Ünite 2: Örgütsel Yapı ve Tasarım

Örgüt Tanımı

Örgüt kelimesi sadece iş hayatında değil günlük hayatta da yoğun olarak kullanılmaktadır. İnsanlar her sorun çıkışında çözüm bulmak için örgütsel bir faaliyete girerler. İşletmeler sorun çıktığında örgütsel çözümler üretebilen kuruluşlardır.

Amaca ulaşmak için yapılması gereken işleri planlarken ve uygularken örgütleme işi öncelik arz eder. Örgütlerin büyüklüğü farklı olsa bile genel olarak üç özelliği vardır:

• Örgütler insanlardan oluşur.
• İnsanlar örgüt oluştururken ihtiyaçlarını karşılamak, amaçlarına ulaşmak isterler.
• Kişiler örgütlere girmek zorunda olduğundan görev yaparken istediği işi yapmak yerine verilen görevleri yerine getirmek zorundadırlar.

Örgütün başarısı amaca ulaşmak için gerekli görevleri belirlemesi ve en uygun ve en kolay yoldan amaca ulaşmasıdır.

• Yetki ilişkilerin açık bir şekilde belirlenmesidir. Çalışanlar işlerine başlama saatinden itibaren ne işler yapacaklarına kendileri karar veremezler.
• Örgütün nereye doğru gittiğinin araştırılması ile örgütün görevlerinin yerine getirilmesi sağlanabilir. Bu sonuç örgütün nedenini açık bir şekilde ortaya koymak konusunda misyon geliştirmeyi sağlar.
• İletişimin kolaylaştırılması ve sorunların azaltılması... Küçük işletmelerden uluslararası işletmelere kadar iletişim en önemli bir faaliyet olması nedeniyle işletmenin başarısı iyi bir örgütsel iletişim ile sağlanabilir.

Bölümlere Ayırma

İyi bir planlama yapılması işletme başarısı için temel faktörlerden biridir. Örgütün başarısını sağlamak için bireylerin görevlerini yerine getirmesini sağlamak tek başına yeterli değildir. İşletmelerde birçok fonksiyonun yerine getirilmesi ve bu fonksiyonların uyum içinde çalışmaları ile sonuç elde edilir. Bölümlere ayırma işletme içindeki faaliyetlerin nitelik ve nicelik yönünden başarılı bir biçimde gruplandırılmasıyla işletmenin amacına ulaşılmasına yardımcı olur.

Bölümlere ayırma işletmenin büyüklüğüne göre farklılık göstermektedir. Küçük işletmeler dışında çok az işletme tek bir tasarım şeklinde bölümlere ayırmaya gider. Genel olarak işletmelere hâkim olan üç temel bölümlere ayırmaya mevcuttur. Diğerleri ise bu sistemlerden oluşturulmuş bölümlere ayırma sistemidir.

Bölümlere ayırmaya giderken bazı sorulara cevap vermek gerekmektedir:

• İşletme içinde örgüt birimleri kurarken bunların sayısı ne olacaktır. Örgüt birimlerinin az olması eksik örgüte çok olması ise aşırı örgüte neden olur. Bir başka deyişle örgütsel sorunlar ortaya çıkar.
• İşletmenin mali sorunları muhasebe bölümü tarafından çözülecek midir? Yoksa ayrıca bir finansman bölümü kurulmalı mıdır?
• Örgüt birimlerinin hangi emir komuta basamağında olması sorusuna cevap aramak gerekir.

