Ünite 7: Kamusal ve Kurumsal Yaşamda Protokol Etkinlikleri

Ulusal ve Kurumsal Bayraklar

Ulusal ve özel tanıtıcı (kurumsal) bayraklarla ilgili kurallar Türk Bayrağı Kanunu ile Türk Bayrağı Tüzüğünde düzenlenmiştir.

Ulusal Bayrak (Türk Bayrağı)

Türk Bayrağının eni 50 cm veya katlarıdır. Bayrağın büyüklüğü, çekileceği binanın büyüklüğü ile uyumlu olmalıdır. Bayrak direkleri ağaç veya madenden yapılmış yuvarlak ve beyaz boyalı, direk yüksekliği yerden en az 3 metre olmalıdır. Direk, binanın en yüksek yerine veya ön yüzünün tam ortasına ya da binanın ön girişinde en uygun yere dikey olarak dikilir. Bayrak; sabah 08.00’de veya gün ağarırken hızlı bir şekilde çekilir, gün batımında yavaş yavaş indirilir. Bayrak yırtık, sökük, yamalı, delik, kirli, soluk, buruşuk olarak kullanılmaz; oturulan, ayak basılan yere konulmaz; yırtılmaz, yakılmaz ve yere atılmaz.

Bayrağın çekilmesi ve indirilmesi esnasında ve tören geçişlerinde Bayrak cephe alınarak selamlanır.

Bayrak Konulacak Makam Odaları ve Salonlar

Cumhurbaşkanı, TBMM Başkanı; Anayasa Mahkemesi, Yargıtay ve Danıştay Başkanları; Bakanlar, Yükseköğretim Kurulu Başkanı, Sayıştay Başkanı, Yargıtay Cumhuriyet Başsavcısı, Danıştay Başsavcısı, Yargıtay ve Danıştay Başkan vekilleri ve daire başkanları, Uyuşmazlık Mahkemesi Başkanı, Yüksek Seçim Kurulu Başkanı, Sayıştay daire başkanları; Devlet Denetleme Kurulu Başkanı, Atatürk Kültür Dil ve Tarih Yüksek Kurumu Başkanı; üniversite rektörleri, valiler, büyükelçiler, genel müdürler ve bu düzeydeki başkanlıklar; bölge idare mahkemesi başkanları, cumhuriyet savcıları, adalet komisyonu başkanları; fakülte dekanları, kaymakamlar, başkonsoloslar, belediye başkanları; bölge müdürleri; bakanlıkların il kuruluşlarının başında bulunanların, resmî hastane baştabiplerinin; Polis Akademisi Başkanı, il emniyet müdürü, polis koleji ve polis yüksekokulu müdürlerinin makam odalarına; bakanlıkların, yüksek öğretim kurumlarının, valiliklerin toplantı, bilgilendirme ve şeref salonlarına ve mahkemelerde duruşma salonlarına Türk Bayrağı konur.

Makam odalarında ve salonlarda Türk Bayrağı, tepesinde ay yıldız bulunan direğe çekili bulunur ve makamda oturana göre makam masasının sağ gerisinde uygun bir yere konur.

Türk Bayrağının büyüklüğünün oda ve/veya salon büyüklüğüne uygun olmasına, uçlarının yerden en az 25 cm yüksek olmasına dikkat edilmelidir.

Bayrak Çekilecek Makam Taşıtları

Cumhurbaşkanın, illerde valilerin, görevli bulundukları dış ülkelerde büyükelçilerin makam taşıtlarının sağ ön tarafına, tepesinde ay yıldız bulunan kromajlı küçük direklere Türk Bayrağı çekilir. Ayrıca kaymakamlar da makam taşıtlarına ulusal ve resmî bayram günlerinde ve hudut görüşmelerinde Bayrak çekerler. Cumhurbaşkanının bulunduğu yerde ve kortejde sıfatı ne olursa olsun kimse makam taşıtına Bayrak veya fors çekemez.

Makam sahibi içinde olmadıkça makam otomobiline Bayrak çekilmez. Makam sahibi içinde olsa da özel gezilerde taşıta Bayrak çekilmez. Kamu kuruluşlarının yöneticileri makam otomobillerine Türk Bayrağı çekemezler.

Bayrak Çekilecek ve Konulacak Yerler

Tören alanlarında, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarında, siyasal partilerin merkez, il ve ilçe örgütlerinde; fabrikalarda ve işletmelerde ulusal bayram, genel tatil ve hafta tatili günlerinde Bayrak çekilir. Birden çok resmî dairenin bulunduğu binaya tek Bayrak çekilir. Bina önünde Bayrak direği iki veya dört ya da daha fazla ise, Türk Bayrağı bina önyüzüne (binadan çıkana) göre sağ başa çekilir. Ancak bayrak direği üç adet ise Türk Bayrağı ortadaki direğe çekilir.

