Ünite 8: Projenin Kapatılması

Giriş

Projenin kapatılması, proje süreç grupları içerisinde yer alan son süreçtir. Projenin kapatılması aşamasına verilecek önem, proje yöneticisinin ve paydaşların daha sonraki projelerinde daha başarılı olmaları olasılığını arttıracaktır. Proje yöneticisi, projenin yaşam çevriminin başlaması ile beraber projenin kapatılması için gerekli belgeleri de hazırlamaya başlamış olur. Projenin gerçekleştirilmesi sırasında ortaya çıkan problemlerin nasıl çözümlendiğine ilişkin raporlar, kapsamda meydana gelen değişimlere ilişkin notlar, paydaş katkıları, kalite raporları, bütçe değişikliklerine ilişkin bilgi ve belgeler, proje süresince proje takımının edindiği deneyimler/kazanımlar/ dersler, bir bütün olarak projenin kapatılması aşamasının ögelerini oluşturmaktadır. Projenin kapatılması aşamasının başarılı olması için proje yöneticisinin bu aşamayı da bir süreç olarak yönetmesinde büyük fayda vardır. Adım adım hazırlanacak bir eylem planına göre projenin kapatılması proje yöneticisine ve paydaşlara büyük bir fayda sağlayacaktır. Projenin tamamlanması farklı biçimlerde ortaya çıkabilir. Bu farklı biçimler üç başlık altında ele alınabilir.

• Faz kapatma ; kimi projelerde proje yöneticisi projenin başlangıç/tanımlama süreç grubu işlemleri sırasında projeyi çeşitli fazlara bölebilir. Her faz kendi içerisinde tüm proje süreç gruplarını içerir. Bu tür durumlarda projenin kapatılması sadece o fazın kapatılması anlamı taşıyacaktır.
• Proje sonlandırma ; kimi durumlarda çeşitli sebeplerden dolayı proje kapsamında üretilmesi amaçlanan üründen beklentiler sağlanmayabilir. Beklentilerin sağlanmaması durumu müşterinin kendisine sunulan ürünü reddetmesi olarak ortaya çıkabilir. Kimi durumlarda ise proje sponsorunun veya müşterinin projenin istenen kapsam, zaman ve maliyet içerisinde tamamlanamayacağını belirtmesi ile proje sonlandırılabilir.
• Proje kapatma; tek fazlı veya çok fazlı olunmasına bakılmaksızın proje sonucu elde edilecek ürünün hazır olması durumunda proje kapatılır. Temel olarak ürün müşteriye teslim edilir, tüm onaylar alınır, belgelendirmeler gerçekleştirilir, kutlamalar yapılır ve proje tamamlanır.

Projenin kapatılması aşamasına nasıl ulaşılırsa ulaşılsın projenin kapatılması için beklenen faaliyetlerin düzgün bir şekilde tamamlanması gerekir. Projenin kapatılması için gerçekleştirilmesi beklenen faaliyetler genel olarak izleyen seçenekler olarak sıralanabilirler.

• Paydaşlar ile bir araya gelinerek projenin son onayı alınır.
• Ortaya çıkan yeni sorumluluklar ilgili birimlere veya kişilere aktarılır.
• Tüm sözleşmeler kapatılır. Tüm ödemelerin yapıldığı, gerekli faturaların alındığı, muhasebe kayıtlarının tamamlandığından emin olunur.
• Proje çalışanlarına görevlerinin tamamlanma tarihi tam olarak iletilir.
• Tüm sonuçlar belgelenir.
• Projenin tamamlanması kutlamaları yapılır.

