Ünite3: Hasta Dosyaları Arşivi

Giriş

Sağlık kurum ve kuruluşlarında, özellikle dehastanelerde hasta dosyaları arşivi (tıbbi arşiv-tıbbibelgeleme merkezi) hastanelerin en önemli bölümlerdenbirisini oluşturmaktadır.

Hasta dosyaları hastaya verilen tıbbi bakımve tedavi hizmetinin kanıtı özelliğindedir. Hastadosyaları ve tıbbi kayıtlar, doktor ile hastanın bakımınıüstlenen diğer sağlık çalışanları arasındakifonksiyonel ilişkiyi gösterir. Hasta dosyaları hastayaverilen tıbbi bakım ve tedavi hizmetinin kalitesinideğerlendirilmede kullanılabilecek önemli birkaynaktır. Bu nedenle, hasta dosyalarının hasta vehasta bakımı, doktor, hastane yönetimi, halk sağlığı,adli tıp, tıbbi araştırmalar, bilimsel çalışmalar vetıbbi bakımın değerlendirilmesi açısından çok önemlidir.

Hastadosyaları arşivinin etkin çalışabilmesi ve istenilenfaydanın elde edilebilmesi için; hasta indeksleri bölümü,eksik dosyalar bölümü, dosyalama bölümü,tıbbi sekreterlik bölümü, kodlama bölümü, tıbbiaraştırma bölümü, haberleşme bölümü ve danışmabölümü gibi fonksiyonel bölümlerin bulunmasızorunludur.

Konu ile İlgili Temel Kavramlar

Tıbbi Belge, Tıbbi Belgeleme:İnsan sağlığını ilgilendiren konularda yapılançalışmalar sonucu elde edilen bilgileri düzenli birbiçimde kapsamına alan belgelere tıbbi belge denir.İnsan sağlığı ile ilgili olarak yapılan çeşitli çalışmalardanelde edilen bilgileri düzenli bir biçimdekapsamına alan belgelerin bilimsel kurallarave ilkelere uygun olarak toplanması, yeniden düzenlenmesi,saklanması ve gereği halinde hizmetesunulması ile ilgili işlemlerin hepsine birden tıbbibelgeleme denir.

Tıbbi belge belgelenmiş tıbbi bilginin adıdır.Tıbbi belgeleme ise, tıbbi belgelerin toplanması,düzenlenmesi, saklanması ve tekrar yararlanılmasınayönelik işlemlere verilen addır.

Hasta Dosyası ve Hasta Dosyaları Arşivi*:* Sağlık kurum ve kuruluşlarına başvuran hasta,yaralı, hamile ve kontrole gelen kişilerin sağlıkkurumlarında kaldıkları süre içerisinde teşhis,tedavi ve bakımları ile ilgili olarak yapılan çalışmalardanelde edilen bilgileri kapsamına alan belgelerinbilimsel kurallara uygun olarak düzenlenmesisonucu elde edilen belge topluluğuna hastadosyası adı verilir.Sağlık kuruluşlarına başvuran hasta, yaralı, hamileve kontrole gelen kişilerin sağlık kuruluşlarındakaldıkları süre içerisinde teşhis, tedavi ve bakımlarıile ilgili olarak yapılan çalışmalardan elde edilenhasta dosyalarının bilimsel kural ve standartlarauygun olarak toplandığı, düzenlendiği, saklandığıve hizmete sunulduğu birimlere hasta dosyalarıarşivi denir.

Arşiv: Kurumların, gerçek ya da tüzel kişilerin faaliyetlerisonucu oluşan belgeleri toplayan, düzenleyen, saklayanve tekrar hizmete sunulmasını sağlayan kurumlar;belgeleri barındıran yerler olarak tanımlanmıştır.Değişik arşiv çalışmalarını yürüten, yöneten vearşivcilik alanında özel eğitim almış kişiye arşivcidenir.

Hasta Dosyaları Arşivlerinin Bölümleri

Sağlık kurumunun hangi noktasında olursa olsun hastayla ilgili olarak yapılan bütün çalışmalardanelde edilen bilgiler hasta dosyasına yansıyabiliyorsa ve bu dosyalar hasta dosyaları arşivlerinde bilimselkurallara uygun bir biçimde düzenlenip hizmete sunulabiliyorsa, ancak o zaman gerçek anlamda hastabakımından söz etmek mümkün olabilir.Hastanenin büyüklüğüne ve özelliğine göre o hastanede oluşturulacak arşivdeki bölümlerin sayısı değişebilir.

