Ünite 4: Projenin Planlanması I-Proje Kapsam Yönetimi, Proje Zaman Yönetimi, Proje İnsan Kaynakları Yönetimi, Proje Kalite Yönetimi

Giriş

Hedefleri ve bitiş tarihi belirli olan bir projenin belirtilen süre içinde, belirlenen bütçe dâhilinde istenilen hedefe ulaşabilmesi için projeye başlamadan önce etkin bir planlama yapılmalıdır.

Planlamanın temel nedenleri şunlardır:

• Projede oluşabilecek belirsizliklerin önlenmesi veya azaltılması,
• Projenin verimliliğinin arttırılması,
• Proje ile ulaşılmak istenen hedeflerle ilgili daha iyi bir anlayışın geliştirilmesi,
• Projenin izlenmesi ve kontrolü için güçlü bir temelin oluşturulması

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzuna (PMBOK) göre, proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken 9 temel konu şunlardır:

1. Genel bakış,
2. Amaçlar,
3. Yönetsel yaklaşım,
4. Sözleşme konuları,
5. Takvim,
6. Kaynak ihtiyaçları,
7. İnsan kaynağı,
8. Değerlendirme yöntemleri,
9. Potansiyel problemler

Proje Yönetim Planının Oluşturulması

Proje yönetim planının oluşturulması birbiri ile ilişkili tüm planların tanımlanması, hazırlanması ve koordine edilerek kapsamlı bir proje yönetim planına çevrilmesidir. Bu süreç tüm projedeki işlere temel teşkil edecek bir belge oluşturması açısından önemlidir. Proje yönetim planı oluşturulurken aşağıda sıralanan konularda uzman görüsüne başvurulur:

• Proje ihtiyaçlarını karşılamak için sürecin düzenlenmesi
• Proje yönetim planına teknik ve yönetimsel ayrıntıların eklenmesi
• Projedeki işleri yapmak için gerekli kaynak ve yeteneklerin seviyesinin belirlenmesi
• Projedeki işlerin önceliklendirilerek proje kaynaklarının uygun işe uygun zamanda atanmasının sağlanması

Proje yönetim planı projenin nasıl yürütüleceği, izleneceği ve kontrol edileceğini açıklayan bir belgedir. Bu plan, kapsam yönetimi, takvim ve maliyet temel çizgilerini bütünleştirip konsolide ettiği gibi kapsam yönetimi planı, takvim yönetimi planı, kalite yönetimi planı, insan kaynakları yönetim planı gibi birçok planı da birleştirir.

Kapsam Yönetim Planının Oluşturulması

Proje kapsam yönetimi projenin başarıyla tamamlanabilmesi için gerekli işlerin ama yalnızca gerekli işlerin tümünün tanımlandığı süreçtir. Proje kapsamının yönetilmesi temel olarak proje içinde nelerin olduğu ve nelerin olmadığının tanımlanmasıdır.

Proje Kapsam Yönetimi aşağıdakileri kapsar:

1. Kapsam yönetiminin planlanması
2. İhtiyaçların toplanması
3. Kapsamın tanımlanması
4. İş kırılım yapısının hazırlanması
5. Kapsamın doğrulanması
6. Kapsamın kontrolü

Uzman görüşlerine ve toplantılara dayanılarak kapsam yönetim planı geliştirilir. Kapsam yönetim planı içinde aşağıdakiler bulunur:

• Ayrıntılı proje kapsam ifadesi
• İş Kırılım Yapısı (İKY) hazırlanabilmesi için kapsam ayrıntıları
• Tamamlanmış proje teslimatlarının kabulü için resmikabul sürecinin nasıl yapılacağına ilişkin bilgiler
• Kapsam değişikliği talebi olduğunda kontrol sürecinin nasıl gerçekleştirileceğine ilişkin bilgiler

Projenin amaçlarına ulaşması için gereken paydaş istek ve ihtiyaçlarının belirlenmesi ve belgelenmesi için; paydaşlarla görüşmeler, odak grup çalışmaları, kıyaslama, prototip oluşturma vb. teknikler kullanılır.

