Ünite 7: Gelir ve Maliyet Kontrolü

Giriş

Yiyecek içecek sektöründeki hızlı gelişim, işletmelerin de zaman içerisinde değişimlerine sebep olmuştur. Haliyle gelir ve maliyet kontrolünde de profesyonellik ve güvenilirlik gerekmiştir.

Gelir ve maliyet kontrolü yiyecek içecek sektöründeki en önemli aşamalardandır ve kar durumunu etkileyen önemli bir unsur olan gelir durumunun kontrolünün titizlikle yapılması önemlidir.

Gelir ve Gelir Kontrolü

Gelir, bir ekonomik birimin belli bir süre içinde kazandığı ücret, aylık, kira vb. varidat, irattır. Gelir iş hacmi olarak da anılır, işletmenin büyüklüğünün ölçüsü olarak aktarılır ve başarı için bir ön koşuldur. Gelir, ücret ve miktar bileşenlerinden oluşur.

Çoğu yiyecek ve içecek işletmesi miktarı, servis yapılan müşteri miktarı ile belirlemektedir. Ücret bilgisi ise menülerden, şarap ve içecek listelerinden alındığı gibi bir müşterinin ne kadar harcadığı ile de ölçülebilmektedir.

Eğer bir işletme, belirli bir dönem içerisindeki toplam gelirini ve müşteri çek sayısını biliyorsa kişi başına ortalama harcama miktarını hesaplamak mümkündür.

Çapraz bölümleme analizinde;

• Zaman ile ücretin,
• Kişi sayısı ile gelirin,
• A işletmesinin saatlik geliri ile B işletmesinin saatlik gelirinin kıyaslanması gibi iki değişken karşılaştırılmaktadır.

Zaman serisi analizi ise dönemsel bir zaman ile bir başka değişkenin kıyaslanmasıdır.

Gelir durumu hesaplanmasının amacı, yönetime ve işletmenin sahiplerine belirli bir dönem içerisindeki finansal performans (karlılık) hakkında bilgi sağlamaktır. Net gelir satışlardan harcamaların çıkartılması ile elde edilir. Standart gelir durum formatında;

• Satışlar,
• Maliyet,
• Brüt kar,
• Diğer gelirler,
• Diğer giderleri operasyon giderleri,
• Doluluk maliyeti ile faiz,
• Amortisman, • Kurumsal sorumluluklar ve
• Gelir vergileri öncesi gelir yer almaktadır (S:150, Tablo 7.2).

Gelir kontrol sürecinde yararlanılan hesaplamalardan bazıları şöyle sıralanabilir:

• Yıllık yiyecek geliri,
• Yıllık içecek geliri,
• Toplam yıllık öğlen yemeği geliri,
• Toplam yıllık akşam yemeği geliri,
• Toplam yıllık gelir ya da yıllık yiyecek geliri + yıllık içecek geliri.

Gelir kontrolü, basit anlamıyla, satılan ürünler ile elde edilen gelirlerin uyuşmasıdır.

Gelir kontrolünün yapılması;

• Manuel,
• Mekanik ve
• Bilgisayarlı kontrol olmak üzere üç sisteme dayanmaktadır.

Uygulanacak gelir kontrol sistemi fark etmeksizin şu performans ölçülerini kapsamalıdır:

• Sipariş verilenler ile toplam ödemelerin uyuşumu,
• kişi başına ortalama ödemeler,
• Ortalama hesaplar,
• Satış bilgileri,
• Ödeme şekillerinin analizi,
• Koltuk devri,
• Servis elemanı başına satış miktarları,
• Dönemsel satış bilgileri,
• Koltuk başına satış miktarları ve
• Metrekare başına satış miktarı bilgileridir.

Manuel kontrol sistemi, servis yapılan yiyecek ve içeceklerin bedellerinin servis elemanları ya da kasiyerler tarafından alınması yöntemidir. Bu sistem kendi içerisinde alt sistemlerden oluşur. Bunlar;

• Çek sistemi,
• Bono sistemi ve
• Adisyon sistemleridir.

