Ünite 3: Spor Tesis İşletmeciliğinde Yönetim ve Organizasyon

Giriş

Spor tesis işletmelerinde yönetim süreci altı temel fonksiyondan meydan gelmektedir. Bu fonksiyonlar:

• Planlama,
• Organizasyon,
• İnsan kaynakları yönetimi,
• Yöneltme,
• Koordinasyon,
• Denetlemedir.

Spor Tesis İşletmelerinde Yönetim Süreci

Spor tesis işletmelerinde misyon, vizyon, amaç ve hedefler tesiste gerçekleştirilen ve gerçekleştirilmesi düşünülen tüm fonksiyonlara ışık tutmaktadır. Bu nedenle bu kavramların açıklanması yönetim sürecinin anlaşılmasını kolaylaştıracaktır.

Misyon, örgütsel anlamda, bir kurum ya da kuruluşun varoluş nedeni, ne yapmak ve hangi amaçla yapmak üzere kurulduğu, kendisini nasıl görmek istediği, kendisinden beklenen görev olarak tanımlanabilmektedir. İyi düşünülmüş ve etkili bir şekilde ifade edilmiş bir misyon, örgütün çalışanları ve müşterileri tarafından daha iyi algılanması sağlar.

Vizyon, mevcut gerçeklerle gelecekte arzulanan şartları birleştirerek, örgüt için ideal bir gelecek imajı yaratmaktır. Geliştirilen bir vizyonun, işletmenin tüm üyeleri tarafından paylaşılması, açıklanarak iletilmesi gereklidir.

Amaç, bir işletmenin erişmeye çalıştığı uzun dönemli genel sonuçlardır.

Hedef ise amaçlara erişmek için gerekli olan kısa süreli aşama durumlarıdır.

Spor Tesis İşletmelerinde Planlama

Yönetim süreci, planlama aşaması ile başlamaktadır. Planlama, varılması tasarlanan hedeflerin belirlenmesi ve bu hedeflere giden yol, yöntem ve araçların önceden seçilmesidir. Planlama sürecinin çeşitli özellikleri bulunmaktadır:

• Planlama, kaynakların verimli bir biçimde kullanılmasını sağlamaktadır.
• Planlama, bir seçim ve tercih sürecidir.
• Planlama, bir karar sürecidir.
• Planlama, geleceğe dönüktür.
• Planlama, kapsamlı ve sürekli bir faaliyettir.
• Planlama, esnek ve dinamik bir süreçtir.

Spor tesis işletmelerinde kullanılan plan türleri niteliğine, kullanım sıklığına ve kapsadığı süreye göre sınıflandırılmaktadır.

Niteliğine göre planlar;

• Stratejik,
• İşlevsel ve
• Eylemsel olmak üzere üçe ayrılmaktadır.

Stratejik planlar, tesisin üst düzey amaç ve hedeflerine ulaşması için hazırlanan planlardır. Eylemsel planlar, daha detaylı planlardır ve stratejik planların uygulanmasına yardımcı olmak üzere oluşturulurlar. İşlevsel planlar ise eylemsel planların yerine getirilmesini hızlandırmak için hazırlanırlar.

Kullanım sıklığına göre plan türleri;

• Tek kullanımlı ve
• Sürekli kullanımlı olarak ikiye ayrılmaktadır.

Sürekli planlar, spor tesis işletmelerinde sürekliliği ve düzeni sağlamak amacıyla oluşturulan politikalar, prosedürler ve kurallardır. Tek kullanımlı planlar ise değişen koşullar nedeniyle sadece bir kez kullanılmak üzere hazırlanan ve programları, bütçeleri ve projeleri kapsayan planlardır.

Planlar kapsadıkları süreye göre;

• Kısa dönemli,
• Orta dönemli ve
• Uzun dönemli olmak üzere üçe ayrılmaktadır.

Kısa süreli planlar, çoğunlukla 1 yıldan daha az bir süreyi kapsamaktadır. Orta süreli planlarda süre 1-5 yıl arasındadır. Uzun süreli planlar ise 5 yıldan daha fazla bir süreyi kapsayacak biçimde oluşturulmaktadır.