Bölümlere Ayırmada İlkeler

• Bölümlere ayırmada benzer işler dikkate alınmalıdır. Birbirine benzer işler bir birim altında toplanarak faaliyetlerin daha başarılı yürütülmesi sağlanabilir. Bölümlere ayırma büyük işletmelerin temel sorunlarından biridir.
• Belirli işleri görecek elemanların ve yöneticilerin bireysel yetenek tecrübe ve eğitimlerindeki benzerlik ele alınmalıdır.
• Amaçlardaki benzerlik temel alınmalıdır. Aynı amaca yönelik işler aynı bölüm altında toplanmalıdır.
• Uzmanlaşmadan yararlanma ilkesi örgüt içinde çalışanlar başarılı olurlarsa tüm olarak örgüt başarılı olur. Fonksiyonel, ürünsel ve bölgesel uzmanlaşma örgüt için yararlıdır. Bu fonksiyon alanlarında uzmanlaşan kişilerin aynı bölümde çalışmaları daha iyi sonuçlar alınmasını sağlayabilir.
• Planlama yönetim fonksiyonlarının en önemlilerinden biridir ancak planlama ve diğer fonksiyonların ne derecede başarıldığını ortaya koymak, planlanan konuların ne kadarının gerçekleştiğini belirlemek varsa düzeltmelerin yapılması, denetim fonksiyonu ile ortaya çıkar. Denetim işletme açısından büyük önem arz eder bu yüzden denetimi kolaylaştırmak adına bazı önlemler alınmalıdır. Her şeyden önce birbirini denetlemesi gereken mevki ve kişiler birbirinden ayrılmalıdır.
• Bölümler arası karşılaştırmaları kolaylaştırmak için aynı koşul ve özellikleri olan bölümler oluşturmak gerekir.
• İşlerin gerektiği gibi yapılması, sorumluluğun saptanmasını mümkün kılacak şekilde bir bölüm ayrımı yapmak gerekir.
• Faaliyetler gruplanırken fiziksel yakınlık bakımından gözetimin daha kolay olduğu durumlar dikkate alınmalıdır.
• Koordinasyonu kolaylaştırma ilkesi: İşletmelerde her bölüm kendi görevini yerine getirir. Ancak her bölümün kendi görevini yapması yeterli değildir. Önemli olan koordinasyonun sadece bir yönetim fonksiyonu olmaması fonksiyonlar arası bağlaç görevi görmesidir.
• Bölümleri belirlerken ekonomik davranmak gerekir.
• Bölümlere ayırmaya giderken mevcut kadroyu dikkate alma ilkesi: İşletmede bölümler kurulurken ya da değişiklikler yapılırken yeni bölümler kuracak büyük bir kadroyu işe almak yerine mevcut kadronun özellikleri dikkate alınarak büyüme dengeli bir şekilde sağlanmalıdır.
• Önemli işe yüksek mevki verme ilkesi: bölümlere karar verilirken işletmenin yaptığı işlerin neler olduğuna ve nasıl bir öncelik sistemi uygulanacağına karar verilmelidir.
• Bir faaliyet bundan en çok yararlanan bölüme bağlanmalıdır.

Örgütlerde Kullanılan Bölümleme Sistemleri

Bölümlere ayırma sistemi seçilirken işletmenin ihtiyaçları ve bölümlere ayırma sisteminden beklentileri önemlidir. Bölümlere ayırma; işleri ve çalışanları belirli örgütsel birimlere dağıtarak en yüksek verimli olmaktır.

Fonksiyonlara Göre Bölümlere Ayırma

Küçük işletmelerde yapılan işler dar kapsamlıdır. Bu yüzden bütün fonksiyonlar bir yardımcı tarafından yürütülebilir. İşler büyüdükçe işlerin yürütülmesi için yeni personele gerek duyulur. Bu sistem en çok uygulana yöntemlerden biridir. Bu sistemde faaliyet ve hizmetler nitelik yönünden gruplandırılır. Fonksiyonlarına göre bölümlere ayırmada işletmede çalışan personel sayısı, işletmenin büyüklüğü, yapılan işlerin niteliği, uzmanlık derecesi ve personelin niteliği gibi faktörler dikkate alınır.

Bir işletmenin örgüt yapısını oluştururken işlerin ve personelin yatay olarak farklılaştırılması, “departmanlaşma” veya “bölümlere ayırma” olarak adlandırılır. Böylelikle personelin uzmanlaşması sağlanır. Dikey farklılaşma ise personelin yetki bakımından farklılaşmasıdır.

Örgütler birbirinden çok farklıdır. Bu bakımdan aynı alanda çalışan iki işletmede bile birbirinin aynı olan örgüt yapıları bulmak zordur. Bir örgüt sistemini tercih eden işletme kendi bünyesine göre değişiklikler yapar.

Fonksiyonel bölümlere ayırmada faaliyetler gruplandırılırken yapılan işler, önem sırasına göre temel ve ikincil faaliyet gruplarına ayrılır. Birbirinin aynı veya çok benzer işler bir araya getirilerek fonksiyonlar oluşturulur.

Fonksiyonel bölümlere ayırmanın küçük işletmeler tarafından çok uygulanmasının nedenleri şunlardır:

• Birbirine yakın kişiler ve işler kolayca başarılabilir.
• Bazı işlerde kolayca uzmanlaşmayı sağlar.
• İşlerin planlaması, strateji belirlenmesi ve koordinasyon sağlanması yüz yüze ilişkilerle kısa zamanda sağlanır.
• Bilgi akışı çok daha seri ve iletişim hatalarına neden olmadan sağlanabilir.

