Ünite 3: Proje Yönetimi

Giriş

Proje, zaman ekseninde başı ve sonu olan, bir hedefe ulaşmak için planlı bir dizi faaliyetin verilen zaman ve bütçede uygulanması sonucunda çeşitli ürünlerin elde edildiği bir çalışmadır. Etkin bir proje yönetimi insan, ürün, süreç ve proje olmak üzere dört ana unsura odaklanır.

Proje Yöneticisinin Rolü

Proje yöneticisi; yönetim, liderlik, teknik ve müşteri ilişkileri konusunda tecrübeli bir sistem analistidir. Proje yöneticisi, alan ve genel proje yönetimi ile ilgili yeterliliklerinin yanı sıra etkin proje yönetimi için aşağıdaki özellikleri de bünyesinde barındırmalıdır.

• Performans
• Kişilik

Proje yöneticisinin projede yerine getireceği bazı görevler izleyen biçimde sıralanabilir.

• Proje yönetim planını ve tüm ilgili bileşenlerin planlarını hazırlanmak
• Riskleri tanımlamak, izlemek ve oluşması hâlinde müdahale etmek

Bilgi sistemleri projelerini başarıyla oluşturmak ve uygulamak için kaynakların, faaliyetlerin ve görevlerin yönetimi gerekir. Bu yönetim faaliyetleri izleyen biçimde sıralanabilir.

• Kapsam tanımlama
• Planlama
• Tahminleme
• Çizelgeleme
• Organize etme
• Yönetme
• İzleme-Kontrol etme
• Kapatma

Proje Yönetim Araçları

Proje yöneticilerini destekleyen araç ve teknikler geliştirilmiştir. Bunlardan en yaygın olarak kullanılanları grafik değerlendirme ve gözden geçirme tekniği (GERT: Graphical Evaluation and Review Technique), proje değerlendirme ve gözden geçirme tekniği (PERT: Project Evaluation and Review Technique), Kritik yol metodu (CPM: Critical Path Method) ve Gantt şemalarıdır.

Pert Şeması : PERT, özellikle faaliyetlerin ardışık yerine paralel yapılması durumunda kullanışlıdır. PERT şeması bir projenin görevlerini ve bu görevler arasındaki ilişkileri gösteren grafik ağ modelidir. PERT şema- sında başlangıçtan bitişe olan tüm yolların süresi hesaplanır ve bu alternatif yollardan en uzununa kritik yol denir. Kritik yol üzerindeki herhangi bir görevin teslimindeki gecikme, projenin tesliminde gecikmeye sebep olacaktır. Bu nedenle kritik yol üzerindeki görevler proje yöneticisi tarafından dikkatle izlenmeli ve olası sorunlar üzerinde önemle durulmalıdır.

Gantt Şeması: Gantt şeması proje zaman çizelgesinin oluşturulması ve değerlendirilmesi için kullanılan bir araçtır. Gantt şemasında, projede yürütülecek görevler bir takvim üzerinde yatay çubuklar ile gösterilir. Her bir yatay çubuk projedeki bir göreve karşılık gelir. Görevler en solda dikey olarak listelenir. Yatay eksen takvim zaman çizgisini oluşturur. Bu şemada bir bakışta hangi görevlerin zaman çizelgesinde ileride ya da geride olduğu görülebilir. Ancak görevlerin birbirleri ile olan bağlantıları ve öncelikleri şema üzerinde belirtilmez.

Proje Yönetim Yazılımları

Proje yöneticisi proje planlama ve zaman çizelgesi oluşturmak, bütçe oluşturmak, ilerleme ve maliyetleri izlemek, raporlama ve değişikliklerin etkisini görmek için bu yazılımları kullanır. Bu amaçla geliştirilmiş bazı proje yönetim yazılımları şunlardır: Microso Project, Primavera P6, Jira, Daptiv PPM, Innotas PPM, Instantis Enterprise Track ve PowerSteering PPM.

Bu ünite içerisinde Microsoft Firmasının üniversite akademik paketi ile elde edilebilen MS Project yazılımı kullanılmıştır. İzleyen şekilde Gantt ve Pert şemaları örneği yer almaktadır.

Şekil 3.3. MS Proje (a) Gantt Şeması (b) PERT Şeması

Proje Yaşam Çevrimi

Proje yaşam çevrimi faaliyetleri, aslında ünitenin başlangıcında incelenmiş olan proje yönetim faaliyetleridir. Proje yönetim sürecinde proje ekibi, projenin kapsamını, kaynaklarını, zaman çizelgesini ve bütçesini oluşturur, projenin izleme – kontrol etme ve kapanış faaliyetlerini gerçekleştirir.

Sistem geliştirme yaşam döngüsündeki Kapsam ve Planlama, Gereksinim Analizi fazlarında proje yaşam çevrimi faaliyetlerinden kapsam tanımlama, planlama, tahminleme, çizelgeleme ve organize etme gerçekleştirilir. SGYD’deki Tasarım, Gerçekleştirme ve Test fazlarında proje yaşam çevrimi faaliyetlerinden yönetme ve izleme – kontrol etme yapılır. SGYD Kurulum ve Dağıtım fazında da proje yaşam çevrimi faaliyetlerinden kapatma gerçekleştirilir.

