Ünite 1: Toplantı Kavramı ve Toplantı Türleri

Toplantı Kavramı ve Tanımı

Toplantı kavramı, TDK tarafından: “birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi, içtima” olarak tanımlanmaktadır. Görüldüğü gibi toplantıdan söz edebilmek için birden fazla kişinin bir amaca yönelik olarak bir araya gelmesi gerekmektedir.

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?), içerik (ne?), süreç (nasıl?) ve amaçtır (neden?).

Toplantı İhtiyacı ve Toplantıların Amaçları

Toplantıların genel amaçları sorunları çözmek, çatışmaları sona erdirmek, motive etmek, problem çözmek, karar almak ve bilgilendirmek olarak açıklanabilir.

Örgütlerde toplantılar amaçlarına göre birbirinden ayırt edilebilir özellikler göstermektedir. Her bir toplantı, üyeler tarafından gerçekleştirilecek farklı görevlere ya da farklı amaçlara yönelik olarak kendine özgüdür. Bu farklı özellikler yedi farklı türde toplantı biçiminde sınıflandırılmaktadır (Jensen, 1982: 3):

• Bilgilendirme: Bu tür toplantıların amacı, olaylar, veriler, kararlar ya da politikalar hakkında bilgilerin paylaşılmasıdır.
• Planlama: Planlama toplantılarının amacı, bir örgütün kısa, orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflerinin kararlaştırılmasıdır.
• Problem çözme: Planlama toplantılarına benzeyen bu toplantılarda özellikle günlük iş yaşantısında meydana gelen problemlerin çözümüdür.
• Değerlendirme: Bu tür toplantılarda planlama ve/veya sorun çözme toplantılarına ilişkin sürecin değerlendirilmesi amaçlanmaktadır.
• Eğitim: Eğitim toplantıları bir örgütün üyelerini bilgilerini zenginleştirme, becerilerini arttırma, ya da tutum değiştirme yoluyla eğitme amacı taşımaktadır.
• Kutlama: Bu toplantıların amacı birlikte zaman geçirme ve eğlenmedir.

Toplantı Türleri

Toplantılar genel olarak kurum içi ve kurumlar arası toplantılar olarak ikiye ayrılmaktadır.

Kurumlar arası Toplantılar:

• Toplantı
• Kongre
• Konferans
• Ticari sergi ve fuar
• Seminer
• Sempozyum
• Atölye çalışması
• Panel
• Forum
• Asamble
• Eylem
• Zirve
• Klinik
• Kolodyum
• Sanal Toplantı
• Sanal Sunum

Kurum içi Toplantılar:

• Bilgilendirme amaçlı toplantılar
• Konvansiyon
• Değerlendirme toplantıları
• Yönlendirici toplantılar
• Danışma toplantıları
• Mesleki toplantılar
• Komite ya da komisyon toplantıları
• Müzakere toplantıları
• Sorun çözme toplantıları
• Eğitici toplantılar
• Emir toplantısı
• Disiplin toplantısı

İşlevlerine göre toplantılar: Toplantılarda dört ana işlev vardır. Her toplantı türü bu dört işlevden biri üzerinde yapılanmaktadır. Bu işlevler; enformasyon ya da haber verme, bilgi alışverişi ya da sorunları saptama, sorun çözme ve karar almadır.

• Sorun çözme toplantıları
• Sunuş toplantıları
• Eğitim toplantıları
• Karar verme toplantıları
• Koordinasyon toplantıları

Toplantı Sektörünün Yapısı

Toplantı sektörü, toplantı yapılmasına olanak sağlayan işletmeler, toplantı talebinde bulunan örgütler ve kişilerle toplantı organizasyonuyla uğraşan kişi ve kurumları kapsamaktadır. Bu çerçevede sektörün yapısına bakıldığında genel olarak dört temel aktör karşımıza çıkmaktadır. Bunlar alıcılar, tedarikçiler, aracılar ve katılımcılardır. Sektör içerisinde yer alan alıcılar, toplantı hizmetlerini talep eden, bir etkinliğin gerçekleşmesi için toplantı mekânlarını ve diğer ilgili hizmetleri satın alan ya da çoğunlukla kiralayan kişi ya da kurumlardır (Rogers, 2008: 42). Tedarikçiler ise oteller, yiyecek-içecek işletmeleri, ulaştırma işletmeleri gibi toplantı organize eden işletmelere hizmet sağlayan işletmelerdir. Aracılar ise, müşterilerinin yerine kongre operasyonlarını yürüten profesyonel kongre organizatörleri (PKO), turistik bölge yönetim örgütleri, kongre ve ziyaretçi büroları ve seyahat acentalarıdır. Son olarak katılımcılar ise, gerçekleştirilen toplantıya katılmak için kayıt ücreti ödeyen bireysel kişiler olarak tanımlanmaktadır (WTO, 2006).

