Ünite 3: Toplantıların Yürütülmesi ve Toplantı Sonrası Takip

Çağdaş yaşamın önemli bir bölümü günlük, haftalık, yıllık ve daha uzun dönemli planlar yapmakla geçmektedir. Örgüt, kurum, işletme olarak adlandırılan tüm organizasyonlarda amaçlara yönelik etkinlikler; planlama ve karar alma faaliyetleri toplantılarla gerçekleşmektedir.

Etkisiz Toplantılar

Toplantılar insanların, içeriğin ve sürecin bir amaç için bir araya gelmesidir. Bunun nedeni, “toplantı”nın işbirlikçi bir çalışma süreci oluşu ve “iş” kavramının sahip olduğu tüm olanakları kapsamasıdır.

Toplantılardan beklenen; bir örgütün belirli bir zamandaki amaçlarının gerçekleşmesi için planlama yapmaktır, denilebilir. Toplantıların etkili olup olmadığıysa, örgütün başarısı açısından hayati bir öneme sahiptir.

Etkisiz toplantıların özelliklerinden birincisi zayıf liderliktir. Zayıf liderliğin bulunduğu toplantılarda, toplantıya birkaç üye tarafından yön verilmekte ve diğer kişiler dışlanmaktadır.

Toplantıların etkili olamamasının bir diğer nedeni ise yetersiz hazırlık olarak görülmektedir.

Etkisiz toplantıların üçüncü bir özelliği ise zamanlamadır. Kötü zamanlama; katılım düşüklüğüne yol açmakta ve toplantıyla ilgili paylaşılması öngörülmeyen bilgilerin dolaşımını sağlar.

Toplantıları etkisiz kılan bir diğer öge ise, ilgisiz üyelerdir. Örgütün uzun dönemli amaçlarından habersiz ya da bilgilendirilmemiş olan üyeler genellikle ilgisiz hâle gelmektedir.

Toplantıların etkili olmamasına neden olan faktörlerden biri de yıkıcı üyelerdir. Bir örgütte sorumluluk verilmemiş olan üyeler genellikle yıkıcı davranışlar geliştirme eğiliminde olmaktadır.

Etkisiz toplantıların nedenlerinden beşincisi ise, çevredir. Bir toplantının verimliliğini etkileyen en önemli ögelerden biri fiziksel çevredir. Bazı oturma düzenleri ve masa biçimleri özgür ve açık katılıma olanak verirken, bazıları bu durumu engellemektedir.

Görüldüğü gibi, örgütsel amaçlara uygun bir yönetimde; toplantıların ne olduğu kadar nasıl gerçekleştirildiği de önem kazanmaktadır.

Toplantı Yönetiminde Rol ve Görevler

Yönetim, bir anlamda, farklı çıkar grupları, farklı düşüncedeki kimseler ve farklı amaçlara sahip kişiler arasında denge bulma, dengeyi koruma ve örgütsel amaçları gözetme etkinliğidir. Bu nedenle, ne türden bir toplantı olursa olsun, toplantıların yönetimi, toplantıların ve örgütün başarıya ulaşmasında anlık etkilere en duyarlı aşamadır. Toplantıların yönetiminde rol ve sorumlulukların belirlenmesi, toplantı öncesi hazırlık, diğer bir deyişle planlama aşamasında yapılmaktadır.

Toplantının yürütülmesinde liderler öncelikli sorumlulardır. Liderlerin dışında ise kolaylaştırıcı, yazıcı, katkıcı, uzman, rolleri yer almaktadır. Aşağıda bu roller ayrıntılı olarak incelenmektedir.

Lider: Liderler toplantıların ne olduğu, nasıl gerçekleşeceği, neden düzenlenmesi gerektiği, kimlerin katılacağı, ne zaman düzenleneceği ve nerede gerçekleştirileceği konularında yetkili olan ve kararların alınmasında etkin rol alan kimsedir. Kısaca toplantı lideri; planlama, örgütleme, yöneltme gibi yönetim fonksiyonlarının tümünü bir toplantıda yerine getiren kişidir.

Kolaylaştırıcı: Toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur. Kimi zaman toplantı lideri de kolaylaştırıcı rolünü yerine getirmektedir. Konuşma yerine soru sormaya, etkin dinlemeye ve toplantı katılımcıları arasında konsensüs oluşturmaya odaklanan yönetsel roldür.

