Ünite 8: Sistem ve Durumsallık Yaklaşımı

Sistem Yaklaşımı

Sistem birbirleriyle ve çevreyle ilişkili çeşitli bileşenlerden meydana gelmiş bir bütündür. Sistem yaklaşımı, bütünün kendisini oluşturan bileşenlerden farklı bir yapı olduğunu varsaymaktadır. Sistem yaklaşımı, örgütsel analize bütüncül bir bakış açısı getirmiştir.

Yönetimde Sistem Yaklaşımının Tarihsel Gelişimi

Örgütsel düzeyde sistem analizinin gelişimi Genel Sistem Teorisi’nin gelişimiyle paralel bir seyir izlemiştir. Genel Sistem Teorisi’nin temel amacı, sistemlerin bileşenlerine ve bu bileşenler arasındaki ilişkilere uyarlanabilen genel prensipler ortaya koymaktır. Von Bertalanffy’nin ortaya attığı Genel Sistem Teorisi, Örgütsel analizde I. Dünya Savaşı öncesi dönem analiz dönemi, II. Dünya Savaşı sonrası dönem ise sentez dönemi olarak anılmaktadır. Sistem yaklaşımı örgütleri insanlar, teknoloji, yapı ve çevre bağlamında ele almaktadır.

Sistem Yaklaşımı ve Örgütsel Analiz

Klasik örgüt teorisyenleri örgütü durağan bir şekilde ele almaktadırlar. Sistem yaklaşımında ise örgüt devamlılık arz eden, birbiriyle ve çevreyle ilişkili süreçler bütünü olarak düşünülmektedir. Örgütler statik (durağan) değil, sürekli olarak denge arayışında olan yapılardır. Örgütleri anlamaya yönelik sistem analizinin temel amacı, anlaşılmaya çalışılan konuya olabildiğince bütüncül yaklaşabilmektir.

Bir Sistem Olarak Örgütler

Örgütler sosyal birer sistemdir. Sosyal sistemler mekanik ve biyolojik sistemler kadar mükemmel yapılar olmamasına rağmen bu yapılardan daha uzun ömürlü olabilmektedirler. Sistemler açık veya kapalı olabilir. Kapalı sistemler tüm amaçlarını karşılamak için kendi kendilerine yetebilen sistemlerdir. Bu tür sistemler çevreleriyle etkileşim halinde değillerdir. Çevreleriyle etkileşim halinde olan sistemler açık sistemlerdir. Sistemin çevreden aldığı her şey girdi (input) olarak tanımlanırken çevreye sunduğu her şey ise çıktı (output) olarak tanımlanmaktadır. Sistem bünyesindeki dönüştürme süreçleri sayesinde girdileri çıktılara dönüştürmektedir. Sistemi meydana getiren bileşenlere ise alt sistem denilmektedir. Katz ve Kahn’a göre örgütler beş farklı alt sistemden meydana gelmektedir.

Üretim veya Teknik alt sistem: Bu sistemin işlevi, girdileri belli bir teknolojiyi kullanarak çıktılara dönüştürmektir.

Destek alt sistem: Bu sistemin işlevi, sistemin ihtiyaç duyduğu girdileri sağlamak ve sistemin çıktılarını sistemden uzaklaştırmaktır.

Uyumlayıcı alt sistem: Bu sistemler, sistemin genel dengesinin korunmasıyla ilgili görevleri yerine getirir.

Varlığı koruma alt sistemi: Temel faaliyet konusu örgütsel çıktılardan ziyade örgütsel çıktıların üretiminde kullanılan kaynaklardır ve bu sistemin etkin bir şekilde çalışması örgütün sürdürülebilirliği açısından oldukça önemlidir.

Yönetsel alt sistem: Bu sistemde yürütülen faaliyetler, genelde sistemin bütününe ilişkin denetimin ve koordinasyonun yürütülmesi ile ilgili faaliyetlerdir.

Örgütsel Sistemlerle İlişkili Diğer Kavramlar

Girdi, sistemin belirli bir düzeyde faaliyet gösterebilmesi için çevreden aldığı her şeydir. Girdiler çeşitli dönüştürme süreçlerine tabi tutulmakta ve sonuç ortama çıktı olarak sunulmaktadırlar. Sistemin verimli bir şekilde işleyebilmesi için girdilerle çıktılar arasında bir denge kurulması gerekmektedir. Sosyal sistemlerin çevresini belirlemek mekanik veya biyolojik sistemlere göre daha zordur. Örgütler, çevrenin bütünleşik parçalarıdır ve örgütle çevre arasında yoğun bir etkileşim söz konusudur.

