Ünite 2: Yiyecek İçecek İşletmelerinde Yönetim Süreci

Giriş

Her işletme, insanların, işlerin ve insanlar ile işlerin arasındaki ilişkilerin düzenlendiği, işletme sahipleri ve/veya üst düzey yöneticiler tarafından geleceğin planlandığı ve bu plana uygun olarak hareket edilip edilmediğinin denetlendiği bir ilişki ve iletişim ağıdır. Yiyecek içecek isletmeleri, besinlerin ham maddelerinin satın alınmasından işlenerek servise sunulmasına ve müşteri dönütlerinin (feedback/geribildirim) değerlendirilmesine kadar geçen süreçte diğer tüm örgütler gibi, örgütsel amaçlarına ulaşmak için yönetim sürecinden yararlanmaktadır.

Yiyecek İçecek İşletmelerinde Yönetim Süreci ve Yöneticiler

Yönetim; genel olarak, bir işletmenin veya örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için sahip olduğu üretim kaynaklarını (doğal kaynaklar, insan kaynakları, sermaye, hammadde, makineler, teknoloji) etkili ve verimli olarak kullanılması süreci olarak tanımlanmaktadır.

Süreç olarak yönetim ise işletmenin veya örgütün elindeki kaynakları planlayarak, örgütleyerek, yürüterek ve denetleyerek, diğer insanlar aracılığıyla etkili ve verimli biçimde kullanma ve amaçlarını gerçekleştirme süreci olarak tanımlanmaktadır.

Tüm örgütlerde ortak olan noktalar;

• Amaç ve hedefler,
• Plan,
• Kaynaklar ve
• Liderlik ya da yöneticilerdir.

Yönetim sürecini gerçekleştiren yöneticilerin, farklı işletme yapılarında ve işletmenin farklı düzeylerinde ortak bir amacı gerçekleştirmek üzere çalışmaları beklenmektedir. Farklı yönetim pozisyonlarında farklı roller üstlenen yöneticiler, farklı türden problemleri çözmeye çalışmaktadır.

Bir restoranda şef pozisyonunda çalışan kişiler, günlük faaliyetlerin yürütülmesinden sorumlu, çalışanlarla birinci elden ilgilenen kimselerdir.

Restoran müdürü, restoran şefinin amiri olarak ve orta dönemli planlardan sorumlu olarak işe alımlarda ve örgütleme faaliyetlerinde yetki sahibidir.

Yiyecek içecek müdürü ise her iki pozisyona amirlik eden ve zamanının büyük bölümünü örgütün geleceğine yönelik planlara ayıran bir yöneticidir.

Bir yiyecek işletmesi de diğer örgütler gibi yönetimin temel ilke ve uygulamalarına bağlıdır. Eğer örgüt sağduyuya değil de bilimsel yönetime uygun yönetiliyorsa incelenmesi daha kolay olacaktır. Günümüzde yönetim sürecinde geçerli olan pek çok yeni yaklaşım ve yöntem, işletmelerin temel yeteneklerine odaklanmaktadır. Diğer bir deyişle, temel yetenekler, bir işletmeyi diğerlerinden ayıran, taklit edilmesi güç yeteneklerini ifade etmektedir.

Yönetim süreci, genel olarak işletmelerin temel yeteneklerine odaklı stratejilerini uygulayabilmeleri için yerine getirmeleri gereken yönetim fonksiyonlarını ifade etmektedir. Başka bir ifadeyle, bir işletmeyi rekabet üstü kılacak olan stratejiler, yönetim süreci ile hayata geçirilmektedir.

Planlama

Yönetim fonksiyonlarının ilki olan planlama, örgütsel amaçların yerine getirilmesi için hangi etkinliklerin, nasıl yapılacağını belirleyen bir çerçevedir. Planlamanın amacı; geleceğe yönelik olarak, açık bir biçimde, amaçların ve politikaların belirlenmesi ve amaçlara yönelik etkinliklerin saptanmasıdır. Günlük işlerin tasarlanmasından kısa ve uzun dönemli planların yapılmasına kadar tüm planlama faaliyetleri bu fonksiyonun içinde yer almaktadır. Örgütün tümüne yönelik yapılan planlar üst yönetimin sorumluluğunda olmakla birlikte, amaçların hazırlanması ve planların yenilenip ve geliştirilmesi süreçlerinde örgütün tüm birimlerinin yer almasının etkililik ve verimliliği arttıracağı düşünülmektedir.