Proje kapsam tanımı projenin kapsamını, temel çıktılarını, varsayımları ve kısıtları açıklar.

İş kırılım, proje faaliyetlerinin daha küçük faaliyetlere bölünmesidir. İs kırılım yapısının en üstündeki kutucuğa projenin temel çıktısı yazılır. Daha sonra projedeki diğer tüm faaliyetler bir ağacın dallarına benzetilerek kademeli olarak ayrıntılandırılır. Burada hiyerarşik planlamada yapıldığı gibi yapı ve ayrıntı içeriği açısından birbirine yakın özellikte olan faaliyetlerin aynı seviyede yer almasına dikkat edilir.

İş kırılım yapısı benzeri bir diğer araç da hiyerarşik planlamadır. Proje için, ne kadar küçük olursa olsun gerekli tüm görevler, tamamlanmaları için gerekli malzeme ve insan kaynağı ihtiyaçları ile birlikte listelenmelidir. Böylesi bir listenin oluşturulması sıradan bir iş değildir. Listenin sağlıklı olarak yapılması için sistematik bir yaklaşım gerekir. Bu sistematik yaklaşım “hiyerarşik planlama süreci” olarak adlandırılır.

Proje Zaman Çizelgesinin Geliştirilmesi

Projenin temel özelliklerden biri de başlangıç ve bitiş zamanının belli olmasıdır. Faaliyetlerin belirli bir zaman diliminde tamamlanabilmesi için proje boyunca etkin zaman yönetimi gereklidir. Zaman yönetiminde proje planlarından yararlanılır. Proje planının temel özelliği, proje yöneticisinin projenin başlangıcından bitişine kadar izleyebileceği bir yol haritası olmasıdır. Proje yöneticisinin herhangi bir zamanda yapılacak hangi işlerin kaldığı, bunları kimin, ne zaman ve hangi kaynaklarla yapacağı konusunda bilgisi olmalıdır.

Hiyerarşik Planlama

Hiyerarşik planlama sürecinin çıktıları olan faaliyetlere, başlangıç zamanı, bitiş zamanı, öncellik ilişkisi gibi bilgilerin ilave edilmesiyle hazırlanan planlara proje hareket planı adı verilir.

Faaliyetlerin sıralanması, özellikle projenin süresinin belirlenmesi ve en kısa sürede tamamlanabilmesi açısından çok önemlidir. Birtakım faaliyetlere diğeri tamamlanmadan başlanılamaz. Bu durumda faaliyetin önceli olan başka bir faaliyetin varlığı söz konusudur. Bunun yanında es zamanlı olarak yürütülebilecek faaliyetler de bulunabilir.

Gantt Şeması

1960’lı yıllarda projeler Henry Gantt’ın geliştirmiş olduğu çubuk grafiklerle programlanmaktaydı. Gantt şemasında yer alan faaliyetler sıralı ve paralel faaliyetler olarak iki baslık altında incelenebilir. Birbirine bağlı faaliyetleri sıralı faaliyetler olarak adlandırabiliriz. Paralel faaliyetler ise başka faaliyetlere bağımlı olmayıp bir diğer faaliyetin tamamlanması beklenmeden aynı anda yapılabilecek türde faaliyetlerdir.

PERT/CPM Yaklaşımları

PERT (Program Evaluation and Review Technique) ilk olarak 1958 yılında, Taylor ve Gantt tekniklerinin mühendislik dünyasının ihtiyaçlarına yeterli olmaması nedeniyle geliştirilmiştir. Aynı tarihlerde DuPont firması benzer bir yöntem olan CPM (Critical Path Method)’i geliştirmiştir.

PERT’in en önemli üstünlüğü planlama aşamasında faaliyetler arasındaki bağıntıları net bir biçimde ortaya koymasıdır. PERT’in olumsuz yanı ise karmaşıklığı nedeniyle uygulanmasının güç ve maliyetli olmasıdır. Ayrıca PERT’in uygulanabilmesi için çok sayıda veriye ihtiyaç vardır.

