Ünite 3: Tedarik Zincirinde Satın Alma ve Örgütsel İlişkiler

Satın Alma ve Tedarik

Tedarik zincirinin yapısal durumu ve ilişkileri anlamak için izlenebilecek ilk yol, satın alma ve tedarik etme ile ilgili kararları incelemek ve araştırmaktır.

Satın alma ve tedarik sözcükleri, genel olarak aynı anlamda kullanılmaktadır. Ancak tedarik kavramının satın alma kavramına göre daha geniş bir anlamı olduğunu altını çizerek söyleyebiliriz ve her durumda tedarik kavramın malların, üretim ya da satış için gerekli girdilerin ve hizmetlerin edinimini kapsadığını söyleyebiliriz.

Satın alma, maliyetler içinde önemli bir boyuta eriştiğinde kritik bir rol oynar. Satın alma işlemini maliyetler dışında önemli bir konuma getiren diğer nedenleri de aşağıdaki gibi sıralamamız mümkündür:

• Kısa dönemli fiyat dalgalanmaları,
• Moda ve yeniliklerin yarattığı belirsizliklerin nitelikli kararlar almayı gerektirmesi ve
• Nihai ürünler pazarında yüksek ölçüde rekabetin bulunması hali.

Günümüzün modern işletmelerinin ise daha çok stratejik önemi olan satın almaya doğru yöneldikleri gözlenmiştir.

Satın Alma Kararları: Satın alma işlemlerine ilişkin faaliyetler, aşağıda sıralayacağımız konuları yerine getirmek üzere yapılan alım kararlarını kapsamaktadır:

• Doğru ürünler (beklenen mallar/hizmetler)
• Doğru yer (istenilen yerde)
• Doğru Zaman (istenilen zamanda)
• Doğru fiyat (beklenen fiyatta)
• Doğru kalite (istenen kalitede)
• Doğru miktar (istenen kalitede)

Doğru Ürünler (Beklenen Mallar/Hizmetler): Müşterilerin beklenti ve ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan ve güvenilir niteliklere sahip ürün/hizmetler doğru olarak kabul edilir. Müşterinin doğru ürüne erişememesi memnuniyetsizlik demektir. Bu durum da müşteri kaybı, ürün iadelerinde artış ve ek maliyetler anlamına gelir. Ürün izleme, bilgilerin doğruluğu, hatasız teslim, hızlı lojistik doğru ürünün önemli göstergeleri olarak kabul edilmektedir.

Doğru Yer: Alım kararlarının verilmesinde ürün teslimatının nasıl, nerede ve ne zaman yapılacağına ilişkin ayrıntılı belgelerin ve talimatların hazırlanması oldukça önemlidir. Örneğin pek çok perakendeci, tedarikçilerine ürün teslimatı için merkezi dağıtım depoları ya da doğrudan mağazaya teslimat talimatı verir.

Doğru Zaman: Stokların gereksinim duyulan zamanda yerine ulaşmasını garanti altına almak etkin bir tedarik zincirinde temel ve en önemli konudur. Tam zamanında üretim (JIT) sistemleri tedarikçilerin ihtiyaç duydukları stoklara ihtiyaç duyulduğunda erişebilmesini sağlama düşüncesi üzerine kurulmuştur.

Doğru Fiyat: Alıcının katlanacağı maliyetler ve sonuçta elde edeceği kârlılık üzerinde, alımda doğru yerin bulunması ve bu sayede ürünlerin doğru fiyattan elde edilmesi önemli bir etki yaratır. Satın alma görevlilerinin ürünü doğru fiyatla elde edilmesini sağlamada iyi bir müzakere süreci becerisine sahip olmaları gerekmektedir.

Doğru Kalite: Müşteri ya beklediği kaliteyi açıklıkla belirtir ya da tedarikçinin bu tür bir yaklaşımla hareket edeceğini bekler. Müşteri için kalite göstergesini kapsayan bir diğer durum da, satın aldığı ürünün iadesi ya da yeniden sipariş vermesiyle ilgilidir. Doğru Miktar: Satın alma faaliyetlerini kapsayan altıncı doğru “doğru miktarda ürün tedarik etmektir”. Burada alıcıları ilgilendiren üç doğruya daha yer verilmiştir. Bunları; itibar, duyarlılık ve güvenilirlik kavramları olarak belirleyebiliriz.

