Ünite 3: Projenin Başlatılması

Giriş

Projenin başlatılmasına ilişkin faaliyetler, proje süreç gruplarından başlangıç süreç grubu içinde ele alınır. Söz konusu faaliyetlerin gerçekleştirildiği aşama ise proje yaşam çevriminin Başlangıç/Tanımlama olarak adlandırılan ilk aşamasıdır. Başlangıç/Tanımlama aşamasının amacı projeyle ilgili tüm parametreleri tanımlamak ve projenin en iyi biçimde tamamlanabilmesi için gerekli olan ihtiyaçları belirlemektir.

Projenin başarısı büyük ölçüde projenin başlangıçta ne kadar doğru tanımlandığına bağlıdır. Bu nedenle projeye başlamadan önce amaç, kapsam ve mevcut durum ortaya konarak açık, net ve anlaşılır bir proje tanımı yapılmalıdır.

Bu aşamada elde edilen bilgiler belgelendirilerek proje beratı olarak da adlandırılan proje başlatma belgesi hazırlanır. Başlatma belgesi hazırlandıktan sonra başlatma (açılış) toplantısıyla proje resmi olarak başlatılır.

Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulması

Proje başlatma belgesinin oluşturulması, projeyi resmi olarak onaylayan bir belge hazırlama ve paydaşların ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamaya yönelik başlangıç gereksinimlerini belgeleme sürecidir. Bu belge projeden beklentilerin ve belirlenen tatmin koşullarının yazılı olarak somutlaştırılmasını sağlar. Çok aşamalı projelerde proje başlatma belgesinin oluşturulması süreci, sürecin bir önceki uygulamasında alınan kararların onaylanması ya da netleştirilmesi için kullanılır.

Projelere genellikle, sponsor, proje yönetim ofisi ya da portföy yönetim kurulu tarafından onay verilir. Projenin başlatıcısı ya da sponsoru, proje başlatma belgesini ya kendisi oluşturur ya da bu görev için proje yöneticisine yetki verir.

Proje başlatma belgesinin oluşturulması, proje yönetiminde önemli bir başlangıç noktası olup planlama aşaması için bir yol haritası oluşturur.

Proje Başlatma Belgesinin Girdileri

Proje başlatma belgesinin girdileri; proje çalışma bildirimi, iş gerekçesi, sözleşme, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları biçiminde sıralanmaktadır.

Proje Çalışma Bildirimi : Proje iş tanımı olarak da adlandırılan proje çalışma bildirimi, proje sonunda teslim edilecek ürün ya da hizmetin (çıktının) tanımıdır. Kurum içi projelerde, projenin başlatıcısı ya da sponsoru, iş ihtiyaçları, ürün ya da hizmet gereksinimlerine bağlı olarak çalışma bildirimini sunar. Kurum dışı projelerde ise çalışma bildirimi, bir ihale belgesinin örneğin teknik teklif talebi, bilgi talebi veya fiyat teklifi talebi belgelerinin ya da bir sözleşmenin parçası olarak müşteriden alınabilir.

İş ihtiyacı: Proje fikri çeşitli nedenlerle ortaya çıkabilir. Bu nedenler genel olarak ya bir probleme çözüm üretme, ya yeni bir ihtiyacı karşılama ya da yeni bir fırsatı yakalama biçiminde sıralanabilir.

Ürün kapsamının tanımı: Ürün kapsamı tanımı içinde, projeyle oluşturulması amaçlanan ürünün ayırt edici özellikleri belgelenir. Ürün kapsam tanımında, oluşturulacak ürün ya da verilecek hizmetlerle projenin ele alacağı iş ihtiyacı arasındaki ilişki de belgelenmelidir.

Stratejik plan: Kurumun stratejik hedeflerini belgeler. Proje, kurumun stratejik hedefleriyle çelişmemeli aksine desteklemelidir.

İş Gerekçesi: İş gerekçesi ya da benzer belgeler, projenin iş açısından yapılacak yatırıma değip değmeyeceğini belirlemek için gerekli olan bilgileri içerir. İş gerekçesinde, genellikle, projenin neden gerekli olduğu, iş ihtiyacı bilgileri ve fayda-maliyet analizi yer alır. İş gerekçesi aşağıdakilerden biri ya da birkaçının sonucu olarak oluşturulur:

• Pazardaki talep
• Kurumun ticari ihtiyacı
• Müşterilerin talebi
• Teknolojik ilerleme
• Yasal zorunluluklar
• Çevre üzerindeki etkiler
• Sosyal ihtiyaçlar

Proje yaşam çevriminin ilk aşamalarında, sponsorun iş gerekçesini belirli aralıklarla gözden geçirmesi, projenin gerekliliğinin devam ettiğinin doğrulanması açısından yararlı olur.