Spor tesis işletmelerinde planlama süreci şu şekildedir:

• Amaç ya da amaçların belirlenmesi,
• Amaçlara ulaşmayı kolaylaştıracak ya da zorlaştıracak faktörlerin belirlenmesi,
• Alternatiflerin sıralanması,
• Alternatiflerin karşılaştırılması,
• Mevcut alternatifler arasından en uygununun seçilmesi,
• Tercih edilen alternatiflerin uygulama planı olarak yürürlüğe konulmasıdır.

Spor Tesis İşletmelerinde Organizasyon

Organizasyon, bir kuruluşun amaçlarını gerçekleştirmesi için gerekli olan yer, araç, gereç ve personelin sağlanması, bunların belirli bir sistem içerisinde bir araya getirilmesi ve kişiler ile birimler arasında görev ve yetki dağılımının yapılması olarak tanımlanmaktadır. Organizasyon faaliyetinin aşamaları şunlardır:

• Organizasyon yapısının kurulması,
• İlişkilerin saptanması,
• Görev tanımlarının yapılması,
• Görevin gerektirdiği niteliklerin tanımlanmasıdır.

Organizasyon faaliyetinin temel ilkeleri şunlardır:

• Amaç birliği ilkesi,
• Ekonomik olma ilkesi,
• Faaliyetlerin tanımlanması ilkesi,
• Hiyerarşi ilkesi,
• Komuta birliği ilkesi,
• Yönetim birliği ilkesi,
• Yetki ve sorumluluk ilkesi,
• Liderliği kolaylaştırma ilkesidir.

Spor tesis işletmelerinde tepe yönetim tesis yöneticisinden ya da yönetim kurulundan oluşabilir. Tesisin yapısal düzeni için muhasebe, finans ve yasal düzenlemelerle ilgili olan bir bölüm, pazarlanması konusunda ayrı bir bölüm ve tesisin işleyişi için ise personel, temizlik, güvenlik ve tesis bakımı gibi konularla ilişkili bir bölüm oluşturulmalıdır.

Spor Tesislerinde İnsan Kaynakları Yönetimi

Organizasyon oluşturulduktan sonra birimlerdeki faaliyetlerin yerine getirilmesi için; işe uygun adayların toplanması, seçilmesi, eğitilmesi, başarılarının değerlendirilmesi ve ücretlendirilmesi gibi bir dizi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Bu da insan kaynakları yönetimi ile gerçekleştirilir. İnsan kaynakları yönetiminin örgüt genelinde rolü, çalışanların motivasyonunu ve verimini yükseltecek bir ortamın yaratılması ve bu ortamın korunup geliştirilmesi için gerekli politikaların ve teknik bilginin sağlanmasıdır.

Spor işletmelerinde kullanılabilecek temel insan kaynakları yönetimi konuları şu şekildedir:

• Spor tesislerinde iş alanları,
• Spor tesislerinde işe alım süreci,
• Spor tesislerinde performans değerlendirme,
• Spor tesislerinde insan kaynakları eğitimidir.

Spor tesislerindeki iş alanları tesisin niteliğine göre farklılaşmaktadır. Küçük spor tesislerinde çalışanlar aynı anda farklı sorumlulukları üstlenebilirler. Büyük spor tesis işletmelerinde ise; tesis müdürü, gişe yöneticisi, güvenlikçiler, otopark görevlileri, tesis içi satış sorumluları, mimarlık ve mühendislik sorumluları, bakım onarım müdürü, skorboard görevlileri, ses ve görüntü uzmanları, halkla ilişkiler müdürü gibi iş alanları ayrı ayrı belirlenir.

İşe alım süreci, üzerinde durulan işin gerektirdiği faaliyetlerin analiz edilmesiyle yani iş analizinin gerçekleştirilmesi ile başlar. İş analizinde; işin gereklerinin neler olduğu, nasıl, ne zaman, nerede ve neden yapıldığı belirlenir. İş analizinden sonra iş tanımının yapılması ve gereklerinin belirlenmesi gerçekleştirilir. İş tanımında işin organizasyon içindeki yeri ve önemi belirlenir. İş tanımları personel seçiminde, personelin yönlendirilmesinde, eğitilmesinde ve performans değerlemesinde yararlı olmaktadır. İş gerekleri belirli bir işi yerine getirmek için bireylerin sahip olması gereken yetenek ve becerilerdir. İş gerekleri çalışmasında çalışanların fiziksel, zihinsel, sosyal ve davranışsal özelliklerine bakılır.

