Ünite 5: Hastane Bilgi Sistemleri

Giriş

Hastane sistemlerini iki başlık altında incelemek mümkündür. Bunlardan birincisi insan kaynakları yönetimi, planlama, finansman ve muhasebe, malzeme yönetimi ve ofis otomasyonları gibi yönetsel işlevler dir. İkinci başlık ise hastalara sunulan tanı ve tedavi hizmetleri, klinik karar desteği, hemşirelik bakımı, ilaç ve tıbbi malzeme takibi, radyoloji ve laboratuvar sistemleri gibi sağlık ile ilgili başlıklar dan oluşmaktadır.

Gelişen teknolojiye bağlı olarak çoğu da ileri teknoloji ürünleri kullanarak olmak üzere, hastanın kabulünden, tedavinin sonlanmasına kadar birçok veri elde edilmekte, bu verilerin kaydı, maliyetin hesaplanması, çeşitli istatistiksel analizler amacı ile veriler kullanılmaktadır.

Gittikçe artan rekabet ortamında verilerin deforme olmadan kullanımı ve veri kullanım süresinin kısalığı, sistemin artısı olarak gereklilik kazanmaktadır. Bu analizlerin doğruluğu sayesinde yöneticilerin isabetli kararlar vermeleri sağlanmaktadır.

Hastane Bilgi Sistemlerinin Tanımı, İşlevleri, Amaçları, Ögeleri ve Faydaları

Hastane Bilgi Sistemlerinin Tanımı

Hastane Bilgi Sistemleri (HBS), en kısa tanımı ile hastane işletmelerinin çeşitli düzeylerdeki karar alıcılarına yardım etmektedir. Karar vericilere yardımcı olmak amacıyla, bilgi toplama ve bilgi yayma işlevlerini üstlenen, değişik kaynaklardan elde edilen verileri bütünleyebilen bir sistem olan HBS, hizmetleri bir enformasyon sistemi ile kaydedilerek bilgiye dönüştürmektedir.

Hastane Bilgi Sisteminin İşlevleri

Sağlık kurumlarının bilgi odaklı olması, sadece faturalandırma için veri toplayan değil, hastalık, bakım, tedavi süreçlerinin genel analizinin yapılabildiği, toplumun sağlık ile ilgili problemlerine ışık tutan çeşitli göstergelerin elde edilebildiği verimli bir sağlık bilgi sistemi modeli ile mümkündür. Bu model, sağlık kuruluşlarının sektördeki farklı müşterileri tanımasına ve anlamasına dönük müşteri odaklı hizmetlerin geliştirilmesi, sağlıkla ilgili araştırmalar için bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanılarak uzaktan işlem yapma (teletıp) uygulamaları ve sağlık bilgi ağları ve yaygın, ucuz ve kaliteli sağlık hizmeti sunulmasının sağlanması için uzun vadeli planların hazırlanmasını kapsamaktadır.

HBS, hasta kabul, tanı ve tedavi, hemşirelik hizmetleri, sunulan hizmetlerin kaydı, finans ve faturalama, kaynak yönetimi, insan kaynakları yönetimi, teknik konular ve yönetim, bilgi, eğitim ve araştırma ile dış çevre ile bilgi alışverişi gibi başlıklara sahiptir.

Hasta kabul, hastanın doğru veriler ile HBS sistemine girişi ile başlamaktadır. Öncelikle hasta için randevu planlanmalı, gelen hasta için doğru kimlik bilgileri tespit edilmelidir. Hastanın bilgilerinin karışmaması amacı ile her hasta için birbirinden farklı olmak koşul ile bir PIN tanımlanmalı ve hasta hastaneyi tekrar ziyaret ettiğinde dahi bu PIN kullanılmalıdır. Hastanın sigorta verileri, kabul tipi, özel hizmetlerle ilgili veriler üçüncü aşama olan idari kabul aşamasında kaydedilmelidir. Gerekli tetkik ve hekim görüşmelerinin yapılması basamağı klinik kabul aşamasıdır. Enformasyon basamağı, istatistiki verilerin oluşturulduğu, hasta yakınlarına ve ziyaretçilere gerekli durumlarda verilecek bilgilerin hesaplandığı hasta kabul işleminin son basamağıdır.

