Ünite 2: Proje Yönetiminde Bilgi Alanları

Giriş

Proje yönetimi, projelerdeki başarı oranını arttırmayı amaçlar, ama yapılan bazı temel hatalar veya eksiklikler, projelerde başarısızlıklara sebep olur.

Proje Yönetim Enstitüsü (PMI) Bilgi Birikim Kılavuzunun (PMBOK) temel yaklaşımları, proje başarısızlığına yol açan etmenleri ortadan kaldırmak veya ortaya çıkmasını önleme konusunda genel kabul görmektedir. Bu kılavuza göre kullanılan 9 farklı bilgi alanı proje yönetiminde bir arada kullanılması gereklidir:

1. Proje Entegrasyon Yönetimi
2. Proje Kapsam Yönetimi
3. Proje Zaman Yönetimi
4. Proje Maliyet Yönetimi
5. Proje Kalite Yönetimi
6. Proje İnsan Kaynakları Yönetimi
7. Proje İletişim Yönetimi
8. Proje Risk Yönetimi
9. Proje Tedarik Yönetimi

Proje Entegrasyon Yönetimi

Proje yönetiminin parçalarının bir araya getirip bir bütün oluşturma çabası proje entegrasyon yönetimi olarak adlandırılır.

Proje entegrasyon yönetimi tüm proje yönetimini ilgilendirmesi nedeniyle proje yönetimi süreç gruplarının tümünde uygulanabilir. PMBOK göre, proje entegrasyon yönetimi bilgi alanının alt süreçleri (S:22, Tablo 2.1);

1. Proje başlatma belgesinin oluşturulması,
2. Proje yönetim planının oluşturulması,
3. Projenin yürütülmesinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi,
4. Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrol edilmesi,
5. Bütünleşik değişim kontrolünü gerçekleştirilmesi,
6. Projenin veya proje aşamasının kapatılmasıdır.

Alt süreçler sırasıyla başlangıç/tanımlama, planlama, yürütme, izleme/kontrol ve kapanış süreç gruplarına aittir. Her bilgi alanı ve bilgi alanına ilişkin süreç ya da alt süreçler için, sürece özgü girdiler, çıktılar, araç ve teknikler tanıtılmıştır. Birinin çıktısı bir sonrakinin girdisi olabilir.

Proje başlatma belgesinin oluşturulması : Projenin resmi olarak onaylandığını gösteren belgeye proje başlatma belgesi (proje beratı) denir. Projeyi faaliyete geçiren ve kaynakların kullanımında proje yöneticisine yetki veren bir belgedir.

Proje yönetim planının oluşturulması : Proje içinde yer alan faaliyetlerin nasıl yürütüleceğini, nasıl izlenip kontrol edileceğini ve nasıl bitirileceğini tanımlayan belgedir. Bu sürecin girdilerinden biri olan kurumsal süreç varlıkları, projenin başarısını etkileyebilecek biçimde kurumlardan projeye katılan süreçle ilgili varlıklardır. İki ana gruba ayrılır:

1. Süreçler ve iş yapış şekilleri
2. Kurumsal veri tabanı

Proje yürütülmesinin yönlendirilmesi ve yönetilmesi : Proje yönetim planında belirlenmiş faaliyetlerin plana uygun biçimde yürütülerek çıktıların zamanında teslim edilmesi amaçlanır.

Proje çalışmalarının izlenmesi ve kontrol edilmesi : Projenin uygulanmaya başlandıktan itibaren planlana uygun biçimde yürütülüp yürütülmediğinin anlaşılması açısından çok önemlidir.

Bütünleşik değişim kontrolünün gerçekleştirilmesi : Proje yürütme sürecinde, başlangıçta hazırlanan proje yönetim planında projelerin dinamik yapılarına bağlı olarak değişimlerin kontrollü bir biçimde gerçekleşmesidir. Uzman görüşü ve değişim kontrol toplantıları kullanılan araç ve tekniklerdir. Projenin veya proje aşamasının kapatılması: Geniş kapsamlı bir projedeki bir aşamasının ya da proje yönetim planında bulunan proje kapanış bölümünün uygulandığı süreçtir.

Proje Kapsam Yönetimi

Proje faaliyetlerinin çerçevesini düzenleyen proje kapsam belgesinin hazırlanmasını ve bunun proje yürütme sürecinde doğrulanmasını ve kontrol edilmesini içerir. İki ana bölümden oluşur:

1. Proje kapsamı
2. Ürün kapsamı

Proje kapsamı, proje sonucunda hedeflenen belirli özellik ve işlevlere sahip sonuç, ürün veya hizmetin elde edilmesi için yapılacak işleri içerir.