Spor tesislerinde performans değerlendirmesinin iki yararı bulunmaktadır. İlk olarak işletme yönetiminin çalışanlarını daha iyi tanımasına böylelikle kariyer yönetimi işlerinin objektif olarak yapılmasına katkıda bulunur. İkinci olarak ise çalışanların kendi potansiyellerinin ve eksikliklerinin farkına varmalarına, yönetimin beklentilerini daha net olarak görmelerine ve işletme amaçlarını açık olarak kavramalarına yardımcı olur.

Spor tesislerinde insan kaynakları eğitimi önemli bir yer kaplamaktadır. Çünkü işletmelerin ayakta kalabilmesi ve varlıkları sürdürebilmesi ancak kalifiyeli yani eğitimli çalışanlarla olabilmektedir. Spor işletmelerinde kullanılabilecek eğitim yöntemleri, iş başı ve iş dışı olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. İşbaşında uygulanan eğitim kişiye, görevlerini yerine getirirken verilen eğitimdir. İşbaşında uygulanan belli başlı eğitim yöntemleri şunlardır:

• Yönetici Gözetiminde Eğitim,
• Yetki Göçerimi Yoluyla Eğitim,
• Monitör Aracılığıyla Eğitim,
• Staj Yoluyla Eğitim,
• İş Değiştirme (Rotasyon) Yoluyla Eğitim,
• Komiteler Aracılığıyla Eğitim,
• İşe Alıştırma (Oryantasyon) Eğitimidir.

Yönetici gözetiminde eğitimde, yönetici astlarının kendi işinde başarısını arttırmak için kapasitesi ölçüsünde yeteneklerini geliştirmesine yardımcı olur.

Yetki göçerimi yoluyla eğitimde yönetici tarafından astına gerekli ve yeterli ölçüde yetki ve sorumluluk verilir. Böylelikle yetki göçerimi astta sorumluluk bilincini ve karar alma yeteneğini geliştirir.

Monitör aracılığıyla eğitim daha çok işçi düzeyinde uygulanan işbaşı eğitim yöntemidir. Bu eğitim yönetiminde kalifiye işçi, usta, ustabaşı veya teknisyenler arasından seçilen monitör denilen belirli kişiler teknik ve pedagojik bilgilerle donatılarak işçi eğitimine yöneltilirler.

Staj yoluyla eğitimde işletmeler, iş gören adaylarına çeşitli dallarda ve yerlerde eğitim olanakları sağlarlar. İş gören adaylarının işe başlamadan önce ileride yapacakları işe benzer görevleri geçici bir süre için yürütmelerini sağlanır.

İş değiştirme (rotasyon) yoluyla eğitimde yüksek ve orta kademe yöneticiler çeşitli işlerde belirli sürelerle görevlendirilir. Buradaki amaç, bu kişilerin işletmede yer alan çeşitli fonksiyonları yakından tanımasını sağlamak ve sadece yönetim sorumluluğu değil aynı zamanda teknik yetenekler kazandırmaktır.

Komiteler aracılığıyla eğitimde işletmelerde çeşitli amaçlarla oluşturulan komitelere yeni yetişen yöneticilerin sık sık katılması istenir. Böylelikle bu kişilerin yönetim olgunluğu, karar yeteneği ve görgü kapasitesi geliştirilir.

İşe alıştırma (oryantasyon) eğitimleri, işletmeye yeni giren ya da bölüm değiştiren iş görenlere işe başlama öncesi ya da işe girilen günlerde uygulanan eğitimlerdir.