Resmî bir tören, konferans veya toplantıda, platforma veya sahneye Türk Bayrağı konulması gerektiğinde, Bayrak kürsüdeki konuşmacının sağ tarafına konur. Resmî ziyaret ve törenlerde, konuk devlet bayrağı, tören alanındaki şeref locasına veya konuğun kaldığı binanın ana girişine, yüz dönüldüğünde Türk Bayrağının solunda yer almalıdır.

Uluslararası toplantılarda, konferanslarda, fuarlarda ve yabancı turistlerin konakladıkları yerlerde (otellerde), yabancı devlet bayrakları ancak Türk Bayrağı ile birlikte çekilebilir. Bu durumda Türk Bayrağı binanın ön yüzüne (kapıdan çıkana) göre sağdaki ilk direğe çekilir. İkiden çok yabancı devlet bayrağının Türk Bayrağı ile birlikte çekilmesi durumunda diğer devletlerin bayrakları Türk Bayrağının soluna Türkçe alfabetik sıraya göre çekilir. Ancak uluslararası bir kuruluş tarafından toplantı, kongre vb. düzenlendiğinde bayraklar İngilizce alfabetik olarak sıralanır. Otelin özel tanıtıcı bayrağı, ulusal bayraklardan sonra çekilir.

Yabancı ülkelerin devlet ve hükümet adamları ya da kamu kurumlarının başkanlarıyla yapılan ikili toplantı ve törenlerde, bu kişiler onuruna verilen resmî yemeklerde evsahibi yabancı konuğu sağına alır, konuk ülkenin bayrağı da sağ arkada, Türk Bayrağı sol arkada yer alır. Yabancı ülke bayrağı Türk Bayrağı ile birlikte çift olarak masa üstüne konulduğunda (yabancı konuk evsahibinin sağında olduğu için) yabancı ülke bayrağı sağda, evsahibi ve Türk Bayrağı solda yer alır.

TBMM binası önündeki Bayrak hariç 10 Kasım günü Atatürk’ün anısına ülkede her Bayrak yarıya çekilir.

Sürekli Bayrak Çekilecek Yerler

Türk Bayrağının her gün yirmi dört saat boyunca çekili olması gereken yerler şunlardır:

• Cumhurbaşkanlığı
• TBMM
• Anıtkabir
• Hükûmet konakları
• Polis, jandarma, hudut, gümrük muhafaza karakolları ve hudut kapıları
• Bağımsız takım ve bölükler ile daha üst askerî birlik ve karargâhlar
• Eğitim ve öğretim kuruluşları
• Köy ve mahalle muhtarlıkları
• Tüm kamu kurum ve kuruluşları
• Kamu kurum ve kuruluşlarına ait fabrika ve işletmeler.

Bayrak Örtülecek Yerler:

Bayrak, açılış törenlerinde Atatürk heykellerine, resmî yemin törenlerinde masalara örtülebilir. Ayrıca Cumhurbaşkanlığı yapmış kişilerin, şehitlerin, Türk Silahlı Kuvvetlerinin sivil personel dışındaki mensuplarının ve emeklilerinin; makam odalarında Bayrak bulunan kamu görevlilerinin, bu görevleri daha önce yapmış olanların ve aşağıda yazılı kişilerin cenaze törenlerinde tabutlarına Bayrak örtülebilir.

Devlet aleyhine veya yüz kızartıcı suç işlemekten hüküm giymiş olanların tabutlarına, affedilmiş olsalar da Bayrak örtülmez.

Özel Tanıtıcı (Kurumsal) Bayrak:

Kurumsal bayrak, boyu eninin bir buçuk katı olan ve üzerinde resmî ya da özel kuruluşun tescil edilmiş yazı, resim, işaret, rumuz ve amblemi bulunan, kurumu tanıtıcı özel bayraktır.

Kurumsal bayrak kurumun binaları önüne çekilir, kurumsal tören ve toplantılarda kullanılır, makam sahibi yöneticilerin odalarında çalışma masalarının sol gerisine konur. Kurumsal bayrak direklerinin tepesinde ay yıldız bulunmaz.

