Ünite 6: Hastane Bilgi Sistemleri Kurulum Süreci

Giriş

Günümüz hastanelerinde bilişim sistemleri yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır. Bilişim sistemleri önceleri idari işlemlerde yoğunluklu olarak kullanılsa da teknoloji geliştikçe tanı ve tedavilerde de önemli rol oynamaya başlamıştır.

Değişimlerin hızlandığı günümüzde, bilgi sistemleri çok hızlı değişmektedir. Bu değişimle birlikte hastanelerde yöneticilere yardımcı olması bakımından yetersiz kaldığı sektörde tartışılmaktadır. Bu bağlamda hastane bilgi sistemlerinin kurum içi ve dışı dinamikler dikkate alınarak analiz edilmesi, bu analize göre tasarlanması, tasarlanan sistemin hastanede kurulması ve koşullar doğrultusunda sistemin değerlendirilmesi gerekmektedir.

Hastane Bilgi Sistemi Kurulum Süreci Nedir?

Günümüz hastanelerinde çok çeşitli ve farklı düzeylerde veriler kullanılmaktadır. Bu veriler;

• Tıp profesyonellerinin, tanı ve tedavi sürecinde klinik, poliklinik vb. birimlerde uzmanlık bilgileri ile oluşan tıbbı verilerin yanı sıra, tıbbi cihazlarından elde edilen veriler ile farklı laboratuvarlarda oluşan ve “tedavi planlamasında” kullanılan veriler,
• “Hasta Bakım Planında” yer alan hemşire, eczacı, diyetisyen, sosyal çalışmacı, vb. Meslek gruplarının hizmet sunumunda oluşturduğu veriler,
• Hasta dosyası, eczane, tıbbi malzeme vb. birimlerde oluşan veriler,
• Yönetim sürecinde oluşan veriler,
• Hastanenin finansal ve mali işlerinden oluşan çok farklı verilerden oluşmaktadır.

İnsan ve teknik aktörlerin her birisinin ayrı ayrı rolleri ile bir hastanenin tüm bilgi işlemlerini kapsayan sistemler Hastane Bilgi Sistemi olarak adlandırılabilir. Hastane Bilgi Sistemleri kurulum süreci ise bu sistemin hastanenin amaç ve hedefleri ile kurumda kullanılan teknoloji/insan gücünün kalitatif ve kantitatif özellikleri dikkate alınarak hastanede aktif hale getirebilmesi için yapılan çalışmaların bütünüdür.

Hastane Bilgi Sistemi Kurulum Süreci

Hastane bilgi sistemleri kurulum süreci mevcut durumun ve gereksinimlerin belirlenmesi (analiz), sistem tasarımı, sistemin uygulanması ve bakım/değerlendirme olarak dört aşamadan oluşmaktadır. Bu aşamaları “Sistem geliştirme hayat döngüsü” olarak adlandırabiliriz. Hastane bilgi sistemini kurmadan önce detaylı ihtiyaç analizinin yapılması çok önemlidir. Bunun sebebi hastane bilgi sisteminin kurulduğunda terk etmesi çok zor bir yapıda olmasıdır.

Analiz Aşaması

Analiz aşamasında yeni bir hastane bilişim sistemine neden ihtiyaç duyulduğu, var olan sistemin problemleri ve kullanıcı ihtiyaçları detaylı olarak belirlenir. Analiz evresinde kurumun kaynakları göz önünde bulundurulmalıdır. Bu bakımdan doğru bir fizibilite çalışması yapılmalıdır. Fizibilite çalışması teknik, ekonomik, hukuki, uygulanabilirlik ve iş takviminin değerlendirilmesi aşamalarından oluşur. Hastane yöneticileri profesyonel bir yönetim tarzı sergilemedikleri takdirde kurum kaynaklarının verimsiz kullanılması durumu ortaya çıkabilir. Fizibilite çalışmasında, kuruluşun ne olduğu, kurum modelinin ne olduğu, kullanıcı profilinin ne olduğu, hastanenin ne istediği ve sistem kurulumu bittiğinde hastane olarak nerede istendiğinin iyi belirlemesi gerekmektedir. Yöneticilerin bu bakış açısına sahip olması gerekmektedir. İlk olarak kurulum sürecini takip edecek bir teknik komisyon oluşturulmalıdır. Bu komisyon liderliğinde bir öz değerlendirme yapılmalı ve hastane kendini tam ve objektif olarak değerlendirmelidir. Bu değerlendirme sonucunda hastanenin genel ihtiyaçları belirlenmeli ve listelenmelidir.

