelir-gider analizleri, ulusal ekonomi ve toplum açısından yapıldığında ise yarar maliyet analizleri olarak adlandırılır.

Burada dikkat edilmesi gereken nokta; proje analizinin temel aşamalarından biri de projenin ortaya çıkaracağı maliyet ve yararların fiziksel ölçümüdür. Daha sonra fiziksel olarak ölçülen girdiler ile çıktılar parasal olarak ifade edilir ve nakit akışları oluşturulur. Nakit akışlarını oluşturmak içinde projenin yararlı ömrü boyunca her yıl yapılan giderler ve elde edilen gelirler dikkate alınır.

Proje Maliyet Analizi

Proje maliyetleri, projenin gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan giderlerdir. İşlem giderleri ve genel giderler olarak ayrılabilir. İşlem giderleri, işlemlere direkt olarak yüklenebilen giderlerdir. Genel giderler ise, iş paketlerine, proje bölümlerine veya projenin tümüne yüklenebilen giderler olup, örneğin inşaatın kontrol giderleri ve sigorta primleri gibi giderlerdir. İyi bir maliyet sisteminde; maliyet tahmini, maliyet muhasebesi, proje nakit akışı, işgücü maliyeti, genel giderler, teşvikler, cezalar ve kar ortaklığı gibi giderler önemli rol oynar. Proje maliyet analizi için gerekli olan veriler muhasebe bilgi sisteminden ve diğer yönetim bilgi sistemlerinden elde edilir. Maliyet analizinin iki işlevi vardır. Bunlardan biri toplam maliyeti en iyileme, diğeri ise maliyet programlamadır.

Toplam maliyeti en iyileme: Proje maliyeti hesaplanırken, projenin erken bitirilmesinden sağlanacak yararlar göz önünde tutulur. Yani proje süresinin hızlandırılmasından elde edilecek maliyetler ile projenin bu sürede sağlayacağı kazançlar arasında bir denge kurulması gerekir. Maliyet bakımından en uygun işlemi veya proje süresini belirlemek için, her işlemin zaman-maliyet ilişkisini ortaya koymak gerekir. Daha doğrusu, her işlemin normal süresi ve normal maliyeti ile sıkıştırılmış süresi ve sıkıştırılmış maliyeti belirlenir. Bir işlem, tüm kritik işlemlerin hızlı sürelerine ulaşılıncaya kadar hızlandırma sürdürülerek bunlara ilişkin projenin zaman-maliyet eğrisi elde edilir. Zaman maliyet eğrisi, farklı zamanlardaki maliyet olasılıklarını verir. Maliyet zaman ilişkisi, maliyeti dengeli bir biçimde en aza indirme yöntemidir. Proje süresinin bir zaman birimi kısaltılması gerekirse, bunun için en uygun yaklaşım kritik yoldaki sıkıştırmanın en ekonomik olduğu işlemi, bir zaman birimi kadar sıkıştırmaktır. Her işlemin, normal ve hızlı noktaya ait bilgilerle doğrusal zaman-maliyet ilişkisi belirlenebilir. Proje süresinin kısaltılmasından önce, işlemlerin zaman-maliyet ilişkileri belirlenir. İkinci olarak, normal işlem sürelerine göre kritik yol hesaplanır ve böylece projenin maliyeti kaydedilir. Üçüncü ve son olarak da, en küçük eğimli kritik işlemler mümkün olduğu kadar kısaltılır. Yani işlemler hızlandırılır. Bu hesaplamalar sonucunda projenin maliyet programı ile zaman-maliyet ilişkisi elde edilir.

Maliyet programlama**: Maliyet programlamanın temelini, işlemin uygulanması sırasında ortaya çıkan giderler oluşturur ve bunların toplamları da proje maliyetlerini verir. Proje maliyet programlamanın amaçları: projenin maliyet hesabını yapmak, finansal kaynakları belirlemek ve projenin maliyetini kontrol etmektir. Maliyet programlama, proje giderlerinin dönemlere göre veya toplam olarak gösteriminden oluşur. Bunun dışında, işlem maliyetleri, en erken ve en geç başlama zamanına ilişkin olarak da belirlenebilir. Etkin bir maliyet kontrol sisteminin kurulması için ayrıntılı olarak proje maliyetlerinin tanımlanmasında yarar vardır. Burada dikkat edilmesi gereken nokta; projenin uygulanması sonucunda işlemlerin gerçekleşen maliyetleri, planlanan bütçe maliyetleri ile karşılaştırılmasıdır. Gerçekleşen maliyet programlanan maliyeti aşarsa, bütçeden fazla harcama söz konusudur.

Proje Maliyet Analizi Süreçleri

Proje maliyet analizi süreci, 3 temel süreçten oluşmaktadır. Bunlar; proje maliyet tahmini, proje maliyet bütçelemesi, proje maliyet kontrolüdür.

Maliyet tahmini, proje faaliyetlerini tamamlamak amacıyla gereksinim duyulan kaynakların maliyetlerini tahmin edilmesini ifade eder. Maliyet tahmini, çok çeşitli maliyet seçeneklerini belirlemeyi ve göz önünde bulundurmayı içerir. Maliyet tahmin süreci, öngörülen tasarrufların ilave tasarım işinin maliyetini karşılayıp karşılamayacağını göz önünde bulundurur. Maliyet tahminleri, proje içerisinde ve projeler arasında anlamlı karşılaştırmalar yapabilmek ve maliyetlerin cari değerini ölçebilmek amacıyla genellikle cari (güncel) para birimleri türünden (Dolar, Euro, Yen, vb.) ifade edilir.