Mekanik sistem, çeklere yazılan hesapların servis elemanları ya da kasiyer tarafından değil de, ön çek makineleri tarafından yapılması işlemidir.

Bilgisayarlı kontrol sisteminde ise tüm kayıtlar elektronik ortamda tutulmakta ve hesaplamalar, istatistikler gibi dökümler yine bu sistemin programları ile yapılmaktadır.

Gelir Kontrolünün Önemi ve Amaçları

Gelir kontrol sisteminin, işletme içerisinde yer alan ve satışların gerçekleştiği tüm bölümleri kapsayacak şekilde basit, yönetilebilir ve kontrollü olması ile hatalar en az düzeyde tutulabilmektedir. Ayrıca kontrol sürecinde tutulan kayıt ve raporlar ileriye yönelik kararlar için de temel teşkil etmektedir. Kontrol sisteminin kurulmasını etkileyen faktörler şunlardır:

• Yiyecek ve içecek satışlarının büyük kısmının ufak miktarlarda olması,
• Personelin çoğunlukla para ile temasının olması,
• Tutulması gereken kayıtların farklı personel tarafından hazırlanması,
• Pek çok personelin bono ve çeklerle ilgisinin olmaması ve
• Çeşitli işlerin tek bir şahsa yaptırılmasıdır.

Gelir kontrol sisteminin ortak amaçları ise hırsızlıkları ve kayıpları azaltmak, israfı engellemek ve elde edilen geliri korumaktır.

Gelir kontrolünde kullanılan çeşitli sistemlerin ortak tarafları şöyle sıralanabilir:

• Satışların kayıtları numara sırasını takip eden çeklerle yapılır.
• Gerektiğinde sorumlu kişinin kolaylıkla bulunması için her çekin kime verildiği kayıt edilir.
• Çeklerin üzerinde yapılacak en ufak bir değişiklik hemen dikkat çeker.
• Kasiyerler, servis elemanlarından ayrı olarak satış kayıtları tutarlar.
• Servis elemanları, müşteriden hesabı aldıktan sonra çeklerin bedelini kasaya öderler.
• Her çek tek tek kontrol edilir ve kasiyer kendi satış kayıtları ile bu kayıtları karşılaştırır.
• Kasiyerler kendilerine verilen çeklerin dökümünü yaparlar.

Gelir Kontrolünde Kullanılan Belgeler

Gelir kontrolü sürecinde kullanılan belgeler şunlardır:

• Servis elemanı,
• İstek fişi ve
• Adisyon.

Servis elemanı sipariş fişi (captain order), servis elemanlarının mutfak ya da bara müşteri siparişlerini bildirmesi için kullanılan bir belgedir. Kontrollerin istendik bir biçimde gerçekleşebilmesi için servis elamanının istenen ürünü derhal yazması önemlidir. Kaçak, çalınma ya da gizli anlaşmaların engellenmesi için en ufak şüphede incelenmesi önemlidir.

Adisyon, diğer adı ile hesap pusulası ise, ödenecek ücretin dökümünü ve tutarını gösteren kâğıttır. Tıpkı sipariş fişleri gibi adisyon takip föyleri de takip edilmek durumundadır. 213 sayılı Vergi Usulü Kanunu’nun Mükerrer 257. Maddesi’ne göre hizmet işletmelerinin adisyon kullanması zorunludur.

Resmi Gazetede bulunan tebliğe göre adisyonlarda en az aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır:

• Mükellefin adı
• Varsa ticaret unvanı,
• İş adresi,
• Vergi dairesi ve hesap numarası (sicil numarası),
• Hizmetin ve emtianın cinsi, miktarı,
• Adisyonun düzenlenme tarihi,
• Adisyonun seri ve sıra numarası,
• Adisyonun basıldığı matbaa ile ilgili bilgiler.

