Ünite 4: Sanal Toplantılar ve Teknoloji

Sanal iletişim günümüzde pek çok örgüt için bir kural hâline gelmiştir. Teknolojinin gelişimi ile birlikte, zaman ve coğrafi mesafenin yarattığı engeller azalmış ve dünya çapında herhangi bir konunun uzmanına ulaşmak kolaylaşmıştır. Bu durum, en azından bazı işler için sanal iletişimi zorunlu kılmakta ve pek çok uzman çalışma yaşamlarının bir yerinde sanal toplantılara katılmak zorunda kalmaktadır.

Yüz Yüze Toplantılar ve Sanal Toplantılar

Toplantı kavramı, geleneksel olarak insanları belirli bir toplantı salonunda bir araya getiren yüz yüze toplantıları ifade etmektedir. Buna karşın, iş yerlerinde sanal toplantılar giderek daha fazla yer almaktadır. Özellikle, proje tabanlı çalışan ve uluslararası faaliyet gösteren örgütlerde sanal toplantılara daha sık başvurulmaktadır. Projede alınacak kararları yüz yüze toplantılarla yürütmek çoğu zaman olanaksızdır. Oysa sanal toplantı araçları proje ortaklarını bir araya getirmede son derece kullanışlıdır. Buna karşın, yüz yüze toplantılarda elde edilen kazanımların çoğunu sanal toplantılardan sağlamak da mümkün olmayabilir.

Son yıllarda, küresel çapta ekonomik, sosyal ve politik işbirlikleri her türden kurumu yüz yüze toplantıların alternatiflerini aramaya itmiştir. Önceleri telekonferansların yoğun olarak kullanıldığı teknoloji tabanlı iletişim ve düzenlenen toplantılar yerini giderek bilgisayar ve web aracılığıyla yapılan toplantılara bırakmıştır. Gelecekte uluslararası alanda daha fazla işbirliği yapılacağı göz önünde bulundurulduğunda, sanal toplantılara yönelik kapsamlı bilgi edinmenin önemi ortaya çıkmaktadır. Sanal toplantıların en önemli avantajları kısa sürede, düşük maliyetle ve coğrafi sınırlara bağlı kalmaksızın iletişim ve karar alma süreçlerini gerçekleştirmeye olanak vermeleridir.

Sanal toplantılar, önceki bölümlerde özellikleri açıklanan her düzeyden toplantının bileşenlerine sahiptir. İnsanlar, içerik, amaçlar ve süreçler, sanal toplantılar için de geçerlidir.

Tele Konferanslar

Telekonferans, birbirinden coğrafi olarak uzakta olan üç ya da daha fazla katılımcının etkileşimini ifade eden konferanstır. Telekonferanslar; audio konferans, veri konferans ve video konferans olmak üzere üç tür konferansı kapsamaktadır.

Audio Konferans: Konferans aramaları olarak da bilinen audio konferanslarda üç ya da daha fazla kişinin telefon ya da internet kanalıyla birbirlerine bağlanarak toplantı yapmalarını ifade eder. Bu toplantı türünde katılımcılar birbirleriyle veri paylaşımında bulunmamakta ve birbirlerinin yüzlerini görmemektedir. Basit anlamıyla çok kişinin katıldığı bir telefon konuşması biçiminde ilerlemektedir. Audio konferansın birincil üstünlüğü zaman ve paradan tasarruf sağlamasıdır. Diğer teknolojilere göre karşılaştırmalı olarak hazırlıkları daha kolaydır. Bunun yanında, yeni teknolojilerin kullanımına aşina olmayan kişiler için de katılması kolay bir sanal toplantı biçimidir. Bu toplantı biçimi, görsel materyallerin toplantı sırasında paylaşılmasına ihtiyaç olmadığında ya da toplantıdan önce, elektronik posta, faks ya da posta yoluyla paylaşım sağlandığında etkilidir.

Eğer katılımcılar birbirlerini tanımıyorsa her bir katılımcıdan kendini tanıtmasının istenmesi ve neden toplantıya katıldığını özetlenmesi, toplantının açılışı için uygun bir adım olacaktır. Açılışın böyle yapılmasının bir avantajı da ses kontrolü için harcanacak süreyi, toplantı katılımcılarının birbiriyle etkileşimine ayırarak iki yönlü bir kazanım elde etmektir. Buna yönelik olarak her bir katılımcının nereden katıldığına yönelik bir grafik ya da harita sunulması da grup olma anlayışına ve görsel işaret eksikliğinin giderilmesine katkı sunacaktır.