Fonksiyonlara Göre Bölümlere Ayırmanın Yararları

• Çok fazla kullanıldığından örgütlere uydurulması kolaylaşır ve bu yüzden zaman kazanma kolaylaşır.
• İşletmede temel fonksiyonların güç ve prestijinin üst yönetim tarafından korunmasının en iyi yoludur.
• İş bölümü ve uzmanlaşmayı kolaylaştırır.
• Grupların genişletilmesi, yeteneklerin çeşitlendirilmesi ancak fonksiyonel örgüt ile sağlanabilir.
• Fonksiyonel örgüt rekabet etme gücü sağlar.
• Fonksiyonlara göre bölümlere ayırma daha ekonomiktir.
• Örgütte her fonksiyonun sorumluluk alanının saptanması kolay olur. Üst ve orta yönetim arasında haberleşme kolaylaşır.
• Koordinasyon kolaylaşır.

Fonksiyonlara göre bölümlere ayırmanın sakıncaları ise şunlardır:

• Bu bölümlere ayırma sistemi faaliyetlerine göre uzmanlaşma sonucu verdiğinden, işletmenin esas amacının gözden kaçırılmasına ve bölümler arsında düzenleştirmenin güçlükle sağlanmasına yol açar.
• Koordine karar vermeyi gerektirdiğinden aşırı merkeziyetçi bir durum ortaya çıkar.
• Denetim zorlaşır.
• Özellikle büyük işletmelerde sayısız mal çeşidi olduğundan fonksiyonlar itibariyle yapılan örgütte başarı sağlanmayabilir.

Coğrafik Temele Dayanan Bölümlere Ayırma

Bölümlere ayırmada en çok uygulanan sistemlerden biridir. İşletmenin faaliyetleri ve satış ve üretim üniteleri geniş alana yayılmışsa, bu faaliyetleri tek merkezden yönetmek zordur. Yetkililer işlerin yürütüldüğü yerlerde toplanırsa bölge yöneticileri daha başarılı olabilirler.

Benzer ve benzemeyen bir coğrafik bölge esas alınarak gruplandırma yapılabilir. Büyümekte olan ya da büyük işletmelerde merkezileşmenin sakıncalı olduğu durumlarda bu yönteme başvurulabilir. Ancak büyük işletme sadece tek bir bölgede faaliyet gösteriyorsa bu yöntemin uygulanmasına gerek duyulmayabilir.

Bu sistemde yalnız fiziki uzaklığın yanı sıra bölgelerin özellikleri de önemlidir.

Coğrafik temele dayanan bölümlere ayırmada temel fonksiyonlara göre bölgeler seçilebilir.

Coğrafik temele dayanan bölümlere ayırmanın yararları:

• Pazar, müşteriler, yerel otoriteler, rakipler ve aynı zamanda bölgesel rakipler derinlemesine araştırılır.
• Beklenen veya beklenmeyen değişimlere uymak kolaylaşır.
• Yetki göçermek kolaylaşır.
• Karar vermek yerel faaliyetlerde bazı üstünlükler sağlar.
• Coğrafik temele dayanan bölümlere ayırmada ekonomi sağlanabilir.
• Ürünün üretim tekniği, ham maddesi, diğer üretim faktörlerinin maliyeti bölgeler arasında farklılık gösterebilir. Bu durumda bölgesel örgütler kurmak avantaj sağlayabilir.
• Haberleşme ve ulaştırma konusunda büyük gelişmeler sağlanmışsa da alışkanlıklar adetler ve ürün tercihinin farklı olması işletmeleri bölgesel örgütlemeye gitmeye teşvik etmektedir.
• Satış elemanları belli bir bölgede çalışırsa zamanlarının çoğunu diğer bölgelerde gezmekle değil satış yapacakları kişilerle yüz yüze temasla geçirirler ve böylece tüketiciye daha yakın olurlar.
• Denetim alanı, bazı durumlarda önemli hale gelir.

Coğrafik temele dayanan bölümlere ayırmanın sakıncaları:

• Çok çeşitli mal üreten işletmeler bölgeler arası koordinasyon kurmada zorluklarla karşılaşabilir.
• Genel yönetici yeteneklerine sahip çok sayıda yöneticiye gereksinme vardır. Çünkü çok sayıda bölge mevcuttur.
• Bölgelerarası koordinasyon kurmak zordur.
• Üst yönetimin denetim sorunları artar.
• Genellikle bölgesel bir gruplandırma geniş çapta faaliyet olanaklarından yoksundur.

Ürün Temele Dayanan Bölümlere Ayırma

Çok çeşitli ürünler üreten işletmelerde geçerli bir sistemdir. Üretilen ürünler veya ürün grupları bakımından bölümlere ayırmaya gitmek gerekiyorsa ve bazı ürünlerde ileri derecede uzmanlaşma gerekiyorsa bu sistem yararlı olduğu kadar kaçınılmazdır. Bu sistemde aynı ya da benzer mallar için bir birim kurulur.