Bina önünde kurumsal bayrak çekildiğinde en az iki direk bulunur; bina ön yüzüne (binadan çıkana) göre sağdaki direğe Türk Bayrağı, soldaki direğe kurumun bayrağı çekilir. Kurumsal bayrağın ebadı Türk Bayrağından büyük, direği de Türk Bayrağı direğinden yüksek olamaz. Kurum bayrağı, Türk Bayrağı ve yabancı ülke bayraklarıyla birlikte çekildiğinde en sonda yer alır. Kurumsal bayrak tescil edilmedikçe kullanılamaz.

Tescil işlemi, İçişleri Bakanlığınca yapılır.

Resmî - Özel ve Sosyal Taşıtlar ve Taşıtlarda Oturma Düzenleri

Resmî taşıtlar, makama tahsisli “makam arabaları” ile kurumda hizmet tahsisli araçlardır. işletmelerin araçları, kurumsal taşıtlardır. Taksiler, sosyal nitelikte hizmet taşıtlarıdır. Kişinin sahip olduğu ve kullandığı araçlar özel taşıttır. Makam taşıtları ile resmî, özel ve sosyal taşıtlarda oturma düzenleri aşağıda açıklanmış ve gösterilmiştir.

Makam Taşıtlarında Oturma Düzeni: Makam otomobillerinde arka sağ koltuk onur yeridir ve makam sahibine aittir. Makam sahibi (yönetici) arka sağ koltuğa oturur. Makam sahibi otomobilde olmadığında arka sağ koltuk boş kalır; makam sahibinin eşi, yardımcısı, arkadaşı veya akrabası makam otomobiline bindiğinde arka sol koltuğa oturur.

Resmî Taşıtlarda Oturma Düzeni: Şoförün kullandığı resmî ya da kurumsal taşıtlarda oturma düzeni unvan, rütbe veya kıdem sırasına göredir. Resmî taşıtlarda oturma düzeninde protokol sırası; birinci yer arka sağ, ikinci yer arka sol ve üçüncü yer ön sağdır. Resmî taşıta dört kişi binildiğinde, en üst ya da en kıdemli olan, taşıtın arka sağ koltuğuna; ikinci kıdemli arka sol koltuğa; üçüncü kıdemli arka ortaya, en kıdemsiz ön sağ koltuğa oturur. Örneğin resmî bir taşıta üç kişi bindiğinde; müdür arka sağa, müdür yardımcısı arka sola, memur (hanım da olsa) ön sağa oturur.

Takside Oturma Düzeni: Ticari takside birinci önemli yer, arka sağ koltuk; ikinci yer, arka sol koltuktur. Taksiye üç kişi binildiğinde, birinci kişi arka sağ, ikinci kişi arka sol ve üçüncü kişi öne oturur. Taksiye tek hanım ya da erkek bindiğinde daima arka sağa oturur.

Hanım ve erkek birlikte taksiye binecekse erkek arka sağ kapıyı açar, önce biner ve sola geçer; hanım sonra biner, sağa oturur.

Taksiye iki hanım bir erkek bindiğinde erkek ön sağa, hanımlar arkaya otururlar.

Ücretli Şoförün Kullandığı Özel Otomobilde Oturma Düzeni: Ücretli şoförün kullandığı özel otomobilde, takside olduğu gibi, hanım arka sağ koltuğa, erkek arka sol koltuğa oturur. Ancak kamusal ve özel kuruluşlarda kurum, işletme aracında, yönetici daima arka sağ koltuğa, eşi arka sola oturur.

Bir özel işletme yöneticisi ve eşi makam aracına bindiklerinde, Yönetici arka sağ koltuğa, eşi arka sol koltuğa oturmalıdır.

Sahibinin Kullandığı Özel Otomobilde Oturma Düzeni: Sahibinin kullandığı özel otomobilde birinci yer, öndeki sağ koltuk; ikinci yer, arka sağ; üçüncü yer, arka sol koltuktur. Otomobile tek konuk bindiğinde konuk, ön sağdaki koltuğa oturur. Konuk hanım ise otomobili kullanan ister hanım ister erkek olsun, öndeki sağ koltuğa oturur.

Toplantılar

Protokol kurallarının uygulandığı önemli yerler ve etkinliklerden biri de kurumsal, kurumlararası ve uluslararası toplantılardır.

Toplantının başarısı; toplantı salonunun fiziksel olarak uygun olmasına; yani masa ve oturma düzeninin amaca ve protokol kurallarına uygun olarak hazırlanmış olmasına bağlıdır. Bu yüzden toplantılarda uygulanan protokol kurallarını, masa ve oturma düzenlerini ve toplantı yöntemlerini bilmek gereklidir. Toplantı eşgüdüm, sorun çözme, karar verme ya da bilgilendirme ve yöneltme yöntemidir.