Veri Konferansı: Veri konferansı, katılımcıların uygulama paylaşımlarını sağladıkları sanal toplantı biçimini ifade etmektedir. Veri toplantısında katılımcılar; geleceğe yönelik projeksiyonlar, bütçeler, raporlar, diyagramlar ve tasarımlar gibi konular üzerine çalışmak için, beyaz tahta (whiteboard), tablolar, kelime işlemciler, grafik programları gibi araçlardan yararlanırlar. Bu araçlar genelde telefon ya da daha gelişkin teknolojilerin kullanımının eşliğinde toplantıların yürütülmesini sağlar.

Veri toplantısını başarılı ve üretken kılmanın yolu, toplantı yöneticisinin, toplantı ekibiyle birlikte kullanılacak uygulamalara aşina olmasıdır. Hazırlık aşamasında söz edildiği gibi, toplantının hemen başında, yönetici, katılımcılara uygulamanın ya da uygulamaların nasıl kullanılacağını açık biçimde anlatmalıdır. Söz gelimi, katılımcılar bilgisayarlarındaki fareyi ya da klavyeyi kullanabilecekleri gibi yönetici ya da kolaylaştırıcının yönlendirmesiyle de toplantıya katkı sunabilirler. Katılımcıların bir uygulamayı doğrudan kontrol etmeleri ya da müdahale etmeleri durumunda beklentilerin dışında bir karmaşa ortaya çıkarsa, yöneticilerin kontrolü eline alması gerekebilir. Uygulamaları yönlendiren kişi, veriler üzerinde çalışırken, normalden daha yavaş ve daha ayrıntılı biçimde ne yaptığını açıklamalıdır. Bunun yanında, katılımcılara anlamadıkları yerleri sormaları ve öneride bulunabilmeleri için zaman ayrılmalıdır. Eğer toplantıya katılımda internet bağlantısı gibi bağlantılar yavaşsa, yanıt süreleri uzun olabilir. Veri toplantısının sonunda, diğer toplantılarda olduğu gibi değerlendirme sürecine yer verilmelidir.

Video Konferans: Video konferans, en basit ifadesiyle, iki ya da daha fazla farklı yerdeki insanın aynı video, ses ya da veriler kombinasyonundan eş zamanlı olarak yararlanmasını ve iletişime geçmesini ifade etmektedir.

Video konferansın olabildiğince yüz yüze toplantılara benzemesi ve katılımcılarda sanal gerçeklik duygusunun yaratılabilmesi için aşağıdaki noktalar önem kazanmaktadır:

• Ekrana sanki odada başka biri oturuyormuş gibi bakmak konuşmayı doğal kılacaktır. Gözlerinizi ekrana dikmek ise rahatsız edici bir görüntü yaratabilir.
• Yavaş ve tane tane konuşmak söylediklerinizin anlaşılmasına yardımcı olacaktır. Uzun bir süre yüksek ses tonu ile konuşmak rahatsız edici olabilir.
• Mikrofonu düzeltirken gürültü yapmamaya özen göstermek gerekir. Benzer biçimde, kâğıtla oynama, kaleminizi açıp kapama gibi sesler dikkat dağıtıcı olacaktır. Hapşırma, öksürme gibi durumlarda masa mikrofonundan uzaklaşma, bireysel mikrofonu kapama gibi eylemlerde bulunulmalıdır.
• Videokonferansı ilginç kılan başka bir özellik ise jest, mimik ve diğer sözsüz iletişim araçlarının yerinde ve etkili kullanılmasıdır. Bunu sağlayabilmek için yüz yüze iletişimdeki doğallığı yakalamak ve bazen de belirli canlandırmalara başvurmak gerekebilir.
• Toplantının sonunda katılımcılarla birlikte toplantıyı değerlendirmek için zaman ayırılması gerekmektedir. Bu sürede toplantının olumlu ve olumsuz yönleri hakkında tartışma yürütmek ve sonraki toplantılar için öneriler oluşturmak iyi olacaktır.

Bilgisayar Aracılığıyla İletişim

Teknolojideki yeni gelişmeler iletişim için yeni bir ortam yaratmıştır. Bu iletişim bilgisayar aracılığıyla iletişim (BAİ) olarak adlandırılmaktadır. BAİ uygulamalarının maliyet, farklılıklar, istihdam ve uzmanlığa erişim konularında sunduğu üstünlüklerin yanında bazı dezavantajları da bulunmaktadır. Bunlar, eş zamanlı toplantıların ayarlanmasının güçlüğü, toplantıların ertelenmesi ve yazılım sorunları başta olmak üzere teknik ve lojistik problemlerdir. Özellikle, eş zamanlı gerçekleştirilen video konferans ve kısa mesajlaşma gibi senkronize BAİ uygulamalarında bölgesel zaman dilimine bağlı olarak planlama yapmak sorunludur. Sanal ortamda, eğitim ve teknolojik uzmanlık konuları özellikle en sorunlu konuları oluşturmaktadır. Bunun nedeni, toplantı üyelerinin teknoloji kullanımı konusunda eğitim eksiklikleri ve uzmanlık becerilerinin oluşmamasıdır. Özellikle, teknolojiyi etkin kullanan üyeler ile etkin kullanmayan üyeler arasında bir tür beceri gediği oluşmasına yol açmaktadır.

