Ünite 2: Planlama

Karar Verme

Sadece işletme ve kamu yönetiminin değil, yaşadığımız sosyal çevre içerisindeki problemlerimiz veya davranışlarımıza yönelik tutumumuzu belirlerken de bir tercihte veya seçimde bulunuruz. İşte bu tercih veya seçim, kararı ifade etmektedir. O hâlde seçme, tercih etme, tavır koyma, benimseme karar verme ile yakından ilgilidir. Yöneticinin konu üzerinde düşünüp taşınması sonucu çare veya çözüm olarak benimsediği yol, kişinin kararını ifade eder. Karar verme ister doğru olsun ister yanlış ister iyi olsun ister kötü, daima birden fazla alternatif arasından seçim yapma ile eşdeğerdir. Karar verme sadece yöneticilerin yaptığı bir iş değildir. Tüm örgüt üyeleri, yaptıkları işi ve çalıştıkları örgütü etkileyecek kararlar verirler. Buna göre karar vermeyi, çeşitli amaçlar, bunlara ulaştıracak yollar, araçlar ve imkânlar arasından seçim ve tercih yapmakla ilgili zihinsel, bedensel ve duygusal süreçlerin toplamı olarak tanımlayabiliriz.

Karar Türleri

İşletmelerde farklı kademelerin olduğu bilinmektedir. Bu kademelerin her biri, karar vermeye yardımcı olması açısından farklı bilgi ihtiyaçlarına ve farklı karar türlerine yönelik sorumluluğa sahiptir. Buna göre kararlar; yapılandırılmış, yarı-yapılandırılmış ve yapılandırılmamış olarak sınıflandırılır:

Yapılandırılmamış kararlar da karar vericinin problemi çözmek için muhakeme, değerlendirme ve sezgisini kullanması gerekecektir.

Yapılandırılmış kararlar, yapılandırılmamış kararların aksine, tekrarlanan ve rutin kararlardır.

Çoğu kararlar da her iki karar türünün bir unsurudur ve yarı-yapılandırılmış kararlar olarak adlandırılırlar.

Karar Verme Süreci

Karar, bir sonucu ifade etmektedir. Yönetici karar vermekle bu süreci sonuçlandırmaktadır. Bu nedenle sonuç yani karar önemli olmakla birlikte karar verme sürecinin nasıl gerçekleştiğine de bakmak gerekir. Karar verme, belirli bir başlangıç noktası olan ve buradan itibaren değişik iş, faaliyet veya düşüncelerin birbirini izlediği ve sonunda bir tercihin yapılması ile sonuçlanan işler topluluğu, süreç olarak ele alınabilir.

Karar verme sürecinin başlıca özelliklerinden biri, her adımın belirli bir zaman çerçevesi içerisinde uygulanmasıdır. Geçmiş, problemin tanımlandığı ve teşhis edildiği zaman dilimidir. Şimdiki zaman, alternatiflerin üretildiği ve hareket planına uygun kararın verildiği zamandır. Gelecek ise kararın uygulamaya konulduğu ve çıktılar göz önüne alınarak bir değerlendirmenin yapıldığı zaman dilimidir.

Karar verme süreci başlıca dört aşamada incelenebilir:

Anlama: Örgütte meydana gelen problemleri keşfetme, tanımlama ve kavrama ile ilgilidir.

Geliştirme: Problemlere ilişkin çeşitli çözümler araştırma ve geliştirmeyi içermektedir.

Seçme: Çözüm alternatifleri arasından seçimin yapılmasıdır.

Uygulama: Seçilmiş alternatifin işi yerine getirmesini sağlamak ve çözümün nasıl çalıştığını izlemektir.