Zaman hakemi: Bu roldeki toplantı üyesinin görevi toplantı lideri ya da kolaylaştırıcıyı zaman yönetimi konusunda yardımcı olmaktadır. Toplantı süresince toplantı süresine ilişkin ya da kalan zamana ilişkin sözlü hatırlatma yapabilir. Her bir gündem maddesinin tartışılması sırasında da “Beş dakika” kartlarını uygun zamanlarda kaldırarak toplantı katılımcılarını uyarabilir.

Yazıcı (Kayıt tutucu): Toplantıdan çıkan kilit noktaların, fikirlerin ve kararların kaydını tutan kişidir. Toplantı sonrasında toplantı notlarına yönelik taslakları hazırlamaktan da sorumlu tutulabilir.

Katkıcı: Fikir katkısında bulunarak ve tartışmaların rayından çıkmamasına yardımcı olarak, toplantıya etkin biçimde katılmaktadır.

Uzman: Gerek duyuldukça belli konularda uzman bilgisi batkısında bulunur. Ekibe düzenli katkıda bulunan birisi değilse ekibe katkısı gerekli bilgileri sunmakla sınırlı olabilir.

• Koçluk: Toplantı lideri, toplantı yönetiminde kendisinin yerini alacak adayların hazırlığına katkıda bulunabilir.
• Mentorluk: Koçluktan farklı olarak mentorluk toplantı liderlerinden adayların gelişmelerine katkıda bulunma, rehberlik etme, doğru uygulamalarla tanıştırma gibi eylemlerle bir eğitim sürecini talep eder.
• Kolaylaştırıcılık ve Mümkün kılıcılık: Toplantılarda toplantı liderinin yanında bir sorumluluk alanı olan kolaylaştırıcılık, adayların yetiştirilmesi için gerekli ortamın sunulması anlamına gelmektedir.
• Sponsor olmak: Toplantı lideri olacak adayların desteklenmesinde kıdemli yöneticilerden birinin destekleyici bir rol üstlenmesidir. Burada sponsorun diğer yöneticilerden farkı, yönetici adayının doğrudan bir üstü olmak zorunda bulunmamasıdır.

Yukarıda sayılan lider rolleri arasında, toplantı yönetimi için konsensüs oluşturmaya dayalı en ideal rolün kolaylaştırıcılık olduğu düşünülmektedir. Kolaylaştırıcılar,

• Toplantı grubunun karar alma süreçlerine yardım etmekte,
• Karar alma süreci tamamlanana kadar, her bir konunun ekseninden kaymasını engelleyerek tartışmaları sürdürmede,
• Her bir katılımcının toplantıya verecekleri katkıları azami dereceye çıkartmakta, konuları açıklığa kavuşturmada ve özetlemede, bu sayede konsensüs oluşmasını sağlamada ve kararları resmî hâle getirmede,
• Grubun çatışmaları çözmesine olanak sağlamada,
• Toplantı zamanına bağlı kalmada,
• Her bir anlaşılan kararın ve eylem planının kayda geçirilmesinde etkin rol alırlar.

Kolaylaştırıcı rolünü yerine getirmesi beklenen kişinin sahip olması gereken özellikler ise aşağıdaki gibidir:

• Etkili dinleme becerilerine sahip olmak toplantıya katılan her bir kimsenin bakış açısını doğru biçimde anlama ve stratejik biçimde katılımcıların bakış açılarını sorgulayacak nitelikte olmak.
• Toplantının amacını ve katılımcıların bu amaçla ilişkili uzun dönemli hedeflerini kavramak.
• Sorunlara yönelik kapsamlı çözümlerin üretileceğine ve karar almada konsensüs sağlanacağına yönelik güven duygusuna sahip olmak ve bu duyguyu oluşturacak niteliklere sahip olmak.
• Tartışmalar sırasında doğallığını korumak. Bu özelliği sağlamak için toplantıları belirli bir amaç doğrultusunda yönlendirmek ancak bu durumu toplantının doğal akışını bozmayacak biçimde gerçekleştirmek gerekmektedir.
• Her bir katılımcının görüşlerine ve önerilerine saygı göstermek.
• Toplantının hem içeriğine ve hem de işleyiş sürecine eş zamanlı olarak odaklanarak, hem gündem maddelerinin yeterli biçimde tartışılmasını hem de katılımcıların sürece dahil olmalarını sağlamak.
• Gerektiği yerde toplantı akışına müdahale ederek istendik amaçlara erişilmesini sağlamak.