Ürün kapsamı, bir sonuç, ürün veya hizmeti tanımlamakta kullanılacak özellikleri ve işlevsellikleri ifade eder.

Proje kapsam yönetimi, proje yönetimi süreç gruplarından özellikle planlama ile izleme/kontrol süreç gruplarında uygulanabilmektedir. PMBOK göre 5 alt süreçten oluşmaktadır (S:25, Tablo 2.2):

1. Kapsamın planlanması
2. Kapsamın tanımlanması
3. İş kırılım yapısının (İKY’nin) oluşturulması
4. Kapsamın doğrulanması
5. Kapsamın kontrolü

İlk 3 tanesi planlama, son 2 tanesi izleme/kontrol süreç gruplarına aittir.

Kapsamın planlanması : Proje paydaşlarının ihtiyaçları ve beklentileri konusundaki görüşü alınarak proje için gerekli ihtiyaçların listesi, ihtiyaç yönetim planı ve ihtiyaç takip etme matrisi oluşturulur.

Kapsamın tanımlanması : Projenin ve ürün, hizmet veya sonuç biçimindeki proje çıktılarının ayrıntılı biçimde tanımlanması tamamlanır.

İş kırılım yapısının (İKY’nin) oluşturulması : İKY’nin oluşturulması alt süreci proje yönetimi için en önemli basamaklardan biridir. Hem proje içindeki faaliyetlerin hem de proje çıktılarının teslimatlarının yönetilebilir alt gruplara bölünmesi gerçekleştirilir.

Kapsamın doğrulanması : Projede belirlenen iş paketlerinin sonucunda elde edilen çıktıların müşteri veya sponsor tarafından kabul edilmesine denir.

Kapsamın kontrolü : Sürecin izlenmesini ve varsa kapsam esaslarındaki değişikliklerin de yönetimini içerir.

Proje kapsam kayması, projenin içeriğine başlangıçta planlanandan farklı olarak yeni ihtiyaçların eklenmesi ve değişikliklerin yapılmasına denir. İki ana gruba ayrılır:

1. İşetme
2. Teknoloji

kaynaklı proje kapsam kaymalarıdır.

Proje Zaman Yönetimi

Projelerde başarının bir ölçütü de projelerin planlanan ve onaylanan süre içinde tamamlanması olduğundan projelerde zaman yönetiminin önemi çok büyüktür. Proje zaman yönetimi, proje yönetimi süreç gruplarından özellikle planlama ile izleme/kontrol süreç gruplarında uygulanabilmektedir ve 6 alt süreçten oluşmaktadır (S:27, Tablo 2.3):

1. Faaliyetlerin tanımlanması
2. Faaliyetlerin sıralanması
3. Faaliyet kaynaklarının tahmin edilmesi
4. Faaliyet sürelerinin tahmin edilmesi
5. Zaman çizelgesinin geliştirilmesi
6. Zaman çizelgesinin kontrolü

İlk 5 tanesi planlama, son 1 tanesi izleme/kontrol süreç gruplarına aittir.

Faaliyetlerin tanımlanması : Projede en kısa zaman ve en az kaynak kullanan etkinliğe faaliyet denir. Bu nedenle proje zaman yönetiminde öncelikle projedeki tüm faaliyetlerin tanımlanması gerekir. İKY önemli bir girdi olarak kullanılır.

Faaliyetlerin sıralanması : Proje içinde yer alan faaliyetler çoğu zaman birbiriyle ilişkilidir. Faaliyetlerin bazılarını aynı anda yürütmek mümkün olamamakta ve belirli bir düzen içinde faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için faaliyetlerin sıralama önemlidir.

Faaliyetler kaynaklarının tahmin edilmesi : Faaliyetleri gerçekleştirmek için gerekli insan, malzeme, teçhizat veya araç gereçlerin türü ve miktarı tahmin edilir.

Faaliyetler sürelerinin tahmin edilmesi : Faaliyet süresi, bir faaliyetin yapılmaya başlandığı andan bitişine kadar geçen süredir. Bu tahmin tüm proje süresini etkilemektedir. Projelerin karmaşıklığı arttıkça süre tahmin süreci zorlaşabilir.

Zaman çizelgesinin geliştirilmesi : Literatürde zaman çizelgesi proje takvimi olarak da adlandırılır. Proje süresine etki eden üç temel faktör:

1. Faaliyetler (ve bunların sıralanması)
2. Faaliyetlerin süreleri
3. Faaliyetler için gerekli kaynaklar

Zaman çizelgesinin kontrolü : Bu süreçte proje yönetim planı, proje zaman çizelgesi, çalışma performans bilgisi ve kurumsal süreç varlıkları ile projede gelinen nokta karşılaştırılır.

