KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MUHASEBE UYGULAMALARI Dersi MALZEME VE İŞÇİLİK İŞLEMLERİNİN MUHASEBELEŞTİRİLMESİ soru detayı:

CEVAP:

malzeme tedarik süreci, ilgili işletme biriminden gelen malzeme talebine ve stok kontrol onayına bağlı olarak satın alma işlemleriyle başlamaktadır. Bu amaçla malzeme talebi belirlenir, pazar araştırması yapılır ya da tedarikçiyle bağlantı kurulur, sipariş verilir, satın alma kararı onaylanır ve anlaşma koşulları çerçevesinde satın alma eylemi gerçekleşir. Son yıllarda yaygınlaşan uzun süreli tedarikçi anlaşmaları ile bu süreç büyük ölçüde kısaltılmaktadır.
Teslim alma aşamasında genellikle işletmede uzman bir kurul tarafından, teslim alınacak malzeme verilen siparişe uygunluk bakımından karşılaştırılır, nitelik ve nicelik bakımından belirlenen standartlar ve yapılan anlaşma koşulları çerçevesinde muayene edilir. Uygun bulunan malzemeler kabul tutanağı ile depoya alınır. Teslim alma işlemlerinin tamamlanması ve satıcı faturasının onaylanmasıyla ödeme ya da anlaşma koşulları çerçevesinde borçlanma süreci başlar. Önceden avans verilmişse bu mahsup edilir. Ödeme şekline göre (kasa, çek/ senet cirosu, çek verilmesi, banka hesabı, senetsiz veya senetli ticari borç) ilgili hesaplar çalıştırılır.
Depolama, teslim alınan malzemenin uygun şekilde depoya yerleştirilmesi, kayıt altına alınması, güvenliğinin sağlanması, bakımının yapılması gibi işlemleri kapsar. Bu aşamada genellikle depo alanı, işçilik, bilgi teknolojileri, soğutma, sigorta
gibi ek maliyetler ortaya çıkar. Çabuk bozulabilir gıda malzemelerinin bozulma riski de maliyeti artıran bir unsurdur. Dolayısıyla işletmeler olabildiğince az miktarda malzemeyi olabildiğince kısa süreli olarak stoklamak eğilimindedir. Malzemelerin üretime gönderilmesi bakımından nispeten dayanıklı malzemeler ile çabuk bozulabilir malzemelerin ayrılması önem taşır. Baklagiller gibi kuru gıdalar, sıvı yağlar, konserveler, peçete, sabun gibi malzemeler daha uzun süreli olarak stoklanabilir. Bu tür malzemeler daha uzun aralıklarla ve çok miktarda satın alınarak, maliyet avantajı sağlanabilir. Taze et, süt, çilek gibi çabuk bozulabilir malzemeler ise kolay erişilebilir yerlerde tutulmalı ve en kısa yoldan kullanım noktasına ulaştırılmalıdır. Bu tür malzemeler kısa aralıklarla ve az miktarda satın alınır.
Tüm malzeme alımlarının merkezî bir depoda izlenmesi yanında, üretim birimlerinde yedek depolar da oluşturulabilir. Birimlerde kullanılmayan malzemenin merkez depoya iadesi ve ilgili kayıtlarda da gerekli düzeltmeler yapılır. Stok kontrol, malzeme hareketlerinin titizlikle izlendiği ve gerekli müdahalenin yapıldığı aşamadır. Malzeme tedarikinin uygun koşullarda yapılması, kayıtların kontrolü, yönetim prosedürlerinin yerine getirilmesi, malzeme kullanımı ile ilgili birimler arasında eşgüdüm sağlanması gibi işlemler stok kontrol sürecinde gerçekleştirilir. Böylece birimlerden gelen malzeme taleplerinin uyumlaştırılması ve en
uygun stok maliyeti ile faaliyetin gerçekleştirilmesi sağlanır.