Ünite 8: Stratejik Değerlendirme ve Kontrol

Stratejik Değerlendirme ve Kontrol Kavramları

İşletmelerin hedefleri ve bulundukları yerden bu hedeflere ulaşmak için kullanacakları yolları planlamaları gerekmektedir. Planlama yapmak, hedeflere ulaşılacak yol ile ilgili varsayımlarda bulunmaktır. Planlamanın öngörülerden oluşması sebebiyle yapılan tüm planlamanın tam olarak gerçekleşmesi beklenemez. Sürecin bu şekliyle, kontrole ve değerlendirmeye ihtiyacı vardır. Yapılan planlamaların, uygulamaya konma aşamasında başarılı olup olmadığı, belirlenen hedeflere ulaşılmasında etkili olup olmadığı değerlendirme ve kontrol aşamalarında ortaya konur. Bir başka değişle, plan yapılan her durumda, bireyler, işletmeler, uluslar, stratejilere yönelik planlara ne oranda ulaşıldığının kontrol edilmesi ve sapmalarla karşılaşıldığında duruma müdahale edilmesi gerekir. İşletmeler dinamik sistemler olarak, çevreleri ile etkileşimli olduklarından değişim kaçınılmazdır. Bu sebeple, işletme stratejilerinin ne ölçüde gerçekleştirilebildiğini ortaya koymak için stratejik değerlendirme ve kontrol süreçlerinin yürütülmesi gerekmektedir. Böylece, oluşan aksaklıklar fark edilir ve düzeltme faaliyetleri gerçekleştirilebilir. Stratejik değerlendirme ve kontrol ilk olarak 1900 yıllarında Bilimsel Yaklaşım ile birlikte ortaya çıkmıştır. Başlangıçta, işletmenin iç ortamına odaklanan stratejik değerlendirme ve kontrolün odağı, giderek daha fazla dış ortam değerlendirmesine kaymaktadır.

Stratejik Değerlendirme ve Kontrol Sistemlerinin Yararları

Stratejik değerlendirme ve kontrol sistemlerinin faydaları şunlardır;

• İşletmenin kısa ve uzun dönem karlılıklarını dengelemek,

• Hedeflere ulaştıracak uygulamaları yönlendirmek,

• Uygulamaların takip edilmesi ve ölçülmesini sağlamak,

• Uygulamaların ölçümleri için alternatif yollar bulmak.

Stratejik Değerlendirme ve Kontrol Süreci

Stratejik değerlendirme ve kontrolün en temel iki sorusu vardır; “stratejiler planlandığı biçimde uygulanıyor mu?” ve “stratejilerin uygulaması sonucunda ortaya çıkan sonuçlar ulaşılmak istenen sonuçlar mıdır?” Bu sorulara verilen cevaplar, planlama aşamasına dönüt sağlar ve planlamalar bu dönütlere uygun olarak yapılır. Stratejik değerlendirme ve kontrol süreci; ölçüm yapılacak konunun belirlenmesi, standartların belirlenmesi, performansın ölçülmesi, “performans standartlara uygun mu?” sorusunun cevaplanması, cevap “hayır” ise uygulamanın sonlandırılması, cevap “evet” ise düzeltici faaliyetlerde bulunulması ve performans ölçümü aşamasına geri dönülmesi şeklinde gerçekleşir (S:154, Şekil 8.1).

Stratejik yönetim sürecinin her aşamasında, stratejik değerlendirme ve kontrol süreci uygulanabilir. Bu değerlendirmeyi yapan üst yönetim, işletmenin stratejik hedeflerinin ne ölçüde gerçekleştiği ile ilgili bilgi sahibi olur.

Stratejilerin İşletme Amaçları ile Uygunluğunun Değerlendirilmesi

İşletme stratejileri ile işletmenin amaçları arasında uyum olması esastır. İşletme stratejilerinin amaçlara uygunluğu; tutarlılık, uygunluk, yapılabilirlik ve fayda sağlama kriterlerine göre değerlendirilebilir.