Planlama fonksiyonu, geleceğe yöneliktir. Planlamada başarılması gereken ile bunun nasıl başarılabileceği göz önünde tutulmaktadır. Diğer bir deyişle, planlama, geleceğe yönelik amaçların belirlenmesi ve bu amaçlara yönelik yapılacak etkinliklerin saptanmasıdır. Planlama fonksiyonunun çıktısı ise planlardır. Başka bir ifadeyle, planlamadan söz edildiğinde geleceğe yönelik bir tasarım yapılmakta ve yazılı hale gelen planlar yardımıyla bu tasarılar somutlaşmaktadır.

Planlama aşamaları ise altı adımdan oluşmaktadır:

• Birinci aşama, durum analizlerinin yapılmasıdır. Durum analizlerinde zaman ve kaynak kısıtlamaları altında, plan yapılan konuyla ilgili tüm bilgilerin elde edilmesi, yorumlanması ve özetlenmesi beklenmektedir. Durum analizlerinde geçmiş olayların analizi, mevcut durumun sorgulanması ve geleceğe yönelik kestirimlerde bulunulması sağlanır. Bu analizlerde iç çevreye verilen dikkat, açık sistemler yaklaşımı ışığında dış çevreye de yönelmektedir.

Planlamanın ilk aşamasının misyon ve misyon temelinde gelişmesine yönelik görüşler de bulunmaktadır. Buna göre, işletmeler çevre değişimlerine tepki vermek ve günlük sorunların üstesinden gelebilmek için tepkisel (reaktif) davranmakta, bu nedenle de enerjilerinin çoğunu, değişimlere yanıt vermekle geçirmektedir. Buna karşılık, örgütlerin önlem alıcı (proaktif) anlayışı benimsemeleri, problem durumunun ortaya çıkmasından önce planlama yaparak geleceği kurgulamaya çalışmalarıyla ifade edilmektedir.

Misyon ifadesini açıklamanın işletmeler açısından avantajları şöyle sıralanabilir:

• Misyon ifadesi işletmenin toplumdaki imajını belirlemektedir.
• Misyon açıklandığı ve özellikle üst kademe yönetim tarafından benimsendiği zaman işletmelerin büyüme konusundaki kararları rafine edilmekte ve gereksiz sektörlere girmeleri önlenmektedir. Misyon açıklamaları motivasyon ve ekip çalışmalarına ortam hazırlamaktadır.
• İşletmeler stratejik plan ve programları daha rahat yapma ve değerleme olanağına kavuşmaktadır.
• İşletmelerin faaliyet sonuçlarını değerlemek daha sağlıklı ve daha kolay olmaktadır.
• Kamuoyu işletmeleri daha rahat değerlendirmekte ve halkla ilişkiler daha rahat yürütülmektedir.
• Misyon açıklamaları, işletmelerin ani alınan yanlış kararlardan sakınmalarına yardımcı olmaktadır.

• İkinci aşama, alternatif amaç ve planların belirlenmesidir. Bu aşamada, durum analizlerinden elde edilen bilgilerle önceki planların gözden geçirilmesi sonucu yeni amaçlar ve bu amaçlara varmak için izlenecek yollar belirlenmektedir. Yöneticileri ve çalışanları yaratıcılık konusunda cesaretlendiren bu süreçte işlere ve süreçlere ilişkin geniş bir perspektif kazandırma olasılığı artmaktadır.

• Üçüncü aşama, amaçların ve planların değerlendirilmesidir. Yöneticiler; oluşan alternatif amaç ve planları, olumlu yanları, olumsuz yanları ve potansiyel etkileri bakımından inceler. Ulaşılmak istenen amaçlar önceliklerine göre ayrılır ve kimi amaçlar elenir.

• Dördüncü aşama, amaç ve plan seçimidir. Yöneticiler bu aşamada önceden değerlendirdikleri amaç ve planlar arasından en uygun ve yapılabilir olanı seçer. Üçüncü aşamada, amaç ve planlar bakımından öncelikler ortaya çıkmıştır. Bu öncelikler arasında karşılaştırmalar yapılarak uygun yöntem ve teknikler ortaya konur.

• Beşinci aşama, uygulama aşamasıdır. Bu aşamada, yöneticiler seçilen amaçlara yönelik planları uygulamaya koymalıdır. Çünkü planlar birer tasarımdır ve uygulamaya konmadıklarında gerekçelerini yitirirler. Bu nedenle de uygulamaya konulmayan planlar örgütler için bir maliyet kalemi olmaktan öteye gidememektedir. Diğer bir durum ise planların doğru biçimde uygulamaya konulmasıyla ilgilidir. En iyi planlar dahi doğru biçimde uygulanmadıklarında yararsız olmaktadır.