Tasarım Aşaması

Tasarım aşamasında ihtiyaçlar ortaya konulduktan sonra bu ihtiyaçlara cevap verecek en iyi uygulama ve tasarım yapılmalıdır. Bu aşamada, kurumun tasarım yapmak ve sistemi desteklemek için gerekli teknik deneyime sahip olması gerekir. Tasarım aşamasında dikkat edilecek önemli noktalardan biride maliyet kazanç analizinin yapılmasıdır. Çoğu maliyet belirlenebilir ve ölçülebilir. Ancak sistem kurulmasının yararını belirlemek zordur. Bu nedenle maliyet ve yararı olabilecek en geniş çerçevede değerlendirmek ve ölçmek gereklidir. Son olarak analiz aşamasında belirlenen tüm ihtiyaçları karşılayacak bir tasarım ortaya konulurken, mevcut ihtiyaçlarında ötesinde gelişmeye açık esnek yapılar tasarlanmalıdır. Tasarım aşamasında sektördeki değişim sürekli izlenmeli, tehditler ve fırsatlar göz önüne alınmalıdır.

Uygulama Aşaması

Uygulama aşaması yeni sistem için detaylı planın uygulamasıdır. Planlama ve iyi yönetimle iyi bir uygulama gerçekleştirilebilir. Bir sistemin genel olarak uygulama basamakları, kullanıcıların hazırlanması ve eğitilmesi, çevresel hazırlık, sistem ve modül testi, sistem aktarımı veya modül eklenmesi, sistem ve modülün devreye alınması şeklinde gösterilebilir.

Kullanıcıların Hazırlanması ve Eğitilmesi

Kullanıcıların hazırlanması ve eğitilmesi basamağında kurumdaki insan gücünün sisteme daha iyi uyum sağlayabilmesi için hazırlanması ve iyi bir eğitim alması önemlidir. Bu eğitimlerde farklı meslek gruplarına ayrı eğitim verilmelidir. Sistemde yer alan yazılımlar için sınıflarda, masa başında yapılacak eğitimlerin yanı sıra donanım eğitimleri yapılmalıdır.

Çevresel Hazırlıklar

Çevresel hazırlıklar basamağını hastane bilgi sisteminin network ve fiziki yapısı, yazılım ve donanım oluşturur. Sistem ve modül testi sistemin istenildiği gibi çalışıp çalışmadığından emin olmak için yapılır.

Sistem veya Modülün Testi ve Aktarımı

Bilindiği gibi bir kurumun en önemli kaynağı insan gücüdür. Bu kaynağın kullanılması ise iş görenlerin HBS’ne hazırlanması ve konu ile ilgili eğitilmesine bağlıdır. Bu eğitimlerde, yeni sistemin hastaneye olan katkısının yanı sıra kullanıcılarında işlerini daha kolay yapabileceği gösterilmelidir. İş görenlerin eğitimi için farklı sağlık disiplinindeki personele farklı biçimlerde eğitim ve destek sağlanması gereklidir. Hastane bilgi sistemindeki bölümlerin eğitimi, süreç bazlı değerlendirilmelidir.

Sistem veya Modülün Devreye Alınması

Sistem ve modülün devreye alınması basamağı ise tüm hazırlıklar tamamlandıktan sonra sistemin çalışır hale getirilmesidir. Bu aşamada sorun yaşamamak için; iş görenlerin eğitimi, yapılan tüm network, tesis, yazılım, donanım gibi çevresel hazırlıkların tamamlandığından emin olunması gerekir. Sistem devreye alınırken oluşturulacak bir teknik komisyon, sürecin yönetimini daha da kolaylaştıracaktır. Hastane Bilgi Sistemi kurulumunda belki de en çok unutulan/göz ardı edilen konulardan birisi “teknik komisyon” oluşturulmasıdır.

Sistemin Kesin Kabulü

Bu aşamada, teslim takvimi, veri aktarmaları, kullanıcı eğitimleri, eğitim sonrası sertifikalandırma ve yöntemi, MEDULA vb. uygulamaların uyumu, Sağlık-net entegrasyonunun sağlanması, varsa hastanedeki diğer yazılımlar ile uyum, varsa GSM operatörleri ile uyum, sağlanmalıdır.

