Ünite 2: Elektronik İmza ve Doküman Yönetim Sistemi

Elektronik İmza

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda yer alan şekliyle elektronik imza; başka bir elektronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğrulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi tanımlar. Elektronik imza; sayısallaştırılmış imzaları, kişilerin göz retinası, parmak izi ya da ses gibi biyolojik özelliklerinin kaydedilerek kullanıldığı biyometrik önlemleri içeren elektronik imzaları veya bilginin bütünlüğünü ve tarafların kimliklerinin doğruluğunu sağlayan sayısal imzaları içermektedir.

Sayısal imza, imzalanan metne göre farklılık gösterir ve içeriğin matematiksel fonksiyonlardan geçirilerek eşsiz olduğu düşünülen bir değer bulunması sureti ile elde edilir.

UYAP üzerinden yapılan işlemlerin onayında kullanılan elektronik imza; ıslak imza ile aynı yasal yükümlülükleri taşımaktadır.

UYAP Avukat Bilgi Sistemi’nden faydalanmak isteyen avukatların Adalet Bakanlığı Bilgi İşlem Dairesine başvurmadan önce nitelikli e-İmza sertifikaları (NES) Telekomünikasyon Kurumu tarafından yetkilendirilmiş sertifika hizmet sağlayıcılarından (ESHS) herhangi birine başvurarak almaları gerekmektedir.

Elektronik imza altyapısına uygun olarak UYAP kapsamındaki yargı birimleri ile idari birimlerin tüm bilgi ve belgeleri doğru ve tutarlı, değişmez ve güvenli bir şekilde merkezi bir yerde güvenli elektronik ortamda saklanmakta ve yetkisiz erişimlere izin verilmemektedir. Elektronik ortamda yapılan işlemlerin yargı mensuplarına, personeline ve Adalet Bakanlığı personeline dağıtılan elektronik imzalar ile yapılıyor olması güvenliğin kâğıt ortamından daha yüksek olmasına imkân sağlamaktadır.

Elektronik imza ve şifresinin 3.şahısların eline geçmesi durumunda elektronik imzanın geçerli olduğu her yerde ıslak imza ile yapılabilen tüm işlemler yapılabilir. e-İmza şifresinin alındığı ilk günkü şifresi ile bırakılmaması gerekmektedir.

Basit ve tahmin edilebilir bir şifrenin seçilmesi durumunda, şifre sizi tanıyan biri tarafından kolayca tahmin edilebilir ya da seçtiğiniz şifre, şifre kırma yazılımlarıyla birkaç dakika içerisinde kırılabilir. Güçlü şifre; tahmin edilmesi mümkün olmayan ve şifre kırma programları tarafından kırılması yıllar alan şifre grubudur. Şifrenin güçlü olması şifrenin uzunluğuna ve içerisinde kullanılan karakterlerin karmaşıklığına göre değerlendirilmektedir.

Şifre güvenliği için; şifrenizi üçüncü kişilerle paylaşmayınız, güçlü bir şifre seçiniz, farklı hesaplarınızda farklı şifreler kullanınız, şifrelerinizi bilgisayarınızda veya herhangi bir kâğıt üzerinde not olarak eklemeyiniz.

UYAP’ta e-İmzalamanın Yapılış Şekli

Elektronik imza elektronik belgeye eklenmiş bilgidir. Gönderilecek belgeden matematiksel yöntemler yardımıyla ve özgün bir biçimde kısaltılmak suretiyle sabit uzunlukta sayısal bir bilgi elde edilir ki buna mesajın özeti veya hash adı verilir. Hash metodu ile elde edilen bilgi, geri dönüşümü olmayan bir bilgidir. İkinci adım olarak mesaj özeti gönderen tarafın özel anahtarıyla şifrelenmektedir. Bu kodlanmış olan hash, elektronik imza olarak adlandırılmaktadır. Elektronik imza belgeye eklenir ve belgeyle birlikte alıcıya gönderilir. Her mesajın farklı bir özeti vardır. Belgede en ufak bir değişiklik yapılması hâlinde şifrelenmiş olan mesaj özeti ile sonradan oluşturulan mesaj özeti arasına fark olacaktır. Fark yoksa imza geçerli bir elektronik imza demektir. Bu şekilde belge içeriğinin değişmediği ispatlanmış olur.