Sözleşme : Sözleşme, projenin kurum dışı bir müşteri için yürütüldüğü durumda proje başlatma belgesinin bir girdisidir. Projenin yapılması için talepte bulunan müşteri ile projeyi gerçekleştirecek kurum arasında düzenlenen, projenin konusu, kapsamı, hukuki, mali, idari hükümler, fikri ve sınai mülkiyet hakları ile diğer özel konuların belirlendiği ve karşılıklı bağlayıcılığı olan anlaşma belgesidir.

Çevresel İşletme Faktörleri : Proje başlatma belgesinin oluşturulma sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörleri de göz önünde bulundurulmalıdır. Bu faktörlerden bazıları aşağıda verilmiştir:

• İşletme yapısı ve kurum kültürü
• Devlet ya da sektör standartları
• Kurumun alt yapısı
• Piyasa koşulları
• Mevcut insan kaynaklarının durumu
• İnsan kaynakları yönetimine ilişkin belgeler
• Kurumun yetkilendirme sistemi
• Ticari veri tabanları
• Proje yönetimi bilgi sistemleri

Kurumsal Süreç Varlıkları : Proje başlatma belgesi ve daha sonraki proje belgeleri oluşturulurken projenin başarısını etkileyebilecek tüm varlıklar işletmenin süreç varlıkları İKT102U-PROJE YÖNETİMİ Ünite 3: Projenin Başlatılması 2 arasından elde edilebilir. Kurumsal süreç varlıkları sanayi dalına, organizasyon yapısına ve uygulama alanına göre farklı biçimlerde olabilir. Proje başlatma belgesinin oluşturulması sürecini etkileyebilecek kurumsal süreç varlıkları iki ana başlık altında ele alınabilir:

1. Kurumun iş yapmak için kullandığı süreç ve prosedürler;
   • Kurumsal standart süreçler, politikalar, standart ürün ve proje ömür devirleri, kalite politikaları ve prosedürler
   • Kılavuzlar, talimatlar, teklif değerlendirme ve başarı ölçütleri • Şablonlar • Kurumsal iletişim ihtiyaçları
   • Mali kontrol prosedürleri
   • Hata ve kusur yönetimi prosedürleri
   • Değişiklik kontrolü prosedürleri
   • Risk kontrolü prosedürleri
   • İş yetkilendirme yayımlama ve onaylama prosedürleridir.
2. Kurumun bilgi depolamak ve bilgiye erişmek için kullandığı kurumsal veri tabanı;
   • Süreç ölçüm veri tabanı
   • Proje dosyaları
   • Tarihsel bilgi ve çıkarılan dersler bilgi tabanı
   • Hata ve kusur veri tabanı
   • Konfigürasyon yönetimi bilgi tabanı
   • Mali veri tabanıdır.

Proje Başlatma Belgesinin Oluşturulmasında Yararlanılan Araçlar ve Teknikler

Proje başlatma belgesinin girdileri, proje başlatma belgesini oluşturmak amacıyla uzman görüşü yardımıyla değerlendirilmektedir. Uzmanlık görüşüne temel oluşturan uzmanlık bilgileri belirli konularda özel bilgileri ya da eğitimleri olan çeşitli gruplar ya da kişiler tarafından sağlanır. Bunlara örnek olarak aşağıdaki kaynaklar sıralanabilir:

• Kurum içindeki başka birimler
• Danışmanlar
• Paydaşlar
• Mesleki ve teknik birlikler
• Sektör kuruluşları
• Konunun uzmanları
• Proje yönetim ofisi

Bu sürecin önceki kesimde aktarılan girdilerin uzman görüşüyle değerlendirilmesi sonucu amaçlanan çıktı, proje başlatma belgesinin kendisidir.

Proje Başlatma Belgesi

Proje başlatma belgesinde iş ihtiyaçları, müşteri ihtiyaçları ve ortaya çıkarılması amaçlanan yeni ürün, hizmet ya da sonuç belgelenir. Her proje tipine ve her duruma göre farklılık göstermekle birlikte proje başlatma belgesinde genellikle aşağıdaki konulardaki bilgiler yer alır:

• Projenin amacı ya da gerekçeleri,
• Ölçülebilir proje hedefleri ve bağlantılı başarı ölçütleri,
• İlk gereksinimler,
• İlk proje tanımı,
• İlk risk belirlemeleri,
• İlk tasarlanan kilometre taşları,
• İlk bütçe özeti,
• Proje onay şartları,
• Atanan proje yöneticisi, sorumluluk ve yetki seviyesi,
• Sponsorun ya da proje başlatma belgesini onaylayan diğer kişi ya da kişilerin adları ve yetkileri.