Toplantı Aşamasının Özellikleri

Toplantıların planlanmasında önemli noktalardan biri de davranış kurallarının oluşturulmasıdır.

Konuşma: Toplantılarda gündemin kolayca anlaşılması, odaklanılması ve görüş alışverişinde bulunulması için diyalog temelli bir ortam yaratılması önerilmektedir.

Kurumsal alanı ilgilendiren bir toplantıda, kişilerin ırk, din, cinsel yönelim, politik görüş gibi farklı özelliklerini hedef alan konuşmalar yapmak toplantıların sağlıklı biçimde işlemesinde en büyük engellerden biridir.

Dinleme: Toplantı süresince dinleme temel bir etkinliktir. Dahası, toplantı sürecindeki iletişimin en önemli parçasıdır. Burada önemli olan her bir katılımcının sözünün kesilmeden tartışma ortamına taşınabilmesidir.

İşbirliği: İşbirliği, bir toplantının işevuruk olmasını sağlayan toplantı etkinliğidir. İşbirliğinde amaç toplantıya katılan kişilerden en yüksek yararı sağlamaktır. Bunu sağlamanın yolu ise, toplantılarda bir ekip ruhu yaratabilmektir. Ekip ruhu temelinde diğer katılımcıların özgüvenlerini yükseltmek toplantı liderinin sorumluluğudur. İşbirliğinde bir diğer ilke ise toplantı boyunca kazan/kazan ilkesinin temellendirilmesidir.

Kazan durumu: Bu durumdaki kimseler için kazanmak dışında bir seçenek var olmamaktadır. Öte yandan, kazan durumu yaratıldığında diğer tarafın kaybedeceğine dair bir durum zorunlu değildir.

Kazan/Kaybet durumu: Bu durumda, taraflardan birinin kazanması, diğerinin kaybı anlamına gelmektedir. Toplantıların nihai hedefi karar alma ise karar almada taraflardan birinin kazançlı, diğerinin zararlı olması istendik bir durum değildir.

Kaybet/Kazan durumu: Toplantıda bir tarafın kendi çıkarları, beklenti ve isteklerinden diğer tarafın lehine vazgeçmesi durumudur. Bu durum genellikle taraflardan birinin çatışmadan kaçınması ve toplantının ve ekibin korunması adına tartışmalardan çekilmesi ile karakterize edilmektedir.

Kaybet/Kaybet durumu: Toplantılarda iki tarafın da isteklerinin yerine gelmemesini kabul etmekle birlikte, diğer tarafın beklentilerinin gerçekleşmemesi için eyleme geçmeleri durumudur. Bu durumda, taraflar kendi kazançlarından vazgeçmeyi kabul etmekte ve karşı tarafın kazançsız çıkmasını tercih etmektedir.

Kazan/Kazan durumu: Toplantı yönetiminde en istenen durum toplantıya katılan tüm tarafların elde edebilecekleri en yüksek yararı sağlamalarıdır. Bu nedenle toplantı süresince konuşma, dinleme ve işbirliği etkinlikleri kişi ya da gruplar hâlinde tüm katılımcıların toplantılardan olası en yüksek yararı sağlamasına ve bir sinerji yaratarak toplantının sonuçlarından en çok kişinin faydalanmasına odaklanır.

Toplantı Yönetim Süreçleri

Toplantıya yönelik hazırlıkları kontrol eden toplantı lideri, toplantı başlamadan önce bir önceki toplantıya yönelik olarak aşağıdaki soruları gözden geçirerek toplantı yönetimi süreci başlatılabilir:

1. Bir önceki toplantı neye benziyordu ve neler hissettirdi?
2. Ekip bir arada iyi çalıştı mı?
3. Sürekli konuşanlar ve hiç konuşmayanlar kimler?
4. Ekip nasıl bir karar alma süreci izledi?
5. Ekip üyeleri toplantıya yaptıkları katkılar bakımından sorumluluklarını yerine getirdi mi?

Yukarıdaki sorulara yanıt bulmak, güncel toplantının başarısı açısından harekete geçirici bir etki sağlamaktadır. Bu kısa gözden geçirme sorularıyla toplantı lideri, toplantının atmosferi, ekip uyumu, üyelerin katılımı, karar alma süreçleri ve katılımcıların sorumlulukları açısından değerlendirme yapma olanağı bulmaktadır.