Yazılım Dışı Kontrol Noktaları

Kesin kabul süreci gün/saat olarak tatil gününe getirilebilir. (örn. cuma 17.00’den sonra gibi) bu saatlerde hasta ve veri trafiği daha az olacaktır.

Bakım/Değerlendirme

Bakım ve değerlendirme aşaması kurulum sürecinin son aşamasıdır. Sistem ne kadar iyi tasarlanıp test edilse de kullanım aşamasında hatalar ortaya çıkabilir. Bu yüzden bir teknik destek ekibinin sorunları bulup düzeltmeleri için hazır olmaları gerekmektedir. Bunun yanında, sistem yedeklemesini ve geliştirilmesini sağlayacak verimli teknik personelin de olması gereklidir. Yeni kurulan Hastane Bilgi Sisteminde de bazı aksaklıklar yaşanabilir. Bu nedenle hastaneyi oluşturan birimlerde bilgisayarı iyi kullanan ve yazılımdan anlayan personelin bulunması yaşanacak aksaklıkları en aza indirecektir.

Son olarak hastane bilgi sistemlerinde yer alan yazılım ve donanımın bakımının hangi koşullarda kimin tarafından yapılacağı planlanmalıdır. Sorun oluştuğunda nasıl müdahale edileceği, yetkili elemanların kimler olduğu belirlemelidir. Hastane bilgi sistemlerinde kurum dışından hizmet alımı yapılacaksa, konunun hukuki ve mali boyutları da hastaneyi koruyacak şekilde bir sözleşmeye bağlanmalıdır.

Hastane Bilgi Sistemleri Edinimi

Hastane Bilgi Sistemlerinin edinilmesinde kamu ve ya özel sektöre göre değişiklik gösterse de başlıca;

• Donanım için; satın alma veya cihaz kiralama
• Network için; satın alma ile sistem kurma
• Yazılım için; yazılım satın alma, yazılımı kullanma ve sürüm yenileme, hastanenin kendi yazılım üretmesi

gibi yöntemler uygulanmaktadır.

Teknik Şartnameler

Sistem için doğru yazılımı tanımlamanın yöntemi iyi bir şartnameden geçer. Teknik şartnameler süreçleri dikkate alarak bilgi sistemini detaylı tanımlayan dokümanlardır. Teknik şartnamede açıklığa kavuşturulması gereken hususlar detaylandırılmalıdır.

Ulusal Özellikler

Her hastanenin;

• yerleşim ve büyüklüğü,
• süreçleri,
• kullandığı kaynaklar,
• kullandığı tıbbi cihazlar,
• çalışanlar ve özellikleri,
• hizmet verdiği bölge

gibi koşullar göz önünde bulundurulmalıdır. Sağlık Bakanlığı’nca Hastane Bilgi Sistemleri alım çerçeve ilkeleri;

• Hastane Bilgi Sistemi alımı için genel koşul ve öneriler,
• Hastane Bilgi Sistemi yazılım gerekleri,
• Hastane Bilgi Sistemi teknolojik altyapı temel gerekleri,
• Hastane Bilgi Sistemi proje süreci gerekleri,
• Hastane Bilgi Sistemi eğitim gerekleri,
• Hastane Bilgi Sistemlerinde ilgili diğer konular,
• Hastane Bilgi Sisteminde PACS kurulumu,

detaylı olarak belirtilmiştir.

Hastane Bilgi Sistemi edinecek hastane, her ne kadar benzer bir teknik şartnameden faydalanabilirse de, tamamen kopyalamamalı, kendi özelliklerini dikkate alan ve bilgi sistemleri alım çerçeve ilkelerinden de yararlanarak kendine özgü bir şartname hazırlamalıdır.

Teknik şartname içerisinde eğitim, teknik destek, entegrasyon, mevcut verilerin transferi, lisanslar gibi başlıkların üzerinde hassasiyetle durulmalıdır.

Hastane Bilgi Sistemi Kurulumunda Dikkat Edilecek Diğer Noktalar

Hastane bilgi sistemlerinin başarısı için ek olarak aşağıda açıklanan özelliklere dikkat edilmesi önem taşımaktadır.