Performansın Ölçülmesi

Ortaya konan uygulamalar sonucunda elde edilen çıktılar performans ve performansın ölçülebilmesi sayısal olarak ifade edilebilmesi olarak tanımlanabilir. Performans ölçümü, ürünlerin, hizmetlerin veya işlemlerin yerine getirilmesinde, görevlerin nasıl gerçekleştiğinin bir program dahilinde tarafsız olarak ölçülmesi yöntemidir. Stratejik değerlendirme ve ölçüm sürecinin bileşenlerinden biri olan performans ölçümü, ürünlerin, hizmetlerin veya işlemlerin yerine getirilmesinde, görevlerin nasıl gerçekleştiğinin bir program dahilinde tarafsız olarak ölçülmesi yöntemidir. Performans ölçümünün başarılı olabilmesi için etkili bir şekilde yürütülmesi gereken sürecin bileşenleri şunlardır;

• Ölçülecek performansın belirlenmesi,

• Ölçüm yöntemi ve ölçümlerin belirlenmesi,

• Ölçümler ve hedefler arasındaki ilişkinin doğru bir şekilde kurulması,

• Yapılan ölçümlerin geçerliliği,

• Sonuçların raporlaştırılması ve yönetime düzenli aralıklarla iletilmesi.

Kritik başarı göstergeleri, süreç içerisinde, sürecin başarısında önemli etkileri olan ya da sürecin başarısının göstergesi olan göstergelerdir. Performans ölçüm sisteminin başarısı, kritik başarı göstergelerinin etkili bir şekilde seçilmesine bağlıdır.

İşletmeler, performans ölçümünde; (a) işletmenin bir bütün olarak değerlendirilmesi ve (b) işletmenin belirli bölümleri ya da uygulamalarının ölçülmesi olmak üzere iki yaklaşım kullanırlar.

İşletmenin bütün olarak değerlendirilip performansının ölçülmesi, bölümler ya da bireylerin ya da yöneticilerin performanslarına bakılmaksızın, sadece işletmenin elde ettiği sonuçların değerlendirilmesidir. Paydaşlar açısından performans ölçümleri, işletmenin elde ettiği sonuçların hem işletmeye hem de paydaşlarına olan geri dönüşlerinin birlikte değerlendirilmesidir. Hissedarlar açısından performans ölçümü; işletme uygulamalarının rakiplerinden daha karlı olması ve işletmenin hisse senetlerinin piyasa değerinin yüksek olmasıdır. İşletmelerin bölümlerine yönelik performans ölçümleri; her birimin kendi stratejileri, planlaması ve bütçesi olduğu durumlarda, işletmenin bütününden ayrı olarak değerlendirmeye tabi tutulmasıdır.

Kurumsal başarı karnesi; işletmenin vizyonu ve stratejilerini, faaliyetleri ile ilişkilendiren, işletme içi ve dışı iletişimi geliştiren, işletme performansının stratejik hedefler ile uyumlu olarak izlemeye yönelik bir stratejik yönetim sistemidir. Kurumsal başarı karnesinde kullanılan performans ölçümleri; finansal ölçümler, müşteriler ile ilgili ölçümler, işletmenin iç ortamı ve iş süreçleri ile ilgili ölçümler ve işletmenin öğrenme ve yenilikçilik kapasitesi ile ilgili ölçümler olmak üzere dört tanedir. Kurumsal başarı karnesinin işletmeye faydaları şunlardır;

• Strateji ve sonuçlara odaklanmayı arttırır,

• Performansı geliştirir,

• Günlük uygulamalar ve örgüt stratejilerinin uyumluluğunu arttırır,

• Performans artışı için motivasyon sağlar,

• İşletmenin vizyon ve stratejilerinin somutlaşmasına yardımcı olur,

• Proje ve girişimlerin doğru bir şekilde öncelik sırasına konulmasını sağlar.

Düzeltici Faaliyetler

Stratejik değerlendirme ve kontrol sürecinin son aşamasıdır. Düzeltici faaliyet, üretim veya yönetim çalışmaları sırasında bir hata veya uygunsuzluk oluştuktan sonra, ortaya çıkan hata ve uygunsuzluğun düzeltilmesi için ve bir daha ortaya çıkmasının engellenmesi için yapılan çalışmalardır. Düzeltici faaliyetlerin doğru bir şekilde belirlenebilmesi için, stratejiden sapma nedenlerinin doğru bir şekilde belirlenmesi, kaynağın işletme içi mi işletme dışı mı olduğunun belirlenmesi, yönetimin hataya bakış açısının ve yönetsel yaklaşımların dikkate alınması gerekir. Bunlara ek olarak, düzeltici faaliyetler, işletmelerin yapı ve iklimi ile uyumlu, etik ve bulunduğu sektörde rekabet avantajını geliştirici nitelikte olmalıdır.