İş dışı eğitim, iş göreni işinin başından uzaklaştırarak işletme içinde ya da dışında gerçekleştirilen eğitsel çabalardır. İş dışı eğitim yöntemleri içinde önemli olarak kabul edilen bazıları aşağıda verilmiştir:

• Anlatma,
• Tartışmalı konferans,
• Seminerler,
• Kurslar,
• Gezi-Gözlem,
• T Grup Yöntemi (Duyarlık Eğitimi),
• Örnek Olay Yöntemi,
• Rol Oynama Yöntemi,
• İşletme Oyunu Yöntemi,
• Beklenen Sorunlar Yöntemi,
• Görsel-işitsel Eğitim Yöntemleridir.

Anlatma yönteminde, işletmede yetkili bir kimse belirli konularda geniş bir dinleyici kesimine bilgi verir. Bu yöntemde tek taraflı bir iletişim söz konusu olduğu için pek etkili değildir.

Tartışmalı konferansta ise konuşmacı önce konuya ilişkin kısa bilgi verir, daha sonra toplantıya katılanlar soru, görüş, eleştiri ve önerilerle tepkilerini belirtir.

Seminerler yönteminde işletmeler tarafından özellikle yüksek ve orta kademe yöneticileri çeşitli örgütlerce düzenlenen seminerlere katılmaları için yönlendirilirler. Böylelikle katılımcılar genel, mesleki veya teknik konularda bilgilerini tazelemek olanağı bulurlar.

Seminer dışında işletmeler çalışanlarını kurslara katılmaları yönünde de yönlendirebilirler. Kurslar, seminerlere göre daha uzun süreli eğitim çalışmalarıdır.

Gezi-gözlem yönteminde, işletme iş görenini benzer diğer işletmelere götürerek görgü ve bilgilerini arttırmayı, çalışma düzeni, koşulları ve tekniği hakkında gözlem yoluyla eğitimlerini amaçlar.

T grup yöntemi (duyarlık yöntemi), grup çalışması şeklinde uygulanan bir yöntemdir. Buradaki amaç bireylerin sadece davranış yapılarında olumlu etkiler yaratmaktadır. Grup tartışmasına katılan her üye hem kendisini hem de başkalarını, daha iyi anlamaya çalışır, güdülerini, duygularını analiz eder ve davranışlarının etkileri izler.

Örnek olay yönteminde ise soyut olaylar yerine somut olaylar üzerinde durulmaktadır. Bu yöntemdeki temel amaç, uzun bir tartışma içinde bir gerçek durumu ya da sorunu bütün ayrıntılarıyla bir gruba incelettirmek ve her olay tartışmasından sonra katılanları daha bilinçli düşünmeye, etkili karar almaya ve çözümler bulmaya yönelmektir.

Rol oynama yönteminde yetiştirme programına katılan adaylar arasından belirli bir grup seçilerek işletmede ortaya çıkma olasılığı olan bir sorunu, gerçekte kendileri işletmenin yöneticileriymiş gibi ele alıp, çözümlemeleri istenir.

İşletme oyunu yönteminde, adaylar küçük gruplara bölünerek bir işletmeyi belirli kurallar çerçevesinde sözde yönetmeleri istenir. Bir işletmeyi sözde yöneten kişiler kendilerine verilen verilere ve işletmenin politikasına göre kararlar alır ve diğer işletmelerle ilişki kurarlar. Böylelikle katılanlar gerçek iş yaşamına ve çevre ilişkilerine varsayımlara dayanarak alıştırır.

Beklenen sorunlar yönteminde, adaydan aslında var olmayan bir işletmedeki yöneticilerden birinin bir süreliğine işten ayrılması durumunda onun yerine işleri yürütmesi istenir.

Görsel-işitsel eğitim yöntemlerinde çalışanların eğitilmesinde işitmeli ve konuşmalı (teyp), görmeli (sessiz film, diapozitif), sesli ve resimli (film, televizyon) veya odio-motris denilen öğretme makinaları gibi çeşitli teknikler kullanılmaktadır.

