Ünite 2: Toplantı Öncesi Planlama

Toplantı Öncesi Planlama

Türüne ve ölçeğine bakılmaksızın genel olarak bir toplantının planlama süreci sekiz temel aşamayı kapsamaktadır. Bunlar; toplantı amaçlarının ve hedeflerinin belirlenmesi, toplantı gündeminin hazırlanması, görevlerin tanımlanması ve organize edilmesi, toplantı katılımcılarının ve toplantı katılımcı sayısının belirlenmesi, toplantı programının planlanması, bütçeleme, toplantılar için turistik bölge ve toplantı mekânı seçimi ve toplantı oturum düzeninin belirlenmesidir.

Toplantıların zaman kaybına yol açmadan verimli ve başarılı bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamak için toplantı öncesi planlama aşamasında toplantı amacının belirlenmesi gerekmektedir. Toplantı amacı belirlenirken uyulması gereken ilkeler aşağıdaki şekilde ifade edilebilir (Mısırlı, 2013):

• Toplantı amacı açık, seçik ve herkes tarafından anlaşılır olmalıdır.
• Toplantı amacı gerçekçi olmalıdır.
• Toplantı amacı yazılı bir şekilde oluşturulmalıdır.
• Toplantı amacı tüm katılımcılara duyurulmalıdır.

Toplantı gündemi, bir toplantı rehberi olarak görülmektedir ve toplantı süreci için bir odak noktası sağlamaktadır. Hazırlanacak toplantı gündeminde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir (Gaines, 2016):

• Toplantıyı düzenleyen kurumun adı
• Toplantı tarihi ve saati
• Toplantının gerçekleşeceği yer (Toplantının gerçekleşeceği yer, video-konferans ve online toplantılar için giriş ve bağlanma bilgileri)
• Toplantının amacını açıklayan kısa bir bilgilendirme özeti
• Toplantıda tartışılacak konu başlıkları
• Toplantıda tartışılacak konuların sıralaması
• Eğer mümkünse her bir gündem maddesi için ayrılacak süre belirtilmelidir.

Amaçların belirlenmesinin ardından toplantı öncesi planlama aşaması; görevlerin tanımlanması, tanımlanan görevlerin mantıklı ve anlaşılabilir şekilde organize edilmesi ve zaman çizelgesi içerisinde sistematik biçimde programlanmasını içermektedir.

Bu aşamada öncelikle toplantı organizasyonu kapsamında toplantı programının belirlenmesi, bütçenin hazırlanması gibi çeşitli personel tarafından yerine getirilecek görevler tanımlanmaktadır. Görev alanları ve çeşitli aktiviteler belirlendikten sonra, belirlenen bu alanlar ve aktiviteler iş paketleri içerisinde ayrılır, böylece bir iş döküm şeması hazırlanır. İş döküm şeması, toplantının hazırlanmasında yerine getirilecek görevler ve yapılacak işlerin hiyerarşik olarak daha küçük parçalara ayrılmasıdır. İş döküm şemasında, toplantı organizasyonunda çeşitli aktivitelerden sorumlu organizasyon, tedarikçiler ve bireyler ile bu aktivitelerin tamamlanması için gerekli tahmini süre tanımlanır.

Toplantı katılımcı sayısının belirlenmesinde temel kriterlerden biri toplantı türüdür.

Toplantı Programının Planlanması

Toplantı programının oluşturulmasında, öncelikle toplantının genel süresi ve uzunluğu belirlenmektedir. Ayrıca büyük ölçekli toplantılarda toplantının genel süresinin yanı sıra toplantı süresince düzenlenecek oturumların uzunluğu da belirlenmektedir. Bu kapsamda toplantı oturumları, paralel oturumlar arasındaki kahve molaları, katılımcıların boş zamanları ile toplantı öncesinde ve sonrasında düzenlenecek sosyal aktiviteler planlanmakta ve toplantı programı içerisinde bir araya getirilmektedir.

Program bileşenleri dört temel alanı içermektedir. Bu alanlar; toplantı oturumları, yiyecek ve içecek hizmetlerinin sunumu, sergiler ve ticari gösteriler ile boş zaman ve sosyal aktivitelerdir.

Bütçeleme

Toplantının kâr amacı gütmeyen bir dernek, üniversite veya kurum tarafından mı yoksa bir şirket tarafından mı organize edildiği kongre bütçesinde ve finansmanında çeşitli farklılıklar oluşturmaktadır. Bu farklılıklar aşağıda açıklanmıştır (Rogers, 2008: 179-180; McCabe vd., 2000: 345-346):

• Şirketler pazarında toplantı bütçesi, toplantıyı düzenleyen şirket tarafından hazırlanır. Toplantı bütçesi her etkinlik için ayrı olarak hazırlanabileceği gibi düzenlenen bir dizi etkinlik için şirketin toplam bütçesinden de tahsis edilebilir. Hazırlanan bütçe, etkinliğin planlanması, tutundurulması ve etkinlik süresince faaliyetlerin yürütülmesine ilişkin maliyetler kadar toplantı katılımcılarının maliyetlerini de kapsayacak şekilde hazırlanmaktadır.
• Kâr amacı gütmeyen sektörler için toplantılar, üye katılımcılardan sağlanan ücretler nedeniyle gelir yaratıcı etkinlikler olarak görülmektedir. Katılımcılardan sağlanacak katılım ücretleri göz önünde bulundurularak, toplantı etkinlikleri kendi maliyetlerini kapsayacak şekilde, hatta bir sonraki yıl düzenlenecek toplantının planlama ve tutundurma aşamasında kullanılabilecek şekilde tasarlanmaktadır.