Hastanın tedavisinin planlanması ve düzenlenmesi ve başlatılması, sağlık profesyonellerinin görevleri içerisindedir. Bu görevler enformasyon ve bilginin sunulması, karar verme ve hasta enformasyonu, bakım planlama etaplarına sahiptir.

Tanı ve tedavi süreçlerinde laboratuvar, radyoloji, patoloji vb. tetkiklere ihtiyaç duyulabilmektedir. Bu durumda, bir istem hazırlanmalı, örnek alma veya randevu ve prosedürler planlanmalı, istem gerekli bölüme iletilmeli ve tetkikler sonucunda elde edilen sonuçlar incelenmeli, gerekli durumlarda bulgular raporlanmalıdır.

Planlanmış tanı ve tedavi yöntemleri, gerekli durumlarda ameliyatlar, radyoterapiler, radyolojik incelemeler vb. uygulanmalı, gerekli tedavinin uygulanabilmesi için araç ve kaynağı hastane sağlamalıdır.

Klinik dokümantasyonun amacı hasta verileri ile bütün klinik verileri (hayati bulgular, istemler, sonuçlar, kararlar gibi) tam, doğru ve olabildiğince hızlı bir şekilde kaydetmektir. Klinik dokümantasyonun özü, kısmen birimlerin belgelerine ve sağlık bakımı sunan profesyonel grupların belgelerine dayanmaktadır. Klinik enformasyon muhasebe, kontrol, kalite yönetimi veya araştırma ve eğitim gibi diğer amaçlar için de uygun olmalıdır. İki adet alt işlevi mevcuttur. Bunlar:

• Hemşirelik dokümantasyonu, yaşam bulguları, ilaç ve hasta bakımının diğer detayları ile birlikte, hemşirelik bakım sürecinin belgelerini (hastanın özgeçmişi, bakım planı, dokümantasyon süreci, değerlendirme ve rapor yazma) de kapsamalıdır.
• Hemşirelik dokümantasyonu, hastanın tıbbi geçmişi, tanıları, tedavileri ve bulguları ile özel alanlar (yoğun bakım ünitelerindeki belgeler gibi) veya özel amaçlar (klinik testler gibi) için oluşturulmuş belgeleri de kapsamalıdır.

Hastanede yürütülen tüm işlemlerin doğru, tam, hızlı ve hasta odaklı bir şekilde belgelendirmesi gerekmektedir. Bu veriler hastanenin faturaları için esas teşkil etmektedir.

Hastanın hastanede tedavisi tamamlandıktan sonra hasta hastaneden taburcu edilir Bazı durumlarda ise tedavinin devam etmesi amacı ile başka kurumlara sevk edilebilir.

Hastanın tedavi kayıtları tekrar kullanım gerekmesi durumuna karşı depolanmalı ve saklanmalıdır. Günümüzde saklama işlemi için kağıt tabanlı ya da bilgisayar tabanlı arşivler mevcuttur.

Hastanede tedavi göre hastalar için gerekli olan kaynaklar, planlanmalı ve sürekli hazırda tutulmalıdır. İş organizasyonu ve kaynak planlama işlemlerinin alt basamakları olarak planlama ve kaynak tahsisi, malzeme ve ilaç yönetimi, ekipman bakım ve yönetimi, işlerin genel organizasyonu, ofis iletişim desteği ve temel bilgi işlem desteği sayılabilir.

Hastane yönetimi hasta bakımı organizasyonu destekler ve hastanenin mali olarak yaşamını sürdürmesini sağlar. Alt basamakları kalite yönetimi, kontrol ve bütçeleme, maliyet-performans muhasebesi, finansal muhasebe, insan kaynakları yönetimi ve genel istatistik analizidir.

Hastane Bilgi Sisteminin Amaçları

HBS kurulum amaçlarını kısaca aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür:

• Hastanın özgeçmişi ve hastalığı ile ilgili tüm bilgilerin kaydı,
• Arşivleme sayesinde hasta ile ilgili bilgilere kolay ve hızlı erişim imkanı,
• Hastane yönetimi ile ilgili tüm bilgilerin takibi,
• Faturalama ve evrak işlerinde hızlanma,
• Hastaneye gerekli alım-satım, malzeme dağıtım işlemlerini kolayca gerçekleştirme.

