CEVAP: Dosyalama yerinin seçiminde fiziksel özellikler ve konum önemlidir. Bodrum, ambar gibi karanlık ve nemli yerler yerine ergonomik, yeterli büyüklükte, gizliliğe ve korunmaya elverişli, sakin, havasının nemi ve temizliği uygun olmalıdır. Ayrıca yangından korunma önlemleri alınmış, tabanı dosyaları ve malzemeleri taşıyabilecek yapıda ve kullanıcılara yakın bir konumda olmalıdır. Dosyalama sisteminin seçiminden sonra düzenleme işlemlerine sıra gelir. Dosyalama sisteminin ve yerinin amaca uygun seçilmiş olması kadar yerin düzenlenmesi de önemlidir. İyi bir düzenleme yapılması yerden, personelden ve malzemeden en üst düzeyde yararlanmaya olanak sağlar. İş veriminde artış da sağlanabilir. Görevli personelin çalışma yerinin uygun şekilde düzenlenmesi, masasının çalışma alanının giriş kısmına yakın konulması, işlem sırasına göre personelin yerlerinin belirlenmesi önemlidir. Dosyalama yerinin yeterli büyüklükte olması, gizliliği ve güvenliği için alarm, emniyet kilidi, çelik kasa vb. gibi gerekli güvenlik önlemleri alınmalıdır. Ayrıca yangından korunma için yangın dolabı, yangın alarmı, duman dedektörü vb. gibi donanımlar da dosyalama yerinde bulunması gereken araçlardandır.