Satın Almada Enformasyonun Önemi: Enformasyon satın alma yöneticileri için en önemli kaynaklardan biridir. Enformasyona ilişkin gereksinim duyulan unsurlar aşağıda belirtilen konuları kapsamaktadır:

• Fiyat
• Nitelik
• Teknik özellikler
• İşe ilişkin koşullar (tedarikçinin koşulları, ödeme şartları, teslim, satış sonrası destek, mülkiyet devri, sigorta vb.)

Satın Alma Sıklığı ve Satın Alma Faaliyetinin Sınıflanması: Satın alma sıklığı ile maliyetler, depolama ve müşteri hizmeti arasında anlamlı bir ilişki bulunmaktadır. Satın alma sıklığındaki artış sistematik alımlar ve tamamlamaya yönelik alımlarla süreklilik kazanır. Bu durum da satın alma sıklığını önemli bir değişken haline getirir. Başka bir deyişle sık yapılan alımlar müşterilerin satın alma eylemlerine süreklilik kazandıran bir durum yaratabilir.

Tedarikçi İlişkileri

Zincirde beklenen ve arzu edilen tedarikçi ilişkilerinin tesisi oldukça önemlidir. İşletme, temelde tedarikçilerinden beklentilerinin neler olduğunu açıkça biliyorsa istenen ilişkilerin gerçekleşmesi de sağlanabilir.

Alıcı-Tedarikçi İlişkileri

Değişkenler arasındaki etkileşimi araştıran bir model (Chapbell, 1985, s. 269) alıcı-tedarikçi ilişkilerinde karşılıklı anlayışın gelişimine önemli katkıda bulunmuştur. Model, alıcı-tedarikçi şebekesi ya da aslında bir tedarik zinciri şebekesi olarak tanımlanan ilişkileri kapsama alarak genişletilebilir. Uluslararası Pazarlama ve satın Alma (IMP) modeli, tüm zinciri kapsar ve tedarik zincirinde dengeleyici bir rol üstlenir. Model bir imalatçı kanalında ilk üretimden nihai kullanıcılara kadar giden (uzanan) genişletilmiş bir “kanal” içindeki bireysel ilişkilerin durumunu tanımlamaya çalışır.

Tedarik zincirinde ilişkilerin süreklilik açısından birbirinden farklı altı türü bulunmaktadır. Bunları aşağıdaki gibi sıralayabiliriz (Cooper ve Gardner 1993):

• Tarafların bağımsız ve eşit koşullardaki ilişkileri
• Birinin diğeri üzerinde hâkimiyeti olmayan ilişkiler
• Ulusal müşterilerle ilişkiler
• Stratejik işbirlikleri
• Ortak girişimler
• Dikey bütünleşme

Tedarikçi İlişkilerinde Yaklaşımlar: Tedarik zinciri boyunca verimli bir şekilde bilgi ve malzeme akışının yönetimini sağlamak tedarik zincirini oluşturan taraflar arasında etkin bir ilişki oluşturulmasına bağlıdır. Tedarik zinciri yönetimi ile ilgili kritik faaliyetlerden en riskli olan halka, ilişki yönetimidir. Tedarik zincirinin herhangi bir hattındaki zayıf ilişki tedarik zincirinin bütününde önemli sorunlara neden olacaktır.

Tedarik Zincirinde İlişki Türleri : Tedarik zincirinde ortaklıklar ya da işbirliklerine ilişkin ilişkilerin bir kısmı ya da tamamında aşağıdaki özelliklerin bulunduğu gözlenir.

• Bilgi paylaşımı
• Güven
• Eşgüdümlü planlamaya dayalı anlaşmalar
• Risklerin paylaşımı
• Karşılıklı avantajların (çıkarların) varlığı
• Bağımsızlığın tanınması
• Bütünleşik süreçler
• Kültür, beceri ve anlayış paylaşımı
• İşlemlerde karşılıklı şeffaflık