Alternatif Planlar

Alternatif planlar herhangi bir planlanan faaliyette ne gibi sapmalar olabileceğinin belirlenmesi için kullanılan sistematik bir yaklaşımdır. Alternatif planlamada amaç, işletme yönetiminin oluşabilecek önemli etkilere karşı hazırlıklı olmasını ve bu durumlarda kullanacakları alternatif çözümleri düşünmesini sağlamaktır.

Stratejik Kontrol Türleri

Stratejik kontrol türleri yapıldıkları zamana göre üç grupta toplanır;

• Geriye yönelik kontrol, işletmenin faaliyetleri tamamlandıktan sonra, yapılan çalışmaların ve ortaya çıkan sonuçların değerlendirilmesidir. Geriye yönelik kontroller; bütçe, finansal oran analizleri, denetimler ve amaçlar ve hedeflerdir.

• Eş zamanlı kontrol, olaylar gerçekleştiği anda müdahale etme imkanı sağlayan ve yönetime eş zamanlı olarak izleme ve raporlama imkanı sağlayan kontrol türüdür. Bu kontrol türü, sürekli üretim ile üretilen ve sonuçları zaman alan işlerde kullanılır.

• Bürokratik kontrol, işletme çalışanlarının davranışlarını, kurallar, prosedürler ve politikalar belirleyerek düzenler.

• Klan kontrolü, tüm çalışanlarda ortak davranışların oluşturulmasını amaçlar. Bu ortak davranışlar, işletmenin değerleri, yetenekleri, tarihçesi ve kültürü çerçevesinde belirlenir.

• Pazar kontrolü, ürün değerlendirmesinde, fiyat ve rekabetin eşzamanlı kontrolü için kullanılır.

İleriye yönelik kontrol, işler daha yapılmadan önce, bu işlerde kullanılacak girdilerin özelliklerinin belirlenmesi ve süreçte işlenecek bu girdilerin istenen niteliklere sahip olmasının sağlanması yoluyla yapılan kontrol türüdür. İleriye yönelik kontroller;

• işletmenin stratejileri ile ilgili tahminlerin geçerliliğine yönelik öncül kontrol;

• olasılığı düşük ama etkisi büyük beklenmedik durumlara yönelik özel durumlar için alarm kontrolü;

• bir stratejinin uygulamaya geçirilmesiyle bir süre faaliyetleri, yatırımları ve eylemleri içine alan uygulama kontrolü – iki türlü uygulama kontrolü vardır; (a) stratejik itme kuvveti uygulamak ve (b) mihenk noktası uygulamaları;

• işletme dışındaki ve işletmenin benimsediği stratejiyi etkilemesi olası olan bir takım olayların ya da değişkenlerin sürekli olarak takip edilmesine yönelik stratejik takip.

Etkili Bir Stratejik Değerlendirme ve Kontrol Sisteminin Kurulması

İletişim eksikliği, liderlik yapılmaması, plansızlık, pasif yönetim, motivasyon eksikliği ve kişilerin sahiplenmemesi ve stratejik yönetim sürecinin doğru yürütülememesi, stratejik yönetim uygulamalarında en sık görülen başarısızlık nedenleridir. En fazla görülen başarısızlık nedenleri şunlardır:

• İletişim eksikliği

• Liderlik yapılmaması

• Fikirlerin arkasında planların olmaması

• Pasif yönetim yaklaşımı

• Motivasyon eksikliği ve kişilerin sahiplenmemesi

• Stratejik yönetim sürecinin doğru yürütülememesi.

Etkili bir stratejik değerlendirme ve kontrol sisteminin özellikleri şunlardır;

• Ekonomiktir,

• İyi bir bilgi sistemi vardır,

• Yapılan faaliyetler anlamlıdır,

• Sisteme gelen bilgiler zamanında gelir,

• Gerçek ve doğru veri sağlar,

• Veriler doğru kişilere aksamadan ulaştırılır,

• Basit ve anlaşılır şekilde raporlaştırma gerektirir