Plan ve Planlama

İster kamu olsun ister özel olsun işletmelerin amaçlarına ulaşabilmeleri için kaynaklarını etkili ve verimli bir şekilde kullanmaları gerekmektedir. İstenen sonuçların elde edilebilmesi için yönetimi gerçekleştirecek kişi ve grupların, ellerindeki kaynakları ne zaman, nasıl, nerede, ne şekilde ve niçin kullanacaklarına cevap olarak önce; amaçlar ve bu amaçlara ulaşabilecek yollar ve araçlar analiz edilir. Sonra kaynaklar belli bir yapı ve uyum içinde gruplanarak düzenlenir. Daha sonra insanlar oluşturulmuş bir düzen içinde harekete geçirilir ve son olarak da işlerin yöntemine, düzenine ve amaçlara uygun bir şekilde yapılıp yapılmadığı kontrol edilir.

Plan, bir şeyin gerçekleştirilmesi için alınan sistematik kararlar topluluğudur. Planlar, bir eserin, nesnenin ya da makinenin belirli bölümlerinin çizimini gösterebileceği gibi bir düşünce, niyet ya da amaç barındıran bir süreci de ifade etmektedir. Yönetimin ilk işlevi olan planlama, işletmenin amaçlarının tespiti ve bu amaçlara erişebilmek için gerekli yol ve araçların belirlenmesidir. Amaçlar belirlenmeden nereye varılacağı, neye erişilmek istendiği bilinmeden bir işletmenin kurulması, faaliyetini sürdürmesi söz konusu olamaz. Bu nedenle bu yönetim işlevinde, işletmenin amaçlarının belirlenmesi, bu amaçlara hangi araçlarla, ne zaman ve hangi sürelerde erişileceğinin saptanması, daha sonra işletmeyi amaçlarına ulaştıracak çeşitli plan ve araçlar arasından seçim yapılması gibi konular ön plana çıkmaktadır.

Planlama Süreci

Bir yönetim fonksiyonu olarak planlama, birbirini izleyen bir dizi alt faaliyetten oluştuğu için bir süreç olarak ele alınabilir;

Planlamanın Başlangıcı: Misyon Açıklamaları ve Vizyon.. Planlama, proaktif (önlem alıcı) davranışın temel aracıdır. Özellikle uzun vadeli ve stratejik nitelikteki planlamada böyle bir anlayışa gelebilmek için yöneticilerin öncelikle işletmenin varlık nedeni ve nasıl bir işletme olduğu konusundaki fikir ve anlayışlarını netleştirmeleri gerekmektedir. işletmenin bu konudaki açıklamasına misyon açıklaması denmektedir. Misyonun belirlenebilmesi için önce çevre koşullarını analiz etmek daha sonra da işletmenin işini belirlemek gerekmektedir.

İşletmelerin vizyon u, misyondan farklı bir kavram olarak, gelecekte olmasını arzuladıkları durumun ifadesidir. Vizyon, işletme stratejileri için bir pusula niteliği taşımaktadır.

Amaç ve Hedeflerin Belirlenmesi: Bu aşama, işletmenin bütününün veya işletme bölümünün gelecekte belli bir süre içinde neyi, ne miktarda gerçekleştirmek istedikleri veya nerede ve hangi konumda olmak istediklerine karar vermeleridir.

Amaçlara Ulaşmayı Kolaylaştırıcı/Sınırlayıcı Faktörlerin Belirlenmesi: Bu aşama, amaçlara ulaşmayı kolaylaştıran üstünlük ve fırsatların ya da sınırlayan yetersizlik ve tehditlerin değerlendirilmesini oluşturur.

Ulaştıracak Alternatiflerin Belirlenmesi: Bu aşamada, gelecekte belli bir süre sonunda ulaşılması kararlaştırılmış durum veya konuma nasıl, ne yaparak ulaşılabileceğinin incelenmesi ve bu yolların belirlenmesini kapsamaktadır.

Alternatifler Arasından Seçim Yapma: Yönetici, belirlenen amaçlara ulaştıracak alternatiflerden birini seçecek ya da karar verecektir.

Plan Türleri

Planlama süreci ve bu süreç sonucunda ortaya çıkan planlar çok farklı şekillerde sınıflandırılmaktadır.