Tedariklerin Kapatılması

Projenin kapatılabilmesi için proje yaşam çevrimi boyunca yapılan tüm anlaşmaların kapatılması gerekir. Aslında tedariklerin kapatılması alt süreci projenin başlaması ile başlar ve projenin kapatılması ile sona erer. Tedarik kapatma alt sürecine, müşteriden ürün ile ilgili onayın alınması da dâhildir. Tedarik kapatılırken müşterinin de onayı alınır. Müşteri onayı alınırken genellikle iki durum ortaya çıkar. İlk olarak müşteri ve proje ekibi arasında bir tören düzenlenir. Bu törende müşteri ürünü kabul eder ve proje ekibine teşekkür eder. Müşteri ürünün beklentilerini karşıladığını ve belgede belirtilen tarihte ürünü teslim aldığını ifade eden bir metin imzalar. Eğer proje herhangi bir neden ile ürün ortaya çıkmadan sonlandırılıyor ise yine proje yöneticisi ve müşteri arasında projenin sonlandırıldığına dair bir belge imzalanır. Bu durumda proje sonlandırma nedenleri belgeye eklenir. Son aşamada ortaya çıkabilecek problemlerin çözümlerinin pahalı olma ihtimali göz önüne alınmalı ve bütçe planlamasında son aşamada ortaya çıkabilecek öngörülemeyen problemler için bir harcama kalemi bulundurulmalıdır. Projenin kapatılması ile beraber tüm sözleşmeler, muhasebe kayıtları arşive aktarılır.

Öğrenilmiş Dersler Belgesi Hazırlanması

Öğrenilmiş dersler belgesi oluşturulurken proje yöneticisi temel olarak kendisi ve ekibinin karşılaştığı problemleri belirler ve bu problemlerden gelecek projelerde nasıl kaçınabileceğini kurgularsa çok daha faydalı bir belge ortaya çıkar. Proje yöneticisi karşılaştığı her problem için izleyen kesimde sıralanan soruları sorarak gelecekte benzer sorunlar altında kalmayacak veya benzer sorunlar ile karşılaşıldığında ne yapacağını bilecektir. Proje kapsamında tanımlanmış bir problem için sorulabilecek sorular:

• Problem ve etkisi nedir? Bu problemden dolayı projede ne tür sorunların ortaya çıktığının öğrenilmesi, problemin tüm açılardan ele alınması gereklidir.
• Problemin ortaya çıkma nedeni ne olabilir? Problemin nedenini bulmak için algılanan veya bilinen etkinin ne olduğu araştırılır. Problemin nedeni araştırılırken harcanacak zaman ve maliyetlerin problemin çözümü ile elde edilecek faydaya değip değmeyeceği araştırılır.
• Problem neden daha önce tespit edilemedi? Projenin izleme ve kontrol süreci doğru kurgulanmamış olabilir. Bu nedenle izleme ve kontrol sistemlerinin doğru çalıştığından emin olunmalıdır. Ayrıca performans raporlarının doğru yazıldığı ve ilgili bireylere zamanında ulaştırılıp ulaştırılmadığı araştırılmalıdır.
• Problem kişisel performansa bağlı olabilir mi? Söz konusu problem sadece bir proje çalışanının performans düşüklüğünden kaynaklanmış olabilir.
• Gelecekte bu problem bertaraf edilebilir mi? Bazen söz konusu problemin tekrar ortaya çıkmasını engellemek imkânsız olabilir. Bu durumda gelecekte aynı problem ile karşılaşmamak için projede yapılması mümkün tüm değişikliklerin neler olduğu tespit edilmelidir.
• Bertaraf edilemez bir problem ise erken tespit mümkün müdür? Bu aşamada proje ekibi ile beraber izleme, kontrol, raporlama ve kalite kontrol süreçleri yardımıyla problemin ortaya çıkışının mümkün olan en erken sürede anlaşılabilmesi için alınması gereken tedbirler gözden geçirilir.

Proje süresince ortaya çıkan problemlerin çözüme kavuşturulması için sıralanan bu soruların cevapları yardımıyla öğrenilmiş dersler ortaya çıkmaya başlar. Projenin kapatılması aşamasında da bu dersler bir belge içerisinde bir araya getirilerek gelecekte aynı problemler ile karşılaşıldığında çözüme giden yol kısaltılmış olur. Öğrenilmiş dersler belgesi hazırlanırken projenin büyüklük ve tipine göre kategoriler oluşturulabilir. Bu kategoriler içerisinde yer alan her bir öğrenilmiş ders bilgisi tek tek sıralanır. Farklı kategoriler oluşturulurken Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzunda (PMBOK, 2013) yer alan 10 bilgi alanı referans olarak alınabilir.