Geribildirim kavramının temelinde Sibernetik bilimi yatmaktadır. Örgütler geribildirim sayesinde faaliyetlerini sürekli kılarlar. Geribildirim negatif (olumsuz) veya pozitif (olumlu) olabilir. Olumsuz geribildirim düzeltici tedbirlerin alınmasını gerektirmektedir. Olumlu geribildirim ise işlerin yolunda gittiğini anlatmak için kullanılabilir.

Entropi tüm sistemlerde var olan bozulma eğilimidir. Sistem yaklaşımına göre örgütler entropi ve negatif entropinin sürekli olarak rekabet halinde oldukları yapılardır.

Örgütler dinamik denge arayışında olan sistemlerdir. Dinamik denge, girdilerle çıktılar arasında sağlanan denge durumudur.

Eşsonuçluluk (ekofinalite) başarılı yönetici ile başarısız yöneticinin ayırt edilmesini sağlayan önemli bir sistem özelliğidir.

Örgütsel Sistemin Temel Özellikleri:

• Açık birer sistem olarak örgütler çevreden girdi olarak bilgi, enerji ve diğer kaynakları temin etmek zorundadırlar.

• Örgütler çevreden aldıkları girdileri kendi bünyelerinde yaptıkları işle ilgili olarak bir dönüştürme sürecine tabi tutmaktadırlar.

• Dönüştürme süreci sonunda ortaya çıkan çıktılar çevreye sunulmaktadır.

• Örgütsel sistemler geri bildirimli olarak çalışmaktadırlar.

• Örgütler dış çevrede meydana gelen değişimlere karşı kendi bünyelerinde çeşitli değişimler yaratarak tepki göstermekte ve bu şekilde sürekli olarak dengeli bir konumda olmaya çaba göstermektedirler.

• Büyüklüğü ne olursa olsun tüm örgütsel sistemlerde entropi eğilimi vardır.

Sistem Yaklaşımının Getirdiği Yenilikler

Sistem yaklaşımı öncelikle örgütleri çevreleriyle ilişkili birer alt sistem olarak değerlendirmesiyle farklılaşmaktadır. Sistem ve alt sistemler arasındaki ilişkilerin örgütsel analize konu edilmesi sistem yaklaşımının getirdiği diğer bir yeniliktir. Örgütsel analiz bağlamında yaşanan bir diğer yenilik de tüm analizin bütüncül bir bakış açısıyla yürütülmesidir.

Tavistock Grubu ve Sosyoteknik Sistem Görüşü

Tavistock grubu araştırmacılarından Trist ve Bamforth’un çalışması hem sistem yaklaşımı açısından hem de durumsallık yaklaşımı açısından önemli bir çalışmadır. Örgütler sadece teknolojik boyutlara sahip olmakla kalmaz, aynı zamanda sosyal boyutları da olan sistemlerdir. Bu durum örgütsel analizde sistem yaklaşımının önemli bir varsayımıdır. Ancak yapılan araştırmalar neticesinde örgütlerin sadece sosyal boyutu değil aynı zamanda teknik boyutunun da olduğu sosyoteknik sistemler olduklarını ortaya koymuştur. Sosyoteknik sistem kavramını sistem yaklaşımından durumsallık yaklaşımına geçilmesini olanak sunan kavramsal bir köprü olarak da düşünebiliriz.