Proje Maliyet Yönetimi

Projelerde insanın yanı sıra diğer kaynaklar da kullanılır. Kaynak kullanımı projelere mali yük getiren bir unsur olmasına rağmen projenin gerçekleşmesi için kaçınılmazdır.

Proje maliyet yönetimi, proje yönetimi süreç gruplarından özellikle planlama ile izleme/kontrol süreç gruplarında uygulanabilmektedir ve 3 alt süreçten oluşmaktadır (S:30, Tablo 2.4):

1. Maliyet tahmini
2. Maliyet bütçeleme
3. Maliyet kontrolü

İlk 2 tanesi planlama, son 1 tanesi izleme/kontrol süreç gruplarına aittir. Hem kendi aralarında hem de diğer bilgi alanlarındaki süreçlerle yakından ilişkilidir.

Maliyet tahmini : Proje başlamadan önce, projede gerçekleşecek faaliyetler için kullanılacak kaynakların yaklaşık maliyetlerinin tahmin edilmesi sürecine denir.

Sağlıklı bir proje maliyet tahmini için ihtiyaç duyulan veriler aşağıdaki belgelerden sağlanabilir:

• Proje kapsam belgesi
• İş kırılım yapısı
• Proje zaman çizelgesi
• Proje insan kaynakları planı
• Risk listesi

Maliyet bütçeleme : Maliyet tahmini yapılan faaliyetlerin içinde bulundukları iş paketinde yer alan diğer faaliyetlerle birlikte değerlendirilmesini kapsamaktadır. Bu sürecin çıktılarında biri olan maliyet performans temel çizgisi; projedeki harcamaların zamana göre nasıl yapılacağını gösteren onaylanmış bütçe belgesidir.

Maliyet kontrolü : Projedeki mali gelişmelerin ve maliyet performans temel çizgisindeki değişikliklerin izlenip yönetilmesi ve buna paralel olarak proje bütçesinin güncellenmesini kapsar.

Proje maliyet yönetimi sürecindeki alt süreçlerin birbiriyle ilişkisi proje tiplerine göre değişebilmektedir.

Proje Kalite Yönetimi

Kalite hedeflerini, sorumluluklarını ve kalite politikalarını içeren bir bütündür. Projelerde kalite, projenin yapılış süreci ve süreç sonrası elde edilecek çıktının kalitesi olarak algılanır.

Proje kalite yönetimi, proje yönetimi süreç gruplarından özellikle planlama, yürütme ve izleme/kontrol süreç gruplarında uygulanabilmektedir ve 3 alt süreçten oluşmaktadır (S:32, Tablo 2.5):

1. Kalitenin planlanması
2. Kalite güvence uygulamasının yapılması
3. Kalite kontrolünün uygulanması

Birincisi planlama, ikincisi yürütme ve sonuncusu izleme/kontrol süreç gruplarına aittir. Bu alt süreçler diğer bilgi alanlarındaki süreçlerle de etkileşim halindedir.

Kalitenin planlaması : Başarılı bir kalite planlaması için öncelikle projenin hedeflerinin açık ve net biçimde ortaya konmuş olması gerekmektedir.

Kalite güvence uygulamasının yapılması : Proje yönetim planında belirlenen kalite yönetim süreçlerinin planlanana uygun biçimde yürütülmesini sağlayan yönetim sürecidir. Kalite güvence uygulaması süreci problem ortaya çıkmadan önce hayat geçirilir.

Kalite kontrolünün uygulanması : Proje süresinde ve sonucunda elde edilen çıktıların kalite standartlarına uygun olup olmadığını belirlemek üzere yapılan faaliyetleri kapsar. Kalite kontrol uygulaması süreci ise problem ortaya çıktıktan sonra bu probleme karşı bir tepki olarak gerçekleştirilir.

Proje İnsan Kaynakları Yönetimi

Proje beklentilerinin karşılanabilmesi için ilgili taraflara liderlik yapılması, onların yönetilmesi ve yönlendirilmesidir.