Aşağıda sunulan toplantı uygulamalarının verimli bir toplantı sürecini desteklediği düşünülmektedir:

1. Toplantı lojistiğini hazırlamak: Toplantıdan önce, toplantı yeri, tarihi, saati, mekânın hazırlığı ve teknolojik destek organize edilmelidir. Tüm toplantı katılımcılarına toplantının yapılacağı yer de dâhil olmak üzere tüm toplantı bilgilerinin verildiğinden emin olunmalıdır. Dahası yemekli bir toplantı ise yiyecek içecek servisi yapılacağı da belirtilmelidir. Toplantı yeri, toplantının seyri açısından çok önemlidir. Mekânın başkan, kolaylaştırıcı ve diğer katılımcıların birbirini görebileceği, duyacağı ve rahatça iletişim kuracağı biçimde düzenlendiğinden emin olunmalıdır.
2. Toplantı lojistiğini hazırlamak: Toplantıdan önce, toplantı yeri, tarihi, saati, mekânın hazırlığı ve teknolojik destek organize edilmelidir. Tüm toplantı katılımcılarına toplantının yapılacağı yer de dâhil olmak üzere tüm toplantı bilgilerinin verildiğinden emin olunmalıdır.
3. Toplantıdan önce gündem konusunda bilgilendirme yapmak: Bir toplantı gündemi hazırlamak, kimin hangi konuya nasıl değineceği konusunda belirsizliği gidermekte, katılımcılara toplantıya katılma gerekçelerini sunmakta ve zamanı verimli kullanacak bir yapı sunmaktadır.
4. Zamanında başlayıp zamanında bitirmek: Toplantıya geç gelme durumunun tekrarlanmaması gerekmektedir. Eğer bu konu göz ardı edilirse ekibin genelinde toplantılara geç gelmenin normal bir davranış olduğu algısı yerleşecektir.
5. Toplantı üyelerine ısınma süresi vermek: Toplantının hemen başında toplantı üyelerine 5 - 10 dakikalık bir süre tanıyarak tüm katılımcılara toplantı konuları hakkında konuşma ve ekiple iletişim kurma şansı tanımak toplantıya etkili ve verimli olma özelliği kazandırabilir.
6. Temel kuralların belirlenmesi ve gözden geçirilmesi: Çoğu ekipte, üyelerin zamanını boşa harcamamayı gözeten temel kurallar bulunmaktadır. Ekipler, davranışlara ilişkin nezaket ve sorumluluk gibi beklentilerini özetleyen temel kurallar oluşturmaktadır. Bu kurallar sonraki ekip etkileşimlerinde temel oluşturmaktadır. Söz konusu kuralların her bir toplantıda gözden geçirilmesi yerinde olmaktadır.
7. Yönetsel rollerin atanması: Ekip üyelerinin rollerinin netleştirilmesi ekip etkinliği ve bağlılığını arttıracaktır. Toplantıların başlangıç ve bitişinin tam zamanında gerçekleşmesi ve toplantı sürecinin verimli geçmesi için, iyi tanımlanmış bir örgütsel yapı gerektirmektedir.
8. Kararların ve görevlendirmelerin özetlenmesi: Gündem maddesi ele alındıktan ya da üzerinde uzlaşılmış eylem planı hazırlandıktan sonra her bir başlık için toplantıya katılanlardan kimin sorumlu olduğunu açık biçimde duyurulması gerekmektedir.
9. Bilgilenme, değerlendirme ve planlamaya başvurma: Toplantının süreç ve gelişim açısından özetlenmesi zamanı iyi değerlendirmek için bir fırsat sunmaktadır. Bunun ardından, bir sonraki toplantıda gelişimin sağlanması için paylaşılan bilgilerle bir plan oluşturulmalıdır.
10. Toplantı tutanaklarının zaman kaybetmeden hazırlanması: Toplantı tutanakları, toplantılarda alınan kararların kaydı ve toplantı sonrası takip için alınacak eylemleri içermektedir. Tutanaklar, görevlere atana kimselerin görevleri yerine getirip getirmediğinin ölçülmesi ve takibi için somut dayanaklardır.