Gelir Kontrol Sistemleri

Temelde gelir kontrol sistemleri;

• Elle kontrol sistemleri ve
• Makineli kontrol sistemleri olmak üzere ikiye ayrılmaktadır. Ayrıca bilgisayarlı kontrol sistemleri de kullanılmaktadır.

Etkili bir gelir kontrol sistemi şu eşitliği sağlamalıdır:

Ürün Satışları = Müşteri Ödemeleri = Gelir Fişleri = Elde Edilen Gelir

Elle kontrol sistemleri;

• Üç nüshalı sipariş fişi kontrol sistemi ve
• İki nüshalı sipariş fişi kontrol sistemi olmak üzere ikiye ayrılmaktadır.

Üç nüshali sipariş fişi kontrol sistemi çoğunlukla orta ve büyük işletmelerde kullanılmaktadır. Masa numarası, kuver sayısı, tarih, sipariş veren servis elemanının numarası ve imzası bulunur (S:155, Şekil 7.2). İlk nüshası mutfağa giderken, ikinci nüsha kasiyere verilerek müşteri hesabına yani adisyona işlenmektedir. Üçüncü nüsha ise servis elemanı tarafından tutularak siparişin takibi gerçekleştirilmektedir (S:155, Şekil 7.3).

İki nüshalı sipariş fişi kontrol sistemi ise özellikle küçük otellerde, düşük fiyatlı yiyecek ve içecek işletmelerinde, hızlı yemek restoranlarda ve kafeteryalarda uygulanmaktadır. Servis elemanı siparişi seri ve masa numaraları ile tarih gibi bilgileri doldurarak kopyalı fişlere almaktadır. Bu uygulamada, birinci nüsha servis elemanında ikinci nüsha ise mutfakta kalmaktadır.

Elle kontrol sisteminde işletmelerin yaşadıkları sorunlar şöyle sıralanabilir:

• İşlemler oldukça zaman alır.
• Yiyecek ve içecek stok takibi güçtür.
• Yüksek miktarda tüketilen ürünlerin hazırlandığı malzeme stoklarının yüksek tutulması gereklidir.
• Bazı operasyonlarda yapılması gereken işler daha fazla zaman gerektirir.
• Operasyon sonuçlarının kontrol edilebilmesi için yönetime gerekli olan bilgilerin anlaşılır ve hızlı bir şekilde aktarımı kolay değildir.
• Mutfağa ya da bara yanlış siparişler verilebilir.
• Mutfak, yemekleri hazırlayarak servis elemanına vermektedir.
• Müşteriye yanlış yiyecek ve içecekler sunulabilir.
• Müşteriden hatalı miktarda para tahsil edilebilir.
• KDV hatalı hesaplanabilir.
• Adisyona yemek fiyatları hatalı yazılabilir.

Makineli kontrol sistemleri ise elle kontrol sistemlerine kıyasla daha pahalı olmasına rağmen, hataları en aza indirmekte ve verimlilik sağlamaktadır.

Makineli kontrol sistemleri;

• Ön çek sistemi (pre-checking) ve
• Önceden kurulmuş hazır çek sistemlerinden oluşmaktadır.

Ön çek sistemi (Pre-Checking) şu şekilde çalışmaktadır: Her servis elemanı bireysel anahtara sahiptir ve makineye yerleştirilen çek ile siparişe bağlı olarak bilgiler çift nüsha şeklinde yazdırılır. Her işlem için bir referans numarası verilir. Satış bitiminde bilgiler yetkili tarafından kontrol edilir ve kaydedilir.

Önceden kurulmuş hazır çek sistemleri (Pre-Set PreChecking) ise ön çekin geliştirilmiş şeklidir. Bu sistemde ürünler tuşlara tanımlanır ve servis elemanının tuşa basmasıyla yiyecek ya da içecek müşteri çekine fiyatı ile yazılarak hafızaya alınır. Çalışma dilimi ya da gün sonunda bir tuşa basılarak tüm bilgiler alınır.

