Ünite 7: Topluma Hizmet Projesinin Hazırlanması ve Raporlaştırılması

Topluma fayda sağlamaları açısından bir sosyal sorumluluk projesi olarak kabul edilen topluma hizmet projelerinin sosyal sorumluluk düzeyleri incelenirse, örgütlerin sosyal sorumluluk çerçevesinde destek verdikleri temel etkinlik alanlarından bazıları şu şekilde gösterilebilir:

• Toplumsal yardım,
• Dezavantajlı kesimlerin desteklenmesi,
• Çevre koruma.

Topluma Hizmet Eğitimi dersinin amacı, topluma hizmetin teorik boyutu hakkında bilgi edinmek iken, Topluma Hizmet Uygulamaları dersi bu amaç doğrultusunda uygulamalar yapmaktır. Bu uygulamalara örnek olarak; toplumun güncel sorunlarını belirleme, çözüm üretmeye yönelik projeler hazırlama, panel, konferans, kongre gibi etkinliklere izleyici konuşmacı olarak katılma gösterilebilir.

Proje Kavramı ve Özellikleri

Proje sözcüğü TDK sözlüğünde “Değişik alanlarda önceden plan ve programa alınmış, maliyeti hesaplanmış, kurum ve kuruluşların yönetim organları tarafından onaylanmış, kısa ve uzun vadeye bağlanarak özel kurum veya devlet adına gerçekleştirilmesi kabul edilmiş bilimsel çalışma tasarısı” olarak tanımlanmıştır.

Mantıksal bir dizin oluşturan proje döngüsü veya proje çevrimi olarak şu aşamalardan oluşur:

• Proje geliştirme,
• Proje hazırlama,
• Proje analizi,
• Proje uygulama,
• Proje değerlendirme.

Topluma Hizmet Proje Önerisinin Tasarlanması

Faydalı ve nitelikli bir proje hazırlanması için proje işleyişinin sistematik bir şekilde ilerlemesi gerekmektedir. Dolayısıyla, proje amaçlarının doğru olarak belirlenebilmesinin ve proje sonuçlarının yararlı olabilmesinin temel kaynağı gereksinimlerdir. Bu gereksinimler de, alanyazında bulunan makale, konferans, çalıştay notları; kamu kurumları ve sivil toplum kuruluşları tarafından hazırlanmış olan rapor, inceleme, istatistiksel veriler; güncel ve sosyal sorunlar; mesleki ve kişisel yaşantılar/deneyimler; uzman görüşleri, geçmiş veya hâlihazırda yürütülen benzer projeler vb. gibi kaynaklara dayanması gerekmektedir. Topluma hizmet proje önerisinin tasarlanmasında şu ana başlıklar üzerine durulması gerekmektedir:

• Proje amaçlarının belirlenmesi,
• Proje öneminin belirlenmesi,
• Proje sınırlılıklarının belirlenmesi.

Projelerde Zamanın ve Kaynakların Planlanması ve Yönetimi

Proje planlanırken genel olarak cevaplanması gereken altı temel soru bulunmaktadır. 5N-1K olarak da adlandırılan bu sorular şu şekildedir:

• Proje niçin gerçekleştirilecek?
• Proje kapsamında ne gerçekleştirilecek?
• Proje nerede gerçekleştirilecek?
• Proje nasıl gerçekleştirilecek?
• Proje ne kadar zamanda gerçekleştirilecek?
• Proje kim/kimler tarafından gerçekleştirilecek?

Proje Yürütücüsünün Sahip Olmaları Gereken Özellikleri ve Proje Kapsamındaki Görevleri

Proje yürütücüsü, projenin başarıya ulaşmasında veya başarısız olmasında birincil sorumluluğu taşıyan kişilerdir. Proje hazırlayan ve gerçekleştiren bu kişilerin sah,p olması gereken özelliklerden bazıları şunlardır:

• Proje yürütücüsü etkili iletişim becerilerine sahip olmalıdır,
• Proje yürütücüsü grupla çalışma becerilerine sahip olmalıdır,
• Proje yürütücüsü organizasyon ve yönetim becerilerine sahip olmalıdır.