Maliyet bütçelemesi, bir maliyet raporu oluşturmak amacıyla, birim ya da iş paketlerine ilişkin maliyetlerin mutabakat sonucunda tahmin edilmesini ifade eder. Proje maliyet bütçesi, izlenimlere göre rasgele yapılan bir tahminleme değildir. Hesaplanmış ve kontrol edilmiş verilere dayalı olarak bir maliyet sistemi içinde yapılır. Bu maliyet sistemin amacı, proje işlemlerinin süresi içinde başarılı bir biçimde yapılması sağlanmaktadır. İyi bir maliyet sistemi; işin gerçek ilerlemesini ölçebilmeli, maliyet ve zaman planını ilişkilendirebilmeli, potansiyel sorunları ve nedenlerini birlikte tanımlayabilmeli, proje yöneticisine bilgi verebilmeli, kilometre taşlarının doğru ve denetlenebilir olduğunu gösterebilmelidir.

Maliyet kontrolü, maliyet sapmalarına neden olan ve proje bütçesinde ortaya çıkan değişikliklerin kontrolüne ilişkin faktörlerin etkilerinin ortaya çıkarılmasıdır. Proje maliyeti kontrolü;

• Maliyet temelinde değişiklikler yaratan faktörleri etkilemeyi,

• Kararlaştırılması önerilen değişiklikleri sağlamayı,

• Potansiyel maliyet aşımlarının periyodik ve projenin bütünsel olarak yetkilendirilmiş finansmanını tedarik etmeyi,

• Maliyet temelinden sapmaları belirlemek ve yorumlamak için maliyet performansını izlemeyi,

• Maliyet temeline uygun olan bütün değişiklikleri doğru olarak kaydetmeyi,

• Yanlış, uygun olmayan ya da onaylanmamış değişikliklerin raporlanmış maliyete ya da kaynak kullanımına dâhil edilmesini engellemeyi,

• Onaylanmış değişikliklerden ilgili paydaşları haberdar etmeyi,

• Öngörülen maliyet sapmalarını kabul edilebilir sınırlar içine getirmede rol almayı içerir.

Proje Yatırım Tutarının Hesaplanması

Herhangi bir projenin toplam yatırım tutarı, sabit sermaye yatırımları (üretim öncesi giderleri, arsa bedeli ve beklenmeyen giderler) ile net işletme sermayesinin toplamı olarak tanımlanır. Sabit sermaye, bir mal ve hizmet üretimi amacıyla kurulan bir tesise ait yatırımın inşaat dönemi için gereken kaynaklardan oluşur. Projenin toplam tutarını oluşturan harcama, yatırım, sermaye, gider ve gelirleri, toplam yatırım harcamalar, sabit sermaye yatırımları, işletme sermayesi, yatırım öncesi giderleri ve gelirleri olmak üzere üç ana başlık altında toplanabilir:

Sabit Sermaye Yatırımları: Sabit sermaye yatırımları işin niteliğine göre yeni, yenileme, genişleme tamamlama gibi isimler almaktadır. Bu yatırımlar bir projenin inşaat ve donanımı giderleri ile üretim öncesi giderleri kapsar. Sabit sermaye yatırımları fizibilite çalışmaları ile ortaya konulur.

Üretim Öncesi Giderler: Projenin hazırlık çalışmaları giderleri, mühendislik ve proje uygulaması giderleri ve kullanılan teknoloji giderleri olmak üzere üç ayrı gruptan oluşur. Yatırım öncesi giderleri; olanak etüdü, ön-fizibilite etüdü, fizibilite etüdü, proje danışmanlık hizmetleri, arazi etütleri, zemin etütleri, rezerv tahminleri, hammadde ve yardımcı madde etütleri, laboratuar ve kalite testleri ve benzeri diğer incelemeler ile ilgili giderlerden oluşur. Mühendislik ve proje uygulaması giderleri, inşaat ve montaj işlerini kapsamaktadır. Teknoloji giderleri ise; teknolojinin elde edilmesi için yapılan çalışmalar giderlerdir. Üretim giderleri; işletme gelirleri, işletme giderleri, hammadde giderleri, yardımcı maddeler, işçilik ve personel giderleri, bakım onarım giderleri, amortismanlar, patent giderleri, sabit giderler, genel giderler, finansman giderleri-faizler, satış ve pazarlama giderleri, ambalaj ve paketleme giderleri.

İşletme sermayesi: Projeyi işletmek için gerekn kaynaklardan oluşur. Diğer bir deyişle sabit sermaye projenin yatırım giderlerini ve işletme sermayesi ise projenin işletim giderlerini ifade eder. İşletme sermayesi; hammadde stokları, yardımcı madde stokları, yakıt stoğu, ambalaj malzemesi stoğu, mamul ve yarı mamul stoğu, mamul ve yarı mamul stoğu, yedek parça stoğu, müşteriye bağlı mal değeri, nakit ihtiyacından oluşur.

Projenin toplam maliyeti yukarıda da açıklandığı gibi, üretim öncesi harcamalar dâhil sabit sermaye yatırımları ile işletme sermayesinin toplamıdır. Burada dikkat edilmesi gereken proje planlanırken ilk yatırım maliyeti ve projenin ömür devri boyunca oluşacak tüm maliyetler göz önünde tutulmasıdır.