Spor Tesis İşletmelerinde Yöneltme

Yöneltme fonksiyonu, astların uzun ve kısa dönemde etkili ve verimli bir şekilde çalışmalarını sağlamaya ilişkin yönetim fonksiyonlarının tümünü kapsamaktadır. Takım ruhunun geliştirilmesi, personelin iyi tanınması, görev kişiliği gelişmemiş kişilerin örgütten uzaklaştırılması, personel ve işletme arasındaki ilişkilerin yakından tanınması ve yöneticinin çevresine iyi örnek olması etkin bir yöneltme sisteminin koşullarıdır. Ayrıca, personelin devamlı teftiş ve denetim altında tutulması, yönetimde danışma sisteminin kurulması ve yöneticinin ayrıntı içinde boğulmamaya dikkat etmesi etkin bir yöneltme için önemlidir.

Yöneltmenin insan ihtiyaçları ve güdüleri ile bağlantılı olması nedeniyle işletme yönetimlerinin her insanın farklı bir ihtiyaç ya da güdünün etkisiyle davranışa yönelebildiğinin bilincinde olması gerekmektedir. Bu noktada insan doğasına ilişkin McGregor’un X ve Y kuramı ile Reddin’in Z kuramı dikkate alınmalıdır.

McGregor’un X ve Y kuramında liderlerin tavır ve inanç yapıları üzerine odaklanılmıştır. Liderlerin çoğunun, çalışanları ile ilgili iki tavır ve inanç yapısından birini kabul ettiklerini düşünmektedir (S: 57, Tablo 3.2).

Reddin kuramında McGregor’un kuramlarını birleştirilerek Z kuramı geliştirmiştir. Bu kurama göre; insanın doğuştan ne iyi, ne de kötü olduğunu savunulmakta ve koşullara göre her ikisine de yatkın olabileceğinin altı çizilmektedir.

Spor işletmelerinde, yürütme işlevi doğrultusunda gerçekleştirilen eylemlerin nedenlerinin araştırılmasına ilişkin olarak Maslow’un İhtiyaçlar Hiyerarşisi Kuramı ile Herzberg’in Çift Faktör Kuramı dikkate alınmalıdır.

İhtiyaçlar Hiyerarşisi Kuramında insanın fizyolojik, güvenlik, sosyal, saygınlık ve kendini gerçekleştirme ihtiyaçlarını gidermek amacıyla çeşitli davranışlarda bulunduğunu ileri sürülür. Herzberg’in Çift Faktör Kuramında ise insanların çalıştıkları ortama göre tatmin ya da tatminsizlik yaşadıkları ortaya konulmuştur.

Herzberg doyumsuzluğu önleyen faktörleri hijyenik ve doyuma ulaşmalarını sağlayanları ise motivatör olarak tanımlamıştır.

Spor Tesis İşletmelerinde Koordinasyon

Koordinasyon; bireyleri ve bireylerin oluşturduğu grupları, saptanan amaçların gerçekleştirilmesi için karar almada, faaliyetlerde ve fonksiyonlarda bir araya getirmektir. İşletmelerde kullanılan koordinasyon teknikleri şunlardır:

• İyi ve basit bir organizasyon yapısının kurulması,
• Plan ve programların uyumlaştırılması,
• İyi bir haberleşme düzeninin kurulması,
• Gönüllü koordinasyon,
• Gözetim yoluyla koordinasyondur.

Koordinasyon ile işletmenin verimliliği artar. Bu artışın sağlayacağı faydalar direkt olarak tüketicilere dolaylı olarak da personele yansır.

Spor Tesis İşletmelerinde Denetleme

Spor tesis işletmelerinde hazırlanan planlara bağlı olarak yürütülen işlerin gerektiği biçimde oluşturulup oluşturulmadığı denetleme fonksiyonu ile belirlenir. Denetim, konularına ve amaçlarına göre;

• Finansal,
• Uygunluk ve
• Performans denetimi olmak üzere üçe ayrılmaktadır.

Eğer bu üç denetim türü bir arada yürütülürse dördüncü bir denetim türü olan ekonomik denetim ortaya çıkar.

Spor Tesis İşletmelerinde Faaliyet Alanları ve Görevler

Spor tesisi içerisindeki faaliyet alanlarının ve görevlerinin uygun bir şekilde belirlenmesi tesis işletmesinin başarısına katkıda bulunmaktadır. Spor tesislerindeki bazı faaliyet alanları mali denetim, spor branşı, idari yapı, bütçeleme, bilgisayar işlemleri, müşteri memnuniyetidir. Her spor tesisinde tesisin büyüklüğüne göre yetkili bir tesis şefi ya da tesis memuru ile buna bağlı olarak görev yapacak yeteri kadar personel bulunur.

