CEVAP:

• Metin, “İlgi” ile “İmza” arasındaki kısımdır.
• İlgi ile metin başlangıcı arasında bir satır, ilgi yoksa belgenin muhatabı ile metin başlangıcı arasında iki satır boşluk bulunur.
• Metindeki kelime aralarında ve noktalama işaretlerinden sonra bir karakter boşluk bırakılır. Noktalama işaretleri kendinden önce gelen harfe bitişik yazılır.
• Paragrafa 1,25 cm içeriden başlanır ve metin iki yana hizalanır. Paragraflar arasında satır boşluğu bırakılmaz. İhtiyaç duyulması halinde paragraflar harf veya rakam ile sıralanabilir.
• Birden fazla sayfa tutan üst yazılarda sayı, tarih, konu, muhatap ve ilgi bilgilerine sadece ilk sayfada; imza, ek, dağıtım ve iletişim bilgilerine ise sadece son sayfada yer verilir.
• Metin içinde geçen sayılar rakamla veya harfle yazılabilir. Gerekli görülmesi halinde sayılar rakamla yazıldıktan sonra parantez içinde harfle de gösterilebilir.
• Dört ve dörtten çok haneli sayılar, sondan sayılmak üzere gruplara ayrılarak yazılır ve araya nokta işareti konulur. (Örnek: 1.452; 25.126; 326.197). Sayılarda kesirler virgül ile ayrılır. (Örnek: 45, 72).
• Belge, Türk Dil Kurumu tarafından hazırlanan Yazım Kılavuzu ve Türkçe Sözlük
esas alınarak dil bilgisi kurallarına göre anlamlı ve özlü olarak yazılır. Belge içinde
zorunlu olmadıkça yabancı kelimeye yer verilmez, verildiği durumda ise parantez
içinde anlamı belirtilir. Ancak muhatabı yabancı ülke veya uluslararası kuruluş
olan resmî yazışmalarda yabancı dil kullanılabilir. Bu durumda belge varsa uluslararası yazışma usullerine göre oluşturulabilir. Ayrıca yabancı dille yazılan belgenin el yazısıyla atılan imzalı ya da güvenli elektronik imzalı Türkçe karşılığı da oluşturulur ve idarede kalan nüshasına eklenerek saklanır.
• Metin içinde kısaltma kullanılacak ise ifadenin ilk kullanıldığı yerde açık biçimi,
sonra parantez içinde kısaltma yazılır. Örnek: Türkiye Büyük Millet Meclisi (TBMM)
• Metnin son bölümü:
a) Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden, alt makamlara “Rica
ederim.”, üst ve aynı düzeydeki makamlara “Arz ederim.” İbaresiyle bitirilir.
b) Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalarda “Arz ve rica ederim.” ibaresiyle bitirilir.
c) Gerçek kişileri muhatap yazışmalarda “Saygılarımla.”, “İyi dileklerimle.” veya
“Bilgilerinize sunulur.” ibaresiyle bitirilebilir.

Resmî yazılarda alternatif protokol bitiş ifadeleri şunlardır:
• Üst makamlara; “Bilgilerinize arz olunur”, “Bilgilerinize arz ederiz”, “Arz olunur”,
“Arz ederim”, “İzninize sunulur”, “Olurlarınıza sunulur”, “Tensiplerinize sunulur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır.
• Aynı seviyedeki makamlara; “Bilgilerinize arz ederim”, “Bilgilerinize sunulur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır.

Alt seviyedeki makamlara; “Bilgilerinize arz ve rica ederim”, “Bilgilerinize rica olunur” ifadelerinden herhangi biri kullanılır.
Yazı dağıtımlı olduğunda (iki ve daha çok kişi ve/veya kuruluşa aynı anda gönderildiğinde) hem bilgi hem gereği, hem arz hem de rica sözcükleri birarada kullanılabilir. Resmî yazılarda bu konuda yaşanan en önemli sorun; ast, üst ya da eşit düzey kuruluş olarak değerlendirmekte güçlük çekilen dış kuruluşlara hangi protokol ifadesinin kullanılacağını bilememektir. Söz konusu durumla karşılaşırsanız aşağıdaki bilgileri göz önünde bulundurunuz:
• Devlet protokol listesinde bir kuruluşun önde gelmesi, altta gelen bir kuruluşa yazdığı yazının sonunda “rica ederim” deme hakkını doğurmaz. Protokol listesi hiyerarşik (ast-üst) bir sıralama değildir.
• Adli ve askeri kuruluşlara yazılan yazıların sonunda, hiyerarşik üstler hariç, “rica ederim” demek doğru değildir. Askeri kuruluşlara “arz ederim”; adli kuruluşlara “arz ederim” ya da “arz ve talep ederim” denir. Adli kuruluşlar diğer kuruluşlara “rica olunur” der.
• Hiyerarşik üst olmayan kuruluşlar, uluslararası kuruluşlara, yabancı ve diplomatik kuruluşlara; akademik ve özerk kuruluşlara yazdıkları yazıların sonunda “…arz ederim” veya “…… saygılarımla rica ederim” ya da “…… rica eder, saygılar sunarım” demelidir.
• Hiyerarşik üstler dışında, yerel kuruluşlara yazılan yazıların sonunda “….saygılarımla rica ederim” demek uygundur.
• Eşit düzeyde olduğu halde, “rica ederim” ifadesi kullanarak yazı gönderen bir kuruluşa, karşılıklılık ilkesi gereğince “rica ederim”; “arz ederim” ifadesi kullanarak yazı gönderen eşit düzeydeki bir kuruluşa da “arz ederim” ifadesi kullanılması uygun olur.
• Dış yazışmalarda “arz” veya “rica” konusunda sorun olduğunda “saygılarımla” ifadesini kullanmak bu sorunu çözer.
• Özel kuruluşlar resmî yazılarında kamu kurumlarına daima arz ederler.
• Bir yazı, yalnızca BİR kişi veya BİR kuruluşa gönderildiğinde ya BİLGİ ya da GEREĞİ yazılır; ya ARZ ya da RİCA kullanılır. “Bilgi ve gereğini rica ederim”, “Bilgileriniz ve gereğini arz ederim”, Bilgilerinizi arz ve rica ederim”, “Gereğini arz ve rica ederim”, Bilgilerinizi ve gereğini arz/rica ederim”, Bilgi edilmesini ve gereğini arz ve rica ederim” şeklindeki ifadeler yanlıştır. Çünkü ; “Bilgilerinizi rica ederim” demek; “Yazıyı okuyun, bilginiz, haberiniz olsun, sonra dosyaya koyun, bir iş ya da cevap istemiyorum” demektir. “Gereğini rica ederim” demek; “Bu işin yapılmasını ve/veya yazılı olarak konuyla ilgili cevap verilmesini istiyorum” demektir.