HBS, sağlık kuruluşuna kurulduktan sonra bilgi üretim hızı, miktarı ve kalitesi artar, bilgiye erişim hızı artar, karar verme hızı ve kararın güvenilirliği artar, personel verimliliği ve hasta memnuniyeti artarken maliyetler düşer.

Hastane Bilgi Sistemlerinin Faydaları

Hastane bilgi sistemleri, genel olarak hastanelere aşağıdaki katkıları sağlamaktadır:

• Hastalar hakkında güncel ve doğru bilginin eksiksiz bir şekilde toplanması ve bu bilgilerin ihtiyaç duyan kullanıcılara, uygun bir formatta, uygun zamanda ve istediği yerde sunma,
• Klinik karar destek sistemleri sayesinde hekimlere tanı koyma ve tedavi sürecinde yardımcı olma,
• Hekimlere ilaç, ilaç etkileşimleri ve ilaçların yan etkileri konusunda destek sağlama,
• Hasta bakımının kalitesi, hastane performansı ve maliyetler hakkında bilgiler sunma,
• Değişik hastaneler arasında bilgi alışverişi ile yüksek kalitede iletişim sağlama,
• Sağlık alanında yapılan araştırmalara destek sağlama.

Hastane Bilgi Sisteminin Türleri

HBS; klinik bilgi sistemleri , yönetimsel ve finansal sistemler ve stratejik karar destek sistemleri şeklinde üç başlık altında toplanabilir.

Yönetim Bilgi Sistemleri (Management Information Systems)

Yönetim bilgi sistemleri (YBS) yöneticilerin günden güne değişen çeşitli kararlarını almaları için gerekli özel bilgileri sağlamaktadır.

Hastane yönetim bilgi sistemleri genellikle; kaynak kullanımı ve programlama sistemlerinden, mali yönetim sistemlerinden malzeme ve tesis yönetim sistemlerinden, personel yönetim sistemlerinden oluşmuş bir bütünleşik YBS’dir.

Programlama Sistemleri (Scheduling Systems)

Programlama sistemleri, hastane kaynaklarından en iyi şekilde yararlanma, talebi karşılama, bütçe düzenleme, orta ve uzun vadeli planlama konularında hastane yöneticisine yol göstermektedir.

İnsan Kaynakları Yönetimi Sistemleri (Human Resources Information Systems)

İnsan kaynaklarının yönetim sürecinde etkinliğini artırmayı amaç edinen insan kaynakları yönetim bilgi sistemleri (İKYBS), organizasyonlarda insan kaynaklarına yönelik bilgileri sağlamak, depolamak, kullanmak, irdelemek ve dağıtmak amacıyla kullanılmaktadır.

Muhasebe ve Finansal Yönetim Sistemleri (Accounting and Financial Management Systems)

Muhasebe ve finansal yönetim sistemleri, bir örgütün kaynaklarının oluşumunu, bu kaynakların kullanılma biçimini, örgütün işlemleri sonucunda bu kaynaklarda meydana gelen artış ve azalışları ve örgütün finansal açıdan durumunu açıklayan bilgileri üreten ve bunları ilgili kişi ve kuruluşlara ileten sistemlerdir.

Malzeme Yönetimi Sistemleri (Materials Management Systems)

Hastane yönetimlerinin bilgisayar destekli malzeme yönetim bilgi sistemine geçmelerinin en önemli sebeplerinden biri, hastaneye girişi yapılan ve kullanılan her tür malzemenin yönetim kademesi tarafındantakip ve kontrolünün yapılabilmesini sağlamaktır.

Malzeme yönetimi bilgi sistemleri malzeme ihtiyaç planlaması, sipariş verme, envanter kontrolü, satın alma, hasta bakımına dağıtılan malzemeler için ödenek ayırma amaçları için kullanılmaktadır.