Proje Yürütücüsünün Proje Kapsamındaki Görevleri

Proje yürütücüleri, projenin tasarlanması, yürütülmesi ve sonuçlandırılmasında birincil öneme sahip kişilerdir. Başarı veya başarısızlık kendi sorumluluklarındadır. Proje yürütücüsü, projeye olan gereksinimleri analiz eder, bu gereksinimleri dikkate alarak proje amaçlarını, sınırlılıklarını, yöntemini, bütçesini belirler. Projenin zamanını ve kaynaklarını planlar, paydaşları belirler.

Projelerde Olası Başarısızlığın Nedenleri

Birer sosyal sorumluluk projesi olma özelliği taşımasından dolayı topluma hizmet projesinin aynı zamanda başarıya ulaşması oldukça önemlidir. Buna karşın projenin gerek planlanması, gerekse yönetimi aşamalarında yaşanan eksikliklerden veya dikkatsizliklerden kaynaklı başarısızlıklara götürebilecek unsurlardan bazıları aşağıdakilerdir:

• Proje yazımında kültürel farklılıkların dikkate alınmaması,
• Projenin gerçekleştirilmesinde yerel, bölgesel yönetimin desteğinin alınamaması,
• Proje hedeflerinin açık olarak tanımlanamaması,
• Zaman ve kaynakların etkili olarak planlanamaması ve yönetilememesi,
• İletişim eksikliği ve çatışmalarının yaşanması.

Topluma Hizmet Proje Önerisinin Raporlaştırılması

Topluma hizmet projesini iki kısma ayırmak mümkündür. Bunlar tasarım ve yazımdır. Önerinin tasarlanması gerekli planların detaylı ve dikkatli olarak yapılması kadar bu projelerin yazılı öneri haline dönüştürülmesi de oldukça önemlidir. Proje yürütücüsü, ünitenin ilk kısımlarında belirtilen ilkeler doğrultusunda projesini yapılandırdıktan sonra, proje önerisini sunmak için bunları yazılı olarak ifade etmelidir. Proje yürütücüsü, çalışma önerisini yazılı olarak hazırlarken, proje başlığını, özeti, giriş ve problem durumunu, amaç ve alt amaçlarını, sınırlılıklarını, yöntemini anlaşılır ve bilimsel yönteme ve dilbilgisi kurallarına uygun olarak yazıya dökmelidir. Proje yazımının daha iyi yapılabilmesi için aşağıdaki temel unsurlara dikkat edilmesi gerekir:

• Proje yazımında önyargılı ifadelerin azaltılması,
• Başlıkların yazımı,
• Proje özetinin yazımı,
• Proje girişinin ve gerekçelerinin yazımı,
• Proje amaçlarının yazımı,
• Proje sınırlılıklarının yazımı,
• Proje yönteminin yazımı,
• Projede kullanılan kaynakçaların yazımı.

Topluma Hizmet Projesinde Etik

Etik, bir çalışma faaliyetinde bulunan insanların ahlak ilkelerini, davranış biçimlerini, görevlerini ve zorunluluklarını belirleyen kurallar zinciri olarak tanımlanmıştır. Bu sebeple şu aşamalarda etiğe uygunluğa dikkat edilmesi gerekir:

• Projelerin tasarımı aşamasında,
• Projelerin yürütülmesi aşamasında,
• Projelerin yazımı aşamasında.

Topluma Hizmet Projesi İçin Kontrol Listesi

Topluma hizmet projesi tasarlandıktan ve anlatılanlar doğrultusunda yazılı hale getirildikten sonra eksikliklerin tespiti için yeniden kontrolden geçirilmesinde büyük fayda bulunmaktadır. Bunun için bir kontrol listesi hazırlanması gerekmektedir. Bu kontrol listesindeki maddelerin her birinin karşısında “Evet” “Hayır” ve “Kısmen” sütunları bulunmalıdır. İlgili madde proje önerisinde gerçekleştirildiyse o maddenin karşılığına “Evet”, gerçekleştirilmediyse “Hayır” sütununun işaretlenmesi gerekmektedir.