Kapsam Tanımlama

Kapsam; üzerinde çalışılan, analiz edilen, tasarlanan, inşa edilen ve uygulanılan iş parçalarının ve projenin sınırlarını tanımlar. Kapsam aynı zamanda sistemin proje dışında kalan yönlerini de tanımlar. Proje kapsamının belirlenmesinde beş temel faktör hakkında verilen cevaplar önem arz etmektedir. Bunlar: Ürün; Ne isteniyor?, Kalite; Ne kadar iyi olmalı?, Zaman, Maliyet ve Kaynaklar.

Teknik Fizibilite: Analist, yeni sistemi mevcut teknik kaynaklar ile geliştirmenin mümkün olup olmadığını araştırmalıdır. Aynı zamanda analist, proje hede erini geliştirecek ekibin teknik yeterliliğinin olup olmadığını da incelemelidir. Eğer ekip yeterli değilse ilave programcılar, test mühendisleri veya farklı programlama yetenekleri olan kişiler proje için kiralanabilir.

Ekonomik Fizibilite: Ekonomik fizibilite ile analiz edilecek temel kaynakların maliyetleri; sistemin çalışması için müşterilerin ve sistem analiz ekibinin maliyeti, işletmedeki çalışanların zaman maliyeti, öngörülen donanımın ve geliştirilecek yazılımın maliyetidir.

Operasyonel Fizibilite: Operasyonel fizibilitede; yeni sistemin kurulum ve tesliminden sonra, son kullanıcıların isteklerini karşılayıp karşılama- dığına bakılır. Eğer kullanıcılar mevcut sistemlerinden memnunsa, herhangi bir problem görmüyorlarsa ve yeni sistemin gereksinimlerinin oluşturulması sürecine dâhil edilmedilerse, yeni sistemin uygulamaya alınmasına güçlü bir direnç gösterirler.

Planlama

Proje kapsamı oluşturulduktan sonra proje ana planındaki konular dikkate alınarak işler belirlenir. İşler projedeki yapılacak olan çalışmalar ve görevlerdir. Proje yaşam çevriminin planlama faaliyeti içinde ayrıntılı görev belirlemesi yukarıdan aşağıya iş ayrıştırma yaklaşımıyla yapılır. proje yöneticisi proje çalışmalarına ve çıktılarına göre yapılacak işleri detaylandıracaktır. Genelde sistem geliştirme süreci fazları, her bir projenin doğasına göre alt parçalara (çalışma paketleri ve görevlere) ayrılır. Bu şekilde proje fazlarını, çalışmalarını, görevlerini belirleme ve kayıt altına almakta kullanılan araç iş kırılım yapısıdır. İş kırılım yapısı (İKY) bir projeyi fazlara, çalışma paketlerine ve görevlere hiyerarşik olarak ayrıştırmayı tanımlar. Projenin bazı faz, faaliyet ya da görevleri tamamlandığında varılan önemli teslim zamanlarını, çıktıları gösteren olaya Kilometre Taşı adı verilir.

Tahminleme

İş kırılım yapısı uygun bir seviyede oluşturulduktan sonra, proje yöneticisi her bir görevin süresini tahmin etmek zorundadır. MS Proje’de tüm fazlar, faaliyetler ve görevlerin tamamı görevler (task) olarak adlandırılır. İş kırılım yapısı özet görevleri ve basit görevleri içerir. Özet görev, alt görevleri ve alt özet görevleri içermekte olup fazları veya faaliyetleri tanımlar. Basit görevler tek olup alt görevleri içermez. Proje yöneticisinin görevi, basit görevlerin zamanını tahmin ederek tanımlamaktır. Basit görevlerin süreleri tahmin edilerek girilirken geçen süre kavramına göre düzenlenmelidir. Geçen süre kişilere göre iki önemli faktörü dikkate alır. Bunlar Verimlilik ve Kesme faktörleridir. Böylece bir görev %100 verim ve hiç kesme olmadan 10 saatte tamamlanıyorsa %75 verimle ve günde %15 kesme ile çalışan bir işçi için doğru geçen süre tahmini 15.6 saat olacaktır.

Görev sürelerinin tahmini için birçok teknik vardır. Bu klasik tekniklerden bir tanesi de Büyük ihtimal ile gerçekleşme süresinin hesaplanmasıdır. Büyük ihtimal ile gerçekleşme süresi; iyimser, kötümser ve beklenen sürelerin doğrusal oranda birleşimiyle oluşturulur. Proje küçük ve yönetilebilir parçalara ayrıştırıldıktan sonra, daha önceden bitirilmiş olan benzer karmaşıklıktaki görevlerin sürelerinden yararlanılarak, görevlerin süreleri tahmin edilir. OCOMO (COnstructive COst MOdelYapısal Maliyet Modeli): adından da anlaşılacağı gibi model tabanlı bir tekniktir. Bu tahmin tekniğinde ilk önce, sistemde gerçekleş- tirilecek olan ekran, raporlama ve bileşen sayıları kullanılarak projenin karmaşıklığını ifade eden nesne puanları tahmin edilir. Daha sonra, önceki projelerde kullanılan nesne puanlarına, üretkenlik oranına ve yeni sistem için hesaplanan nesne puanına dayalı olarak yeni proje ve görevlerin tahmini süreleri oluşturulur.

