Ünite 5: Denetim

Giriş

Yönetimin en son işlevi olan denetim, planlanan amaçlar ile gerçekleşen sonuçlar arasındaki uyumun değerlendirilmesidir. Denetimin, sözlük anlamı bir işin doğru olarak yapılıp yapılmadığını incelemek ve kontrol etmektir. Denetimle neyin, nasıl yapıldığı ve hangi ölçüde hedeflerin yakalandığı anlaşılır.

Denetim Kavramı

Denetim, işletmelerdeki performansların daha önceden belirlenmiş hedefler doğrultusunda gerçekleşip gerçekleşmediğini tespit etmek amacıyla yapılan faaliyetlerdir. Denetim, yönetim işlevleri arasında en sonuncusu olsa da yönetim sürecinin her aşamasında olması gerekir.

Denetimin üç temel koşulu vardır:

• İşletmelerde kabul görmüş planlar, emirler ve belirlenmiş ilkeler olmalıdır.

• Söz konusu planlara, emirlere ve ilkelere uygun ve etkin bir yönetim faaliyeti olmalıdır.

• İşletmede etkin ve uygun bir yönetimin olup olmadığını denetleyecek bir birim ya da kişi olmalıdır.

İşletmeler, faaliyetlerini sonuçlar gerçekleşmeden önce, faaliyet esnasında ve sonuçlar gerçekleştikten sonra şeklinde üç aşamada incelerler.

İleriye Yönelik Denetim: Bu denetime “ön denetim” veya “önleyici denetim” de denilmektedir. Amacı girdilerin kalitesini garanti altına alarak hata oranını azaltmaktır. İşletmelerde ön denetim birimleri materyal denetimleri, personel seçme denetimleri ve sermaye denetimleridir.

Eşzamanlı Denetim: Genellikle gözlem yapılarak ya da yönetici ile faaliyetten sorumlu çalışan arası görüşme ile sorunlar saptanmaya çalışılır. Alt kademe yöneticileri zamanlarının çoğunu bu faaliyet için harcarlar.

Geriye Yönelik Denetim: Faaliyet sonuçlarına odaklanan ve sorunları gerçekleştikten sonra çözen ve en yaygın biçimde kullanılan geleneksel denetimdir. Son denetimler, işgücünün değerlendirilmesini, bireyi bölüm ya da birim için belirtilmiş kotaları, kalite denetimlerini, proje denetimlerini ve finansal analizleri içerir.

Denetim Sürecinin Temel Aşamaları: Standartların belirlenmesi, yapılan faaliyetlerin ölçülmesini, faaliyet sonuçlarının standartlarla karşılaştırılmasını, düzeltme kararının verilmesidir.

Denetim Alanları: Mali denetim, Hukuki denetim, İdari denetim ve Mesleki denetim olmak üzere dörde ayrılır.

İşletmelerde Denetim Sistemleri

İşletmelerde, etkili bir denetimin gerçekleşebilmesi için belirli koşulların göz önünde bulundurulması gerekir. Bu koşullar; denetim sisteminin anlaşılabilir olması, örgütsel yapıya uygun olması, esnek olması, ekonomik olması ve düzeltici olması gerekir.

Yönetim Denetim Sistemleri: Bir işletmenin yaşamını sürdürebilmesi için, işletmedeki üst düzey yöneticilerin temel performans faktörlerini incelemesi ve takip etmesi gerekir. Bu faktörler, yatırım gelirlerini, pazar payını, müşteri ilişkilerini, büyümeyi ve kârları içerir.

İşletmeler, performans ölçümleri için operasyonel denetim sistemlerini veya finansal denetim sistemlerini devreye sokarlar. Operasyonel Denetim Sistemlerinde, işletmelerde her yönetim aşamasında gerçekleştirilen faaliyetleri ve işlemleri denetleyebilmek için çeşitli operasyonel araç ve teknikler bulunmaktadır. Verimlilik analizi ile program değerlendirme ve gözden geçirme tekniği en yaygın kullanılan operasyonel denetim teknikleridir. İşletmelerin performans değerlendirmesinde kullanılan en önemli sistemlerden biri de finansal denetim sistemidir. Finansal denetim sistemleri işletme içi yöneticiler ve işletme dışı birçok paydaş grubu tarafından takip edilir. İki önemli finansal denetim tekniği “bütçeler ve finansal analizdir”.

Denetimde Yeni Yaklaşımlar: Operasyonel denetim sistemleri ve finansal denetim sistemlerinin yanı sıra, bazı yeni yaklaşımları tercih eden işletmeler de vardır. Bu yeni yaklaşımlardan en önemlileri, bürokrasi odaklı denetim sistemi, yerinde yönetimli denetim sistemi ve toplam kalite yönetimidir.