Tedarikçi Şebekelerinin Oluşturulması: Günümüzde tedarikçi şebekelerinin oluşturulması konusunda literatürde kapsamlı çalışmalar bulunmaktadır. Şebeke (network) teorileri işletme içindeki ilişkilerin açıklanmasında potansiyel bir yöntem ve yol gösterici olarak kabul edilir. Şebeke ile ilgili literatürün ortaya koyduğu gerçek, terimlerin hem terminolojik hem de kavramsal olarak tam bir belirsizlik içinde bulunduğudur. Szarka (1990) ve Johannnison (1987) üç tür şebeke tipi ortaya koymuştur; bunlar:

• Ticari olarak değişim etkinliği yapan işletmeler arasındaki üretim şebekeleri,
• Dostluk ve güvene dayalı bireysel şebekeler ve
• Sosyal ağlara, toplumsal bağlılıklara ve ortak değerlere uyuma dayalı sembolik şebekelerdir.

Dış Kaynak Kullanımı: İşletmelerin birleşme yönündeki eğilimlerinde görülen azalma yeni bir seçenek olarak dış kaynak kullanımı yönteminde artışa neden olmuştur.

Dış kaynak kullanımı, firmanın asıl faaliyetleri(temel yetenekleri) dışında kabul edilen mal ya da hizmetlerin bağımsız olarak satın alınmasını tanımlamada kullanılan bir deyimdir. Bu durum ilişkisel yönetim becerilerini gerektiren kendine özgü bir bağımlılık eğilimine yönelim (ana işle tali işleri yapanların ayrılması şeklinde) demektir.

Bu konudaki çalışmalara bakıldığında, bir işletme için hangi işlerin asıl, hangilerinin tali sayılacağı (ana faaliyetdestekleyici faaliyet ayırımı) konusunun en önemli sorunu oluşturduğu görülmüştür.

Dış kaynak kullanımı maliyet avantajı elde etmek için izlenen ve bazen de gelişen teknolojilere yetişememe ya da modası geçmiş teknoloji içinde sıkışıp kalmaktan korunma anlamına da gelmektedir.

Dış kaynaklardan yararlanma stratejisi kararı, işletmenin var olan tedarik zinciri becerilerinin ve uzmanlık kapasitesinin analiz edilmesiyle başlar.

İşletme dışı iş ortaklarının sunabilecekleri üç olası avantaj söz konusudur:

• Ölçek-İşletme dışı iş ortakları daha fazla kullanım oranına sahip geniş müşteri kitlesi ve düşük birim maliyet avantajına sahip olmaları nedeniyle hizmetleri daha ucuza sağlarlar. Ayrıca bu tarz işletmeler üretim miktarının herhangi bir imalat kapasitesi yatırımı yapılmadan hızlı bir biçimde arttırılmasında fayda sağlarlar.
• Kapsam-Yeni pazar ve yeni coğrafyalara açılma isteğinde olan işletme için dış kaynaklardan yararlanma yeni bölgelere erişim olanağı sağlarlar
• Teknolojik uzmanlık-Dış kaynaklardan yararlanma ile işletmenin içsel olarak geliştirmesi gereken ve önemli yatırım harcamaları gerektiren üretim ya da süreç teknolojilerinde uzmanlaşma elde eder.

Tedarikçi Ortaklıkları ve İşbirlikleri

Tedarik zinciri yönetimi ilişkilerinde sıklıkla kullanılan ortaklıklar ve işbirliklerinin ne anlam ifade ettiğinin anlaşılmasında söz konusu terimlerini tanımlarının ortaya konması son derece önemlidir. Bu nedenle aşağıda her iki kavramı ayrıntılı olarak açıklamaya çalışacağız.

Ortaklıklar ve İşbirlikleri Terimlerinin Tanımı: Tedarik zinciriyle ilgili olarak literatürde son zamanlarda ortaklık yaklaşımına duyulan ilgi oldukça yüksektir ve yazarlar ortaklıkların stratejik yapılarından sıkça söz etmektedirler. Ortaklıklar genellikle, tedarik zincirinin farklı aşamalarında iki ya da daha fazla farklı türde işletme arasındaki ilişkileri kapsamaktadır.

Tedarikçi Ortaklıklarının Oluşturulması: İşletmeler, tedarikçileriyle stratejik ortaklıklar tesis ederek pazarda daha hızlı ve daha etkin bir biçimde yeni ürünler elde edebilirler. Bu amaçla, tedarikçi ortaklıklarında iki boyutun önemi vurgulanmaktaydı. Bunlardan birincisi, ürün geliştirme sürecinin zamanlaması, ikincisi ise, tedarikçiler arasındaki rekabetin derecesidir.