Toplantının bütçeleme aşamasında toplantı için potansiyel harcama alanlarının tanımlanması gerekmektedir. Harcama alanları sabit harcamalar ve değişken harcamalar olarak ikiye ayrılmaktadır. Sabit harcamalar, reklam ve tutundurma, görsel-işitsel ekipmanların kiralanması ve konuşmacılara ödenecek ücret gibi kongre katılımcı sayısından etkilenmeyen harcamalardır. Değişken harcamalar ise düzensizdir ve katılımcı sayısına göre değişkenlik gösteren harcamalardır. Toplantı harcamalarının büyük bölümü değişken harcamalardan oluşmaktadır.

Finansal işlemleri izlemenin en basit yolu, para akışının tahmin edilmesi, gelir ve harcama tablolarının kullanılmasıdır.

Toplantılar İçin Turistik Bölge Ve Toplantı Mekânı Seçimi

Dernekler ve şirketler gibi potansiyel toplantı planlayan kurumlar için toplantı bölgesi (destinasyonu) “toplantının yapıldığı turistik bölge” olarak tanımlanmaktadır.

Uluslararası toplantılarda toplantının düzenleneceği şehirlerin seçiminde göz önünde bulundurulan temel kriterler: ulaşılabilirlik, yerel destek, turistik bölgede yer alan çekicilikler, konaklama tesisleri, bilgi, turistik bölge çevresi ve diğer kriterlerdir.

Toplantı mekânının seçiminde en önemli kriterlerden biri olan fiziksel nitelikler içerisinde şu değişkenler dikkate alınmaktadır:

• Toplantı salonlarının sayısı, büyüklüğü ve kalitesi,
• Konaklama kapasitesi, oda sayısı ve kalitesi,
• Sunulan yiyecek ve içeceklerin kalitesi,
• Toplantı mekânının ve toplantı salonlarının temizliği ve yerleşimi,
• Toplantı salonları ve toplantı mekânının aydınlatma ve havalandırma koşulları,
• Toplantı mekânının turistik bölge içerisindeki konumu (genellikle merkezi bir yerde ve otel, restoran gibi turizm işletmelerine ve bölge içi ulaşım hizmetlerine yakın olması beklenmektedir),
• Kaliteli görsel ve işitsel ekipmanlar,
• Eşzamanlı (simultane) çeviri hizmetleri,
• Yerel internet ve telefon hizmetlerine ulaşım.

Genel olarak toplantıların düzenleneceği mekânları aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür:

• Kurum içi toplantı salonları
• Oditoryumlar
• Kongre ve konferans merkezleri
• Sergi ve fuar merkezleri
• Akıllı salonlar

Toplantı Oturum Düzeninin Belirlenmesi

Toplantı mekânı belirlendikten sonra toplantıların planlamasında bir sonraki adım toplantı oturum düzeninin belirlenmesidir. Toplantılar için tanımlanan oturum düzenleri şu şekildedir:

U düzeni: Bir günü aşmayan ve kalabalık olmayan gruplarda (10–15) özellikle tercih edilen bir düzendir. Hem konuşmacı hem de katılımcılar birbirleriyle etkin göz teması kurabilirler. Beceri ağırlıklı seminerlerde katılımı da desteklemektedir. Kalabalık gruplarda pek tercih edilmemesinin nedeni ise “U” düzenindeki uzun açılarda oturanların başlarını sürekli yan tutmaları ve sahne görüşünün birbirlerinin başlarıyla engellenmesidir (MEGEP, 2008).

Sınıf düzeni: Sınıf oturum düzeni eğitim amaçlı toplantılar için uygun bir oturum düzenidir ve 25-30 kişilik gruplarda tercih edilen bir düzendir. Tüm toplantı katılımcılarının sahneye görüş açısı tamdır. Birbirlerinin arkasında çapraz şekilde otururlarsa katılımcılar sahneyi daha iyi göreceklerdir. Sınıf oturum düzeninde katılımcıların dikkatleri sunucuya daha iyi odaklanır.

Banket düzeni: Özellikle grup çalışmalarını içeren seminerlerde tercih edebilecek bir oturum düzenidir. Grup üyelerinin birbirleriyle göz teması kurmasında ve grup tartışmalarında kolaylık sağlamaktadır. Öte yandan birleştirilmiş masalarla oluşan geniş yüzey, her türlü çalışmaya olanak tanımaktadır.

Konferans/tiyatro düzeni: Katılımcı sayısının fazla olduğu konferans, kongre gibi toplantılarda tercih edilmektedir. Pasif bir toplantı düzeni olduğu için daha çok bilgilendirme, yönlendirme toplantıları için uygundur.

Oval veya daire düzeni: Eşit düzeydeki yöneticilerin veya çalışanların katıldıkları toplantılar için ideal bir oturum düzenidir. Tüm katılımcılar birbirleriyle göz kontağı kurabilir ve ast üst ilişkisi masa düzenini bakarak belli olmaz. Yetkililerin ve temsilcilerin katıldığı, tartışmaya ve katılıma açık, en demokratik toplantı oturum düzenidir.