• Son aşama, amaç ve planların değerlendirildiği aşamadır. Beşinci aşamada uygulamaya geçirilen planlar, altıncı aşamada izleme ve değerlendirmeye tabi tutulur. Bu aşama, tasarlanan planların ve yapılan uygulamaların başarısını ölçmek ve geleceğe yönelik dönütler açısından hayati bir önem taşımaktadır.

Örgütleme

Yönetim sürecinde yer alan fonksiyonlardan ikincisi, örgütleme fonksiyonudur. Örgütleme (organize etme) fonksiyonu bir örgütün planlarını gerçekleştirmesi için gereken düzenlemelerin tümünü kapsamaktadır. Örgütleme faaliyetinin amacı, görev yapısı ve yetki ilişkilerinin tasarlanması aracılığıyla örgütte koordinasyonun sağlanmasıdır.

Örgütleme fonksiyonu, özetle çalışanların yetenek ve motivasyonlarına uygun bir örgüt yapısı kurarak örgütsel amaçlara ulaşmayı sağlamaktadır. Örgütleme fonksiyonu, insan kaynakları yönetimini de içine alacak biçimde genişletildiğinde, işgücü gerekleri ile iş analizlerini de kapsayan bütüncül bir fonksiyondur. Bir işletmede örgütleme fonksiyonu, kaynakları etkili kullanmak için yapılan bir düzenlemedir.

Örgütleme sürecinin genel olarak kapsadığı noktalar şöyle sıralanabilir:

• Amaçların belirlenmesi,
• Amaçlara yönelik olarak hangi işlerin yapılacağının belirlenmesi, işlevlerin saptanması,
• İnsan kaynakları ve fiziksel olanakların değerlendirilmesi,
• İşlevlerin, fiziksel olanakların ve insan kaynaklarının örgütsel bir yapı içinde gruplandırılması (işlevlendirme ve bölümlere ayırma),
• Belirli bir işi yapma sorumluluğunun saptanması ve bu işi yapmak için gerekli kararları verme ve eyleme geçme yetkisinin devredilmesi,
• İşin başarılıp başarılmadığının belirlenmesi.

Örgütleme, “amaçlara uygun olarak işlerin gruplandırılması, bölüm ve departmanların kurulması, yetki ve sorumlulukların belirlenerek verimli çalışmaya uygun bir yapının oluşturulması ve koordinasyonun sağlanması” olarak tanımlanmaktadır.

Bir örgüt yapısının kurulmasında bir dizi adımın takip edilmesi zorunluluğu bulunmaktadır. Bu adımlar kısaca şöyle açıklanabilir:

• Amaçların belirlenmesi ve tanımlanması: Her bir örgüt amaçlarını; en yüksek düzeyde etkili, en fazla verimli ve en az çaba ile gerçekleştirmek ve çalışanlarına gelişim sunacak bir ortam sağlamak olarak belirlemektedir. Yiyecek içecek işletmelerinde ise bu amaç, finansal kaynaklar dahilinde, en iyi besinlerin üretimi ve servisidir.
• Yapılacak işlerin analizi ve sınıflandırılması: Ana hedeflere yönelik olarak, birbirine benzeyen alt hedeflerin gruplanmasıdır. Sınıflandırma yapabilmek için işler arasında bir mantık bağı olması gerekmektedir, bu bağ ise analizler yapılarak kurulabilmektedir. Sınıflandırmada, benzer beceriler, benzer araç- gereçler gerektiren ve aynı mekânda gerçekleşen işler bir araya toplanmaktadır.
• Çalışanlara işle ilgili ayrıntılı bilgi verme: Çalışanların iş tanımlarının kendilerine bildirilmesi, yaptıkları işe yönelik yeni ve güncel bilgilerin kendileriyle tartışılmasıdır. Birinci ve ikinci maddelerde tarif edilen amaçların değişmesi ya da var olan sınıflandırmanın gözden geçirilmesi, çalışanların işlerini doğrudan etkilemektedir.
• Çalışanların kendi aralarında ve yönetimle olan ilişkilerini düzenlemek: Her bir işin ya da iş grubunun departmanlara ayrılmasının ardından her düzeydeki yetki ve sorumlulukların tanımlanması gerekmektedir. Yetki ve sorumlulukların tanımlanmasında önemli olan nokta, yetki ve sorumluluk denkliğidir.