Durumsallık Yaklaşımı

Sistem yaklaşımı örgütsel analize önemli katkılar sağlamış olsa da genel ve soyut bakış açısıyla yola çıktığı için tek başına yeterli olamamıştır. Bu durum neticesinde 1970’li yıllarda yürütülen araştırmalar doğrultusunda durumsallık yaklaşımı ya da yapısal koşul bağımlılığı ortaya çıkmıştır. Diğer bir deyişle durumsallık yaklaşımı klasik yönetim teorilerine bir tepki olarak doğmuştur. Temel amacının evrensel ve gelecek odaklı çözümlerden ziyade, koşullara ilişkin yapısal çözümler üretmeye odaklanması, çeşitli içsel ve dışsal koşulların bir sonucu olarak ortaya çıkması, örgüt yapısının bağımlı değişken olarak ve örgütü açık bir sistem olarak ele alması durumsallık yaklaşımını klasik yönetim teorisinden ayıran en belirgin özelliklerdir. Durumsallık yaklaşımı, evrensel en iyinin arayışına yönelik bir eleştiridir. Durumsallık yaklaşımına göre her durumda geçerli olan evrensel yönetim ilkelerinden söz etmek mümkün değildir. Çünkü en iyiyi koşullar belirleyecektir. Bu sebeple örgüt yapısını etkileyen koşullar irdelenmeli ve bu koşullara hangi örgüt yapılarının daha uygun oldukları belirlenmelidir.

Örgüt Yapısı ve Durumsallık Yaklaşımı

Örgüt Yapısı ve Çevre

Örgütle çevresi arasında yoğun bir etkileşim vardır. Durumsallık yaklaşımına göre, örgütün faaliyet gösterdiği çevrenin özellikleri örgütün yapısı üzerinde belirleyici bir etkiye sahiptir. Burns ve Stalker’a göre çevrenin değişim hızı örgüt yapısı üzerinde oldukça önemli bir etkiye sahiptir. Mekanik örgüt yapıları daha çok durağan çevreler için uygun örgüt yapılarıdır. Organik örgüt yapıları daha çok değişimin hızlı ve çevresel belirsizliğin fazla olduğu çevrelerde faaliyet gösteren örgütler için uygundur. Mekanik ve organik örgüt yapıları seçilmesi gereken alternatifler değil, örgütsel yapının tasarımında kullanılabilecek yelpazenin iki ucunu temsil etmektedir. Emery ve Trist’e göre örgütlerin faaliyet gösterdiği dört çevre vardır: Durgun ve dağınık çevre, durgun ve yoğunlaşmış çevre, dengesiz ve tepkisel çevre ve çalkantılı çevre. Emery ve Trist daha çok çalkantılı çevrelere yoğunlaşmışlardır çünkü günümüz örgütsel çevresi giderek daha çalkantılı bir yapıya bürünmekte fakat örgüt yapıları bu tür çevrelere gerektiği kadar uyum sağlayamamaktadır. Lawrence ve Lorsch örneklem çeşitlemesine giderek farklı çevre koşullarının örgütsel yapılar üzerindeki etkisini ortaya koymayı hedeflemiştir. Lawrence ve Lorsch örgütsel yapıya ilişkin iki farklı kavram üzerinde durmuşlardır. Bu kavramlar farklılaşma ve koordinasyondur. Farklılaşma, örgüt bünyesindeki iş bölümünün ve uzmanlaşmanın ötesinde bir kavram olarak düşünülmüştür. Koordinasyon kavramı ise örgüt içi birimler arasındaki işbirliğinin kalitesi olarak tanımlanmaktadır. Lawrence ve Lorsch’a göre, farklılaşma derecesinin artışı, örgüt içi çatışma olasılığını yükseltecektir. Lawrence ve Lorsch’a göre, çevresel değişimin hızlı olduğu ortamlarda faaliyet gösteren örgütler farklılaşmalıdır. Örgütlerin alt bileşenleri de maruz kaldıkları çevresel koşullar dikkate alınarak örgütlenmelidir.

Örgüt Yapısı ve Teknoloji

Teknoloji, girdileri çıktılara dönüştürmek için harcanan mekanik ve zihinsel bir dönüşüm sürecidir. Bu sebeple her örgütün kendi yapısına uygun bir teknolojisi vardır. Örgütün sahip olduğu teknoloji ile örgüt yapısı arasında bir uyum varsa örgütün performansı da aynı ölçüde artması olasıdır. Joan Woodward, klasik teori üzerine araştırmalar yürütmüş ve durumsallık yaklaşımı alanında bu çalışmalarıyla çok önemli bir yer elde etmiştir. Woodward’a göre, üç farklı üretim tipi vardır:

• birim üretim

• kitlesel üretim

• süreç üretimi

Birim üretim sipariş oldukça yapılan tek seferlik üretimdir. Kitlesel üretimde çok miktarda standartlaştırılmış ürünlerin üretimidir. Süreç üretimi ise, kitlesel üretim sürecinin kesintilerden arındırılmış halidir. Woodward gibi Thompson’da teknolojiyi üç başlık altında toplamıştır:

• bağlı teknoloji

• çözümleyici teknoloji

• yoğun teknoloji

Bağlı teknolojide standart girdilerden standart süreçlerle standart çıktılar üretilir. Çözümleyici teknolojide standart olmayan girdilerden standart süreçlerle standart olmayan çıktılar üretilir. Yoğun teknolojide ise standart olmayan girdilerden standart olmayan süreçlerle standart olmayan çıktılar üretilmektedir. Teorik çerçevede yürütülen örgüt yapısı ve teknoloji arasındaki ilişkiyi konu alan bir başka çalışma Charles Perrow’un rutin/rutin olmayan iş sınıflandırmasıdır. Bu çalışmada Perrow örgüt bünyesinde yürütülen faaliyetleri rutin veya rutin olmayan işler şeklinde sınıflandırmakta ve örgüt yapısının bu sınıflandırma ile uyumlu bir şekilde tasarlanması gerektiğini ileri sürmektedir. İstisnası az ve oluşan istisnalara ilişkin detaylı çözüm yollarının var olduğu işler rutin işlerdir. İstisnası çok ve oluşan bu istisnalara karşı önceden herhangi bir çözüm geliştirilemeyen işler rutin olmayan işlerdir.

Örgüt Yapısı ve Büyüklük

Aston Grubu’na göre belli bir seviyenin üzerinde büyüklüğe erişen örgütlerde işler kişisel etkileşimler araçlığı ile yürütülemez. Bu durumda etkili bir örgüt yapısının tasarlanması kaçınılmaz olmaktadır. Örgütsel büyüklük arttıkça örgütte uzmanlaşma, standardizasyon ve biçimselleşme eğilimi artış gösterecektir. Ayrıca büyüyen örgütlerde merkezileşme eğiliminin düşeceği belirtilmektedir.

Örgüt Yapısı ve Strateji

Örgüt yapısı üzerinde belirleyici bir etkisi olduğu öne sürülen bir başka konu stratejidir. Stratejinin örgüt yapısını belirlediği fikri ilk olarak ABD’li örgüt tarihçisi Alfred D. Chandler tarafından ortaya atılmıştır. Chandler’a göre strateji yapıyı belirlemektedir.

Örgüt Yapısı ve Kaynak Bağımlılığı

Örgüt yapısının belirlenmesine ilişkin bir başka görüş ise örgüt yapısını örgütün kaynak temini konusunda başka örgütlere olan ihtiyaç durumuna bağlamaktadır.

Örgüt Yapısı ve Kamusal Hesapverebilirlik

Kamusal hesapverebilirlik baskısının daha yoğun olarak yaşandığı halka açık şirketler ve kamu kurumlarında karar verme yetkisinin merkezileşme eğilimine girdiği ve bu durumun tüm örgüt yapısını etkilediği belirtilmektedir.

Durumsallık Yaklaşımı: Genel Sonuç

1950’li yılların başı ile 1970’li yılların sonuna kadar olan dönemde yönetim ve organizasyon araştırmalarında durumsallık yaklaşımı üzerinde uzlaşı sağlandığı bir dönem olarak dikkat çekmektedir. Fakat söz konusu bu uzlaşı kalıcı değil, geçici bir uzlaşıdır. Durumsallık yaklaşımı yapısı ve epistemolojik temelleri itibariyle yasa koyucu bir yaklaşımdır. 1970’li yılların sonuna dek süren teorik anlamdaki uzlaşı ortamını ortadan kaldıran gelişme, durumsallık yaklaşımının önünde biriken sorunlara çözüm üretme konusunda zorlanmaştır. Bu durum durumsallık yaklaşımına olan ilgiyi azaltmış ve yeni teorik gelişmelerin önünü açmıştır. Klasik teori ve davranışsal teorinin temelleri üzerine inşa edilmiş modern yönetim teorisi üzerinde durulmuştur. Modern teorinin iki önemli bileşeni olan sistem yaklaşımı ve durumsallık yaklaşımı ayrıntılı bir şekilde ele alınmaya çalışılmıştır.