Paydaşların Belirlenmesi

Paydaşların belirlenmesi, başlangıç süreç grubunun ikinci alt sürecidir. Paydaşların belirlenmesi, projeyi etkileyen ve projeden etkilenen tüm kişi ve kurumların belirlenmesi ve onların çıkarlarına, projeyle ilişkilerine ve projenin başarısı üzerindeki etkilerine ilişkin bilgilerin belgelenmesi sürecidir.

Paydaş belirleme kesintisiz bir süreçtir ve kolay olmayabilir. Bir projenin paydaşlarını belirlemek ve onların proje üzerindeki göreli etki derecelerini anlamak çok önemlidir. Bunu başaramamak, zaman çizelgesini uzatabilir ve maliyetleri önemli ölçüde arttırabilir.

Proje yöneticisinin en önemli sorumluluklarından biri, paydaş beklentilerini yönetmektir. Bu da güç olabilir, çünkü paydaşların çoğu zaman çok farklı ya da çelişen hedefleri vardır. Proje yöneticisinin sorumluluklarından biri de çıkarları dengelemek ve proje ekibinin paydaşlarla profesyonel ve işbirliğine açık bir etkileşim içinde olmasını sağlamaktadır. Proje paydaşları için aşağıdaki örnekler verilebilir:

• Müşteri/Kullanıcı: Müşteri/Kullanıcı proje yoluyla üretilen ürünü, hizmeti ya da sonucu kullanacak kişi ya da kurumlardır.
• Sponsor: Sponsor, projeye, nakdi ya da ayni olarak finansal kaynak sağlayan kişi ya da gruptur.

Proje yöneticisinin kontrolünün ötesine geçen konularda, daha üst kademelere ulaşmak için sponsor aracı bir rol üstlenir. Sponsor, kapsamdaki değişiklikleri onaylama, bir aşama sonundaki gözden geçirme ve riskin çok yüksek olduğu durumlarda projeye devam edip etmeme kararını verme gibi önemli konularda da söz sahibi olabilirler.

• Portföy yöneticileri/Portföy değerlendirme kurulu: Portföy, işletmenin stratejik hedeflerine ulaşmada etkin yönetimi kolaylaştırmak amacıyla bir araya getirilmiş projelerden, programlardan ve diğer işlerden oluşan bir demettir. Portföyde yer alan proje ya da programların mutlaka birbirleriyle bağlantılı olmaları gerekmez. Portföy yöneticileri, birbirleriyle bağlantılı olan ya da olmayan bir grup proje ya da programın üst düzey yönetiminden sorumludur.
• Program yöneticileri: Program, tek tek yönetildiğinde sağlanamayan fayda ve kontrolü elde etmek için koordinasyon içinde yönetilen birbirleriyle bağlantılı projeler grubudur. Program yöneticileri, bağlantılı projeleri koordinasyon içerisinde yönetmekten sorumlu yöneticilerdir.
• Proje yönetim ofisi: Proje yönetim ofisi (PYO), kendi alanına giren projelerin merkezi olarak ve koordinasyon içinde yönetimiyle bağlantılı çeşitli sorumluluklar üstlenen kurumsal bir organ ya da birimdir.
• Proje yöneticileri: Proje yöneticileri, projeyi yürüten kurumun, proje hedeflerine ulaşma görevini verdikleri kişilerdir. Proje yöneticisi, projenin başarısından sorumlu kişi olarak, projenin tüm yönlerinden sorumludur. Proje yöneticisi, tüm paydaşlarla, özellikle de proje sponsoruyla, proje ekibiyle ve diğer birincil paydaşlarla iletişimden sorumlu olan başlıca kişidir.
• Proje ekibi: Proje ekibi; proje yöneticisi, proje yönetim ekibi ve işleri yürüten ama projenin yönetimine her zaman katılmayan diğer ekip üyelerinden oluşur.
• Fonksiyonel yöneticiler: İşin idari ya da işletmenin fonksiyonel bir alanında (örneğin, pazarlama vb.) yönetim rolünü üstlenmiş olan kişilerdir.
• Operasyon yöneticileri: Operasyon yöneticileri, araştırma ve geliştirme, tasarım imalat, tedarik, test ya da bakım gibi temel iş alanlarında yönetimi üstlenmiş olan kişilerdir.
• Satıcılar/İş ortakları: Satıcılar (tedarikçiler, sağlayıcılar ya da yükleniciler olarak da ifade edilebilir) bir yüklenicilik sözleşmesi çerçevesinde, projeye gerekli bileşen ya da hizmetleri sağlayan harici firmalardır.