Yöneltme

Yöneltme fonksiyonu “düğmeye basma ve işletmeyi amaçlara uygun olarak harekete geçirme” aşamasıdır. Yönetim, genel anlamıyla başkaları aracılığıyla iş görme ya da ortak amaçlara yönelik olarak diğer insanları koordine etme olarak tanımlanmaktadır. Burada, diğer insanlar ya da başkaları astlar, müşteriler, tedarikçiler, kurumlar ya da genel olarak halk olabilmektedir. Önemli olan yönetimin her zaman insanlarla ilgili olmasıdır. Başka bir söyleyişle, diğer insanların içinde olmadığı işler yönetsel işler değil teknik işlerdir. Yöneltme fonksiyonu, yöneticiler açısından, sorumlu oldukları kişileri harekete geçirecek iletişim ve motivasyon araçlarından yararlanmayı gerektirmektedir.

Bunun yanında, liderlik kişilere özgü bir özellik olarak sınırlandırılmadığında, uzun dönemli bakış açısıyla, kısa dönemli bakış açısı arasındaki fark öne çıkmaktadır. Başka bir söyleyişle, yöneltme fonksiyonunun içinde liderlik, bir yiyecek içecek işletmesinin geleceğe yönelik vizyonunu tasarlamak ve örgütün genelinde değişim yaratmak için gerekli bir özelliktir. Liderlerin, geniş bir perspektife uzun dönemli planları gerçekleştirmek için çalışmaları ve altında çalışan kimseleri bu konuda yönlendirmeleri liderliği gösteren eylemlerdir. Buna karşın, zamanını ve enerjisini; günlük, haftalık veya aylık, kısa dönemli hedefleri yerine getirmek için harcayan yöneticiler liderlik becerilerini geliştirecek olanaklardan yoksun kalmaktadır. Yöneticilerin çalışanları örgütsel amaçlar konusunda güdülemeleri yöneltmenin önemli bir bölümünü oluşturmaktadır.

Denetleme

Denetleme fonksiyonu, yönetim sürecinde son aşamada yerine getirilen fonksiyondur. Bir yöneticinin gerçek sonuçların planlanan sonuçlara uyup uymadığını belirlemek için yerine getirdiği tüm yönetsel çabaları içermektedir.

Denetleme sürecinde üç tür kontrol mevcuttur (S:32, Şekil 2.3):

• Ön kontrol,
• Eş zamanlı kontrol,
• Dönüt kontrol.

Ön kontrol, örgütte yararlanılan kaynakların nicelik ve nitelik açılarından hatalı kullanılmalarını engellemeye odaklanmaktadır. Sözgelimi, bu kaynaklar içinde insan kaynağı, fiziksel ve bilişsel olarak verilen görevleri yerine getirebilecek becerilere sahip olmalıdır. Malzemeler, doğru yerde, ulaşılabilir ve yeterli miktarda olmalıdır. Buna ek olarak, sermaye, uygun yerin ve araç gereçlerin alımını sağlayacak biçimde elde bulunmalıdır. Diğer finansal kaynaklar da doğru zamanda ve doğru miktarda hazırda tutulmalıdır.

Eş zamanlı kontrolde bilgi akışı sağlanırken sağlanan bilginin doğrudan düzeltici bir eyleme dönüşme olasılığı ortaya çıkmaktadır. Ön kontroller, işletme faaliyetlerinin sağlıklı biçimde yürütülmesinde öncü bir role sahipken eş kontroller sorunların ortaya çıkışında anında müdahale şansı doğurmaktadır. Örneğin, restoranda müşterilerin bekleme sürelerindeki anlık artışlar, mutfaktan kaynaklanan bir sorun nedeniyle ya da sipariş sisteminden kaynaklı olabilir. Bu durumda, yiyecek içecek yöneticileri mutfak ve restoran arasındaki ürün akışını anında kontrol ederek sorunları tespit edebilir ve düzeltici eylemleri yürürlüğe koyabilir.

Son olarak dönüt kontrolünde artık geriye dönülemez sonuçlar elde edilmiştir. Bu nedenle sistem yaklaşımının bir örneği olarak sonucu yaratan girdiler ve süreçler yeniden gözden geçirilmekte, aksama olan noktalar belirlenmekte ve sorunların bir daha ortaya çıkması engellenmeye çalışılmaktadır. Yiyecek içecek işletmelerinde çalışanların sezonluk, düşük ücretle ve güvencesiz çalışmaları, yüksek stres, düşük iş tatmini ve yüksek personel devir hızıyla sonuçlanmaktadır. Bu nedenle, müşteriler kadar çalışanlar açısından da yapılacak olan dönüt kontrolleri işletmenin çalışma ortamının düzelmesine katkıda bulunabilir.