CEVAP:

Kurallarına uygun yazılan bir belgenin muhatabı olan kişi, kurum ya da kuruluşlar belgenin kimden geldiğini, kime ya da kimlere hitap ettiğini, hangi tarihte düzenlendiğini ve en önemlisi konusunun ne olduğunu daha ilk bakışta görebileceklerdir. Böylece anlamsız, neyin, nerede olduğu bilinmeyen sözcükler yığını yerine, sistematize olmuş bir belgeden söz edebilmek mümkün hale gelecek; bu da kuşkusuz işleyişi hızlandıracaktır. Kamu kurum ve kuruluşlarında yazışmaların standardizasyonun sağlanması, iletişimin etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesi, zaman ve kırtasiye tasarrufunun sağlanması, bürokratik işlemlerin en az seviyeye indirilmesi amacıyla belgenin bazı özelliklere sahip olması ve çeşitli bölümlerden oluşması gerekmektedir