Stratejik İşbirlikleri: Tedarik zinciri içindeki ilişkiler çoğunlukla stratejik ortaklıklar, operasyonel ortaklıklar ve kısa dönemli ve belirli fırsatlara dayalı geleneksel ortaklıklardan oluşan üç farklı şekilde sınıflanmaktadır.

Tedarik zincirinde başarı yaratan sekiz değişkene değinilmektedir. Kanter(1994), s.100, başarılı bir birliktelik yaratmanın söz konusu sekiz değişkenini İngilizce baş harfleri olan “8 – I (Individual exellence, Importance, Interdependence, Investment, Information, Integration, Institutionalization, Integrity)” ile belirlemiştir. Liste stratejik işbirliklerinin belirleyici değişkenlerini ve özelliklerini ortaya koymaktadır. Zincirdeki işletmeler işbirliği avantajı olarak ifade edilen bu kavramları başarırlarsa gerekli tüm kriterleri de karşılamış olurlar.

Tedarik Zincirinde Bütünleşme

Tedarik zincirinde bütünleşme, nihai ürünün üretilmesi, dağıtılması ve desteklenmesinde toplam başarım düzeyini optimize etmek için birlikte çalışan, müşteri ve tedarikçilerin oluşturduğu birlik olarak tanımlanabilir. Zincir içerisindeki bağımsız şirketler gönüllülük temeli içerisinde birbirilerine sadece güven, paylaşılan amaçlar ve belirli sözleşmelerle bağlı olmalarına rağmen bu bütünleşmede yer alan katılımcıları dikey olarak bütünleşmiş büyük bir örgütün bölümleri olarak düşünmek yararlı olacaktır.

Bütün tedarik zincirleri bir dereceye kadar bütünleşiktirler. Bütünleşmeyi arttırmadaki amaçlardan bir tanesi, zincirin bütününün performansını optimize etmek için tedarik zincirinin ihtiyaçları konusunda her katılımcının ilgili kaynaklarının koordine edilmesi ve bunların üzerine odaklanılması gereğidir.

Tedarik Zincirinde Bütünleşmeyi Arttıran Faktörler:

• Artan maliyet rekabeti: İçsel operasyonlarda elde edilen önemli gelişmeler imalatçıları tedarik zincirlerinde etkinliği ve sinerjiyi arttırarak maliyet azaltan yöntemleri bulmaya zorlamaktadır.
• Daha kısa ürün yaşam süresi: Örneğin kişisel bilgisayarlar bir yıldan daha az ömürlü olmakta ve model değişikliğinde yeni eğilim daha kısa yaşam süresine doğru gitmektedir.
• Daha hızlı ürün geliştirme süreci: Şirketler rekabet ortamında ürün geliştirme çevrim süresini azaltmak zorunda kalmaktadırlar. Böylece yeni ürünün rakiplere oranla daha erken tanıtımı daha geniş bir pazar payı ile maliyetleri hızlı bir biçimde düşerek birim satışlardaki artışla rekabet üstünlüğü sağlanabilir.
• Ürün sunumlarının küreselleşmesi: Müşteriler kendi özel ihtiyaçlarını karşılayacak çok değişik çeşitlerde ürünleri dünya çapında artan bir şekilde talep etmektedirler
• Daha yüksek kalite.

Tedarik Zinciri Bütünleşmesinde Karşılaşılan Sorunlar: Tedarik zinciri yönetimi teorik açıdan anlaşılabilir bir açıklığa sahipken uygulamada çeşitli zorluklar söz konusu olabilir.

• Talebin yanlış tahmin edilmesi
• Değişken pazar ve talep modelleri
• Bilgi paylaşımındaki isteksizlik
• Büyük baskın müşteriler tarafından yapılan zorlamalar
• Monopol haline gelmiş tedarikçilerin direnişi
• Yönetim tarz ve yaklaşımları
• Zayıf ve güvenilirliği düşük dağıtım performansı
• Global/uzun mesafe tedarikçiler ve/veya pazarlar
• Değişime karşı direniş
• Bilgi/kaynak eksikliği olarak belirtebiliriz.