• Hastane bilgi sistemi, bilgi süreçlerindeki rolleri ile ilişkili olarak insan faktörü ve teknik özellikleri bulunan makinelerle iletişimini içeren hastane sisteminin sosyo-teknik alt sistemidir Sistemlerin başarıya ulaşmasında, kullanıcıların sistemin bir parçası olarak kabul edilmesi ve uygulayıcıların problem çözme yetenekleri ve aktiviteleri değerlendirilmesi gereklidir.
• Kurumun kendine olan güvenini artırmak için bilgi güvenliği yönetim sistemleri ile çalışma yapılabilir. Kurumdaki bilgilerin gizliliğinin, bütünlüğünün ve erişilebilirliğinin sağlandığı belgelenmiş olacaktır.
• Sağlık Kuruluşlarında Bilgi Güvenliği Yönetim Sistemi, hastanede oluşan tüm verilerin (görüntüler, ses kayıtlar, tıbbi tahlil sonuçları vb.) basılı kâğıt ortamında da olsa, elektronik ortamda da olsa korunduğunun belgelendiği sistemlerdir. Sistem ile hastanede kullanılan network ağları, faks, klasik posta vb. araçlarla yapılan bilgi transferlerinde bilginin korunması da güvence altına alınmaktadır.
• Ülkemizde Türk Akreditasyon Kurumu (TÜRKAK) tarafından basınç, ağırlık, sıcaklık alanlarında laboratuvarlar bu bağlamda akredite edilmektedir. Hastane eğer akredite bir laboratuvara sahip ise, ilgili laboratuvarın hastane bilgi sistemleri ile entegrasyonu da sağlanmalıdır.
• Hastanede oluşan verilerin eş zamanlı veya kademeli olarak kurum dışında farklı bir yerde yedeklenmesi sağlanabilir. Bu durumda partner firmanın doğal afetlere karşı riskleri, ana makine, işletim sistemi kapasiteleri ve yedekleme metotları, bilgi güvenliği sertifikalarına sahip olup olmadığı, veri aktarımı için gerekli ağ alt yapısının bulunup bulunmadığı da önemli faktörler olarak göz önüne alınmalıdır.

Hastane Bilgi Sistemi Sürecinin İyileştirilmesi

Hastane Bilgi Sistemi yaşayan bir sistemdir. Bu nedenle. Hastanelerde meydana gelen değişiklikler ve gelişmeler ile dış çevrede oluşan değişikliklerden etkilenmesi kaçınılamaz. Bu etkileşmenin hastane bilgi sisteminde oluşturduğu sorunların tespitinde “balık kılçığı” diyagramı kullanılabilir. Balık kılçığı diyagramında soruna neden olan ana faktörler ve alt faktörler detaylı olarak çıkartılır. Bu belirlemede soruna taraf olan ilgili birimleri temsil eden kişiler ile birlikte beyin fırtınası yönteminden yararlanmak daha doğru olacaktır. Hastane Bilgi Sisteminin gelişmelerin gerisinde kalmaması ve kullanıcıların işlevlerini kolaylaştırması için bazı noktalarına dikkat edilmelidir. Bunlar;

• Sağlık Bakanlığı, Hazine ve Maliye Bakanlığı gibi kural koyucuların istediği değişikliklerin takibi ve süresinde uyumun sağlanması,
• SGK gibi ödeme kuruluşlarının istediği değişikliklerin takibi ve süresinde uyumun sağlanması,
• Hastane içi süreçlerindeki iyileşmelerin sisteme aktarılması talebine uyumun sağlanması,
• Sektördeki diğer hastanelerin takibi ve bunlardan kuruma aktarılabilecek noktaların tespiti ve uyumun sağlanması,
• Tıp teknolojisindeki gelişmelerden, sisteme aktarılacakların tespiti ve uyumun sağlanması,
• Hastane Bilgi Sistemi gelişmelerinin (mobil uygulamalar vb. gibi) tespiti ve sisteme uyumun sağlanması şeklinde sıralanabilir.

Hastane Bilgi Sisteminin Kurma Sürecinde Karşılaşılabilecek Sorunlar

Hastane Bilgi Sisteminin kurulum sürecinde problem yaşanmaması için kullanıcı beklentilerini dikkate alması gereklidir. Bilgi sistemleri teknolojiye karşı yaklaşımı tanımlamak için değişik terimler kullanılır. Bu terimler uyum sağlama, uyum sağlayamama, karşı koymakdirenmek, kabul etmek ve reddetmek olarak sıralanabilir. Dikkat edilecek diğer noktalar ise veri kaybı endişesi, kullanım alışkanlığının değişmesi, hastane cihazlarına uyum sorunu ve entegrasyon sorunu olarak gösterilebilir.