Bilgisayarlı kontrol sistemleri ise işletmelerde hızlı ve güvenilir bir şekilde hatasız satışlar ve hatasız nakit kontrolü gerçekleştirme imkanı sunar. Bu sistemde, ana bilgisayar sadece yetkili kişilere açıktır ve diğer bilgisayarlar bu bilgisayara bağlı olarak çalışırlar.

Bilgisayarlı kontrol sistemlerinde aşağıdaki raporlar alınabilmekte ve daha sonra kullanılmak üzere saklanabilmektedir: • Toplam satışlar,

• Satış vergileri,
• Müşteri sayıları,
• Ortalama çek sayıları,
• Servis elemanlarının performansları,
• Bahşiş bilgileri,
• Çalışma saatleri,
• Her menü kaleminin satış miktarları,
• Menü kalemlerinden elde edilen gelirler,
• Banka (kredi) işlemleri dökümleri,
• Ödenmez bilgileri ile
• Kapatılmamış ya da açık kalmış çeklerin bilgileri ve sorumlularının dökümü.

Raporlar kapsamındaki bir maddede yer alan bahşiş, memnuniyet sonrası yiyecek ve içecek ücreti haricinde ödenen küçük miktarlı para şeklinde tanımlanabilir.

Maliyet Kontrolü

Maliyet, üretimde bir mal elde edilinceye değin harcanan değerlerin toplamıdır. Yiyecek içecek işletmelerinde satış karlarının en yüksek düzeyde tutulması için yiyecek ve içecek ilk madde ve malzeme giderlerinin kontrol altında tutulması oldukça önemlidir.

Maliyet kontrolünün amacı temelde, işletmenin kazanç elde edici faaliyet göstermesini sağlayacak biçimde, tüm alanlarda maliyetler üzerinde yönetici bir güç uygulayarak gereğinden fazla olan yiyecek içecek ve iş gücü maliyetlerini ortadan kaldırmaktır.

Maliyet kontrolünün alt amaçları ise şöyle sıralanabilir:

• Gelir ve giderlerin analizinin yapılması,
• Standartların belirlenmesi ve korunması,
• Fiyatlamaya temel oluşturulması,
• Çalınma olaylarının engellenmesi,
• İsraftan kaçınmak ve
• Yönetimin bilgilendirilmesidir.

Maliyet Kontrol Sisteminin Aşamaları

Maliyet kontrolü yönetimin bir aracıdır ve yiyecek içecek işletmelerinde maliyet kontrolünden sorumlu kişi genellikle maliyet muhasebecisi veya kontrolördür. Kontrol fonksiyonunun etkinliği ise aşağıdaki özelliklere sahip olması ile yakından ilgilidir:

• Kurulacak yiyecek içecek maliyet kontrol sistemi mevcut organizasyona uygun olmalı ve adapte edilebilmelidir.
• Sistem basit, formaliteler asgariye indirilmiş olmalıdır.
• Anlaşılır ve sürekli olmalıdır.
• Saptanan hedeflere ve standartlara ulaşılıp ulaşılamadığı kısa zamanda belirlenmeli ve ilgili birimlere aktarılmalıdır.
• Kontrol sistemi ekonomik olmalıdır.
• Kontrol sistemi, uygulanabilir ve uygun bir sistem olmalıdır.

Yiyecek içecek maliyet kontrol sürecinin zincir halkaları gibi bir bütün olarak değerlendirilmesi, kaçak ve israfların önlenmesini sağlayacaktır.

Satın almada maliyet kontrolü, satın alma işlemi maliyet kontrolünün ilk basamağıdır. Satın alma işlevi bir işletmede geleceği belirlediğinden hesaplı, kaliteli ve güvenilir ürünlerin tercihi önemlidir. Ayrıca, satın almada bir düzen olmalıdır. Satın alma yöntemleri kapalı zarf usulü, pazarlık yöntemi ve piyasadan teklif alma yöntemidir.