PERT ve CPM’de kullanılan temel terimler: faaliyet, olay, Mihenk noktası, ağ, yol, kritik yol, kritik zaman, zorunlu bağıntılar, isteğe bağlı bağıntılar ve dış bağıntılardır.

Ağın Oluşturulması

Projelerin ağ yapısının iki farklı gösterimi vardır. Birinde faaliyetler oklarla ve olaylar kutucuklarla gösterilir. Buna ok üzerinde faaliyet (AOA-Activity on Arrows) ağları adı verilir ve genel olarak PERT diyagramlarının gösteriminde kullanılır. Diğerinde faaliyetler kutucuk üzerinde gösterilip kutucukları birbirine oklarla bağlayarak ağ oluşturulur. Bu biçimde oluşturulan ağa Faaliyet düğüm (dairecik) üzerinde (AON-Activity on Nodes) adı verilir. AON gösterimi daha çok CPM ile bağlantılandırılır.

Örnek: Bir projenin faaliyetleri ve öncülleri aşağıdaki gibi olsun.

Bu durumda söz konusu projenin AON ağ gösterimi aşağıdaki gibi olacaktır.

Kritik Yol ve Kritik Sürenin Bulunması

Bir projenin kritik yolunun ve bu yolun aldığı sürenin belirlenmesi büyük önem taşır. Kritik yol belirlendiğinde projenin zamanında tamamlanabilmesi için proje süresince izlenmesi gereken kritik faaliyetler serisi de bilinmiş olur. Bu kritik faaliyetlerdeki bir gecikme tüm projeyi geciktireceğinden, faaliyetlerin yakından izlenmesi proje için kritik öneme sahiptir.

Bir projeye ilişkin kritik yolun ve kritik sürenin belirlenebilmesi için faaliyet ve öncelinin yanı sıra faaliyetin süresi de bilinmelidir. Bu nedenle ağdaki kutucuklara faaliyetlerin süreleri de yazılır. Ağdaki kutucuklara başka bilgiler de eklenebilir. Kutucukların hemen üzerine en Erken Başlama Tarihi (EBAT) ve en Erken Bitiş Tarihi (EBIT) bilgilerini eklemek en sık kullanılan uygulamalardandır. Kutucukların altına da en Geç Başlama Tarihi (GBT) ve en Geç Tamamlanma Tarihi (GTT) eklenebilir. Kritik yol ve kritik süre en geç tamamlanan seri faaliyetlerden bulunur. Projenin tamamlanması için ağdaki tüm faaliyetlerin yani yolların bitirilmesi gereklidir. Ağın tamamlanabilmesi için en kısa süre ise ağ içindeki en uzun yola eşittir.

Faaliyet Sarkma Süresinin Belirlenmesi

Kritik yol üzerindeki faaliyetlerde gecikme tüm projeyi uzatacağından bu faaliyetler geciktirilemez. Ancak kritik yol üzerinde olmayan faaliyetlerin belirli sınırlar içinde geciktirilebilme sansı vardır. Tüm proje süresini uzatmaksızın kritik olmayan faaliyetlerin geciktirilebileceği süreye sarkma denir. Herhangi bir faaliyetin sarkma süresi aşağıdaki formül kullanılarak hesaplanır:

Sarkma süresi= GBT-EBAT=GTT-EBIT

Kritik yol üzerindeki faaliyetler için GBT, EBAT ’ye ve GTT, EBIT’e eşit olduğundan sarkma süresi sıfırdır. Kritik yol üzerinde olmayan faaliyetler için ise GTT ve  EBIT (GBT ve EBAT ’de) birbirinden farklıdır ve bu farklılık sarkmaya yol açmaktadır.

Sarkma süresi hesaplanırken iki temel varsayım yapılır. Varsayımların birincisinde, başka hiçbir faaliyetin sarkma süresi kullanamayacağı düşünülür. İkinci varsayım da projenin kritik zamanının projenin gerçek bitiş tarihi olmasıdır. Ancak bazı durumlarda projenin tamamlanma tarihinin kendisinde de sarkma olabilir.