Yatak sayıları daha fazla olan ve poliklinik hasta sayısı oldukça fazla olan sağlık kurumları özellikle üniversiteve eğitim araştırma hastanelerinde; hasta dosyalarıarşivlerinin daha fonksiyonel bir hizmet verebilmeleriiçin, bünyelerinde bazı bölümlere yer vermelerive hem fiziksel hem de fonksiyonel olarak bölünmelerigerekir.

Eksik Dosyalar Bölümü*:*Sağlık kurumu içerisindeki diğer bölümlerle veözellikle doktorlarla yakın bir işbirliği içerisindeolan bölümlerden birisi de “Eksik Dosyalar” bölümüdür.Eksik dosyalar bölümü, hasta kabul merkeziile devamlı olarak iletişim halinde çalışmakzorundadır.Yatan hastalara yapılan bütün işlemlere ait kayıtlar,belgeler tamamlanıncaya ve özellikle çıkışözetleriyle ilgili bütün çalışmalar sona erinceye kadar,dosyalar eksik dosya adı altında bu bölümdebekletilirler.Dosyaların düzenlenmesi ve eksikliklerinin tespitedilmesi eksik dosyalar bölümünün önde gelensorumlulukları arasındadır.

Hasta İndeksleri Bölümü*:*Hastaya ait bilgilerin korunması ve yeniden düzenlenmesinikolaylaştırmak için iki önemli araçkullanılır. Bunlar hasta dosyaları ve indekslerdir.İndeksler, hasta indeksi, hastalık ve ameliyat indekslerive doktor indeksleri olarak üçe ayrılır.

· Hasta İndeksi, hastaneler veya diğer sağlık kuruluşları tarafından kabul edilen bütün hastalar için kullanılır. Sağlık kuruluşu tarafından kabul ve tedavi edilen her hasta için tıbbi sekreter tarafından bir indeks kartı hazırlanır.

· Tıbbi Sekreterler Bölümü: Elle yazılmış veya diktafonlara dikte edilmiş çıkış özeti, ameliyat notu ve sağlık raporu gibi, hasta ile ilgili çeşitli belgelerin ve özel formların yazılması ve yazılanların ilgili dosyalara konulması ayrıca işi biten dosyaların dosyalama bölümüne gönderilmesi tıbbi sekreterler bölümünün başlıca görevidir.

· Kodlama ve İstatistik Bölümü: Hastalık ve ameliyatların sınıflandırılması ve bunlara ait indekslerin hazırlanması için hastanelerin ihtiyaçlarına göre hastane yöneticisi, arşiv yöneticisi ve arşiv komitesi üyeleri uygun bir sistem seçerler. Kodlama bölümünde, seçilen sınıflandırma sisteme göre hastalık ve işlemlerin kodlaması yapılır.

· Hastalık ve Ameliyat İndeksleri: Aynı türde hastalık ve ameliyat geçiren hastaların dosyalarına kolayca ulaşarak, bunların çeşitli amaçlar için kullanılmasını kolaylaştırmak üzere hasta dosyaları arşivlerinde kullanılan indekslerdir. Bu indeksler, hastane yönetimi tarafından belirlenen, hastalıkların uluslararası sınıflandırma sistemlerinden birine göre hasta dosyaları arşivinde oluşturulur.

· Doktor İndeksi: Her doktor için ayrı bir indeks kartı oluşturularak o doktorun tedavi ettiği hastalarla ilgili bilgilerin yazıldığı indekslerdir. Doktor indeks kartlarına hastanın ad ve soyadı, dosya numarası ve tedavi sonucu kaydedilir.

· Dosyalama Bölümü: Hasta dosyalarının, arşivde belirli sistemlere göre raflara sıralanmasını, istenilen dosyaların raflardan alınarak ilgililere zimmet karşılığında teslim edilmesini ve işi biten dosyanın tekrar raflarda saklanmasını ve korunmasını sağlayan bir bölümdür.

