BELGE YÖNETİMİ VE OFİS UYGULAMALARI Dersi İnsan Kaynakları Yönetiminde Form Kullanımı soru detayı:

CEVAP:

Baskı tipi: Formlardaki baskı tipini kullanılan font, punto ve stil özellikleri belirler.
Baskı tipinin belirlenmesinde okunaklılık ve ayırdedici özellik üzerinde durulmalıdır. Baskıda kullanılacak mürekkep kağıtla kontrast sağlamalı, temiz, bütünlüğü sağlayan ve pürüzsüz bir baskıya yardım etmelidir. Tipik bir işletmeye bakıldığında çok sayıda form olduğu görülür. Neden böyle olmaktadır? Bunun nedeni formların farklı türdeki işlerin basit, hızlı ve düşük maliyetle yapılmasını sağlamasıdır. Fakat yöneticilerin bu noktada hataya düştükleri görülür. Genellikle yararlı araçlardır diye, formların gerekip gerekmediğini ve nasıl bir form
tasarlanması gerektiğini hiç araştırmadan her iş için form yaratırlar. Ortada dolaşan ya da bir kenarda uzun süre bekleyen formlara hiç ilgi göstermezler.
Bu formların çoğu, gereğinden fazla bilgi içerir. Çoğu da kullanıcının aklını karıştırmak, zamanını çalmak ya da hata yapma oranını artırmak amacıyla tasarlanmış gibidir. Bütün bunlar, verimliliğin düşmesine ve etkensizliğe neden olur. İşte bu ve benzeri koşullar formların ciddi bir şekilde incelenmesini; üzerinde çalışılmasını ve yeniden tasarlanmasını gerektirir. Tutarlı bir form tasarımı “sistemde sadece etkinlik sağlayan formların onaylanması ve kullanılması” ilkesine dayandırılmalıdır. Ayrıca işletmede bilgi akışının hızlandırılması ve etkin kayıt tutmanın sağlanması amaçlanmalıdır. Uygun formların tasarımı uzmanlaşmış bilgi ve beceri gerektirir. Böyle bir çalışmada genellikle farklı kişilerin katkısı sağlanır. Formların tasarımı, bu kişilerin çalışmalarını koordine eden ve sorumluluğu taşıyan bir kişinin başkanlığında yürütülür. Genellikle en iyi form tasarımı, basit bir tasarımdır. Tasarım iyi tanımlanmış bir amaca hizmet etmelidir. Form, gerekli bilgi türünü ve miktarını
içermelidir. Bilginin kaydedilmesi ve kullanılması kolay olmalıdır. Hata yapma olasılığını yok etmeli ya da en alt düzeyde tutmalıdır. Hem hazırlanması
hem kullanılması en düşük maliyetle sağlanmalıdır. Bu hususlar çerçevesinde formların tasarlanmasında temel fonksiyonel unsurlar formun amacı, içermesi
gereken bilgi, formun yapısı, kopya sayısı ve formun türüdür.