Ağın Yeniden Düzenlenmesi

Ayrıntılı planlamanın yapılabilmesi ve maliyetlerin kontrol edilip izlenebilmesi için PERT diyagramları uygun bir zemin hazırlar. Diyagramları son haline getirmeden önce birçok düzenleme yapılır. Ağın yeniden planlanması, programın oluşturulması sırasında kritik yolu kısaltmada ya da program esnasında beklenmedik durumlar oluştuğunda yapılır. Her şey beklendiği gibi gittiğinde proje süresince orijinal plan kullanılabilir.

Faaliyet Kaynaklarının Tahmin Edilmesi

Kaynakların dengelenmesi ve kaynak aktarımı adlarında, kaynaklara dayalı iki ağ yeniden planlama tekniği vardır. Kaynakların dengelenmesi; dönemsel olarak oluşan kaynak ihtiyaçlarını inceleyerek bunların belirli bir dengede olmasını sağlamaya yönelik yeniden planlamadır. Kaynak aktarımı yaklaşımı aynı zamanda kaynak sınırlı planlama olarak da adlandırılır. Burada mevcut kaynaklar değişmez kabul edilerek olası en kısa kritik yol mevcut kaynaklara göre belirlenmeye çalışılır. Bunu sağlamak için çalışanların birden çok faaliyette çalıştırılmaları gibi paralel çalışma yaklaşımları benimsenir. Ancak bu yaklaşımda çalışanların birden fazla faaliyette görev yapabilecek yetkinlikte olmamaları sorun oluşturur.

Faaliyet Sürelerinin Tahmin Edilmesi

Faaliyet sürelerinin belirlenmesi faaliyetlerden sorumlu bölüm yöneticilerinin durumu değerlendirmesini ve en iyi süre tahminlerini yapmasını gerektirir. Kritik sürelerin ve yolların belirlenmesi bu en iyi tahminler üzerinden yapılır. Genelde yöneticiler üç farklı tahminde bulunurlar:

• İyimser tahmin: Bu tahmin her şeyin beklendiği gibi gideceği ve zorluklarla en alt düzeyde karşılaşılacağı düşüncesiyle yapılır. Bu tür durumlar ancak %1 olasılıkla gerçekleşir.
• Kötümser tahmin: Bu tahminde de her şeyin kötü gideceği, ortaya çıkma olasılığı olan her türlü tersliğin yaşanacağı düşünülür. Bu tür durumlar da %1 olasılıkla gerçekleşir.
• En yüksek olasılıklı tahmin: Bu tahminde, yöneticinin fikrine göre gerçekleşme olasılığı en yüksek seçeneğin gerçekleşeceği varsayımı benimsenir.

Bu tahminler dikkate alınarak formülü yardımıyla faaliyetin beklenen süresi hesaplanır. Formülde t=beklenen süre, a=iyimser tahmin, b=kötümser tahmin, m=en yüksek olasılıklı tahmin olarak ifade edilmektedir.

Toplam Proje Süresinin Tahmin Edilmesi

Projenin zamanında tamamlanması olasılığının hesaplanabilmesi için tüm faaliyetlerin standart sapmalarının bilinmesi gereklidir. Bu aşağıdaki formülle hesaplanabilir:

Burada beklenen sürenin yani t’nin standart sapmasını, b kötümser tahmini, a iyimser tahmini göstermektedir.

Proje İnsan Kaynakları Planının Oluşturulması

Projede kullanılacak insan kaynağının belirlenmesi için öncelikle proje içeriği incelenmeli ve bu içerikte belirtilen isleri yapma yetkinliğine sahip potansiyel ekip elemanlarının belirlenebilmesi için insan kaynakları bölümü koordinasyonunda ilgili birimlerle iletişime geçilmelidir. Yapılacak faaliyetlerin yerine getirilebilmesi amacıyla gerekli insan kaynağı ihtiyaçlarını karşılamak üzere çalışanlar tarafından üstlenilmesi gereken roller, sorumluluklar ve bu sorumlulukları yerine getirebilmeleri için çalışanın sahip olması gereken yetenekler belirlenmelidir.