Paydaşların erken bir aşamada belirlenmesi ve onların çıkar beklentilerinin, önemlerinin ve etkilerinin analiz edilmesi, projenin başarısı açısından çok önemlidir. Bireyler, gruplar, topluluklar, kurumlar ya da işletmeler projenin paydaşı olabilirler. Projelerde çok sayıda paydaş bulunabilir. Proje yöneticisi sınırlı zamanını mümkün olduğunca verimli bir biçimde kullanmak zorunda olduğundan, paydaşları projeyle ilişkili çıkarlarına, etkilerine ve katılımına göre sınıflandırma yararlı olur.

Paydaşların Belirlenmesinde Kullanılan Girdiler

Paydaşların belirlenmesinde kullanılan girdiler; proje başlatma belgesi, tedarik belgeleri, çevresel işletme faktörleri ve kurumsal süreç varlıkları biçiminde sıralanmaktadır.

Proje Başlatma Belgesi : Proje başlatma belgesi, projeye katılan ve projeden etkilenen kurum içi ve kurum dışı taraflar hakkında bilgiler içerebilir. Bunlar arasında, projenin sponsoru, müşteriler, ekip üyeleri, projeye katılan gruplar ve bölümler ve projeden etkilenen diğer kişiler ve kurumlar olabilir.

Tedarik Belgeleri : Proje bir tedarik faaliyetinin sonucu olduğunda ya da yapılmış bir sözleşmeye dayandığında, projenin birincil paydaşları sözleşmenin taraflarıdır. Projeyle ilgili diğer taraflar, örneğin tedarikçiler de proje paydaşları arasında kabul edilmelidir.

Çevresel İşletme Faktörleri : Paydaşların belirlenmesi sürecini etkileyebilecek çevresel işletme faktörlerinden başlıcaları;

• İşletme yapısı ve kurum kültürü
• Devlet ya da sektör standartları biçimindedir.

Kurumsal Süreç Varlıkları : Paydaşların belirlenmesi sürecinde etkili olabilecek kurumsal süreç varlıklarından bazıları;

• Paydaş listesi şablonları,
• Önceki projelerden çıkarılan dersler,
• Önceki projelerden paydaş listeleri olarak sıralanır.

Paydaşların Belirlenmesinde Yararlanılan Araçlar ve Teknikler

Paydaşların belirlenmesinde uzman görüşü yanında paydaş analizi yaklaşımından yararlanılır.

Uzman Görüşü : Paydaşların kapsamlı bir biçimde belirlenebilmesi ve listelenebilmesi için, konuyla ilgili özel eğitimi ya da bilgisi olan aşağıdaki grup ya da kişilerin görüşlerinden ve uzmanlıklarından yararlanılmalıdır;

• Üst düzey yönetim,
• Kurumun diğer birimleri,
• Birincil paydaşların belirlenmesi,
• Aynı alanda başka projelerde çalışmış olan proje yöneticileri,
• İş ya da proje alanında konunun uzmanları,
• Sektörel gruplar ve danışmanlar,
• Mesleki ve teknik dernekler.

Paydaş Analizi : Paydaş analizi, proje boyunca kimlerin çıkarlarının dikkate alınması gerektiğinin belirlenmesini amaçlar. Paydaşlara ilişkin niceliksel ve niteliksel bilgilerin sistemli bir biçimde toplanması ve analiz edilmesi tekniğidir. Paydaşlar projeden etkilenme biçimlerine göre, pozitif-negatif paydaş ve birincil-ikincil paydaş biçiminde sınıflandırılabilir.

Pozitif paydaşlar : Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumlu yönde etkilenen paydaşlardır.

Negatif paydaşlar: Projenin yürütülmesinden ve/veya sonuçlarından olumsuz yönde etkilenen paydaşlardır.

Birincil paydaşlar : Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan doğrudan etkilenecek olan paydaşlardır.