Web Tabanlı Sanal Toplantılar: Web tabanlı sanal toplantılarda; internet erişimini sağlayan bilgisayar ve bilgisayar dışındaki araçlarla yapılan toplantılar ifade edilmektedir.

Web Konferans Araçları: Web konferans araçları yalnızca gerçek zamanlı olarak toplantıya katılan katılımcılara bilgi sağlamak için kullanışlı araçlardır.

Kurumsal bilgi teknolojileri departmanları tarafından merkezi olarak kontrol edilen web konferans araçlarından bazıları WebEx, MS LiveMeeting, GoToMeeting, iLinc ve Elluminate olarak sıralanabilir. Web tabanlı uygulamalar giderek gelişerek, toplantılar için uygun fiyatlı ya da ücretsiz uygulamalar sürekli geliştirilmektedir. Bunlardan bazıları, sunumlara ek olarak ses ve görüntü paylaşan uygulamalardır.

Web Toplantı Araçları: Web toplantı araçları katılımcılardan bilgi toplayan ve hem eş zamanlı hem de eş zamanlı olmayan işbirliklerini sağlayan yüksek derecede etkileşimli toplantı ortamlarıdır. Bu araçlar, toplantı sürecinin kapsamı akılda tutularak tasarlanmıştır.

Web 2.0 Araçları ve Sosyal Ağlar: Web 2.0 araçları web üzerinde (internet üzerinden www) iletişimi kolaylaştırmak, bilgi paylaşımını güvenlik altında tutmak, birlikte çalışmak ve işbirliğini sağlamayı amaçlamaktadır. Bu araçlar ve getirdikleri kavramlar, web tabanlı toplulukların ve sosyal medya siteleri; video paylaşma siteleri, wikiler (wikipedia gibi) ve blogların gelişimi ve evrimini sağlamıştır. Bu araçlar, diğer sanal toplantı araçlarına göre daha informel ve kişisel biçimdeki etkileşimi eş zamanlı olamayan iletişim ağırlıklı olarak sunmaktadır. Bunun yanında, süregiden sanal toplantı ekiplerinin katılımcıları arasında bilgi paylaşımı ve sosyal ağları genişletmek için değerlendirilebilirler. Bazı site ya da ağlar bir moderatör ya da kolaylaştırıcı tarafından yönlendirilmekte, kimileri ise katılımcılar tarafından yürütülmektedir.

Elektronik Posta: Elektronik posta, duyuru yapmak, bilgi paylaşmak ve fikir alışverişinde bulunmak için elverişli bir araçtır. Aynı zamanda, bir sanal toplantı aracı olarak da kullanışlıdır. Elektronik posta ile yapılan toplantılar, özellikle belirli konularda birbirini takip edecek bir dizi toplantı olarak tasarlanabilir. Elektronik posta yoluyla yapılan toplantıların bir özelliği de katılımcılara düşünme ve kaynak araştırması yapma olanağı tanıyarak kısa toplantılardan daha etkin bir süreç sağlamasıdır. Elektronik postalar genel olarak salt metin içeriğinden oluşmakla birlikte, katılımcılara belge, fotoğraf, grafik, ses ve video gibi pek çok iletişim materyalini paylaşma olanağı sunmaktadır. Elektronik posta hızlı ve çoğu zaman eş zamanlı bilgi aktarımı sağlamaktadır. Bunun yanında, neredeyse en masrafsız toplantı araçlarından biridir.

Başarılı Bir Sanal Toplantının Ögeleri

Başarılı bir sanal toplantı yürütmenin yolu, toplantılarda yönetsel fonksiyonların etkili ve verimli biçimde uygulanmasından geçmektedir. Dar anlamda yönetim fonksiyonları; planlama, örgütleme, yöneltme (liderlik) ve denetlemedir. Geniş anlamda ise bu dört fonksiyona, koordinasyon (eşgüdümleme) ve iletişim katılmaktadır. Yönetsel fonksiyonlar hemen tüm örgütlerde sistematik ya da sistematik olmayan biçimlerde var olmaktadır. Sanal toplantılarda bu fonksiyonları yerine getirmek ise bilinçli bir çaba ve yoğun bir uğraş gerektirmektedir. Planlama fonksiyonu düşünüldüğünde, yüz yüze toplantılardan farklı olarak, teknik araçların ve teknolojinin bütün olarak daha ayrıntılı düşünülmesi gerekmektedir.