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununa göre elektronik sertifika hizmet sağlayıcılarından nitelikli elektronik sertifika temin edilmiş olan avukatlar, Avukat Bilgi Sistemi üzerinden dava açabilmekte, dava harçlarını yatırabilmekte ya da mevcut dava dosyasına evrak gönderebilmektedirler. Dava Açılış ekranları üzerinden; hukuk dava açılış ve harçlandırma, idari yargı dava açılış ve harçlandırma, icra dosya açılış ve harçlandırma, dosya tevzi durumu bilgilerini takip etme, dava açılış dosyasına evrak ekleme, banka işlemleri takip etme işlemleri gerçekleştirilebilmektedir.

Dava Açılış işlemleri tamamlandığı zaman ilgili birimde UYAP sisteminde bir dava açılış dosyası (tevzi dosyası) oluşturulur. Oluşturulan bu tevzi dosyası dava açacağınız adli birimdeki tevzi memuruna bağlı UYAP tevzi işlemi ekranında görüntülenir ve tevzi memuru dosyanızı ilgili mahkemeye tevzi eder. Dosyanın hangi mahkemeye hangi esas no ile tevzi edildiği Dosya Tevzi Durumu Bilgileri ekranından takip edilebilmektedir.

UYAP ekranları kendi içerisinde kullanım bilgilerini de içerir. Kullanımı kolaylaştırmak amacı ile her ekranda adım adım kullanım yardım bilgileri bulunmaktadır.

Doküman Yönetim Sistemi

UYAP kapsamında e-İmza altyapısına uygun olarak çalışan Doküman Yönetim Sistemi (DYS), fonksiyonel kapsamdaki uygulamalara girdi olarak gelen veya bu uygulamalar dâhilinde üretilen tüm evrakların elektronik ortamda yönetimini, onay işlemlerinin gerçekleştirilmesini, arşivlenmesini ve “full text search” ile aranabilmesini sağlamaktadır. Merkez Birimler ile Taşra Birimleri arasındaki evrak ve bilgi akışı DYS ile elektronik ortamda gerçekleştirilmektedir. UYAP doküman yönetim sisteminin temel işlevleri:

• Her türlü veri, bilgi ve belgeyi otomatik yön tanımlama ile anında ilgili makamlara ulaştırılmasını sağlamak.
• Yetki tanımları ve kanunlar çerçevesinde iş akış yönetimini sağlamak.

UYAP’ta bulunan Doküman Yönetim Sistemi sayesinde evrakların ve iş akışlarının takibi kolayca yapılabildiğinden ve evrak versiyonları saklanabildiğinden bir evrak üzerinde kimin, ne zaman ve ne yaptığı, bu işlemi ne kadar sürede yaptığı, bu süre zarfında ilgilinin üzerindeki iş yükünün ne olduğu gibi hususlar ve bazı savsaklama veya ihmaller kolaylıkla tespit edilebilmekte, böylece etkin bir yönetim ve denetim sağlanmaktadır.

DYS, Adalet Bakanlığının evrak takip süreçlerine uygun olarak hazırlanmıştır. Doküman Yönetim Sistemi ile evraklar anında gerekli makamlara ulaşabilmekte, bu şekilde evrakların ulaştırılması ile kaybedilen zaman ortadan kaldırılıp personel iş gücünden ve kırtasiye giderlerinden tasarruf sağlanmakta, donanım giderleri ve posta masrafları azalmaktadır.

Adalet Bakanlığında Doküman Yönetim Sistemi 2001 yılında genel müdürlükler ve daire başkanlıklarında kullanılmaya başlanılmıştır. Bu süreç devam ederken UYAP II projesi kapsamında yargı birimleri ve Bakanlık taşra birimleri için geliştirilen DYS modülünün yetenekleri ve esnek yapısı göz önüne alınarak, belirlenen teknik sorunlar ve talepler doğrultusunda, UYAP II yazılımı içinden ayrıştırılarak, Bakanlık merkez teşkilatının ihtiyaç ve talepleri de göz önüne alınarak tekrar yazılması gündeme gelmiş, geliştirilen bu yeni yazılımın 2006 yılının Mart ayından itibaren eğitimleri ve pilot birimlerde işletime alma çalışmaları başlatılmıştır.