İkincil paydaşlar: Proje sürecinden ve/veya proje sonunda elde edilecek çıktıdan dolaylı olarak etkilenecek olan paydaşlardır. Projeden uzun vadede yarar sağlayacak olan kişi veya kuruluşlar nihai yararlanıcılar olarak bu gruptadır.

Paydaş analizinde projenin genel çerçevesi göz önünde bulundurularak proje ile ilgili tüm bireyler, gruplar, topluluklar, işletmeler vb. tanımlanarak, paydaşların projeyle ilişkileri, ilgi seviyeleri, rolleri, kapasiteleri ve güçleri açıkça ortaya konur.

Paydaşların projeye katılım seviyeleri ve üstlendikleri roller farklılaşmaktadır. Paydaşlar proje sürecini farklı biçimlerde ve seviyelerde etkileyebilir. Paydaş analizi sonucunda belirlenen tüm paydaşların projenin başından itibaren, farklı seviyelerde projeye katılımlarını sağlayacak faaliyetlerin de göz önünde bulundurulması gerekir.

Paydaşların projeye katılım seviyeleri; ortaklık, işbirliği, danışma ve bilgilendirme biçiminde farklı seviyelerde olabilir (s:60, Şekil 3.5 ). Bilgilendirme biçiminde gerçekleşen katılımlarda, bilgilendirilen paydaş, projenin sonuçlarından etkilenen, projenin nesnesi olan bir paydaştır. Danışmadan beraber öğrenmeye çıkan katılımlarda paydaşlar, projenin öznesi durumundadır. Projenin nesnesi olan paydaşlar, başkalarının verdikleri kararlardan etkilenirken, öznesi durumunda olanlar projeyle ilgili karar sürecine katılabilmektedir.

Paydaş analizinde genel olarak izlenen adımlar aşağıdaki gibidir:

1. Adım: Potansiyel proje paydaşlarının kimler olduğu, projedeki rolleri, çıkarları, bilgi düzeyleri, beklentileri ve etki düzeyleri vb. belirlenir.
2. Adım: Paydaşlar her bir paydaşın oluşturabileceği potansiyel etki ya da desteğe göre sınıflandırılır.
3. Adım: Birincil paydaşların desteklerinin arttırılmasının ve potansiyel olumsuz etkilerin azaltılması amacıyla nasıl etki altına alınabileceklerinin planlanması için, farklı durumlara nasıl tepki ya da yanıt verme eğiliminde olduklarının değerlendirilmesi.

Paydaş analizi ile öncelikli grupların ihtiyaç ve hedeflerini karşılamaya yönelik uygun kaynaklar sağlanması amaçlanır. Paydaşların projeyi sahiplenmesine ve etkin katılımına yol açacak uygun yönetim ve koordinasyon düzenlemeleri yapılır. Paydaşların çatışan çıkarları göz önünde bulundurulur.

Paydaşların Belirlenmesi Sürecinin Çıktıları

Paydaşların belirlenmesi sürecinin çıktıları, paydaş listesi ve paydaş yönetimi stratejisidir.

Paydaş Listesi : Paydaşların belirlenmesi sürecinin temel çıktısıdır. Paydaş listesi, belirlenen paydaşlarla ilgili tüm ayrıntıları içerir. Bunlardan bazıları;

• Kimlik Bilgileri
• Değerlendirme Bilgileri
• Paydaş Sınıflandırması

Paydaş Yönetimi Stratejisi : Paydaş yönetimi stratejisi, tüm proje yaşam çevrimi boyunca paydaşların desteğini arttıracak ve olumsuz etkilerini en aza indirecek bir yaklaşımı tanımlar. Bu strateji, aşağıdaki öğeleri içerir:

• Proje üzerinde önemli etkilerde bulunabilecek birincil paydaşlar,
• Belirlenen paydaşların her birinin projeye katılımları için istenen seviye,
• Paydaş grupları ve bunların yönetimi.

Proje Başlatma Toplantısı

Proje sponsoru, proje yöneticisi, proje ekibi, müşteri ve diğer temel paydaşların katılımıyla gerçekleştirilen proje başlatma (açılış) toplantısı, projenin resmen başlandığını ilan etmek için gerçekleştirilir.

Toplantı öncesinde hazırlığı tamamlanmış olan proje başlatma belgesi toplantıya katılan tüm taraflara paylaşılır. Bu yapıldığında projenin tüm tarafları projenin kapsamı, amaçları, genel olarak faaliyet planı, proje süresince kullanılacak teknik ve yöntemlerin neler olduğu gibi konularda açık ve net bilgiye sahip olacaktır.