Zamana Göre Sınıflandırma

Planlara ilişkin bu sınıflandırmada, ne kadar süre için yapıldıkları göz önünde tutulmuştur. Buna göre; uzun, orta ve kısa süreli planlar olarak sınıflandırılmaktadır. Uzun süreli planlar, mümkün olan uzun süreyi ve bu sürede istenen sonuçları tasarlamayı ifade eder. Orta süreli planlar, uzun süreli planların hedef ve stratejisinin ışığı altında hazırlanan 1-5 yıl arasını kapsayan planlardır. Kısa süreli planlar, uzun süreli planların öngördüğü hedeflere uygun olarak hazırlanan ve kısa bir süreyi, genellikle 1 yıl ya da daha kısa süreyi kapsayan planlardır.

Kullanım Sıklığına Göre Sınıflandırma

Yöneticiler planlama işlevini yerine getirirken ya bir kez kullanılan ya da sürekli el altında bulunan planlar geliştirirler.

Bir kez kullanılan planlar, belirli bir durumda izlenecek hareket tarzını belirtir ve amaca ulaşıldıktan sonra planın görevi son bulur.

Program, herhangi bir hedefe ulaşmak için gerekli temel adımları, bu adımların her birinden sorumlu olacak birey veya örgütü, nihayet söz konusu adımların tamamlanmasında izlenecek sıra ve zamanlamayı gösterir.

Proje, programların içinde bulunan ve onların alt bölümünü oluşturan, onlardan daha kısa süreye sahip olan bir kez kullanılan planlardır.

Bütçe, gelecek dönemde ulaşılması gereken amaçları rakamlarla ifade eden planlara denir.

Sürekli planlar, örgüt içinde yürütülen faaliyetlere rehberlik etmekte ve birden fazla uygulanabilme imkânına sahip olmaktadırlar. Sık sık birbirine benzeyen uygulamalar için planlar hazırlamak güç ve imkânsız olacağı için belli bir durumla karşılaşıldıkça uygulanabilme özelliğine sahiptirler.

Politika, karar verme sürecine yol gösteren genel açıklamaları kapsar.

Yöntem, özel bir amaca ulaşmak için aşama aşama yapılacak işlemlerin neler olduğunu belirtir.

Kural, işletmede çalışanların davranışlarını etkileyen ifadelerdir.

Kapsama Göre Sınıflandırma

İşletmelerin tüm yönetim düzeylerinde, örgütün bütününü ilgilendiren amaçları oluşturan ve içinde yer aldığı çevreye göre örgütün durumunu ele alan planlardan, bu amaçlara nasıl ulaşılacağı ile ilgili ayrıntılı adımları belirleyen planlara kadar olan planlama işlevi yerine getirilir. Buna göre bu sınıflandırma; stratejik, taktik ve operasyonel (işlemsel) planlardan oluşmaktadır.

Stratejik planlama, işletmenin misyonu, vizyonu ve uzun vadeli hedeflerini ve bunlara ulaşma yollarını belirleme işidir. Stratejik planlar, işletmenin nereye ve neden gitmek istediğini belirten planlardır.

Stratejik planlar yapıldıktan sonra bunların icrası için taktik planlara ihtiyaç vardır. Taktik planlar, işletmenin stratejisinin bölümlere ayrılarak uygulanmasını gerekli kılar. Kuruluştaki her işletme fonksiyonu için taktik plan geliştirilmesi gerekir. İşletmenin orta kademe yöneticileri kendi fonksiyonlarına ilişkin taktik planları geliştirirler.

Operasyonel (işlemsel) planlar, taktik planların uygulanmasını kolaylaştırmak ve onlara destek olmak için örgütün alt kademe yöneticileri tarafından hazırlanırlar. Bu planlar, normal olarak kesin, somut ve rakamlarla ifade edilebilen belirsizlik riskini en az taşıyan eylem programlarından oluşmaktadır.