Proje insan kaynakları yönetimi, proje yönetimi süreç gruplarından planlama, yürütme ve izleme/kontrol süreç gruplarında uygulanabilmektedir ve 4 alt süreçten oluşmaktadır (S:33, Tablo 2.6):

1. Proje insan kaynakları planının oluşturulması
2. Proje ekibinin oluşturulması
3. Proje ekibinin geliştirilmesi
4. Proje ekibinin yönetilmesi

Birincisi planlama, ikinci ile üçüncü yürütme ve sonuncusu ileme/kontrol süreç gruplarına aittir. Bu alt süreçler diğer bilgi alanlarındaki süreçlerle de etkileşim halindedir.

Proje insan kaynakları planının oluşturulması : Gereken ihtiyaçların karşılamak için personelin taşıması gereken roller, sorumluluklar ve bunları yerine getirebilmeleri için sahip olmaları gereken yetenekler belirlenir. Rol, proje ekibindeki personelin yapması gereken görevdir.

Proje ekibinin oluşturulması : İnsan kaynakları yönetim planı kullanılarak proje ekibi oluşturulur. Proje ekibinin oluşturulması, proje yöneticisinin atanmasıyla başlar.

Proje ekibinin geliştirilmesi : Projenin yürütülmesi sırasında gerçekleştirilen proje faaliyetlerindeki verimin arttırılması sürecidir.

Proje ekibinin yönetilmesi : Proje süresince proje ekibinin performansının izlenmesi, geri bildirim sağlanması, varsa sorunların çözülmesi ve buna bağlı olarak proje yönetim planında yapılacak değişikliklerin yönetilmesini kapsar.

Proje İletişim Yönetimi

Proje yönetimi sırasında proje ile ilgili tüm kişilerin projede bir arada yer almasını sağlayan çok önemli bir bilgi alanıdır. Sağlıklı bir iletişim iklimi, başarılı bir proje yönetimi için ilk şarttır. Özellikle proje yöneticisinin iletişim süreçleri konusundaki yetenekleri ve deneyimi çok önemlidir. A tipi projelerden D tipi projelere doğru gidildikçe, proje iletişim yönetiminin önemi daha da artmaktadır.

Proje iletişim yönetimi, proje yönetimi süreç gruplarının hepsinde uygulanabilmektedir ve 5 alt süreçten oluşmaktadır (S:35, Tablo 2.7):

1. Paydaşların belirlenmesi
2. İletişim yönetiminin planlanması
3. Bilginin dağıtılması
4. Performansın raporlanması
5. Paydaş beklentilerinin yönetilmesi

Alt süreçler sırasıyla başlangıç/tanımlama, planlama, yürütme, izleme/kontrol ve kapanış süreç gruplarına aittir.

Paydaşların belirlenmesi : Başlangıç/tanımlama sürecinde projenin paydaşlarının belirlenmesi alt süreci gerçekleştirilir.

İletişim yönetiminin planlanması : Paydaşların projeyle ilgili olarak ihtiyaç duyabileceği bilgilerin ve bu bilgilerin iletilmesi için kullanılacak iletişim yaklaşımının belirlenmesini kapsar.

Bilginin dağıtılması : Bilginin proje iletişim yönetim planında belirlendiği biçimiyle paydaşlara iletilmesi alt sürecidir. Proje yaşam çevriminin tüm aşamalarında bilgi dağıtımı süreci etkilidir.

Performansın raporlanması : Projede gelinen noktayla ilgili durum raporları, ilerleme verileri ve gelecek aşamalar için tahminler gibi proje performansını yansıtacak bilgilerin toplanması ve dağıtımı bu süreçte gerçekleşir.

Paydaş beklentilerinin yönetilmesi : Proje süresince paydaşların ihtiyaçlarını karşılamak ve ortaya çıkabilecek sorunları çözmek amacıyla paydaşlarla iletişim içinde olma sürecidir. Temel amacı proje paydaşlarının projeye katkılarının sağlanmasıdır.

Proje Risk Yönetimi

Proje planlama sürecinden itibaren projeye olumsuz etki yapabilecek belirsizliklerin ve bunlara bağlı risklerin belirlenmeye çalışıldığı bilgi alanıdır. Olumsuz etkilerin sonuçlarına proje riskleri, olumlu etkilerin sonuçlarına ise fırsatlar denir.

Projelerde riskleri tamamen ortadan kaldırmak mümkün değildir. Bununla birlikte başarılı bir risk yönetimi ile bunların oluşma olasılığı azaltılabilir veya riskleri ortaya çıkaracak olumsuzluklara kısa sürede ve etkin biçimde müdahale edilerek bunların projeye verebileceği zararlar önlenebilir.