DYS platformu bağımsız çalışabilmekte, ihtiyaçlara göre değişiklikler yapılabilmektedir. XML tabanlıdır. Evraklar veritabanı yerine Content Manager üzerinde saklanmaktadır. Elektronik imza desteği vardır. TUBİTAK, e-Güven, e-Tuğra, TÜRKTRUST, TURKCEL mobil imza, AVEA mobil imza uygulamaları UYAP doküman editörünün (udf) desteklediği elektronik imza altyapılarıdır. UYAP doküman yönetim sisteminin desteklediği formatlar: “tif ”, “tiff ”, “jpeg”, “jpg”, “gif ”, “txt”, “text”, “xml”, “udf ”, “pdf ”, “doc”, “rtf ”, “xls”, “ppt”, “zip”, “rar” bu formatların dışında oppenoffice doküman desteği de mevcuttur. Gelişmiş evrak sorgusu ve kelime bazlı arama yapılabilir. UYAP Editör ile kullanılabilmektedir. Personelin performans sorgusu yapılabilmekte, personel üzerindeki işler takip edilebilmektedir. Yetki devri yapılabilmektedir. Evrakların tüm versiyonlarına erişilebilmekte, yapılan tüm işlemlerin safahatı takip edilebilmektedir. Yapılan işlemler loglanmaktadır.

Doküman Yönetim Sistemi UYAP uygulamalarının kullanıldığı tüm birimlerde ve Adalet Bakanlığı merkez teşkilatında kullanılmaktadır.

DYS’de gelen evrak ve giden evrak olmak üzere iki tür evrak bulunmaktadır.

Genel olarak DYS’nin getirdikleri şöyle sıralanabilir:

• Dokümanların elektronik ortamda saklanabilmesi sağlanmıştır.
• Dokümanların sistemde geçirdikleri tüm yaşam döngülerinin her kademe tarafından her an izlenebilirliği sağlanmıştır.
• Dokümanların bulunduğu her noktada sorgulanabilmesi ve erişilebilmesi sağlanmıştır.
• Çalışanların performanslarının takip edilmesi sağlanmıştır.
• Dokümanların hızlı bir şekilde hareket etmesi sağlanmıştır.
• Ciddi anlamda kâğıt ve zaman tasarrufu sağlanmıştır, bunun boyutunun taşra uygulaması devreye girdikten sonra artması hedeflenmiştir.
• Özellikle elektronik imza uygulaması ile DYS’ deki iş süreçleri daha da kısalacaktır.
• Sistemde elektronik imzanın kullanıma başlanması ile şu an kullanıcıların yaşadıkları paralel uygulamaların hepsi ortadan kalkacaktır.
• Taşra entegrasyonu ile manuel olarak yürütülen evrak akışları ortadan kalkacak ve iş yükleri hafifleyecektir.

Giden Evrak

Adalet Bakanlığı bürolarınca hazırlanan yazışmalar, giden evrak kapsamına girmektedir.

Büro fonksiyonu; Adalet Bakanlığı büro ve Şube Müdürlükleri’nce yapılan yazışmaların, Doküman Yönetim Sistemi’ne katılması, uygun paraf sırasının seçilmesi, paraf akışına sokulması, uygun kişiler tarafından düzenlenmesi, onaydan çıkması ve giden evrak kaydının alınması işlemlerini kapsamaktadır.

Sisteme Evrak Katma (Giden Evrak Oluşturma ve Akış Başlatma)

Bürolarca hazırlanan yazışmaların, Doküman Yönetim Sistemi içinde dolaşımını ve işlem görmesini sağlamak için, öncelikle kullanıcının istemci bilgisayarından alınıp, Adalet Bakanlığı Doküman Yönetim Sistemi sunucusuna taşınması gerekmektedir. Bu işlem, Giden Evrak Oluşturma ve Akış Başlatma ekranı aracılığıyla gerçekleştirilir.