Toplantılarda Katılımcılar ve Ekipler

Bu anlamda, tasarlanan sorumluluklar ile yerine getirilenler arasında bir hatırlatıcı olarak hizmet eder. Bu liderlik sorumluluğu yerine getirildiğinde aşağıdaki ilkeler yararlı görülmektedir:

• Ortak amaçları her bireyin sahiplenmesini sağlamak.
• Üyelerin düşünce ve duygularını titizlikle ele almak (dinleme, sorma ve konuşma).
• Diğer üyelerin etkin katılımını teşvik etmek ve katkılarını önemsemek.
• Uzmanlığa dayalı olarak ekibin birbirini etkilemesini, bilgiye erişimini sağlamak. Bunu yaparken güce ve otoriteye bağlı olmamak, eşitlik duygusu yaratmak.
• Durumun özelliklerine uygun karar verme prosedürlerinden yararlanmak.
• Tartışmalar yoluyla düşünce ve önerileri eleştirme ve yeniden yapılandırma olanağı sunan yapıcı çatışmalardan yararlanmak. Bu sayede, yaratıcı karar verme ve problem çözme ortamını sağlamak.
• Kendi adınıza değil, ekip adına konuşmak. “Ben değil biz” yaklaşımını yerleştirmek.
• Ekibin amaçlarını ve zaman kullanımını gözetmek. Yüksek standartlar ve başarılar hedeflemek. Küçük ya da büyük amaçların yerine getirildiğinden emin olmak.
• Farklılıklara anlayış ve saygı gösteren uyumlu bir kişilerarası ilişkiler ortamı oluşturmak.

Toplantıların Değerlendirilmesi ve Takibi

Değerlendirme, deneyimlerden yola çıkarak öğrenmeye olanak sağlar. Bu nedenle, her toplantıda değerlendirme aşamasının toplantının düzenli olarak gerçekleştirilen bir bölümü olması gerekmektedir. Değerlendirme aşaması, toplantı süreci ile ilgili dürüst değerlendirmeler yapmaya ve diğerlerinin yaklaşımlarını gözden geçirme konusunda fırsat yaratmaktadır.

Toplantıların değerlendirilmesinde aşağıdaki uygulamalar katkı sağlayacaktır:

• Katılımcıların her birinden toplantıyla ilgili duygu ve düşüncelerini özetleyen bir konuşma yapmalarını ya da büyük boyuttaki bir kağıda her birinin düşüncelerini yazmalarını istemek.
• Her katılımcıdan toplantının en güçlü ve en zayıf geçen anlarıyla ilgili örnekler vermelerini istemek.
• Bir değerlendirme anketi hazırlayarak toplantı sonunda katılımcılara dağıtmak.
• Katılımcılara toplantıda en çok akıllarında kalan bilgilerin neler olduğunu sormak.
• Toplantının başında katılımcılardan toplantıyla ilgili umut ve korkularını küçük kağıtlara yazmalarını istemek ve bu kağıtları duvara asarak toplantı sonunda bir karşılaştırma yapmalarını sağlamak. Sonrasında hangi beklentilerinin gerçekleştiğini ve hangi kaygılarının çözüldüğünü sormak.
• Toplantı başında katılımcılardan elde edilen beklentilerin bir listesini yapmak ve toplantı sonunda toplantının amaçları ve sürecini bu beklentiler açısından sorgulamalarını sağlamak.
• Büyük bir kâğıda toplantı sürecinin tümünü özetleyen bir grafik olarak çizmek. Grafiğin içinde yer alan kısa özetlerin toplantıda geçen süreyi ve çarpıcı olayları kapsamasını sağlamak. Katılımcılara renkli kalemler vererek grafik üzerinde toplantı sürecinden ne kadar yararlandıklarını ve toplantıdan tatmin olma derecelerini belirten dereceler çizmelerini istemek.

Toplantı sonrası takipte yapılacak işler ise aşağıdaki gibi sıralanmaktadır:

1. Toplantıda yer alan konuşmaların kayda geçirilmesi sağlanmalıdır. Bu kayıtta, toplantıya misafir olarak gelen katılımcılar da dâhil olmak üzere yapılan konuşmaların bir özeti yer almalıdır.
2. Toplantı bilgilerinin arşivlenmesi sağlanmalıdır.
3. Toplantılarda alınan kararlara ve hazırlanan eylem planlarına uygun olarak takip yapabilmek için bir kişinin hatırlatıcı olarak atanması ve toplantı sonunda görevlendirilen kişilere ayrıntılı olarak bilgi vermesi sağlanmalıdır.