· Tıbbi Araştırmalar Bölümü: Bu bölüm, sağlık kurumunda görev yapan doktor, hemşire, sağlık çalışanı ve öğretim üyelerinin bilimsel araştırma yapmalarına imkân sağlar. Bu özelliği nedeniyle bir kütüphane ve araştırma merkezi olarak düşünülebilir.Bu bölümün özellikle dosyalama bölümü ve kodlama bölümü ile yakın bir işbirliği vardır.

· Haberleşme Bölümü: Sağlık kurumlarında tedavi edilen hasta ve yaralılara ait belgeler diğer sağlık kurumları, aile doktorları, sigorta şirketleri ve savcılıklar tarafından sık başvurulan kaynaklardır.

Hasta Dosyaları Arşivinin MimarîÖzellikleri

Hasta dosyaları arşivinin yeri, hastanenin kurulması planları sırasında tespit edilmeli ve gerekli planlamalaryapılmalıdır. Planlama aşamasında hastane idarecisi, arşiv komitesi üyeleri ve mimarlar görevalmalıdır.

Etkin Bir Arşivcilik İçin Gerekli Olan Genel Özellikler: Verimli bir arşiv hizmeti sunabilmek için aşağıdakihususlara dikkat edilmelidir.

· Havalandırma, aydınlatma ve ısıtma

· Rahat ve verimliliklerini artıracak bir ortam

· Arşivde güney-güneybatı yönünde çalışma yerleri,

· Kuzey-kuzeydoğu yönünde depolar

· Arşivin kontrollü geçiş ve güvenliği

· Arşiviniklimlendirme sistemi ve koruması

· Hasta dosyalarının bulunduğu bölümlerde ısı ve rutubet kontrolü

· Arşiv depoları dezenfekte edilmesi

· Rafların paslanmaz çelik yapılmalıdır. Raflarpasa, manyetik etkileşmeye ve yangına dayanıklıboya ile boyanmış olmalıdır.

· Yangın, hırsızlık, su baskını, tozave her türlü hayvan ve haşaratın zararlarınakarşı gerekli tedbirler alınması

· Yangın tehlikesine karşı ısı ve duman detektörleri

Hasta Dosyaları Arşivinin Yönetim Yapısıve Organizasyonu

İyi bir yönetim yapısı arşiv çalışmalarını düzenleyecek ve çalışanlarınmotivasyonlarını artıracaktır.

Üniversite Hastanelerinde Hasta Dosyaları Arşivinin Yönetim Yapısı ve Organizasyonu: Üniversitelerdeki hasta dosyaları arşivlerinde yönetimden sorumlu bir arşiv müdürü vardır. Arşiv müdürünebağlı en az bir tane arşiv müdür yardımcısı ve müdür yardımcısına bağlı olarak çalışan her bölümünbir sorumlusu vardır.Hasta dosyaları arşiv müdürü, hastane başmüdürüne, başmüdür ise hastane başhekimine bağlı olarakçalışır. Organizasyon şeması için kitabınızın 3. Bölümündeki 73. sayfayı incelemeniz gerekmektedir.

Sağlık Bakanlığı’na Bağlı Hastanelerdeki Hasta Dosyaları Arşivinin Yönetim Yapısı ve Organizasyonu: Sağlık Bakanlığına bağlı hastanelerde bulunan hastadosyaları arşivi, arşiv sorumlusu tarafından yönetilmektedir.Hasta dosyaları arşiv sorumlusu idari mali işler müdüryardımcısına, müdür yardımcısı idari ve mali işler müdürüne,müdür ise hastane başhekimine / hastane yöneticisinebağlı olarak çalışmaktadır. Tıbbi istatistik, dosyalama, tıbbisekreterlik, hastane indeks ve eksik dosyalar bölümü ise hastadosyaları arşiv sorumlusuna bağlı olarak çalışmaktadır. Organizasyon şeması için kitabınızın 3. Bölümündeki 73. sayfayı incelemeniz gerekmektedir.