İşletmeler, işletme içi iletişimin sağlanması amacıyla toplantı etkinlikleri düzenlemektedir.

Toplantı pazarının iki temel alıcısı konumundaki şirketler ve dernekler arasında temelde bazı farklılıklar bulunmaktadır. Bu farklılıkları şu şekilde açıklamak mümkündür.

Kuruluş amacı: Şirketler temel kâr amacıyla kurulan işletmeler iken, dernekler kâr amacı gütmeyen kuruluşlardır.

Katılımcı sayısı: Şirket toplantılarına katılanların sayısı genellikle daha sınırlı iken (genellikle 100 kişinin altındadır), dernek toplantılarına katılanların sayısı yüzler hatta binlerle ifade edilebilmektedir.

Etkinlik Süresi: Şirketler tarafından düzenlenen toplantıların süresi genellikle 0,5-1,5 gün iken, dernekler tarafından organize edilen toplantıların süresi 2-3 gündür.

Etkinlik zamanı: Şirket toplantıları yılın herhangi bir ayında düzenlenirken, dernek toplantıları genellikle ilkbahar ve sonbahar aylarında düzenlenmektedir.

Katılım şekli: Şirket katılımcıları düzenlenen toplantılara zorunlu olarak katılır. Katılım giderleri şirket tarafından karşılanır. Derneklerde ise, üyelerin toplantılara katılımı isteğe bağlıdır ve bu katılımcılar kendi harcamalarını kendileri karşılamak zorundadır. Ancak bazı durumlarda dernekler katılımcıların giderlerini karşılayabilmektedir.

Bütçe: Şirketler, düzenleyecekleri toplantılar için önceden bütçelerinde belirli miktarda bir fon ayırırlar. Bu nedenle, toplantıyı planlayan şirket yöneticisi, önceden belirlenen bütçe olanaklarına göre toplantı yeri seçimini yapmak ve toplantı programlarını hazırlamak durumundadırlar. Bu hâliyle bütçe, statik bir yapı arz etmektedir. Dernekler ise bütçelerini, çoğu zaman üyelik aidatları ve düzenleyecekleri faaliyetlerden sağlayacaklarını umdukları gelirleri dikkate alarak yapar.

Etkin ve Verimli Toplantı

Toplantılardan beklenen; bir örgütün belirli bir zamandaki amaçlarının gerçekleşmesi için planlama yapması olarak açıklanabilir. Toplantıların etkin olup olmadığıysa örgütün ya da grubun başarısı açısından hayati bir öneme sahiptir. Bu nedenle, etkin olmayan bir toplantının özelliklerinin sıralanması yerinde olacaktır:

• Etkin olmayan toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir.
• Toplantıların etkin olamamasının bir diğer nedeni ise hazırlığın yetersizliği olarak adlandırılmaktadır.
• Etkin olmayan toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır.
• Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öğe ise, ilgisiz üyelerdir.
• Toplantıların etkin olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir.
• Etkin olmayan toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, uygun olmayan çevredir.

Başarılı ve etkin bir toplantı için kriterler şu şekilde açıklanmıştır (Elsayed-Elkhouly ve diğerleri, 1997: 674)

• Her bir toplantı için yazılı bir gündem hazırlanmalıdır ve bu gündem katılımcılara ulaştırılmalıdır,
• Toplantı başlangıç zamanı belirlenmeli ve açık bir şekilde katılımcılara bildirilmelidir,
• Toplantının bitiş zamanı belirlenmeli ve katılımcılara bildirilmelidir,
• Toplantının amaçları ve toplantıdan beklentiler açık bir şekilde ifade edilmelidir,
• Toplantıya sadece gerekli katılımcılar davet edilmelidir,
• Toplantının ana başlıkları ve her bir başlık için harcanacak süre belirlenmelidir,
• Toplantı esnasında kayıt ve zamanı tutmaktan sorumlu bir görevli bulunmalıdır,
• Bir moderatör bulunmalıdır,
• Toplantının verimli bir atmosferde gerçekleşebilmesi için uygun bir mekân seçilmelidir,
• Toplantı esnasında uygun aralar programlanmalıdır.