Toplantılarda Masa ve Oturma Düzenleri

Dikdörtgen masada başkan olarak en uygun oturma yeri, masanın uç merkezidir. İki heyet olarak dikdörtgen masada eş düzeyde yapılan toplantıda oturma yerleri masanın orta merkezleridir.

Tek başkanlı, çok taraflı toplantıda U masada başkan olarak oturma yeri U masanın açık ucunun ortasıdır. Eşit düzeyde yapılan toplantılarda en uygun masa ve oturma düzeni yuvarlak masadır. Personel ile yapılan toplantıda başkan olarak en uygun oturma yeri, önde ve tek masada oturmaktır.

Toplantılarda kullanılan U, yuvarlak, kare, dikdörtgen, köşegen ve hilal masa tiplerinin farklı anlamları, önemleri ve etkileri vardır. Çünkü eşit düzeydeki toplantılarda görüş alışverişi ve katılım sağlamak için yuvarlak masa; kısa süreli toplantı ve görüşme yapmak için kare masa; otorite altında toplantı yapmak için dikdörtgen veya U masa, etkili iletişim ve demokratik katılım sağlamak için köşegen veya hilal düzeni tercih edilmelidir. İki taraflı toplantılarda heyet başkanı yöneticiler dikdörtgen masanın orta merkezlerinde; yönetici kurumda kendi astlarıyla yaptığı toplantılarda astlar unvan ve/veya kıdemlerine göre sağında ve solunda yer alırlar.

Dikdörtgen masada uç merkezde oturmak, otorite ve egemenliği; orta merkezde karşılıklı oturmak, eşitliği ifade eder.

Bir kurumda, diğer kuruluşların temsilcileriyle yapılan toplantıda kuruluşların temsilcileri, toplantıda, mevzuatta belirtilen sıraya göre otururlar.

Mevzuatta bir sıralama belirlenmemiş ise,

1. Masadaki isimliklere yalnızca kurum adları yazıldığında toplantıya katılan temsilciler kurumsal protokol sırasına göre (Hazine ve Maliye Bakanlığı, Kültür ve Turizm Bakanlığı, Diyanet İşleri Başkanlığı, Orman Genel Müdürlüğü vb.);
2. Masadaki isimliklere toplantıya katılan temsilcilerin ad, soyadı ve unvanları yazıldığında, kendi unvan ve statülerine uygun olarak otururlar.

Millî ve Resmî Törenler

Törenler kamusal ve kurumsal yaşamda protokol kurallarının tam olarak uygulandığı en önemli resmî etkinliklerdir. Törenler devletlerin, kamu ve özel bütün kuruluşların güç, büyüklük ve üstünlük gösterisidir.

Devlet hayatında Cumhurbaşkanının katıldığı törenlere “devlet töreni”; başkentte, il ve ilçelerde düzenlenen Cumhuriyet Bayramı törenlerine “ulusal tören”; il ve ilçelerde resmî bayramlarda, mahallî kurtuluş günlerinde, Atatürk’ü anma günlerinde ve tarihî günlerde yapılan törenlere “resmî tören”; yargı organlarında yapılan törenlere “adli tören”; askerî kuruşlarda yapılan törenlere “askerî tören”; üniversitelerde yapılan törenlere “akademik tören”; bakanlıklarda, kamu kurumlarında ve özel sektör kuruluşlarında düzenlenen tören ve törensel etkinliklere “kurumsal tören”; toplumsal yaşamda kişi ve kuruluşlarca yapılan tören ve törensel etkinliklere de “sosyal tören” (nikâh töreni vb.) denir.

Törenlerde davet edilecek kişilerin önde gelme sıralaması, kıyafet biçimi, davetlilerin karşılanması ve oturma düzeni protokol olarak oldukça önemlidir. Törene katılan bütün davetliler protokol kurallarına uygun olarak giyinmek, oturmak, konuşmak ve davranmak durumunda ve sorumluluğundadırlar.

Millî, Resmî ve Mahallî Törenler: Türkiye’de; başkentte, il ve ilçelerde kutlanan millî ve resmî bayramlar ile mahallî kurtuluş günleri, Atatürk günleri ve tarihî günlerde yapılacak törenler 05.05.2012 tarihli ve 28283 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak Bakanlar Kurulu kararı ile yürürlüğe konulan “Ulusal ve Resmî Bayramlar ile Mahallî Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri ve Tarihî Günlerde Yapılacak Tören ve Kutlamalar Yönetmeliği” ile düzenlenmiştir.