Ofis Otomasyonu (Office Automation)

Ofis otomasyonu, eldeki bilgilerin daha kolay ve maliyeti daha düşük olarak saklanması, bir yerden başka bir yere hızlı bir şekilde aktarılması ve işgörenler arasında iletişimi kolaylaştırmak amacı ile kurulur. Ofis otomasyonu mesajların geliştirilmesi, elektronik posta, takvim ve görüşme programlarının sürdürülmesi, proje yönetimi ve yönetimi bilgilendirme uygulamalarını kapsamaktadır.

Karar Destek Sistemleri

Karar Destek Sistemleri (KDS), yarı yapılandırılmış ve yapılandırılmamış durumlarda veya ne yönde bir karar verilmesinin tam olarak kestirilemediği hallerde, karar vericilere modeller, bilgiler ve veri yönetme araçları sunan interaktif bilgi sistemleri olup, karar vermenin yeterliliğini geliştirmekten çok, etkinliğini geliştirmeyi hedefleyen bilişim sistemleridir.

Üst Yönetim Bilgi Sistemi

Üst düzey yöneticilere faaliyet sonuçlarını veya genel faaliyet koşullarını izlemek için kullanacakları bilgileri temin etmek için Üst Yönetim Bilgi Sistemi kullanılmaktadır.

Klinik Bilgi Sistemleri (Clinical Information Systems)

Klinik bilgi sistemleri (KBS), hasta bakımı ile doğrudan ya da dolaylı ilgisi olan sistemlerdir. Klinik bilgi sistemleri hasta bakımını desteklemek için organize edilmiş bir şekilde bilgilerin oluşturulması, depolanması ve yeniden kullanılmasını sağlayan sistemlerdir.

Laboratuvar Bilgi Sistemleri (Laboratory Information Systems)

Laboratuvar bilgi sistemi (LBS), laboratuvarın toplama, doğrulama ve test sonuçlarını raporlama işlevlerini destekleyen bilgisayar tabanlı bir sistemdir.

Eczane Bilgi Sistemleri (Pharmacy Information Systems)
Eczane bilgi sistemleri (EBS) hasta bakımında ilaç kullanımı, ilaç stok ve yönetimi faaliyetlerini kapsamaktadır.

Radyoloji Bilgi Sistemleri (Radiology Information Systems)

Görüntüleme cihazları bilgisayar teknolojisi ve veri işleme tekniklerine göre çalışmakta doktorların hastalar için uygun tanıya ulaşmaları, araştırma ve tedavi planlarında yararlı olmaktadır. Bu sistemler hastane bilgi sistemlerinden bağımsız çalışabilir veya entegre olabilirler.

Hemşirelik Bilgi Sistemleri (Nursing Information Systems)

Hemşirelik bilgi sistemleri hasta bakım dokümanlarını kapsamına alan hemşirelik süreçlerinin ölçülmesi ve değerlendirilmesini otomatik olarak gerçekleştiren bilgisayar tabanlı sistemlerdir.

Klinik Karar Destek Sistemleri (Clinical Decision Support Systems)

Klinik karar destek sistemleri (KKDS) sağlık uygulayıcılarının klinik karar vermelerine yardımcı olmak için düzenlenen her türlü bilgisayar uygulamasını kapsamına almaktadır.

Bilgisayar Destekli Hasta Takip Bilgi Sistemi

Bilgisayar Destekli Hasta Takip Sistemlerinde bilgisayar, hastanın yaşam sinyallerini sürekli olarak izlemek ve periyodik olarak fizyolojik verilerini göstermek işlevini üstlenmektedir. Bu sistemde hastanın kalp atışı, kan basıncı, oksijen saturasyonu, vücut ısısı ve solunum sayısı gibi hayati fonksiyonları monitörlerden sürekli olarak takip edilmektedir.

Klinik İletişim Sistemleri

Mobil iletişim araçlarının hastane klinik uygulamalarında kullanılması, iletişim sorunların çözümüne ve sağlık bakımı için gereksinim duyulan bilgi ihtiyacının tam olarak karşılanmasında büyük katkı sağlamaktadır. Bu nedenle hastaya bakım sağlayan ekip üyeleri arasında iletişimin etkin, verimli ve sürekli bir şekilde sağlanması için klinik iletişim sistemleri geliştirilmiştir.