CEVAP:

Bir toplantı hazırlanırken katılımcıları belirlemekaşaması, oldukça açık ve basit gözükmekle beraber, toplantının amacına ulaşabilmesi için titizlikle yapılması gereken bir asamadır. Toplantının hedefine varmayı sağlayacak, soruna farklı açılar getirebilecek, konu hakkında karar sahibi kilit kişiler, konu hakkında bilgi sahibi kişiler, konu ile alakalı kişiler, işin yapılması için enformasyon verilmesi gereken kişiler, kararı uygulayacak kişiler toplantıya katılımcı olarak çağrılmalıdır. Toplantıya katılım çağrısı, tüm katılımcılara tek tek yapılmalı, katılımcılara toplantı çağırıcısı ve yürütücüsü hakkında bilgi verilmeli, toplantının amacının bilinmesi sağlanmalı, herkes için uygun olacak saat belirlenmeli, toplantıya aktif katılımın sağlanması için her bir katılımcıya rol verilmeye çalışılmalıdır. Toplantı çağrısını gönderirken zaman konusunda birkaç seçenek sunulabildiği gibi, çalışanların zaman durumlarını şirket ölçeğinde gösteren internet temelli takvimlerden de yararlanılabilir. Toplantı zamanı bu takvime bakılarak kararlaştırılabilir.