Proje insan kaynakları planının oluşturulmasında kullanılan araç ve teknikler şunlardır:

• Organizasyon şemaları
• RACI matrisi
• Rol tanımlama formu
• Uzman görüşü
• Toplantılar
• Networking

Organizasyon şemaları kurum içinde kimin kime bağlı olarak çalıştığını gösteren şemalardır. Bu şemalar aracılığıyla proje içerisinde çalışması düşünülen kişilerin kimlere bağlı olduğu görülür. Bu bağlantılara göre gerekli iletişimlerin kurulması insan kaynağının oluşturulması için gereklidir.

Proje çalışanlarının sorumlulukları ve rollerinin açıklanması için RACI matrisi kullanılır. RACI, Responsible (Sorumlu), Accountable (Hesap veren), Consulted (Danışılan) ve Informed (Bilgi verilen) İngilizce kelimelerinin ilk harflerinden oluşturulmuştur.

RACI matrisleri doldurulduktan, her proje ekibi üyesi için rol tanımlamaları yapıldıktan ve organizasyon şemaları oluşturulduktan sonra insan kaynakları yönetim planının ana hatları belirlenmiş olur. Bu planda projedeki rol ve sorumluklar için ihtiyaç duyulan pozisyonlar, beceriler ve yetkinliklerin tanımlanmasının yanı sıra proje için ihtiyaç duyulan proje personeli sayısı ve her bir personelin projede ne zaman ve ne kadar süre görev alacağı da yer almaktadır.

Proje Kalite Planının Oluşturulması

Kalitede çıtanın yükselmesinin başlıca sebebi müşteri beklentilerindeki değişimdir. Günümüzde müşteri beklentileri aşağıdaki gibidir:

• Daha yüksek performans
• Hızlı ürün geliştirme
• İleri teknoloji kullanımı
• Malzeme ve süreçlerin sınırlarının zorlanması
• Hatasız üretim

Müşteriler kullandıkları ürünlerde daha farklı ve çarpıcı özellikler aramaktadır. Yenilikler yapılırken ürün fiyatlarının da makul seviyelerde tutulmasını beklemektedir. Bu anlamda üretilen ürünün kalitesi günümüzde müşteriler tarafından tanımlanmaktadır. Kalitenin belirlenmesi için pazar beklentilerinin iyi anlaşılması gerekir. Pazar beklentilerini etkileyen değişkenler aşağıda verilmiştir:

• Satılabilirlik
• Üretilebilirlik
• Toplumsal kabul
• Kullanılabilirlik
• Güvenilirlik
• Bakım yapılabilirlik

Kalitenin Tanımı: En yaygın tanıma göre kalite bir nesnenin belirli özellikleri veya gereksinimleri karşılama derecesidir. Kalite tanımlarında en öne çıkan konu bir ürünün kaliteli olabilmesi için belirli gereksinimleri karşılaması gerekliliğidir. Günümüzde bu gereksinimleri ise müşteriler belirlemektedir.

Proje Kalite Yönetim Yaklaşımı

Proje kalite yönetimi projenin ürün kalitesiyle olduğu gibi projenin yönetimiyle de ilgilidir. Bu nedenle proje yöneticisi proje yönetim kalitesini de yüksek tutmayı bilmelidir. Proje kalite yönetim planının oluşturulması projenin kaliteli olması ve istenen kalitede sonuç vermesi için gereklidir.

Projede Kalite Altyapısının Hazırlanması

Proje yöneticisi öncelikle kalite beklentilerinin neler olduğunu bilmelidir. Projenin yürütüleceği kurumun kalite standartlarının ne olduğu ve bu standartlardan hangilerinin bu proje için geçerli olacağı da bilinmelidir. Proje kalite yönetiminin temel prensiplerinden biri de proje içinde kalite kontrolünün planlanmasıdır.