Giden Evrak İşlemleri ve Akış Başlatma ekranında izlenmesi gerek işlem sırası;

1. Doküman Seçimi: Doküman seçme paneli bölümünden gerçekleştirilmektedir. Doküman seçme işleminde seçilecek doküman UYAP Editöründe hazırlanacak bir evrak ise Diskten Evrak Seç seçeneği kaldırılır. Kelime İşlemciyi Aç butonu vasıtasıyla UYAP Editörüne geçilir ve doküman seçme işlemi gerçekleştirilir.
2. Dosya Seçimi: Evrakın büro içinde hangi dosya veya dosyalara gireceği bilgisi girilir. Ekran aracılığı ile büro içindeki yeni dosya açma işlemi de gerçekleştirilir. Ya da sistemde son işlem yaptığımız dosya son dosya butonu ile seçilerek işlem yapılabilir.
3. Evrak Hazırlama: Evrak hazırlama panelinde evraka ait Evrak Türü, Evrak Tipi, Ek Listesi, Detaylar, İlgili Evrak Listesi gibi bilgilerin hazırlandığı alandır.
4. Dağıtım Listesi Hazırlama: Evrak Dağıtım Bilgileri ekranı aracılığı ile Giden Evrak Kayıt Ekranı’nda kayıt işlemleri sürdürülen giden evraka ait dağıtılacağı yerler bilgilerinin girilmesi işlemleri gerçekleştirilir.
5. İş Akışı Düzenleme: Birimler tarafından hazırlanan yazışmalar, İş Akışı Başlatma işlemi aracılığı ile Doküman Yönetim Sistemi içinde akışa gönderildiklerinde, ilgili akışta yer alan ve o evraka paraf atacak olan kişilerin İş Listelerine düşer. Evraka paraf olan kullanıcılar iş akışı düzenleme panelinde eklenir.
6. Evrakı Kaydetme ve Onaya Sunma: Giden evrak oluşturma ve akış başlatma işlemlerinde yukarıda belirtildiği sırada evraka ait işlemler gerçekleştirildikten sonra “Evrakı Kaydet” butonu ile evrak kaydedilir. Daha “Evrakı Onaya Sun” sonra butonu ile evrak için akış başlatılmış olur. Evrak akışta belirtilen ilk kullanıcının iş listesine düşer. Birimler tarafından hazırlanıp uygun onay akışına sokulan giden evraklar, ilgili kişinin onayından çıktıktan sonra, o akışı başlatmış olan kullanıcının görev panosuna “Onay Sonrası Gözden Geçirme” işlemi olarak gelir.

e-İmza ile imzalanarak onaylanmış olan evrak birim içi yazışma ise çıktısını almadan ilgili birime on-line olarak gönderilir. Kullanıcıların Evrak Onay İşlemleri, Gözden Geçirme İşlemleri, Onay Sonrası Gözden Geçirme İşlemleri, Reddedilip Dönen Evraklar “İş Listesi” ekranından takip edilir.

Gelen Evrak

Gelen Evrak, Adalet Bakanlığı Merkez Teşkilatı’na gelen evrakları ifade eder. Gelen evrak kayıt ekranında; kaydı yapılacak evrakın Evrak Bilgileri tabında, Evrak Türü = Genel Evrak, Evrak Tipi = Gelen Evrak olarak otomatik seçilir. Daha sonra Dosya Bilgileri – Ek Listesi tabında evrakın hangi dosyaya kaydedileceği belirtilir. Son olarak kaydet tuşu ile evrakın kayıt işlemi gerçekleştirilir. Evraka ait ilgi tanımlamak ya da kaldırmak için Evrak Ekle, Evrak Kaldır butonları kullanılır. Evrak başka bir kullanıcıya yönlendirilecekse, İşi Yönlendir butonu ile işin aktarılacağı kullanıcı seçilir, gerekiyorsa bilgi notu yazılır ve gönderilir. Evrak iade edilecekse, not bilgisi girilmesi zorunludur. Not bilgisi girildikten iade butonuyla evrak geldiği kullanıcıya iade edilir. Birimlere gelen evraklar; Gn. Md./D. Bşk. Gelen Evrak Takibi Ekranından takip edilebilir.