Gündem Maddeleri: Başarılı sanal toplantılar, 90 dakikayı geçmeyecek biçimde, kısa ve zamana yayılmıştır. Toplantı öncesi hazırlıklar, çoğu zaman sanal toplantıların en önemli adımlarından biridir. Toplantı üyelerinin sanal toplantıya katılmadan önce hazırlık yapması, birlikte geçirilen toplantı zamanında daha fazla odaklanmaya ve etkili olmaya elverişli bir zemin oluşturur. Sanal toplantıların planlanmasında, amaçlara ulaşmak için; iletişim, veri sağlama, fikir üretme, problem çözme ve karar vermede kişisel etkileşimlerin nasıl olacağı önceden belirlenmelidir. Etkileşimin türü ve düzeyi toplantılarda kullanılacak olan araç ve teknolojileri belirleyecektir.

Planlama: Başarılı bir sanal toplantının planlanmasında yöneticiler ve kolaylaştırıcılar etkin rol almaktadır.

Teknoloji: Günümüzde audio konferansları gerçekleştirmek için pek çok değişik türden teknoloji erişilebilir durumdadır. Bu teknolojiler, hem katılımcıların sürece dahil edilmesini hem de etkileşimi arttırmaktadır. Sanal toplantılardan en üst derecede verim alabilmek için toplantı amaçlarına en uygun araç ve teknolojilerden yararlanmak gerekmektedir. Bir diğer gereklilik ise söz konusu araç ve teknolojilerin toplantı amaçlarıyla en iyi biçimde eşleşmesidir. Bu gereklilikleri karşılayabilmek için kolaylaştırıcıların, daha önceden denenmiş ve yararlılığı kanıtlanmış güncel teknolojik araçlar hakkında bilgi sahibi olması gerekmektedir. Bu nedenle, toplantı yürütücülerinin teknolojik araçları araştırması ve kullanım becerilerini geliştirmeleri gerekmektedir.

Katılımcıların Hazırlanması: Başarıyı etkileyen faktörlerden üçüncüsü ise ön hazırlık ve katılımcıların hazırlanmasıdır. Ön hazırlık, üretken bir toplantı konuşması için katılımcıları harekete geçirmektedir. Özellikle, toplantı yöneticilerinin rolü, toplantıya yönelik her adımın ve herkesin hazır bir duruma getirilmesidir. Bu durum toplantı katılımcıları için yeni bir davranış tarzının ortaya çıkmasını sağlamalıdır. Söz gelimi, kimi katılımcılar, toplantılara zamanında katılmakta, telekonferans sırasında gereken dikkati göstermekte ve toplantının bitiminde hemen diğer toplantıya geçmektedir. Katılımcıların Kapsanması: Sanal toplantılarda toplantı yöneticileri için en sık karşılaşılan zorluk, katılımcıları toplantılara dâhil etme sürecidir. Bunun bir nedeni, toplantı yöneticisi de dâhil olmak üzere, çok sayıda işi aynı anda yapmak anlamına gelen, çok görevli olmaktır.

Güven Oluşturma: Güven ve rahatsızlık vermeyecek düzeydeki sosyal ya da kişisel etkileşim etkili bir sanal toplantı için çok önemlidir. Sanal toplantılarda toplantı yöneticilerinin fiziksel varlıkları ve kişilikleri doğrudan sürece dâhil olamadığından, toplantı grubunu dinamik biçimde tutmak ve tam katılımlarını sağlamak için yaratıcı yollar bulmak gerekmektedir. Toplantı yöneticisi, kolaylaştırıcı rolünde güven duygusunu oluşturmalıdır. Bunun bir yolu, grubun etkileşim ve tepkileri konusunda görsel işaretler olmaksızın farkında olmaktır.

Motivasyon: Yüz yüze toplantılardan, kısa süreli ve çok sayıdaki sanal toplantıya geçişte; toplantıların ivmesini kesmeden motivasyonu arttıracak yollar bulunmalıdır. Kolaylaştırıcı olarak rolümüz bir proje yöneticisi ya da lojistik koordinatörü olarak grubu bir arada tutacak bir sosyal yapıştırıcı olmaktır. Tüm sorumluluğu üzerimize almamakla birlikte sürekli iletişim halinde kalmanın ve katılımcılarla yönetici arasında ve katılımcıların kendi aralarındaki iletişimi sürdürmelerini sağlayacak yollar bulmak yararlı olacaktır.

Ölçme: Kendimiz ve müşterilerimiz için etkili bir sanal toplantının ne olduğunu belirlemek önemlidir. Her bir toplantı için hedef ve amaçları belirlemek ve etkililiğimizi nasıl ölçeceğimizi saptamak odaklanmamızı ve hazırlığımızı anlamlı kılacaktır.