Plan ve Planlamanın Özellikleri

Planlama faaliyeti yerine getirilirken hazırlanan planların ister uzun ister kısa vadeli, ister ayrıntılı olsun ister özet şeklinde hazırlansın belli özelliklere sahip olması beklenir. Bu özellikler aynı zamanda etkili bir planlamada ve planda uyulması gereken şartları da ifade etmektedir:

• Açık, kesin, geçerli ve erişilebilir bir amaca hizmet etmelidir.
• Esnek olmalıdır.
• Dengeli olmalıdır.
• Devamlılığı sağlanmalıdır.
• Geleceği ifade etmelidir.
• Önceliği olmalıdır.

Planlamaya Getirilen Eleştiriler

Planlama geçmişte olduğu gibi günümüzde de popülerliğini korumaktadır. Planlama bir örgüt için bir takım yönlendirmeler oluşturmada anlam kazanmaktadır. Yararları bilinmesine karşılık planlamaya bir takım eleştiriler de getirilmiştir. Yapılan eleştiriler, planlamanın temelini oluşturan birtakım varsayımların çelişki yaratmasından kaynaklanmaktadır. Buna göre planlamaya yöneltilen bazı eleştiriler aşağıda açıklanmaktadır:

• Planlama katılık yaratabilir.
• Planlar dinamik ortam için geliştirilemez.
• Planlar yaratıcılığın yerini alamaz.
• Planlama yöneticiyi, geleceğe bakmak yerine bugünün rekabetine odaklamaktadır.
• Daha önce başarılı olmuş bir planın daha sonra da başarılı olacağı düşüncesine kapılmak mümkündür.

Kamu Yönetiminde Planlama

Kamu hizmeti ve doğrudan kamu yararı amacına sahip kamu kuruluşlarının kısa, orta ve uzun süreli geleceklerini belirleyen planların yapılması ve değiştirilmesi, kamu kuruluşunu yöneten kamu yöneticilerinin bütünüyle yetki alanları içinde bulunmaz. Herhangi bir kamu kuruluşunun üreteceği kamu hizmetinin niteliği, miktarı, süresi, bu hizmetten kimlerin, nasıl, hangi ölçülerde yararlanacağı, bu hizmeti kimlerin, nasıl üreteceği daha önceden planlanmış ve kuralları (mevzuatı) belirlenmiştir. Bu planların ne zaman, nasıl ve kim tarafından değiştirileceği de önceden ortaya konmuştur.

Kamu yönetimindeki plan ve değişikliklerinden toplum ya da toplumun bir kesimi etkilenecektir. Bu nedenle kamu yönetiminde planlama ve yapılan planların değiştirilmesi daha zor ve zaman alıcıdır. Kamu yönetiminde planlama ve planların değiştirilmesi ya siyasi kararlarla parlamento veya siyasi iktidar tarafından ya da yasanın verdiği yetkiye dayanarak kamu kuruluşlarının yetkili organları tarafından yapılabilir.

Türk Kamu Yönetiminde Planlama ve Devlet Planlama Teşkilatı

Türk Kamu Yönetiminde planlama dediğimizde Türkiye Cumhuriyeti Devleti’nin kuruluşundan itibaren gelişmesini, kalkınmasını, sanayileşmesini gerçekleştirmek için yapılan ve uygulanan planlar anlaşılmalıdır.

Planlama ile ilgili anayasal düzeyde ilk hükümler 1961 Anayasası’nda yer almıştır. 1961 Anayasası’nda planlama ile ilgili önemli iki madde vardır. Bu maddelerle plan yapma bir devlet ödevi sayılmış ve Devlet Planlama Teşkilatı (DPT) ismi Anayasa’da belirtilerek planların bu örgüt tarafından hazırlanması kabul edilmiştir. 2011’de de DPT Müsteşarlığı kaldırılmış, yerine Kalkınma Bakanlığı kurulmuştur.