Evrak Onay İşlemleri

Giden Evrak Onay İşlemleri: Giden evrak onay işlemlerinde notlar bölümünde evraka ait akıştaki kullanıcılar tarafından yazılan notlar bulunur. Kullanıcı kendi notunu not girişi bölümüne yazabilir. Sağ taraftaki büyük panelde evrakın formatı (tif, udf) uygunsa görülebilir. İş akışı bilgileri tabında evraka ait iş akış adı, iş akış tanımı, öncelik vb. iş akışı bilgileri görüntülenir. Eğer evrak uygunsa Onayla butonu ile akışta varsa bir sonraki kullanıcıya iletilir. Ret işlemi yapılacaksa bilgi notu girildikten sonra Reddet butonu ile evrak işi oluşturan ve akışı başlatan kullanıcıya geri döner.

Gözden Geçirme İşlemleri: Gelen Evrak Büro Kaydı ekranında gelen bir evrakın büro kaydı alınırken o evrakın ilgili büroda veya ilgili Genel Müdürlük/Daire Başkanlığı altında yer alan diğer kullanıcılara bilgi amaçlı gönderilmesi işlemine “Gözden Geçirme” işlemi denir.

Evrakı Onaya Sunma İşlemleri: Dosya No bilgisi Dosya Arama ekranında girilerek, seçilen Dosya Numarasındaki evrakların İşin Adı, Onaya Sunma Tarihi, Evrak Türü, Evrak Durumu, Konu vs. alanları hakkında bilgi sahibi olunabilir. Hazırlayan combosunda; kullanıcılar kendi birimindeki kişilerin başlattıkları işleri ve bu evraklara ait bilgileri görebilirler.

İş Akışı İptali: Ekranı Kullanıcıların kendilerinin oluşturduğu ve akışa sunduğu evrakların ‘Ret’ edildiği takdirde İş Akışı İptali ekranı İptal Edilebilecek Akışlar listesine düşer.

Sorgular

Büro Evrak Sorgusu: Büro evrak sorgusu ekranında kullanıcıların birim bazında işlem yapılan evraklar sorgulanabilir. Sorgu sonuçları Dosya Evrak Listesi paneline gelir. Burada evrakın üstünde Mouse sabit bırakıldığında evraka ait büro no, büro tarihi, gönderen kişi vs. bilgileri görülebilir.

Dosyalar Sorgusu: Dosyalar sorgusunda Dosya Açılış Tarih aralıkları ya da ‘Dosya No’ kısmına dosya no ya da dosya adı girilerek dosya listesi görebilir. Açıklama alanında dosyaya ait varsa açıklama bilgileri görüntülenir. Sağ taraftaki Dokümanlar panelinde ise seçilen dosyanın içinde bulunan evraklar görüntülenir.

Performans Sorgusu (Yönetici Ekranları): Performans Sorgusu ekranı aracılığıyla, kullanıcılar yetkileri dâhilindeki kullanıcıların sistem üzerinde gerçekleştirdikleri çeşitli işlemlere ait performans zaman ölçülerini sorgulayabilirler. Hangi kullanıcının hangi kullanıcı grubunu sorgulayabileceğini tanımlanması ve güncellenmesi işlemleri, Doküman Yönetim Sistemi yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.

Personelin İş Listesinde Bekleyen Görevler

Aktif İşler Sorgusu ekranında sorgulanacak personel bilgisi girilerek, Personelin İş Dökümü panelinde üzerindeki işlem görüntülenebilir. Kullanıcılar üzerindeki işleri ya da daha sonra akışta oldukları evrakları başka bir kullanıcıya yönlendirebilir. Bu işlem İş Akışı Yetki Devri ekranı ile gerçekleştirilir.

DYS' de e-İmza Kullanımı

Kelime işlemcide hazırlanan bir evrakı imzalamak için ‘imzala’ butonuna basılır,

• ESHS (e-Sertifika hizmet sağlayıcıları) seçimi yapılır.
• Sertifika seçiminde Nitelikli İmza Sertifikası seçilir.
• Sertifika şifresi (pin kodu) girilir.
• Bir saat içerisinde tekrar şifre istemeden diğer evraklar imzalanabilir.