Kalitenin Planlanması

Proje yöneticisi kaliteyi planlama amacıyla yeterli bilgi ve verileri elde ettikten sonra projenin kalite ihtiyaçlarını karşılamak üzere kalite planını oluşturabilir. Kalite planı proje süresince gözden geçirilir ve gerekli durumlarda düzeltici faaliyetler uygulanır. Kalite planlarının hazırlanmasında ve proje süresince Planla, Uygula, Kontrol et ve Önlem al (PUKÖ) yaklaşımı sıklıkla kullanılır.

Maliyet/Kazanç Analizi

Maliyet/Kazanç analizi proje kalite planlamasında yararlanılan yaklaşımlarından en önemlisidir. Projeden elde edilecek kazançlar katlanılan maliyetlerden fazla olmalıdır. Maliyet/Kazanç analizi, proje kalite yönetiminde projeden amaçlanan kalite seviyesinin sağlanması için harcanan kalite maliyetlerinin, projenin kaliteli olarak yürütülmesi ile elde edilen kazançlarla karşılaştırılması amacıyla kullanılır.

Kıyaslama

Proje kalite yönetimi açısından bakıldığında kıyaslama (benchmarking), projenin başka projelerle karşılaştırılmasıdır. Kıyaslama ile proje yöneticisi kalite açısından planladıklarıyla elde ettiklerini başka benzer projelerle karşılaştırılarak değerlendirilir. Böylelikle projenin ne durumda olduğu belirlenir. Bu karşılaştırmada amaçlanan, karşılaştırılan iki projenin farklılıklarının ortaya çıkarılarak yürütülen projede yapılabilecek iyileştirmeler in belirlenmesidir.

Akış Grafiklerinin Oluşturulması

Akış grafikleri teknik olarak bir sistemin bileşenlerinin birbiriyle nasıl ilişkilendirildiğini gösteren grafiklerdir. Akış grafikleri faaliyetler arasındaki ilişkiyi ortaya koyduğu gibi kalite konularının hangi faaliyetlerde öne çıktığını da göstererek kalite planlamasının uygun bir biçimde yapılabilmesine imkân tanır. İki tip akış grafiği vardır:

1. Neden - Sonuç Diyagramı
2. Akış Şemaları Deney Tasarımı

Deney Tasarımı

yaklaşımında, projedeki değişkenlerden hangilerinin proje sonuçlarını hangi ölçüde etkileyeceği istatistik yöntemlerle belirlenir.

Kalite Maliyeti

Projenin istenen kalitede sonuçlar üretmesi için proje faaliyetlerinde yapılacak harcamalar kalite maliyetini oluşturur. Kalite maliyeti iki ana bölüme ayrılır:

• Gerekliliklere uyumun maliyeti: Projenin istenen kapsam ve beklenen kaliteyi sağlayabilmesi için gerekli maliyettir.
• Kaliteye uygunsuzluğun maliyeti: Projenin istenen kalitede sonuçlandırılmamasının maliyetidir.

Kalite Yönetim Planının Hazırlanması

Kalite planlamasının ana çıktılarından biri kalite yönetim planıdır. Kalite yönetim planı belgesi, proje yöneticisinin proje ekibi ile birlikte kalite politikasını nasıl yerine getireceğini açıklar. ISO 9000 uygulanan yerlerde bu plana “Proje kalite sistemi” adı verilir.

Kalite yönetim planında üç temel unsur vardır:

• Kalite kontrol
• Kalite güvence
• Kalite iyileştirme

Kalite Ölçütlerinin Belirlenmesi

Kalite ölçütü sürecin, faaliyetin veya isin ölçülebilir değerlerle tanımlanmasıdır.

Kontrol Listelerinin Hazırlanması

İslerin kalite politikasına uygun yapılıp yapılmadığının kontrolünde kontrol listeleri çok uygun araçlardır. Kontrol listesi, üzerinde kontrol edilmesi gerekli konuların yazılı olduğu bir belgedir. Çalışanlar bu belgeyi kontrol ederek listelenen maddelerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğini rahatça görebilir.