Kamuya ait tesislerde ya da özel spor tesis işletmelerinde etkinlik takvimi hazırlama, gişe yönetimi, temizlik, iletişim ve haberleşme, güvenlik ve ilk yardım gibi konular tesislerin sorunsuz biçimde işleyiş göstermesi için önemli noktalardır.

Spor tesisinin kim tarafından, ne zaman ve ne kadar süreliğine kullanılacağına dair planlama etkinlik takvimi ile belirlenir. Etkinlik takvimi içerisinde ön kayıt prosedürüne önem verilmelidir. Ön kayıt işleminin yasal hale getirilmesi kesin kayıt ile oluşturulur. Kesin kayıttan sonra iki taraf arasında geçerli olacak sözleşme hazırlanır.

Gişe yönetiminde dikkat edilmesi gereken konular;

• Tesisin fiziksel özellikleri,
• Oturma planları,
• Fiyat yapısı,
• Satış teşvik planları,
• Bilet satış sisteminin tipi ve
• Rezerve koltuklardır.

Bazı spor tesislerinde gişeler yerine ön bürolar bulunabilmektedir.

İletişim ve haberleşme, spor tesislerin başarılı biçimde faaliyetlerine devam etmeleri için gerekli olan bir diğer konudur. Mobil telefonlar, internet ağı ve çağrı cihazları gibi araçlar spor tesislerinde iletişim ve haberleşme için kullanılmaktadır.

Güvenlik ve ilk yardım, konusunda spor tesislerinde eğitimli ve profesyonel birimlerin bulunması oldukça önemlidir. Beklenmedik durumlar ortaya çıktığında yerine getirilmesi gerekli görevler ile ilgili bir el kitabının hazırlanması güvenlik ve ilk yardım konusunda fayda sağlayacaktır. Ayrıca tesis içerisine ve dışarısına katılımcılara yardımcı olacak işaretlerin yerleştirilmesi gerekmektedir.

Bakım, Onarım ve Temizlik: Kamuya ait spor tesislerinde bakım, onarım ve temizlik ile ilgili yapılacak işler Gençlik ve Spor Genel Müdürlüğü İşletme Yönetmeliği ile düzenlenmiştir. Spor tesisleri ister kamuya ait isterse de özel müteşebbise ait olsun bakım, onarım ve temizlik ile ilgili aşağıdaki konuların ele alınması önemlidir.

Günlük bakımlar şunlardır:

• Tesisin genel temizliği ve teknik bakımı,
• Tesiste mevcut spor alet, cihaz ve malzemelerinin bakım ve temizliği ve işler durumda muhafazası,
• Duş, musluk ve diğer sıhhi tesisatın kontrol edilmesi ve varsa arızalarının giderilmesi,
• Elektrik tesisatının kontrol edilmesi, varsa arızalarının giderilmesi,
• Tesiste bulunan eşyaların kontrol edilmesi ve gerekli hallerde onarımının yapılmasıdır.

Faaliyet öncesi bakımları şunlardır:

• Tesise faaliyet için monte edilen her türlü spor alet ve malzemelerinin kontrol ve bakımı,
• Aydınlatma, ısıtma, seslendirme ve skorboard gibi cihazların kontrol ve bakımıdır.

Faaliyet sonrası bakımları şunlardır:

• Faaliyette kullanılan tesisin genel bakımı,
• Her türlü araç-gereç, malzeme ve cihazların kontrolü,
• Hasarlı olan araç-gereç, malzeme ve cihazların onarımının yapılmasıdır.

Aylık bakımlar şunlardır:

• Küçük onarım işlerinin ikmali,
• Tesislerde mevcut tesisat ve cihazların kontrol, bakım ve onarımı,
• Tesise ait demirbaş araç-gereç ve malzemelerin kontrolü, onarımı ve değiştirilmesidir.