Tesellümde maliyet kontrolü de bu kapsamda ayrı bir konudur. Tesellüm, otelin sipariş verdiği miktar, kalite ve anlaşılan fiyattan yiyeceklerin tedarik edilip edilmediğinin kontrolü ve depoya veya doğrudan kullanıcıya transferini sağlama görevini yerine getirme faaliyetidir. Tesellüm işleminin kolaylığı için yeterli alan ve araç gereçlerin bulundurulması önemlidir.

Depolama ve dağıtımda maliyet kontrolü nün yapılması, işletmenin üretim ihtiyaçlarını karşılamakta ve bozulma ile çalınmaların meydana gelmesini önlemektedir. Bu kapsamda depolama prosedürü, stok kontrolü ve önemi ile depodan mal çıkarma konuları önem taşımaktadır. Depodan çıkartılan malların fiyatlandırılmasında şu yöntemler kullanılmaktadır:

• FIFO (First in first out) yani ilk giren ilk çıkar yöntemi,
• LIFO (Last in first out) yani son giren ilk çıkar yöntemi
• Ortalama değerlendirme yöntemi ve
• NIFO (Next in first out) yani ilk gelecek ilk çıkar yöntemi.

Üretimde maliyet kontrolü esas itibarıyla dört başlık altında incelenebilir. Bunlar;

• Menü planlaması ve satış tahminlerinin yapılması,
• Mutfak deneyleri yapılarak standart ürün elde edilmesi,
• Standart tariflerin kullanılması ve
• Standart porsiyon büyüklüklerinin belirlenmesidir.

Serviste ve tüketimde maliyet kontrolü ise son aşamadır. Bu aşamada istendik şekilde satın alınan, depolanan, stoklanan, üretilen yiyecek ve içecekler doğru bir şekilde servis edilmelidir. Ürünlerin uygun ısılarda bekletilmesi ve gerektiği şekilde muhafaza edilmesi ise tüketim esnasında maliyeti olumsuz etkileyebilecek etmenler bu kapsamda önem taşımaktadır.

Maliyet Kontrolü Yöntemleri

Maliyet kontrolü yöntemleri;

• Basit maliyet kontrolü ve
• Ayrıntılı maliyet kontrolü olmak üzere iki ana başlık altında toplanabilmektedir.

Basit maliyet kontrolü yöntemi;

• Aylık ve
• Günlük olmak üzere iki şekilde uygulanan ve kısaca maliyetlerin satışlara oranlamasına dayanan bir sistemdir. Elde edilen satılan yiyecek maliyetinin, yiyecek satış gelirine oranlanmasıyla istenilen yüzde elde edilir.

Ayrıntılı maliyet kontrol yöntemi ise yiyecek içecek maliyetlerinin günlük olarak hesaplanmasıdır. Günlük maliyetlerin hesaplanabilmesi için o güne dair bütün kayıtların tutulması gerekmektedir. Ayrıntılı maliyet kontrolünde kullanılan yöntemler şöyle sıralanabilir:

• Harris, Kerr and Forster yöntemi: Toplam günlük yiyecek maliyetinin yanı sıra malzeme grubunun da toplam maliyeti görülebilir.
• Horwarth and Horwarth yöntemi: Maliyetlerle birlikte her bir yiyecek içecek grubunun satış oranı da bulunmaktadır.
• Standart maliyet kontrolü: Bu yöntemde, yiyecek maliyeti önceden belirlenir ve standart tariflere göre hazırlanır.
• Potansiyel yiyecek maliyet kontrol yöntemi: Gelecekte olması gereken maliyetlerin belirlenerek beklenen karın elde edilmesi için gerekli olan satış fiyatlarının belirlenmesini kapsamaktadır.

Bu yöntemlerin hangisi kullanılırsa kullanılsın gelirlerin artırılması ve karlılığın sağlanması için genel amaç, maliyetleri denetim altında tutarak, doğru fiyatlamayı yapabilmektir.