Özel Hastanelerde Hasta Dosyaları Arşivinin Yönetim Yapısı ve Organizasyonu: Özel hastanelerde, muayene, teşhisve tedavi amacıyla başvuran hasta, yaralı, acilve adli vakalar ile ilgili olarak yapılan tıbbi ve idariişlemlere ilişkin kayıtların, düzenlenen ve kullanılanbelgelerin toplanması ve bunların müteakipbaşvurular ile denetim ve adli mercilerce her istenildiğindehazır bulundurulması amacıyla tasnif vemuhafazaya uygun bir merkezi tıbbi arşiv kurulmasızorunludur. Bu anlamdahizmet verilen hasta ve yaralılara ait tıbbi belgelerinve hasta dosyalarının saklanabilmesi için merkezibir arşiv kurulması zorunluluğu getirilmiştir.Özel hastanenin tıbbi kayıt ve arşiv sisteminioluşturmak ve kayıtların düzenli ve doğru birşekilde tutulmasını sağlamak görevi doğrudanMesul Müdüre verilmiştir. Hasta dosyaları arşivsorumlusu mesul müdüre bağlı olarak çalışmaktadır.

Hasta Dosyaları Arşivlerinde UygulananÖrgüt Modelleri

Hasta dosyaları arşiv sisteminin belirlenen hedeflereulaşması, planların gerçekleştirilmesi dolayısıyladüzenli, sağlıklı ve verimli işlemesi için öncelikleamaca uygun olarak örgütlenmesi gerekir.Uygulamada örgütlenme modeli olarak iki temelmodel kullanılmaktadır.

· Merkezi Örgüt Modeli:Hasta dosyaları arşivlerinden istenilen verimliliğin elde edilebilmesinde önerilen model arşivin merkezi olmasıdır. Bu sistemde, hasta dosyalarının tamamı merkezi hasta dosyaları arşivinde bulunur. Dolayısıyla, hastanede bir tek arşiv bulunur.

· Birimleri Esas Alan Örgüt Modeli: Bu tür örgütlenmede hasta dosyaları her kliniğin kendi arşivinde saklanır ve buradan hizmete sunulur. Dolayısıyla bu sistemde klinik sayısı ile orantılı olarak hastanede çok sayıda birim veya klinik arşivi bulunur. Hasta dosyalarının numaralanması ve sıralanması yöntemleri ile örgütlenme modelinin uyumluluk göstermesi ve birbirini desteklemesi gerekir.Bu sistemde hastanın o hastanede bir dosyası, hastanenin ise bir merkezi arşivi vardır. Bu sisteme bir dosya bir arşiv sistemi denildiği gibi “Tek Dosya ve Merkezi Hasta Dosyaları Arşiv Sistemi” de denilmektedir. Bu sistem özellikle üniversite hastanelerinde başarılı bir şekilde uygulanmaktadır.

Hasta Dosyaları Arşivinin Temel Ögeleri

Hasta dosyaları arşiv sisteminin etkin ve verimli çalışabilmesi için gerek kurulması aşamasında gereksekurulduktan sonra bazı temel özelliklere sahip olması gerekir. Bu özellikler:

· İnsangücü: Görev alacak personelin nitelik ve nicelik olarak yeterli olması gerekir.

· Merkezi Yerleşim Alanı:Hasta dosyaları arşivinden hastanenin bütün bölümlerine rahat bir şekilde ve en kısa sürede ulaşılması merkezi bir konumda olması beklenmektedir.

· Yeterli Mali İmkânlar:Hasta dosyaları arşivlerinde de verimli bir çalışma ancak yeterli mali imkânların olması, gerekli malzeme ve cihazların varlığı ile mümkün olabilir.

· Arşiv Komitesi:Hastanedeki tıbbi birim başkanları veya temsilcileri ile hasta dosyaları arşivi yöneticisinin katılmasıyla oluşturulur. Hastane yöneticisi veya görevlendirdiği kişinin başkanlığında çalışır.

· Hasta Dosyaları Arşivinin Diğer Ünitelerle Fonksiyonel İlişkileri:Hasta dosyaları arşivinin hastanenin bütün poliklinik, klinik ve diğer tıbbi birimlerle ve idari birimlerle yakın ve yoğun bir iletişimi vardır. Arşivin fonksiyonel ilişkisi sadece hastane içindeki ünitelerle de sınırlı değildir. Diğer hastaneler, resmi ve özel kurumlar, adli makamlar, hasta ve hasta sahipleri ile de yoğun bir iş ilişkisi vardır.