Proje Ekibinin Yeniden Organizasyonu

Proje, kurum içi bir proje ise proje ekibi içerisinde yer alan bireyler projeden önceki görev yerlerine geri gönderilirler. Eğer kapatılan proje faz kapatma ise projenin ilerleyen fazlarında görev alacak olan ekip üyeleri yeni görevleri hakkında bilgilendirilirler. Yeni fazlarda yer almayacak ekip üyeleri eski görevlerine geri dönerler.

Kimi durumlarda proje ekip üyeleri sadece o proje için dışarıdan görevlendirilmiş olabilirler. Bu tür durumlarda projenin tamamlanması ile beraber bu bireylerin görevleri de sona ermiş olur. Görevi sona eren bu bireyler, eğer proje sonucu ortaya çıkan ürünün günlük hayattaki kullanımında görev almak isterlerse kurum içerisinde çalışmaya devam edebilirler.

Özel yetenekleri sebebi ile kurum projelerine dışarıdan katılan bireylere, proje sonrası kurum içerisinde bir pozisyon önerisi yönetim onayı ile yapılabilir. Ancak kimi bireyler bir kuruma bağlı kalmak yerine proje tabanlı işlerde görev almayı tercih edebilirler.

Yazılım projelerinde tamamlanan yazılımın son kullanıcıya nasıl aktarılacağı ve kimlerin bu aktarım sürecinde yer alacağının da önceden planlanmış olması gerekir. Ayrıca müşterinin yazılımı teslim alırken ne yapması gerektiğinin de planlanmış olması gerekir.

Proje kapsamında ekip üyelerinin performanslarını ölçmek için teknikler geliştirilmesi de önemlidir. Bir bilgi formu yardımıyla bireylerin nasıl performans gösterdikleri kayıt altına alınmalı ve arşivlenmelidir.

Nihai Proje Raporu Hazırlama ve Arşivleme

Nihai proje raporu, proje yaşam çevrimi sürecince ortaya çıkan tüm gelişmeleri içeren bir belgedir. Rapor yardımıyla projenin üzerinden çok uzun bir süre geçse dahi proje süresince yaşananların açık ve anlaşılır bir şekilde hatırlanabilmesidir. Aynı şekilde benzer projelere başlayacak olan proje yöneticileri için de nihai proje raporu yol gösterici bir belge olabilecektir. İyi hazırlanmış bir nihai proje raporunun projeye ilişkin birçok bilgiyi içermesi beklenmekle birlikte temel olarak rapor içerisinde yer alması gereken ana başlıklar izleyen biçimde sıralanabilir.

• Projenin genel başarısı: Paydaşlardan, müşteriden ve proje çalışanlarından elde ettiğiniz geri bildirimleri göz önüne aldığınızda sizce proje ne kadar başarıya ulaşmıştır? Başarı için kullandığınız ölçütler nelerdir ve proje kapsamında bu proje ölçütlerine ne kadar ulaşılmıştır?
• Projenin genel organizasyonu/düzeni: Projenin tamamlanması ile beraber proje yöneticisi, projenin genel organizasyonunu nasıl gerçekleştirdiğini gözden geçirme şansını yakalar. Proje yöneticisi gerçekten iyi bir organizasyon gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini araştırır ve bir sonraki projede nelere dikkat edilmesi gerektiğini sıralar.
• Projenin güçlü ve zayıf yanları: Proje yöneticisi, bir SWOT analizi veya proje yaşam çevrim süreci boyunca tutulan not ve raporlar yardımıyla projenin güçlü ve zayıf yanlarını ortaya çıkararak raporuna ekler. İleride raporun hazırlandığı proje konusunda yapılacak yeni çalışmalar için varsa öneriler ayrıntılandırılarak listelenir.
• Proje ekibine ilişkin tavsiyeler: Projenin başlatılmasından kapatılmasına kadar geçen süre zarfında proje ekibine ilişkin bilgi alışverişleri olması kaçınılmazdır. Proje ekibi içerisinde bireyselliği ön planda tutanlar ile takım çalışmasına yatkın olanlar belirlenerek çeşitli tavsiye kararları sıralabilir.
• Sonuç veren teknikler: Projede sonuç veren tekniklere ilişkin özet bir liste hazırlanır. Bu liste hazırlama işine projenin başlaması ile hayat verilir. Sonuçları veya çıktıları elde edebilmek için ortaya konan çabaların neler olduğuna dair bilgiler bu liste içerisinde yer almalıdır.