Küçük işletmeler için fonksiyonel bölümlere ayırma sistemi yeterli olurken, işletme büyümeye başlayıp ürün çeşidini arttırdığında bu sistem yetersiz hale gelir ve işletme sistemini değiştirmek zorunda kalır. Bu durumda üretim temeline dayanan birimlere ayırma yoluna gitmek kaçınılmaz hale gelir.

Ürüne göre örgütlemede esas sorun ürün çeşidine veya ürün gruplarını iyi ayırabilmektir.

Ürün temeline dayanan örgütün yararları:

• İşletme, örgüt daha küçük birimlere bölündüğünden büyümenin ortaya çıkardığı sorunlardan kurtulur.
• Ürünlerin performans değerlendirmeleri kolayca saptanabilir.
• Çeşitli bölgelerde ve çeşitli fonksiyon alanlarındaki örgüt elemanları ürünler ve müşteri grupları ve değişimleri kolayca izleyebilirler, müşteri azalması ve artması varsa veya rakiplerin ürün politikaları ile yaptıkları hareketleri belirleyip bu durumu üstlerine bildirebilirler.
• Yönetici ve teknik personelden en yüksek verim alınabilir.
• Ürün bölümü yöneticilerine yetkiler göçerilmesi sonucu olarak bir ürün grubu içinde bir yöneticinin yönetiminde üretim, satış, hizmet ve diğer işler yürütülebilir.
• Tek veya özel amaçlı makine ve aletlerin kullanılmasını teşvik eder.
• Teknoloji izlenmesi ürün temelinde yapıldığında pazar kayıplarının önüne geçilir ve pazarı ürün temeline genişletmek mümkün hale gelir.
• Ürün temeli ön plana çıktığından her ürün kâr merkezi haline gelebilir.
• Çalışanlar ilişkide bulundukları insan gruplarını ve kuruluşları daha iyi tanıyabilirler.
• Çeşitli ürün veya ürün gruplarının geliştirilmesini sağlar.
• Aynı ürünün üretilmesinde çalışanlar arasında koordinasyon sağlar.
• Karar verilirken veya sorunlara çözüm bulunurken en üst yönetim basamaklarına çıkmadan sorunlar çözülebilir.
• Her ürüne gerektiği kadar ilgi gösterilmesi sağlanabilir.
• Denetim kolaydır.

Ürün temeline göre bölümlere ayırmanın sakıncaları:

• Koordinasyonda bazı zorluklar çıkabilir ve örgütün yapısını dengesiz olmasına yol açabilir.
• Faaliyetlerde maliyetler, fonksiyonel çabalarda çalışmalar olur.
• Merkezle bölümler arasında çatışmalar çıkabilir.
• İş akımı iyi düzenlenmez ise birimler boş kalabilir.
• Koordinasyon güçleşir.
• Ürünler arası rekabet ortaya çıkabilir.
• Yönetici ve teknik personel arasında beşeri ilişkilerde sürtüşmeler olabilir.
• Ürün temeline göre bölümlendirmede çok fazla çalışan ve yöneticiye ihtiyaç olur. Bu da yüksek maliyetler demektir.

Müşteri Temeline Göre Bölümlere Ayırma

Bazı işletmelerde satılacak mallar özellik arz ettiğinde müşteri temeline göre bölümlere ayırma yöntemi kullanılabilir. Bu sistemde değişik müşteri gruplarına hizmet etmek için yollar denenir. Satış faaliyetleri müşteri temeline göre ayrılır. Müşterilere göre bölümlere ayırmada çalışanlar ve işletmenin örgütlemesi müşterilerin özelliklerine göre yapılır. Bu sistemin üstünlüğü müşteri açısından çok daha önemli duruma gelmek müşteri ihtiyacını karşılamakta aranan bir işletme olmaktır.

Süreç ve Araca Göre Bölümlendirme

Yapılan işler hemen yapılan faaliyet veya araca göre ayarlanır. Özellikle üretim yapan işletmelerde uygulanmaktadır.

Karma Örgüt Yapısı

Endüstri ve ticaret işletmelerinin çoğu bu modeli tercih eder. İşletmenin büyümesi ve çeşitlilik söz konusu olduğu zaman tek bir bölümleme sistemi ile işletmenin amaçlarına hizmet etmek zorlaşır. Karma örgüt sisteminde her bölümleme sisteminin en iyi yanları alınır.