Proje risk yönetimi, proje yönetimi süreç gruplarından planlama ile izleme/kontrol süreç gruplarında uygulanabilmektedir ve 6 alt süreçten oluşmaktadır (S:37, Tablo 2.8):

1. Proje risk yönetiminin planlanması
2. Risklerin belirlenmesi
3. Niteliksel risk analizi
4. Niceliksel risk analizi
5. Risklere cevap stratejilerinin planlanması
6. Risklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi

İlk 5 tanesi planlama, son 1 tanesi izleme/kontrol süreç gruplarına aittir.

Proje risk yönetiminin planlanması : Proje risk yönetim faaliyetlerinin nasıl yürütüleceği ve yönetileceği belirlenir. Bu süreç projenin ilk anından itibaren başlamalı, proje yönetim planlamasının ilk aşamalarında tamamlanmalı ve proje süresince gerekli görüldükçe plan üzerinde değişiklikler yapılabilmelidir.

Risklerin belirlenmesi : Projede nelerin ters gidebileceği ortaya konmaya çalışılır. Böylelikle proje riskleri belirlenir ve riskler ile ilgili belgeleme de yapılır. Proje yaşam çevrimi boyunca devam eder.

Niteliksel risk analizi : Belirlenen risklerin kendi aralarında önceliklendirme sıralaması yapılır. Önceliklendirme sıralaması yapılırken, risklerin gerçekleşme olasılıkları ile proje üzerinde oluşturacakları etki birlikte değerlendirilir.

Niceliksel risk analizi : Belirlenmiş risklerin olasılıkları ve proje üzerindeki olası etkileri nesnel sayısal değerlerle ifade edildiği süreçtir. Niteliksel risk analizindeki öznellik, sayısal olarak yapılan niceliksel risk analizinde giderilmektedir.

Risklere cevap stratejilerinin planlanması : Nitel/nicel risk analizleri yardımıyla önceliklendirilmiş proje risk listesi ortaya konduktan sonra, projede ortaya çıkabilecek risklerin oluşmasını önlemek veya etkilerini azaltmak için yapılacak faaliyetler bu süreçte belirlenir.

Risklere veya tehditlere karşı kullanılan stratejiler; kaçınma, devretme, azaltma ve ret etme vb., iken fırsatlara yönelik stratejiler; yararlanma, paylaşma, geliştirme, kabul etme vb. biçiminde sıralanabilir.

Risklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi : Proje süresince belirlenen proje risklerinin izlenmesi ve bu risklere karşı planlanan cevap stratejilerinin uygulanması, yeni gelişen risklerin saptanması ve bunların analiz edilmesi yoluyla risk yönetim planı uygulama etkinliğinin izlendiği süreçtir.

Proje Tedarik Yönetimi

Projede ihtiyaç duyulan ürünleri, hizmetleri veya sonuçları proje ekibi dışından edinmek için ihtiyaç duyulan süreçleri kapsar.

Proje tedarik yönetimi, proje yönetimi süreç gruplarının başlangıç/tanımlama süreç grubu hariç hepsinde uygulanabilmektedir ve 4 alt süreçten oluşmaktadır (S:39, Tablo 2.9):

1. Tedarik yönetiminin planlanması
2. Tedariklerin gerçekleştirilmesi
3. Tedariklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi
4. Tedariklerin kapatılması

Alt süreçler sırasıyla planlama, yürütme, izleme/kontrol ve kapanış süreç gruplarına aittir. Proje tipinde A dan D ye doğru gidildikçe projede tedarik yönetimine olan ihtiyaç giderek artmaktadır.

Tedarik yönetiminin planlanması : Proje ekibi dışından alınacak hizmet, ürün veya sonuçların neler olacağı ve bunların nasıl sağlanacağı planlanır. Bu süreçte potansiyel tedarikçiler de belirlenir.

Tedariklerin gerçekleştirilmesi : Alınacak hizmet, ürün veya sonuç potansiyel tedarikçilere satın alma koşullarıyla duyurulur. En iyi teklifi verenle sözleşme imzalanır.

Tedariklerin izlenmesi ve kontrol edilmesi : Tedarik izleme ve kontrol etme sürecinde;

• Tedarikçilerle ilişkilerin yönetilmesi,
• Tedarikçilerin performanslarının izlenmesi,
• Tedarik planında değişiklik önerilerinin yapılması
• gerçekleştirilir.

Tedariklerin kapatılması : Projedeki tüm tedariklerin kapatılması gerçekleştirilir. Ayrıca sözleşmenin kapatılması olarak da değerlendirilir. Sözleşme yönetim planı, sözleşme belgeleri ve sözleşme kapatma prosedürleri tedarik belgeleridir.