Kamu Personeli Kılık-Kıyafet Yönetmeliği gereğince ulusal ve resmî bayramlarda ve resmî törenlerde koyu renk takım elbise giymek zorunludur.

Bu bayram ve törenler aşağıdaki gibi sıralanabilir:

• Cumhuriyet Bayramı
• Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı
• Atatürk’ü Anma, Gençlik ve Spor Bayramı
• Zafer Bayramı
• Mahallî Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri, Tarihî Günler ve Törenler
• Anıtlara Çelenk Sunma Törenleri

Kurumsal Törenler

Kamusal ve özel kuruluşlarda temel atma, eğitime/hizmete açma, anma, kutlama, sertifika/diploma verme vb. yönetsel, sosyal, kültürel, eğitsel, bilimsel, sportif vb. törenler düzenlenir. Bu törenlerde ve törensel etkinliklerde uygulanan protokol kurallarla düzenlenmiştir.

Bu kurallar;

• Davetiyeler
• Tören Organizasyonu
• Tören Organizasyonu
• Takdim Kuralları
• Konuşma, Hitap ve Selamlama Kuralları
• Telgraf Sunma Kurallarıdır.

Tören alanına/salonuna Cumhurbaşkanı girince program sunucusu “Sayın Cumhurbaşkanı” diyerek anons eder, salonda/alanda bulunan herkes ayağa kalkarak ve cephe alarak (yönelerek) Cumhurbaşkanını selamlar. Konuşmacılar asttan başlamak suretiyle protokoldeki sırasına göre kürsüye davet edilirler.

Evsahibi önce, onur konuğu en son konuşur. Cumhurbaşkanının kutlama telgrafı geldiğinde hiçbir telgraf okunmaz; yalnızca Cumhurbaşkanının telgrafı okunur. Ayrıca Cumhurbaşkanının hazır bulunduğu bir törende TBMM Başkanı dâhil gelen hiçbir telgraf okunmaz.

VIP Konuk Protokolü

Konuk; kamusal, kurumsal, sosyal ve özel yaşamda davet edilen veya ziyareti kabul edilen, kendisine önem ve değer verilen; karşılanan, ağırlanan ve uğurlanan kişidir. Bu yüzden her konuk önemlidir ve protokolde ev sahibinden önce gelir.

Evsahibi konuğu karşılar, sağına alır, en iyi yere oturtur; en iyi ikramda bulunur, konuğu memnun edecek şekilde davranır. Çünkü konuğa verilen önem ve değer karşılama, ağırlama ve uğurlama ile ortaya çıkar.

İlke olarak kişi denginin konuğu, astının onur konuğu, üst’ünün ziyaretçisidir. Örneğin genel müdürün konuğu genel müdürdür. Bakan, genel müdürün onur konuğudur. Müdür, genel müdürün ziyaretçisidir. Devlet ve hükümet adamları, makam ve statü sahibi üst konuklar, yabancı (ecnebi) eşdüzey konuklar ile ev sahibine ziyaretiyle onur veren, ulusal veya uluslararası düzeyde ödül almış, tanınmış (sanatçı, yazar, gazeteci, politikacı, bürokrat, sporcu, bilim adamı, iş adamı, din adamı vb.) önemli şahsiyetler onur konuğudur. Onur konukları protokolde VIP denen “çok önemli kişi” lerdir Konukları ve yabancı konukları kabul, karşılama, ağırlama ve uğurlama konusunda kurallar da belirlenmiştir

Konuğa verilen önem ve değer, kendisine duyulan saygıya ya da ziyaret amacına veya görüşme konusunun önemine bağlıdır. Uğurlama ise ziyaret ve görüşme sonucuna ve memnuniyete bağlıdır. Yapılan ziyaret ve görüşme olumlu ise kurum amiri konuğu dış kapıdan uğurlar. Uçaktan davetli konuk (heyet başkanı) önce, heyet üyeleri (astlar) sonra inerler. Uçağa heyet üyeleri önce, heyet başkanı (üst) en son biner.

Yabancı konuk programında; karşılama, otele yerleşme; konuğun evsahibi yöneticiyi ziyareti, resmî görüşme ve toplantılar; resmî yemekler; ilgili kişi ve/veya kuruluşları ziyaretler; gezi, gösteri, dinleti vb. sosyal, kültürel etkinlikler; alışveriş ve özel işler için serbest zaman ve uğurlama yer ve saatleri belirlenir.