Çizelgeleme

Bütün görevlerin tahmini süreleri ortaya konulduktan sonra proje zaman çizelgesi oluşturulabilir. Proje zaman çizelgesi sadece görev sürelerine değil aynı zamanda görevler arası bağımlılığa göre oluşturulur. Görevler arası bağlılık için dört tür tanımlanmıştır.

• Bitiş-Başlangıç
• Başlangıç-Başlangıç
• Bitiş-Bitiş
• Başlangıç-Bitiş

MS Proje’deki Gantt şemasında tamamlanacak görevler, görevlerin süreleri ve bağımlılıkları tanımlanarak zaman çizelgesi oluşturulur. Projenin başlangıç tarihi verildiğinde de oluşturulan zaman çizelgesi yardımıyla, proje tamamlama tarihi belirlenebilir.

Proje zaman çizelgesini kullanarak proje tamamlama tarihini hesaplamak için iki yaklaşım bulunur:

İleri yönlü zamanlama: Projenin başlangıç tarihi verildiğinde bu tarihten başlayarak zaman çizelgesi oluşturulur. Gereken görevlerin planlanan süreleri, aralarındaki bağımlı- lıklar ve kaynak atamalarına bağlı olarak proje tamamlama tarihi hesaplanabilir.

Geri yönlü zamanlama: Projenin tamamlama tarihi verilerek, bu tarihten geriye doğru zaman çizelgesi oluşturulur. Yine görevlerin süreleri, bağımlılıkları ve atanan kaynakları kullanılarak proje başlangıç tarihi hesaplanır. MS Proje’de bir görevin başlangıç tarihi başlangıç sütununa, bitiş tarihi bitiş sütununa ve görevler arası bağımlılıklar öncüller sütununa girilir.

Organize Etme

Organize etme faaliyetinde ise projede kullanılacak gerçek kaynakların ataması açıklanacaktır. Bu kaynaklar:

• İnsan
• Hizmetler
• Tesisler ve Cihazlar
• Malzemeler ve araç gereçler
• Para biçiminde sıralanabilir.

Konuya ilişkin MS Project ekranı izleyen şekilde yer almaktadır.

Şekil 3.6. MS Proje'de Proje Kaynaklarının Tanımlanması ve Atanması

Yönetme

Proje yönetimi ağırlıklı olarak insan yönetim faaliyetlerinden oluşur. Bu nedenle yetkin uygulama geliştiricileri proje yönetimine geçtiğinde sıklıkla başarısız olur. Jerry Weinberg teknik liderlik kitabında liderlik için Motivasyon, Organizasyon, Fikirler ve Yaratıcılıktan oluşan MOI (Motivation, Organization, Ideas and Innovation) modelini önerir. Mcleod ve Smith proje ekipleri için aşağıdaki Tablo'da sunulan olgunlaşma aşamalarından geçildiğini belirtmektedir.

Tablo 3.2. Ekip Olgunlaşmasının Aşamaları

İzleme-Kontrol Etme

Proje uygulanırken proje yöneticisi, projenin kapsamını, zaman çizelgesi ve verilen bütçe içerisinde yürütüldüğünü izler ve kontrol eder. Proje yöneticisi ilerlemeyi raporlamak ve gerekirse kapsamda, zaman çizelgesinde ve kaynaklarda düzenleme yapmak zorundadır.

İlerleme Raporları: Proje ilerleme raporları sözlü veya yazılı olabilir. Bu raporlar doğru ve dürüst biçimde hazırlanmalıdır. Bu sayede problemler büyük sorunlara ve hatta proje sonlandırmasına sebep olmadan önce belirlenebilir ve çözümleri için çalışma başlatılabilir. MS Proje uygulaması aynı zamanda proje durum bilgisini gösteren birçok hazır ve kişiselleştirilebilen raporlama seçeneği sunar.

Kapatma

Proje yöneticileri hatalarından ders çıkarmalıdır. Sürekli süreç iyileştirme için hatalar ve başarılar değerlendirilmelidir. Bu faaliyette, proje ekibinden ve müşterilerden projeyi ilgilendiren konularda deneyimleri ve önerileri alınarak işletmenin proje geliştirme sürecinin iyileştirilmesi amaçlanır. Proje gözden geçirmelerinde bazı temel soruları cevaplamak gerekir. Bu sorular; “Sonuç (ürün), müşterinin beklentilerini karşılıyor mu?”, “Proje zaman çizelgesine uyuldu mu?”, “Proje öngörülen bütçe içinde tamamlandı mı?” biçimindedir. Bu soruların cevaplarına göre, gelecek projelerde kullanılmak üzere sistem geliştirme ve proje yönetim süreçlerinde iyileştirme yapılmalıdır.