Kurumsal Denetim

Kurumsal denetim, işletmelerde gözden kaçmış boşlukların kapatılması için kullanılır. Denetimde temel amaç standartlara uyulup uyulmadığının belirlenmesidir. Kurumsal denetim ile yapılan işlerin amaçlara, yönetimsel ve hukuki kurallara uygunluğu araştırılıyorsa, örgütün tüm düzeylerinde geniş bir kapsama sahip olduğu anlaşılır.

Kurumsal Denetimin Unsurları: Bunlar; önceden belirlenmiş standartlar, tarafsızca kanıt toplama ve değerlendirme, denetim süreci ve ilgilileri bilgilendirmedir.

Kurumsal Denetimin Faydaları: Kurumsal denetim sayesinde, planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme süreçlerinin tümünde daha etkin ve verimli kontrollerin yapılması sağlanır. Ayrıca, kurumdaki çalışanların davranışlarında da iyileşmeler görülür. Bu faydaların yanı sıra, işletmeler gerçekleştirdikleri faaliyetler bakımından devlete karşı mali olarak da sorumludurlar. Kurumsal denetim sisteminin işletmelerde başarılı olması durumunda, işletmelerin yasal zorunluluklarını yerine getirmede zorluk yaşama olasılıkları azalır.

Kurumsal Denetim Teknikleri: Kurumsal denetim ile işletmeler çalışanlarının işletme ile ilgili performanslarını denetlerler. İşletmelerde kullanılan kurumsal denetim teknikleri: çalışanların değerlendirilmesi, çalışanların sınıflandırılması ve iş planlarının hazırlanması, idari el kitaplarının hazırlanması ve ast-üst toplantılarının yapılmasını kapsar.

İç Denetim ve Sertifikasyonu: İş hayatında belirli bir büyüklüğe ulaşmış kurumsal işletmeler kendilerini denetlemek üzere kendi yetiştirdikleri yöneticileri periyodik denetimler yapmaları için görevlendirirler. Bu yöneticilere iç denetçi adı verilir ve iç denetleyiciler, neyi nasıl denetleyeceklerine ilişkin gerekli eğitimleri alırlar ve daha sonra da bu birikimlerini belgeler halinde düzenlerler. Bu belgeler, denetçi sertifikası olarak adlandırılır. Bu sertifikalara Sertifikalı İç Denetçi, Sertifikalı Kontrol Özdeğerlendirme Uzmanı, Sertifikalı Mali Hizmetler Denetçisi ve Sertifikalı Kamu Denetçisi gibi sertifikalar örnek olarak verilebilir.

Dengeli Başarı Göstergesi

Gelişen teknoloji ve bilgi çağı ile birlikte, işletmeler sadece geçmiş performanslarını ve ilgili finansal sonuçları değerlendirmekle yetinmemişler, daha rekabetçi, teknoloji ağırlıklı ve geleceğe yönelik adımlar atma ihtiyacı hissetmişlerdir. Sonuç olarak da, ‘kurumsal karne’ olarak da bilinen Dengeli Başarı Göstergesi geliştirilmiştir. Söz konusu yöntem son yüzyılın en etkili yönetim tekniği olarak görülmektedir.

Dengeli Başarı Göstergesi yaklaşımı, sadece çeşitli performans göstergelerini kullanan bir denetim ve performans ölçüm aracı değil aynı zamanda bütünleşik bir yönetim aracı ve kurumsal öğrenme aracıdır.

Dengeli başarı göstergesi kullanımını gerektiren bazı nedenler vardır. Örneğin, bir öğrencinin sadece notlarına bakarak o öğrenci hakkında değerlendirmelerde bulunmak yanıltıcı olur. Düşük notları olan bir öğrenci, çok başarılı ekip çalışmalarında bulunabilir ve yaratıcı performanslar sergileyebilir. Benzer şekilde, işletmelerde de sadece mali performanslarına bakarak karar vermek yanlış olur. Bu nedenle, performans değerlendirmede birden fazla ölçüt dikkate alınmalıdır.

Sonuç olarak, dengeli başarı göstergesi, işletmelerin vizyon, misyon ve stratejilerinin fiziksel ölçüler haline dönüştürülerek ifade edilmesidir.