Nihai proje raporunun hazırlanmasında paydaş ve müşteri görüşlerinin de yer almasına özen gösterilmelidir. Projenin kapatılması sürecinde proje nihai raporu oluşturulması amacıyla izleyen içindekiler yapısı oluşturulabilir. Projenin türüne ve büyüklüğüne göre rapor daha da ayrıntılı hâle getirilebilir.

• Proje adı ve tarih: Projenin açık ismi, varsa proje numarası ve raporun hazırlanma tarihi burada verilir.
• Projenin kapatılmasına ilişkin betimleyici istatistikler: Gerçekleşen maliyet değeri, plana göre projenin tamamlanma tarihi, ekibin performansı ve kalite başarım miktarı.
• Varsa ilk faydalar: Proje sayesinde elde edinilen faydaların birçoğu ilk anda ortaya çıkmayabilir. Eğer proje kapatılması sırasında kazanılmamış faydalar olduğu düşünülüyor ise proje yöneticisinin proje kapatıldıktan ve bu faydalar ortaya çıktıktan sonra bir rapor hazırlaması beklenir. Bu rapora proje tespit raporu adı verilir.
• Öğrenilmiş dersler: Hazırlanmış öğrenilmiş dersler belgesi nihai rapor içerisine eklenir.
• Proje yöneticisinin projeye ilişkin görüş ve önerileri: Proje sürecinde nelerin yolunda gittiği, nelerin yolunda gitmediği ve kazanılmış dersler kapsamına girmeyen ama projeye ilişkin olarak değerlendirilmesinde fayda olan konular ele alınır.

Proje yöneticisi, projenin başlangıcından itibaren iyi bir evraklama sistemine ihtiyaç duyar. Bu evraklama sistemi bilgisayar ortamında olabileceği gibi dosya içerisinde basılı belgelerin ve faturaların bir kütüphanede tasnif edilmesi biçiminde de gerçekleşebilir. Önemli olan proje için üretilen tüm belge ve faturaların kronolojik ve ilgi alanlarına göre indekslenip bir arada tutulmalarıdır. Evraklama sistemi sayesinde projenin yaşam çevrimi süresince projenin nasıl geliştiği ve sona doğru ilerlendiği görülecektir. Eğer proje çeşitli sebeplerden dolayı sonlandırıldı ise sonlandırma nedenine kaynak olabilecek proje tabanlı gelişmelere ilişkin izler de eski evrakların incelenmesi ile tespit edilebilir. Düzgün ve kolay anlaşılır bir arşiv sistemi oluşturulması projenin başarısına katkı sağlayacaktır.

Kutlama

Projenin kapatılması sürecinin son aşaması kutlama yapılmasıdır. Proje yaşam çevrimi süresince yaşanan zorluklar, paydaş beklentileri, ürün problemleri, yasal zorluklar, iletişim bozuklukları gibi pek çok sebep proje ekibi üzerinde yıpratıcı bir etki bırakacaktır. Kimi zaman bu yorgunluk projenin tamamlanmasından dolayı elde edilmesi gereken rahatlamayı bile baskılayacak düzeyde olabilir. Özellikle böyle bir durumda projenin bir kutlama ile tamamlanması, proje ekibinin proje sürecini güzel duygular ile hatırlamasını sağlayacaktır. Kutlama için örnekler izleyen biçimde sıralanabilir:

• Tüm proje ekibi ile birlikte güzel bir restoranda akşam yemeği yenilebilir.
• Birlikte piknik organize edilebilir.
• Kurum yemekhanesinde proje ekibi için çeşitli yemekler hazırlatılıp bu yemekleri paydaşlar ve müşteriniz ile birlikte proje ekibine servis ederek birlikte yemek yiyebilirsiniz.
• Daha geniş kapsamlı bir kutlama için bir eğlence parkına gidilebilir. Proje ekibi kendi aile fertlerini de yanlarında getirebilirler.
• Proje kapsamında değerlendirilen tüm paydaşların da kutlamalara katılmaları sağlanabilir.