Dengeli Başarı Göstergesinin Boyutları: Yapılan araştırmalar, şirket performansında en az dört boyutun dengeli olarak ortaya konulması gerektiğini göstermektedir. Bu boyutlar, finansal boyut, müşteri boyutu, içsel süreçler boyutu ve öğrenme boyutudur.

Finansal Boyut, genellikle işletme geliri ve sermayenin kârlılık oranı gibi ölçülebilen kârlılıkla ilgilidir. Bu göstergeler işletmenin hissedarlarına ve işletme sahiplerine işletmenin görüntüsü hakkında bilgi verir. Finansal boyut kapsamında değerlendirilen ölçütlerden bazıları, satış gelirlerinde büyüme, maliyet yönetimi ve varlıkların kullanımıdır.

Müşteri boyutu, hedef pazarın koşullarına göre gelecekte kârı en yükseğe çıkarmak hedefi ile ilgilidir. Müşteri boyutu kapsamında değerlendirmeye alınan bazı ölçütler arasında, yeni müşteriler, mevcut müşteriler ve müşteri kârlılığı bulunur.

İçsel süreçler boyutu, işletmenin hem uzun dönemde hem de kısa dönemdeki verimlilikleri ile ilgilidir. İçsel süreçler boyutunun en önemli konusu tüm birimleri dikkate alarak düşük maliyet ile kaliteli ve hızlı üretim yaparak rekabet üstünlüğü sağlamaktır. Bu boyutta değerlendirilen ölçütler, tasarım, üretim, teslimat ve satış sonrası ölçütlerinden oluşur.

Öğrenme boyutunda ise, amaç diğer boyutlarda belirlenmiş hedeflere ulaşmayı gerçekleştirecek alt yapıyı sağlamaktır. Öğrenme ve gelişme boyutu uzun vadede işletmenin büyümesi için ölçmesi gerekli olan tüm ölçütler olarak düşünülebilir. Öğrenme boyutu kapsamında değerlendirilen ölçütlerden bazıları, çalışanların yetenekleri, bilgi teknolojileri ve motivasyondur.

Kamuda Denetim

Kamu işletmeleri ve kamu kurumları da, özel işletmelere benzer şekilde denetime tabidir. Kamuda yapılan denetimler, genel olarak ‘teftiş’ olarak adlandırılır. Maliye bakanlığı bünyesindeki bulunan Maliyet Teftiş Kurulu, Hesap Uzmanları Kurulu ve Gelir İdaresi Başkanlığı organları, özel ve tüzel kişileri özellikle vergi kapsamında denetler.

Kamu denetimi, görev yetkilerini yasalardan alan ve kamu adına kamu ihtiyaçlarına cevap verebilmek adına denetim yapan kişilerce gerçekleştirilen mali tablo, uygunluk ve faaliyet denetimlerini ifade etmektedir. Ülkemizde söz konusu denetimi gerçekleştiren başlıca kurumlar arasında, Devlet Denetleme Kurumu, Başbakanlık Teftiş Kurulu ve Sayıştay yer alır.

Kamuda İç Denetim:

Kamu denetiminde, iç denetçinin görevleri;

• Nesnel risk analizlerine dayanarak kamu idarelerinin yönetim ve kontrol yapılarını değerlendirmek,

• Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılması için incelemeler yapmak ve önerilerde bulunmak,

• Harcama sonrasında yasal uygunluk denetimi yapmak,

• İdarenin harcamalarının malî işlemlere ilişkin karar ve tasarruflarının amaç ve politikalara, kalkınma planına, programlara, stratejik planlara ve performans programlarına uygunluğunu denetlemek ve değerlendirmek,

• Malî yönetim ve kontrol süreçlerinin sistem denetimini yapmak ve önerilerde bulunmak,

• Denetim sonuçları çerçevesinde iyileştirmelere yönelik önerilerde bulunmak,

• Denetim sonuçlarına göre soruşturma açılmasını gerektirecek bir duruma rastlandığında, ilgili idarenin en üst amirine bildirmektir.

İç denetçi bu görevlerini, iç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen ve uluslararası kabul görmüş kontrol ve denetim standartlarına uygun şekilde yerine getirir. İç denetçi, görevinde bağımsızdır ve iç denetçiye asli görevi dışında hiçbir görev verilemez ve yaptırılamaz. İç denetçiler, raporlarını doğrudan üst yöneticiye sunar. Bu raporlar üst yönetici tarafından değerlendirmek suretiyle gereği için ilgili birimler ile malî hizmetler birimine verilir. İç denetim raporlar ile bunlar üzerine yapılan işlemler, üst yönetici tarafından en geç iki ay içinde iç Denetim Koordinasyon Kuruluna gönderilir.